Financieel statuut GR GGD en VT Haaglanden

1. Deze regeling wordt voor onbepaalde tijd vastgesteld.

2. Het Algemeen Bestuur kan op basis van nieuwe inzichten deze regeling aanpassen binnen de kaders van de Gemeenschappelijke Regeling en de Kaderbrief gemeenschappelijke regelingen van de colleges van de deelnemende gemeenten.

1. Voor de oplevering van begroting en jaarstukken gelden de termijnen voor tijdig inzenden van stukken zoals jaarlijks opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen en in de Kaderbrief gemeenschappelijke regelingen van de colleges van de deelnemende gemeenten.

2. Voorafgaand aan het begrotingsvoorstel stelt het Algemeen Bestuur een voorjaarsbrief vast met beleidsmatige en financiële uitgangspunten voor de op te stellen begroting.

3. Voor de tussentijdse bestuursrapportage geldt als uiterste termijn: aanlevering voor behandeling in het Algemeen Bestuur in het derde kwartaal.

4. De jaarplanning voor de planning & control cyclus en het Normenkader rechtmatigheid wordt vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op advies van de controller.

1. De begroting, bestuursrapportages en jaarstukken zijn zodanig ingericht dat per taak direct verband kan worden gelegd tussen de ambities, kosten en prestaties.

2. Voor elke taak geeft de programmabegroting inzicht in ‘Wat willen we bereiken?’, ‘Wat gaan we daarvoor doen’ (prestatieafspraken en/of indicatoren) en ‘Wat gaat het kosten’.

3. Voor omschrijving van het kwaliteitsniveau wordt daarbij verwezen naar het dienstverleningshandvest.

4. De begroting en verantwoording voldoen aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording.

1. De productie-aantallen (volumeontwikkeling) zijn onderbouwd en er is rekening gehouden met bijgestelde inwonersaantallen. Vanwege de publicatiedatum van de bevolkingsstatistiek van het CBS wordt uitgegaan van het inwonertal op 1 januari van het voorafgaande jaar.

2. Indexatie van de begroting vindt plaats conform de richtlijnen van de deelnemende gemeenten zoals vastgelegd in de Kaderbrief gemeenschappelijke regelingen.

3. De in de begroting toegerekende directe personeelskosten per taak zijn gebaseerd op te verwachten inzet.

4. Ten behoeve van scholing en vorming wordt de raming van personeelskosten verhoogd met het daarvoor in de uitvoeringsorganisaties geldende percentage.

5. De directe kosten per taak, de indirecte kosten van de uitvoeringsorganisaties per taak en de kosten voor aan de uitvoeringsorganisaties toegerekende overhead zijn afzonderlijk inzichtelijk gemaakt conform het Besluit Begroting en Verantwoording, zodanig dat de kostenontwikkeling inzichtelijk is.

6. Eventuele begrote stelposten worden binnen het begrotingsjaar omgezet in (aanpassing van) lasten- en/of batenramingen.

1. De begroting is per programma sluitend.

2. De begroting bestaat uit drie programma’s, te weten GGD Haaglanden, VT Haaglanden en GR- ondersteuning.

3. De begroting en de programma’s binnen de begroting zijn opgebouwd in twee delen, een beleidsbegroting en een financiële begroting.

4. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing zijn alle onderkende risico’s en de wijze waarop deze worden beheerst opgenomen, rekening houdend met de Kaderbrief gemeenschappelijke regelingen.

5. In de begroting en de jaarrekening worden geen middelen verschoven tussen de afzonderlijke programma’s en reserves voor GGD, VT en GR ondersteuning.

6. De begroting en jaarstukken bevatten alle conform het Besluit Begroting en Verantwoording verplichte paragrafen en overzichten. Het overzicht overhead wordt gesplitst voor GGD en VT.

7. Het jaarverslag bevat de volgende informatieve overzichten: overzicht hoeveel FTE per programma is ingezet voor de GR, overzicht investeringen van de uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de GR (indien aan de orde; de kosten hiervan worden betrokken in de meerjarenraming van de lasten), overzicht met toelichting van de bijdrage per gemeente, specificatie bijdrage per gemeente conform de BBV-taakvelden ten behoeve van aansluiting op de gemeentelijke jaarstukken.

1. Deelnemersbijdragen voor de GGD-basistaken worden in de begroting vastgesteld.

2. Per GGD-basistaak wordt de grondslag voor de berekening van de te begroten deelnemersbijdrage gevormd door de kostenraming voor de taak (excl. evt. eindafnemersbijdragen) en de in verband daarmee in de uitvoeringsovereenkomst overeen te komen vergoeding.

3. Voor de volgende GGD-basistaken wordt van iedere deelnemer dezelfde bijdrage per inwoner gevraagd, omdat voor alle negen gemeenten een gelijk takenpakket in de gemeenschappelijke regeling is opgenomen.

4. Voor de GGD-basistaak TBC-bestrijding wordt de in het vorige lid bedoelde bijdrage per inwoner bepaald, rekening houdend met een hogere bijdrage voor de deelnemer Den Haag, gebaseerd op een hogere TBC incidentie.

5. Voor de GGD-basistaak Toezicht Kinderopvang wordt de bijdrage per deelnemer bepaald op basis van de door de deelnemer aangegeven verwachte hoeveelheid in combinatie met de geraamde kostprijs per type product/inspectie.

6. Voor de GGD Basistaak SOA Bestrijding worden bijdragen ontvangen uit landelijke subsidieregelingen.

1. Voor de GGD-plustaken Hygiëne-inspecties bij seksinrichtingen en Reizigersadvies en –vaccinatie worden bij begroting kostendekkende eindafnemersbijdragen geraamd. Hiertoe worden in de begroting de tarieven vastgesteld op basis van de in de uitvoeringsovereenkomst overeen te komen kostprijs alsmede de geraamde hoeveelheden. De tarieven worden rechtstreeks in rekening gebracht bij de eindafnemer.

2. Omdat de GGD-plustaken Hygiëne-inspecties bij seksinrichtingen en Reizigersadvies en –vaccinatie kostendekkend uit eindafnemersbijdragen worden begroot, wordt voor deze taken geen deelnemersbijdrage begroot. Ingeval er verlies op deze taken optreedt zijn de bepalingen over afrekening en risicobeheersing van toepassing.

3. Voor de GGD-plustaak Taken wet op de lijkbezorging wordt bij begroting een kostendekkend tarief geraamd. Hiertoe wordt in de begroting het tarief vastgesteld op basis van de in de uitvoeringsovereenkomst overeen te komen kostprijs alsmede de geraamde hoeveelheden per gemeente. Dit tarief wordt via de GR gefactureerd en in rekening gebracht bij de deelnemende gemeenten.

1. Deelnemersbijdragen voor de VT-taken worden in de begroting vastgesteld.

2. De grondslag voor de berekening van de deelnemersbijdragen wordt gevormd door de kostenraming voor de VT-taak en de in verband daarmee in de uitvoeringsovereenkomst overeen te komen vergoeding.

3. Van de kosten van de VT-taak wordt een vast deel gefinancierd uit bijdragen van Wmo-centrumgemeenten. De hoogte van deze bijdrage is bepaald in een regiovisie Veilig Thuis. Wijzigingen in regelgeving kunnen leiden tot wijziging van dit financieringsbestanddeel.

4. Het resterende deel van de kosten van de VT-taak wordt gefinancierd uit deelnemersbijdragen (van alle gemeenten), bestaande uit een beschikbaarheidsbijdrage in de vaste kosten en een gebruiksbijdrage in de variabele kosten, zodat alle deelnemers bijdragen aan de beschikbaarheid én vanuit profijt. De vaste en de variabele kosten worden jaarlijks in de begroting gedefinieerd en zichtbaar gemaakt.

5. De beschikbaarheidsbijdrage wordt per deelnemer berekend door de vaste kosten te verdelen op basis van het aantal inwoners, omdat vaste kosten ingeval van VT slechts trapsgewijs samenhangen met de totale productieomvang.

6. De gebruiksbijdrage wordt per deelnemer berekend door de variabele kosten te verdelen op basis van gebruik in het jaar t-2, dit zijn de meest recente gebruikscijfers bij het opstellen de van begroting. Als gebruik wordt daarbij gerekend met het aandeel van de totale productietijd voor VT-adviezen en -meldingen dat voor de betreffende gemeente is ingezet.

1. Voor de GGD-basistaken met uitzondering van Toezicht Kindervang zal conform artikel 2425 eerste lid van de GR de uitvoeringsorganisatie GGD de vooraf afgesproken diensten bij de GR in rekening brengen op basis van een vooraf overeengekomen vergoeding. Voor het GGD-basispakket geldt daarmee een vaste prijs op basis van de begrote kosten. Het vaste bedrag voor vergoeding van de GGD-basistaken met uitzondering van Toezicht Kinderopvang wordt in twee termijnen bij de GR in rekening gebracht.

2. In de dienstverleningsovereenkomst spreken de GR en de gemeente Den Haag af hoe de risico’s zijn verdeeld en hoe deze risico´s worden bewaakt. Op het moment dat zich een van de risico’s dreigt voor te doen, zal de gemeente Den Haag over de te verwachten kosten in overleg treden met de GR op een wijze zoals afgesproken in de dienstverleningsovereenkomst.

3. De GR kan de eventuele additionele kosten ten laste brengen van een weerstandsvermogen dat is gereserveerd op basis van de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing, en dat wordt opgebouwd door middel van risico-opslagen op de inwonersbijdrage en/of resultaatbestemmingen.

4. Conform de Kaderbrief gemeenschappelijke regelingen worden alle risico’s gepreciseerd door kans (%) maal impact (€) te vermenigvuldigen tot een risicoprofiel uitgedrukt in euro’s.

5. Als de risicoanalyse duidt op een hoge kans op optreden van een risico met een mogelijke financiële impact voor de GR, dan wordt daar rekening mee gehouden in de p&c-documenten die aan het AB worden voorgelegd ter besluitvorming. Indien geen of niet toereikend weerstandsvermogen aanwezig is, dan legt de GR op voorhand in de begroting hiervoor op de inwonersbijdrage voor die taak een risico-opslag op. De beslissing om een risico-opslag op te leggen wordt jaarlijks in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing genomen en gemotiveerd. Het bedrag wordt als deel van de inwonersbijdrage gefactureerd en als Weerstandsvermogen GGD gereserveerd.

6. Conform de Kaderbrief gemeenschappelijke regelingen wordt de risico-opslag zodanig bepaald dat de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de omvang van de risico’s maximaal 1,0 is.

1. De GR kan tweemaal per jaar een factuur ontvangen voor de in de dienstverleningsovereenkomst voor het GGD-basispakket afgesproken vergoeding.

2. Twee keer per jaar ontvangen alle deelnemende gemeenten een factuur voor het voorschot van de deelnemersbijdrage dat ze aan de GR verschuldigd zijn, conform de bedragen in de vastgestelde begrotingsdocumenten. In de facturen wordt een onderscheid gemaakt in de bijdrage per programma en daarnaast worden ook de taken waarvoor de pxq financiering geldt, apart inzichtelijk gemaakt per gemeente.

1. Voor de GGD-plustaken Hygiëne-inspecties bij seksinrichtingen en Reizigersadvies en -vaccinatie betalen eindafnemers een kostendekkende bijdrage. De tarieven worden op basis van de begrote kostprijs bepaald. Voor deze taken vindt geen afrekening met de deelnemende gemeenten plaats.

2. Voor de taak Toezicht Kinderopvang en voor GGD-plustaak Taken wet op de lijkbezorging betaalt de desbetreffende gemeente een kostendekkende bijdrage. De GR begroot de bijdrage per gemeente op basis van verwachte hoeveelheid. Voor deze taken vindt afrekening met de gemeenten plaats op basis van de gerealiseerde hoeveelheid.

3. Bij Toezicht Kinderopvang en de GGD-plustaken zijn twee financiële risico’s aan de orde: een prijsrisico (een verschil als gevolg van afwijking van de begrote kostprijs waardoor het tarief niet kostendekkend blijkt) en een hoeveelheidsrisico (een verschil als gevolg van afwijking van de geraamde af te nemen hoeveelheden). Beide risico’s worden in de dienstverleningsovereenkomst gekwantificeerd en voor beide wordt een gekwantificeerde risicoverdeling overeengekomen waar de GR bij toepassing van deze regeling aan gebonden is.

4. Om het hoeveelheidsrisico bij Toezicht Kinderopvang te beperken wordt, door definitieve vaststelling van de Uitvoeringsovereenkomst door de GR GGD-VT Haaglanden en de gemeente Den Haag, op basis van ervaringscijfers en de door deelnemers afgegeven en lopende vergunningen de te leveren hoeveelheid bepaald. Tevens wordt een ondergrens overeengekomen voor het minimaal in rekening te brengen percentage van de daaraan verbonden kosten.

5. De uitvoeringsorganisatie GGD richt de capaciteit in om de afgesproken aantallen te kunnen leveren. Is de gerealiseerde hoeveelheid lager dan de ondergrens en het leidt tot een tekort op het totaal van de uitgaven voor de betreffende taak, dan brengt de uitvoeringsorganisatie GGD het hoeveelheidsverschil tussen gerealiseerd en ondergrens in rekening bij de GR tegen het vastgestelde tarief.

1. De verhouding tussen de GR en de uitvoeringsorganisatie VT is naar analogie van de verhouding bij de GGD vormgegeven. Voor de Taken VT geldt dan ook dezelfde wijze van afrekening met de uitvoeringsorganisatie VT.

2. Voor de Taken VT zal (conform artikel 25lid 1) de gemeente Den Haag de vooraf afgesproken diensten bij de GR in rekening brengen op basis van een vooraf overeengekomen vergoeding, alleen voor de taak Meldingen vindt wel een verrekening van het resultaat met de deelnemende gemeenten plaats. Dit gebeurt op basis van de werkelijke realisatie in een jaar. De vooraf overeengekomen vergoeding wordt door de uitvoeringsorganisatie in twee termijnen bij de GR in rekening gebracht.

3. De risico’s ten aanzien van de Taken VT worden op dezelfde wijze verdeeld als bij de GGD-basistaken. De GR-risico’s hebben dan ook hetzelfde karakter en worden op dezelfde wijze beheerst. De nadere regels voor GR-Risicobeheersing bij GGD-basistaken gelden ook voor de VT-taken. Het hieraan verbonden risico voor de GR wordt betrokken in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Als de bedrijfsvoering VT en de opbouw van weerstandsvermogen VT niet op orde zijn, kan in de GR-begroting rekening worden gehouden met een extra bijdrage van de deelnemende gemeenten die het mogelijk maakt om een flexibele schil in te zetten.