Organisatiestatuut Gemeentelijke Gezondheidsdienst en Veilig Thuis Haaglanden

1. De directeur publieke gezondheid, de directeur veilig thuis, de controller en de secretaris zorgen voor een adequate onderlinge afstemming waar dit noodzakelijk is.

2. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis kunnen conform de regeling elkaars vervangers zijn. Indien de twee directeuren elkaars vervanger zijn, dragen zij zorg voor voldoende inhoudelijke afstemming zodat het plaatsvervangersschap goed vervuld kan worden zodra dit aan de orde is. De plaatsvervangend DPG geeft alleen leiding aan de GGD, niet aan de GHOR.

3. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis kunnen, aanvullend op datgene in artikel 2.2 gesteld, tevens een vervanger aanwijzen niet zijnde de directeur veilig thuis of de directeur publieke gezondheid (verticale vervanging).

4. In het geval van kortdurende absentie van de secretaris, wordt deze vervangen door ofwel de directeur veilig thuis, ofwel de directeur publieke gezondheid.

5. Over besluiten met financiële, juridische, personele en ICT-consequenties kan de controller van de GR GGD-VT adviseren en daarover bij de afdelingen Financiën, Juridische Zaken, Informatiemanagement en P&O van de gemeente Den Haag advies inwinnen.

Indien de controller besluit tot het uitbrengen van advies over een besluit, wordt het besluit niet eerder aan het algemeen en dagelijks bestuur voorgelegd dan nadat de controller het advies heeft uitgebracht. Eventuele consequenties worden op het aanbiedingsformulier vermeld inclusief het advies van de betreffende afdeling. Het integrale advies van de controller van de GR GGD- VT wordt bij de stukken voor het algemeen bestuur en dagelijks bestuur gevoegd.

6. De directeur publieke gezondheid legt conform artikel 22, tweede lid, van de regeling verantwoording af aan het algemeen bestuur, dat toezicht op de directeur publieke gezondheid houdt. Dat toezicht kan op grond van de regeling aan het dagelijks bestuur overgelaten worden door het algemeen bestuur, waarvoor het algemeen bestuur mandaat en machtiging in voorkomend geval kan verlenen. Door middel van vaststelling van dit organisatiestatuut heeft het algemeen bestuur vastgesteld dat de directeur publieke gezondheid in eerste instantie verantwoording aan het dagelijks bestuur aflegt door middel van het afleggen van verantwoording aan de voorzitter, al dan niet in aanwezigheid van een of meer leden van het dagelijks bestuur of algemeen bestuur. Het vorenstaande laat onverlet dat de directeur publieke gezondheid desgevraagd ook verantwoording af zal leggen aan het gehele algemeen bestuur.

7. De directeur veilig thuis, controller en secretaris van de GR GGD-VT leggen verantwoording af aan de voorzitter van het dagelijks bestuur van de GR GGD- VT.

1. De functie van directeur publieke gezondheid wordt uitgeoefend door de functionaris die door het algemeen bestuur benoemd is als directeur publieke gezondheid en met de gemeente Den Haag als directeur uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst heeft. De functionaris is als onbezoldigd ambtenaar in dienst van het openbaar lichaam en heeft als bezoldigd ambtenaar een arbeidsovereenkomst van de gemeente Den Haag. De directeur publieke gezondheid is tevens benoemd in die functie in de Veiligheidsregio door het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio.

2. De functie van directeur veilig thuis wordt uitgeoefend door de functionaris die door het dagelijks bestuur benoemd is als directeur veilig thuis en door met de gemeente Den Haag als directeur van de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst heeft. De functionaris is als onbezoldigd ambtenaar in dienst van het openbaar lichaam en als bezoldigd ambtenaar Haag een arbeidsovereenkomst heeft met de gemeente Den Haag.

3. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis zijn bij de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur aanwezig, tenzij het algemeen bestuur respectievelijk het dagelijks bestuur anders besluit. Zij kunnen aan de beraadslaging deelnemen en hebben daarin een raadgevende stem.

4. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis dragen ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheden zorg voor de advisering aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

5. In vergaderingen van het algemeen bestuur en/of het dagelijks bestuur kan de directeur publieke gezondheid of de directeur veilig thuis zich laten bijstaan door een of meer medewerkers, tenzij het betreffende bestuur in concrete gevallen anders beslist.

6. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis zijn verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de beslissingen van het algemeen bestuur dan wel het dagelijks bestuur, voor zover dat binnen hun bevoegdheden mogelijk is.

7. Indien wordt besloten tot het instellen van een vaste commissie van advies GGD en/of een vaste commissie van advies VT zoals bedoeld in artikel 23 van de gemeenschappelijke regeling, wordt in het reglement van orde van de betreffende commissie opgenomen dat:

• a.

  de secretaris de voorzitter van de vaste commissie van advies GGD dan wel de voorzitter van de vaste commissie van advies VT ondersteunt bij het opstellen van de agenda, in overleg met de directeur publieke gezondheid dan wel de directeur veilig thuis;

• b.

  de directeur publieke gezondheid of de directeur veilig thuis adviseur is van de vaste commissie van advies GGD dan wel de vaste commissie van advies VT en tot taak heeft gevraagd en ongevraagd advies te geven;

• c.

  de directeur publieke gezondheid dan wel de directeur veilig thuis bij vergaderingen van de commissie van advies GGD dan wel de vaste commissie van advies VT aanwezig is of daarin wordt vertegenwoordigd, tenzij anders wordt besloten door de voorzitter van de betreffende commissie.

8. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis geven functioneel leiding aan de betreffende medewerkers van de uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag respectievelijk de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag. Beiden werken binnen de kaders van de dienstverleningsovereenkomst zoals deze geldt tussen de gemeente Den Haag en de GR GGD-VT. Met functioneel leidinggeven wordt bedoeld het verdelen van taken, maken van werkafspraken, afstemming van planningen, beoordelen van resultaten (kwaliteit, tijdigheid, hoeveelheid etc.). Dit betekent dat de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis hierover verantwoording afleggen aan het bestuur van de GR GGD-VT. Zie hiervoor ook paragraaf 7, 8 en 10 van de toelichting op de regeling waar gesproken wordt over de personele unie tussen DPG danwel DVT en directeur uitvoeringsorganisatie.

9. De hiërarchische aansturing van de uitvoeringsorganisatie ligt bij de directeur uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag respectievelijk bij de manager uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag. Beiden zijn – elk binnen het kader van zijn daartoe gegeven bevoegdheden - verantwoordelijk voor het werkproces, functieprofielen, werven en selecteren, aanstellen, ontwikkelen, beoordelen, bevorderen, schorsen en ontslaan van medewerkers. Dit betekent dat de directeur uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag respectievelijk bij de manager uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag hiervoor verantwoording afleggen aan de algemeen directeur van de dienst OCW van de gemeente Den Haag.

10. Indien de directeur publieke gezondheid of de directeur veilig thuis van mening is, en kan onderbouwen met feiten, dat de gemeente Den Haag de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst onvolledig en of kwalitatief onvoldoende nakomt, dan bespreken zij dit eerst vanuit zijn functie binnen de GR GGD-VT met de algemeen directeur van de dienst OCW van de gemeente Den Haag, onverlet de formele bevoegdheid van de DPG en DVT om het bestuur van de gemeenschappelijke regeling te informeren.

11. Als de bespreking in lid 10 niet het gewenste resultaat heeft wordt de kwestie met de voorzitter van de GR GGD-VT besproken. De voorzitter van de GR GGD-VT zal daarop met de algemeen directeur van de dienst OCW van de gemeente Den Haag bespreken of er aanleiding is om nadere acties ter zake te ondernemen.

1. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis dragen er desgevraagd en uit eigen beweging, mondeling dan wel schriftelijk, zorg voor dat de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen vervullen, binnen de wettelijke kaders betreffende privacy en geheimhouding.

2. De directeuren zullen minimaal twee keer per jaar (na een half jaar en na afloop van het jaar in de jaarrekening) aan het dagelijks bestuur een toelichting geven op de voortgang in de uitvoering van het takenpakket middels een financiële en inhoudelijke rapportage, inclusief een advies van de controller. Op voorstel van het dagelijks bestuur vindt de behandeling van deze rapportage vervolgens plaats in het algemeen bestuur. Daarbij zullen de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis desgewenst een inhoudelijke mondelinge toelichting geven.

3. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis informeren de deelnemende gemeenten over belangrijke ontwikkelingen ten aanzien van de onderwerpen publieke gezondheid en veilig thuis en brengen gevraagd en ongevraagd advies uit over de consequenties van de ontwikkelingen voor het door die gemeenten te voeren beleid.

1. De functie van secretaris wordt uitgeoefend door de door het dagelijks bestuur benoemde functionaris die als onbezoldigd ambtenaar in dienst is van de GR GGD-VT en als bezoldigd ambtenaar in dienst is van een van de deelnemende gemeenten.

2. De secretaris draagt zorg voor een tijdige en adequate voorbereiding van vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur, evenals van de door het algemeen bestuur dan wel dagelijks bestuur ingestelde vaste en andere commissies van advies.

3. De secretaris ondersteunt de voorzitter van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur en de voorzitters van door het algemeen bestuur dan wel dagelijks bestuur ingestelde vaste en andere commissies van advies bij het opstellen van de agenda. Verder adviseert de secretaris de voorzitters zoals hiervoor bedoeld over de kwaliteit van de aangeleverde stukken, en ziet toe op de integrale advisering zoals vermeld in artikel twee, derde lid, van dit statuut. De voorzitters zoals hiervoor bedoeld bepalen de agenda.

4. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het algemeen en het dagelijks bestuur in een besluitenlijst en het openbaar maken van zowel vergaderstukken en verslagen van het algemeen bestuur en als agenda’s en besluitenlijsten van het dagelijks bestuur waaromtrent geen geheimhouding is opgelegd.

1. De functie van controller wordt uitgeoefend door de door het dagelijks bestuur benoemde controller die als onbezoldigd ambtenaar in dienst is van het openbaar lichaam en als bezoldigd ambtenaar een arbeidsovereenkomst heeft met de gemeente Den Haag. De controller van de GR GGD-VT is niet dezelfde functionaris als de controller van de uitvoeringsorganisatie GGD of de uitvoeringsorganisatie VT.

2. De controller is onafhankelijk gepositioneerd binnen de GR GGD-VT; de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis sturen de controller niet functioneel en niet hiërarchisch aan. De controller legt verantwoording af aan de voorzitter van de GR GGD-VT over de hem opgedragen taken en bevoegdheden.

3. De controller is adviseur van de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis, het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur, de vaste commissie van advies GGD, de vaste commissie van advies VT en andere commissies van advies, voor zover die zijn ingesteld door het algemeen bestuur of dagelijks bestuur. Hij geeft binnen de reikwijdte van zijn bevoegdheden gevraagd en ongevraagd advies.

4. De controller adviseert het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis (gevraagd en ongevraagd) over:

• a.

  de planning en control instrumenten van het openbaar lichaam;

• b.

  het jaarlijks te doorlopen proces van de planning en control producten;

• c.

  de bestuurlijke informatievoorziening;

• d.

  de risico’s en de beheersmaatregelen;

• e.

  de wenselijkheid tot het doen van onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid van de gemeenschappelijke regeling;

• f.

  de verankering van de rechtmatigheid in de bestuurlijke informatievoorziening, en

• g.

  de dienstverleningsovereenkomst met de Gemeente Den Haag.

5. De controller wordt door de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle voorstellen voor het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur waaraan financiële consequenties voor de GR GGD-VT zijn verbonden.

6. Aan de controller worden alle gegevens en stukken verstrekt die hij ten behoeve van de juiste financiële planning, de budgetbewaking of de verslaglegging nodig heeft.

7. De controller is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie van de GR GGD-VT. Hierover wordt door hem verantwoording afgelegd aan het dagelijks bestuur. Verder is de controller ook verantwoordelijk voor het monitoren van de risico’s en de beheersmaatregelen daarvoor van de GR GGD-VT.

8. Bij een vermoeden van misstanden in de GR GGD-VT of bij de uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag of bij de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag heeft de controller de plicht dit direct te melden bij de betreffende directeur. Zonodig kan de controller het geconstateerde direct volgend op de melding bij de betreffende directeur melden bij het dagelijks bestuur. Als het vermoedelijke misstanden betreft bij leden van het dagelijks bestuur, meldt de controller dit direct bij de voorzitter. Indien het vermoedelijke misstanden betreft bij de voorzitter meldt de controller dit bij het algemeen bestuur. Een melding vindt slechts plaats nadat hoor en wederhoor heeft plaatsgevonden.

1. De controller is verantwoordelijk voor een zorgvuldig proces voor het opstellen van de planning en control producten binnen de GR GGD-VT. Hiervoor stelt de controller – in afstemming met de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis – een jaarplanning/ circulaire op.

2. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis zijn respectievelijk verantwoordelijk voor het programma GGD en programma VT van de begroting van de GR GGD-VT. De controller is verantwoordelijk voor de paraplubegroting van de GR GGD-VT.

3. De controller toetst rapportages van de GR GGD-VT en elke uitvoeringsorganisatie van de GR GGD-VT op juistheid en volledigheid. Indien onregelmatigheden worden geconstateerd, kan de controller daarover een advies opstellen. Dit advies wordt in eerste instantie besproken met de verantwoordelijke directeur. Indien in de optiek van de controller het advies niet of niet voldoende door de directeur wordt meegenomen, dan stelt de controller ook het dagelijks bestuur daarvan in kennis.

4. De controller, de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis zijn (mede)gesprekspartner van de accountant van de GR GGD-VT in alle zaken die de planning en control betreffen. De controller ziet erop toe dat de bestuurlijke afspraken die met de accountant gemaakt worden, worden gerealiseerd. Indien het de bedrijfsvoering van de gemeente Den Haag raakt, wordt dat met de algemeen directeur van de dienst OCW van de gemeente Den Haag afgestemd.

1. In de voorjaarsbrief schetsen de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis de trends en ontwikkelingen voor de deelnemers als onderdeel van de beleidsmatige kaders voor de GR GGD-VT. Dit document wordt bij de GR GGD-VT de 'voorjaarsbrief' genoemd - ook wel als 'kadernota' aangeduid in andere regelingen - met inachtneming van het volgende:

• a.

  De directeur publieke gezondheid en directeur veilig thuis stellen respectievelijk het programma GGD en het programma VT van de GR GGD-VT een voorjaarsbrief op met de algemene financiële en beleidsmatige kaders op basis van onder meer input vanuit de uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag dan wel de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag, ontwikkelingen van de landelijke wet- en regelgeving en de deelnemers. Als onderdeel van de beleidsmatige kaders schetsen de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis elk de te onderscheiden relevante trends en ontwikkelingen voor de deelnemers. De voorjaarsbrief wordt door de directeur publieke gezondheid en directeur veilig thuis voor verzending aan het dagelijks bestuur afgestemd met de algemeen directeur OCW van de gemeente Den Haag voor een toets op de haalbaarheid in de bedrijfsvoering en/of de mogelijke concrete implicaties daarvoor.

• b.

  De voorjaarsbrief wordt besproken in het dagelijks bestuur en vervolgens door het dagelijks bestuur verzonden naar het algemeen bestuur van de GR GGD-VT.

• c.

  De voorzitter van de GR GGD-VT verzendt vóór 15 februari van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten door middel van de voorjaarsbrief.

2. De ontwerpbegroting bestaat uit van elkaar gescheiden programma’s voor de organisatieonderdelen GGD en Veilig Thuis. De directeur uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag en de manager van de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag stellen op basis van de voorjaarsbrief ieder jaar een conceptovereenkomst in samenspraak met de controller van de GR GGD-VT en concept-uitvoeringsovereenkomsten op, met inachtneming van het volgende:

• a.

  De directeur uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag en de manager van de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag stellen ieder vanuit hun positie binnen de gemeente Den Haag een conceptovereenkomst op en stemmen deze af met de algemeen directeur OCW van de gemeente Den Haag.

• b.

  Het college van B&W van de gemeente Den Haag stelt – op basis van een voorstel van de algemeen directeur OCW – vóór 15 maart een conceptovereenkomst op voor de GR GGD-VT. Het college van B&W van de gemeente Den Haag stuurt deze conceptovereenkomst aan de voorzitter van de GR GGD-VT. Indien gewenst gaan de voorzitter van de GR GGD-VT en het college van B&W van de gemeente Den Haag met elkaar in gesprek over de conceptovereenkomst.

• c.

  De vorm van de conceptovereenkomst sluit aan bij het verdere besluitvormingstraject over de begroting van de GR GGD-VT.

• d.

  De directeur publieke gezondheid, de directeur veilig thuis en controller stellen – op basis van de conceptovereenkomst van de gemeente Den Haag- de ontwerpbegroting op voor de GR GGD-VT en leggen deze voor aan het dagelijks bestuur al dan niet voorzien van een aanvullend advies vanuit hun eigen rollen binnen de GR GGD-VT.

• e.

  Het dagelijks bestuur zendt vóór 30 april de ontwerpbegroting en de toelichting daarop toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en stemt daarvoor af met het algemeen bestuur.

• f.

  Gelijktijdig met het opstellen van de concept-ontwerpbegroting dragen de directeur uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag en de manager van de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag zorg voor het opstellen van de concept uitvoeringsovereenkomsten tussen de gemeente Den Haag en de GR GGD-VT.

• g.

  Op basis van de door de gemeenteraden ingediende zienswijzen wordt door de directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis een voorstel weging zienswijzen gemaakt. Na bespreking in het dagelijks bestuur wordt dit voorstel door het dagelijks bestuur ter vaststelling aangeboden aan het algemeen bestuur. Na besluitvorming door het algemeen bestuur worden de vastgestelde wijzigingen verwerkt in de begroting. Over de wijze van verwerking van de zienswijze informeert het dagelijks bestuur de raden van de deelnemers, op de wijze zoals voorzien in artikel 24, zesde lid van de regeling.

• h.

  Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september van het jaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient, aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten en aan gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland.

• i.

  Voorstellen tot wijziging van het dienstverleningshandvest kunnen worden aangedragen door de GR GGD-VT of door de gemeente Den Haag (conform artikel 5, vijfde lid, van de regeling). De directeur van de uitvoeringsorganisatie GGD van de gemeente Den Haag en manager van de uitvoeringsorganisatie Veilig Thuis van de gemeente Den Haag dragen namens opdrachtnemer gemeente Den Haag zorg voor beheer van het dienstverleningshandvest. Wijziging van het dienstverleningshandvest gebeurt in overeenstemming tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

3. In de jaarstukken van de GR GGD-VT wordt ingegaan op de behaalde financiële en beleidsresultaten van het programma GGD en programma VT en de risico's die de GR GGD-VT loopt. De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis geven in de jaarstukken weer welke resultaten zijn behaald, welke maatregelen worden getroffen om de genoemde risico's te beperken en geven inzicht in de financiële resultaten en financiële consequenties van de genoemde risico’s van de GR GGD-VT. De controller draagt zorg voor de totstandkoming van de jaarstukken conform de vastgestelde jaarplanning/ circulaire. De verantwoording wordt opgesteld met in achtneming van het volgende:

• a.

  De directeur publieke gezondheid en de directeur veilig thuis zorgen dat voor het programma GGD en het programma VT de jaarstukken worden opgesteld zodat het dagelijks bestuur kan voldoen aan zijn verplichting om vóór 15 februari ten behoeve van de gemeentelijke jaarrekening en het gemeentelijke jaarverslag de benodigde gegevens aan de raden aan de deelnemende gemeenten te zenden. De controller draagt zorg voor de totstandkoming van de jaarstukken in samenspraak met de controller(s) van de uitvoeringsorganisaties.

• b.

  Uiterlijk op 1 april wordt de voorlopige jaarrekening van de GR GGD-VT door de directeur publieke gezondheid, de directeur veilig thuis en de controller besproken met het dagelijks bestuur. Vervolgens wordt door de voorzitter van de GR GGD-VT vóór 30 april de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten gestuurd.

• c.

  Indien besloten is tot het instellen van een vaste commissie van advies voor de rekening, worden de jaarstukken besproken met deze commissie.

• d.

  Na vaststelling door het algemeen bestuur wordt door de voorzitter van de GR GGD-VT de jaarrekening vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de gemeenteraden en aan gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland gestuurd.