Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit (artikel 212 Gemeentewet)

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• •

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van de directie van de Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Paragraaf 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Vaststelling en programma-indeling en paragrafen

• 1.

  Het bestuur stelt een programma-indeling vast.

• 2.

  Het bestuur stelt op voorstel van de directie per programma op taakvelden vast:

• 3.

  Het bestuur kan periodiek een nadere onderverdeling van de programma’s vaststellen, hierbij wordt de indeling volgens de dienstverleningsovereenkomsten met deelnemende gemeenten gevolgd.

• 4.

  Het bestuur kan periodiek vaststellen over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting en begroting jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

  • a.

    van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

  • b.

    in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000,- afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  De directie biedt één week voor besluitvorming door het bestuur aan het bestuur een nota aan met de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het bestuur stelt deze nota voor 30 maart vast.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van € 100.000,- opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma

• 2.

  In afwijking van het eerste lid kan het bestuur een activiteit welke onderdeel is van een programma, als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren.

• 3.

  De directie informeert het bestuur als zij verwachten, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het bestuur geeft aan of zij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of wijziging van prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet de directie voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet de directie indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt de directie voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 50.000 informeert de directie het bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1.

  De directie informeert het bestuur uiterlijk in oktober door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste zes maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma

  • b.

    het overzicht van de overhead

  • c.

    het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d;

  • f.

    de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan 10 procent toegelicht.

• 4.

  Aan de hand van de tussentijdse rapportages vindt geen aanpassing van de begroting plaats, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Zie hiervoor artikel 12 lid 4c.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt de directie het bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2.

  Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan de directie het bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar

Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

• 1.

  In het kader van de actieve informatieplicht beslist de directie niet over:

  • a.

    de aan- en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000,-;

• 2.

  Bij het aangaan van een verplichting groter dan € 50.000 initiëert de directie een zienswijzeprocedure door het bestuur.

Artikel 8a Beperkingen publiekrechtelijke transacties.

Aanvullend op artikel 8 van de gemeenschappelijke regeling zijn het bestuur en de directie niet bevoegd tot:

• a.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties;

• b.

  het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

Artikel 9. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeenten bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeren de directie het bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als de directie een aanpassing nodig acht, doet de directie een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het bestuur stelt, middels de nota rechtmatigheidsverantwoording, vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directie aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen, indien sprake is van afwijkingen > 1% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling (fouten of onduidelijkheden) nader toegelicht. Alleen afwijkingen groter dan € 50.000 worden nader toegelicht. De overige afwijkingen worden samenvattend gepresenteerd in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  De directie biedt het bestuur (vanaf 2024) jaarlijks uiterlijk op de laatste bestuursvergadering van het dienstjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Voor het jaar 2023 wordt het normenkader rechtmatigheid voor de tweede vergadering in 2024 aan het bestuur aangeboden.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  De directie zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

Paragraaf 4 Financieel beleid

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de geldende Nota Activerings- en afschrijvingsbeleid van de Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit.

• 2.

  De directie biedt het bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als onderdeel van de begroting. Hiermee wordt inzicht verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt geen voorziening wegens oninbaarheid gevormd. Dit omdat de gemeenschappelijke regeling nagenoeg geen vorderingen op verbonden partijen en/of derden heeft.

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Naast de algemene reserve, welke volgens de vastgestelde gemeenschappelijke regeling gemaximeerd is, is het de gemeenschappelijke regeling niet toegestaan om reserves te vormen.

• 3.

  Indien het bestuur heeft toegestaan andere reserves of voorzieningen te vormen biedt de directie het bestuur eens in de 4 jaren een nota reserves en voorzieningen aan waarin wordt aangegeven op welke wijze met reserves en voorzieningen wordt omgegaan.

Artikel 17. Financieringsfunctie

• 1.

  De directie is gehouden aan het “schatkistbankieren” en is niet gerechtigd om bij andere bankinstellingen gelden te stallen, dan wel gelden aan te trekken.

• 2.

  De directie verzoekt uiterlijk de maand voor aanvang van een nieuw kwartaal om een deelnemersbijdrage. De deelnemers zijn gehouden deze bijdrage voorafgaand aan het begin van het kwartaal aan Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit ter beschikking te stellen.

• 3.

  Bij uitzonderlijke financieringsbehoeften doet de directie via het bestuur een onderbouwd verzoek aan de deelnemers.

Paragraaf 5 Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 18. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1.

  De directie neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    de netto schuldquote;

  • b.

    de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;

  • c.

    de solvabiliteitsratio

Artikel 19. Financiering

Hierbij wordt verwezen naar artikel 17 Financieringsfunctie.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

De directie neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• b.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• c.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• d.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• e.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 21. Verbonden partijen

Indien van toepassing neemt de directie in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval een overzicht van alle bestuurlijke en financiële belangen in privaatrechtelijke en publiekrechtelijke partijen op.

Paragraaf 6 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 22. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording door de directie aan het bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23. Financiële organisatie

De directie draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen binnen de gemeenschappelijke regeling;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• h.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de deelnemers, kunnen worden getoetst.

Voor al deze diensten heeft Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit met gemeente Lochem een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Artikel 24. Interne controle

• 1.

  De directie draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert de directie daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 20 onder b. Daarnaast informeert de directie het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  De directie zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt de directie maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 3.

  Voor al deze diensten heeft Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit met gemeente Lochem een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Paragraaf 7 Slotbepalingen

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Gemeenschappelijke Regeling Basismobiliteit 2023.