Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2024

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

• a.

  feitelijke informatie van geringe omvang;

• b.

  informatie over lopende projecten of onderwerpen op de raadsagenda;

• c.

  inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

• d.

  bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

3. Het verzoek om informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, c of d wordt door de griffier doorgestuurd aan de secretaris, die in overleg met de portefeuillehouder voor het antwoord zorgt.

4. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

5. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

6. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel d, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand, tenzij:

• a.

  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de raad;

• b.

  dit het belang van de gemeente kan schaden;

• c.

  de omvang van de gevraagde bijstand een onevenredig beslag legt op de capaciteit.

2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

1. De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad 2024 kunnen jaarlijks beschikken over een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;

2. Deze bijdrage kan ten hoogste jaarlijks bestaan uit een vast deel van € 2.500,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie ten hoogste een bedrag van € 250,-- per raadszetel.

3. Van dit bedrag ontvangen de fracties elk jaar voor 31 januari een bedrag van € 100,-- per fractie en € 100,-- per raadszetel als vrij besteedbaar bedrag.

1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bestedingsdoelen worden in de verordening vastgelegd.

2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• b.

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• c.

  giften;

• d.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die leden ingevolge het rechtspositiebesluit raadsleden en fractievertegenwoordigers toekomen;

• e.

  opleidingen voor raadsleden en fractievertegenwoordigers voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• f.

  uitgaven voor politiek getinte (campagne)activiteiten dan wel partijbelangen;

• g.

  uitgaven voor het uitvoeren van controle of contra-expertise ter voorkoming van vermenging bijdrage met het onderzoeksbudget van de raad;

• h.

  derving loonkosten;

• i.

  kostensoorten die ondergebracht zijn bij de griffie of in de bedrijfsvoering van de gemeente (verordening rechtspositie raadsleden en fractievertegenwoordigers) zoals: kosten voor congressen en cursussen, vergoeding communicatieapparatuur, representatie, vakliteratuur, contributies, lidmaatschappen, telefoonkosten, bureaukosten, portie, zakelijke giften, bijdrage aan fractiekosten, ontvangsten en excursies;

• j.

  reis- en verblijfkosten van raadsleden en fractievertegenwoordigers gemaakt in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente (art. 97 Gemeentewet en artikel 7 van de verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Heeze-Leende 2024);

• k.

  het inhuren van ambtelijke bijstand, nadat de gemeentesecretaris in eerste instantie het verzoek om ambtelijke bijstand heeft geweigerd;

• h.

  het inhuren van iemand die door een familieband is verbonden.

3. De bijdrage dient bij voorkeur gebruikt te worden voor:

• a.

  kosten van inhuren deskundigen bij de voorbereiding van de behandeling van een raadsvoorstel in de raad;

• b.

  kosten voor de organisatie van een inwonersavond over een specifiek onderwerp in relatie tot het raadswerk, die voor iedereen publiekelijk toegankelijk is;

• c.

  uitvoeren van enquêtes onder inwoners;

• d.

  trainingsdagen voor de fractie ter ondersteuning van het raadswerk;

• e.

  kosten van het ontwikkelen en het onderhouden van een website, mits deze website aantoonbaar voor fractiedoeleinden wordt gebruikt (dus voor de landelijke partijen: op lokaal niveau);

• f.

  kosten van publicaties in week- en dagbladen voor zover die gericht zijn op het functioneren van de fractie en het raadswerk;

• g.

  vergoedingen voor fractieassistenten of stagiaires (let op de fiscale aspecten, waarvoor de fractie zelf verantwoordelijk is!)

• h.

  de kosten van huur van ruimte in een van de 3 gemeenschapshuizen ten behoeve van fractie- of achterbanoverleg;

• i.

  de kosten van het organiseren van thematische bijeenkomsten door een of meerdere fracties die voor een ieder toegankelijk zijn;

1. Het budget voor fractieondersteuning blijft bij de griffie met uitzondering van een vrij besteedbaar bedrag;

2. Het vrij besteedbaar bedrag bestaat jaarlijks uit een bijdrage van € 100,-- per fractie en € 100,-- per raadszetel en wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar verstrekt aan de fracties. Over dit bedrag is geen verantwoording achteraf nodig;

3. Indien een fractie een deel van haar resterende budget voor fractieondersteuning wil besteden, dient zij hiervoor een gemotiveerde en onderbouwde aanvraag in bij de griffie;

4. De griffier beoordeelt of de aanvraag past in de afspraken uit artikel 9 van deze verordening. Indien daar twijfel over bestaat, overlegt de griffier met de burgemeester. Bij blijvende twijfels beslist de driehoek van Heeze-Leende (= overleg van burgemeester, griffier en secretaris) over de aanvraag;

5. De griffie zorgt voor de uitbetaling aan degene die de diensten aan de fractie verleent;

6. Fracties houden zelf hun bestedingen en de nog beschikbare middelen binnen het hun toekomende fractieondersteuningsbudget in de gaten.

1. Elke fractie legt vóór 31 januari na het einde van een kalenderjaar, aan het presidium verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

2. Het verslag dient ten minste te bevatten:

• a.

  een gespecificeerd overzicht van de uitgaven met kopieën van de daarop betrekking hebbende facturen en van bewijsstukken;

• b.

  een toelichting op de uitgaven met vermelding van de datum, de soort van de uitgave en de soort van de activiteit.

• c.

  indien er sprake is van een activiteit dient te worden vermeld: het kader waarin de activiteit heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld veiligheid), het doel van de activiteit, de doelgroep en de wijze waarop deze doelgroep is uitgenodigd en of er bij de activiteit ook derden, niet zijnde partijleden aanwezig zijn geweest.

• d.

  indien er sprake is van het inhuren van personen dient te worden vermeld of deze persoon een functie binnen de gemeente Heeze-Leende, de gemeenteraad of binnen een commissie/RTG van Heeze-Leende vervult, wat zijn of haar taak dan wel opdracht is geweest en welke afspraak er binnen de fractie over de wijze van vergoeding is gemaakt.

3. De griffier toetst of het ingediende verslag voldoet aan de gestelde eisen. Indien dit leidt tot op- en /of aanmerkingen pleegt hij hierover overleg met de desbetreffende indiener van het verslag dan wel met de desbetreffende fractievoorzitter.

4. De griffier verzamelt de verslagen van de fracties en maakt daarvan een totaal overzicht voor het presidium.

5. Het presidium stelt het totaal overzicht vast en legt dit ter kennisname voor aan de raad.