Subsidieregeling Sport- en Beweegevenementen Hilversum

B en W besluit

Burgemeester en wethouders van Hilversum;

Gelet op het voorstel “Vaststelling Subsidieregeling Sport- en beweegevenementen Hilversum” met kenmerk 1540542;

Overwegende dat het wenselijk is over te gaan tot de vaststelling van een subsidieregeling met betrekking tot het bevorderen en ondersteunen van de uitvoering en organisatie van evenementen op het gebied van sport en bewegen;

Gelet op:

• Titel 4.2 en 4.4 van de Algemene wet bestuursrecht;

• Artikel 3, lid 3 van de Algemene Subsidieverordening Hilversum 2021;

• Beleidsregel toepassing Wet Bibob 2022, gemeente Hilversum;

• De Sport- en Beweegnota Hilversum 2024-2030; 'Hilversummers een leven lang actief en vitaal'.

Besluiten

1. De “Nadere regeling subsidies sport- en beweegevenementen 2023-2024” in te trekken

2. De “Subsidieregeling Sport- en Beweegevenementen Hilversum” vast te stellen

3. Voor 2025 een subsidieplafond vast te stellen in de vorm van de volgende deelplafonds:

▪ € 52.000: Budget voor een wijk sportevenement, lokaal sportevenement, bovenlokaal sportevenement en landelijk sportevenement (type I);

▪ € 130.000: Budget voor een grootschalig sportevenement (type II).

Subsidieregeling Sport- en Beweegevenementen Hilversum

Artikel 1Begripsomschrijvingen

a. sportvereniging: een sportvereniging die bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven, in de gemeente Hilversum gevestigd is of op de gemeente Hilversum is gericht en lid is van een bij het NOC*NSF aangesloten sportbond;

b. organisator:

i. sportclub (vereniging en/of stichting) in de gemeente Hilversum of een sportclub die gevestigd is op het sportpark Loosdrecht gelegen te Loosdrecht aan ’t Jagerspaadje die de bevordering van lichamelijke vorming en de sportbeoefening of het organiseren van een sportevenement ten doel heeft;

ii. maatschappelijke organisatie zonder winstoogmerk (zoals een buurthuis, zorglocatie, welzijnswerk, onderwijs) in de gemeente Hilversum die aantoonbaar een noodzakelijke samenwerking heeft of beoogt met een sportclub zoals gedefinieerd in artikel 1 lid b i. voor de organisatie van een evenement;

iii. stichting van buiten Hilversum die een aantoonbaar noodzakelijke en langdurige samenwerking heeft of beoogt met een sportclub zoals gedefinieerd in artikel 1 lid b i. voor de organisatie van een evenement.

c. sport- en beweegevenement (hierna vermeld als sportevenement): een evenement op het gebied van sport en/of bewegen met een bijzonder en uniek karakter;

d. wijk sportevenement: kleinschalige organisatie voor minimaal 30 deelnemers die gericht is op het in beweging brengen van de bewoners van een Hilversumse wijk of Hilversumse wijken en er berichtgeving is in de lokale media;

e. lokaal sportevenement: kleinschalige organisatie die niet enkel is gericht op de eigen leden waarbij de deelnemers en bezoekers uit de gemeente Hilversum of de directe omgeving komen en er berichtgeving is in de lokale media;

f. bovenlokaal sportevenement: een sportevenement die niet enkel is gericht op de eigen leden waarbij de deelnemers en bezoekers uit de gemeente Hilversum en de regio komen en er berichtgeving is in de lokale- of regionale media;

g. landelijk of internationaal sportevenement (hierna landelijk sportevenement): maakt deel uit van een nationale- of internationale evenementenkalender en trekt een groot aantal deelnemers en/of bezoekers uit het hele land. Berichtgeving vindt plaats in regionale- en/of de landelijke media;

h. aansprekend grootschalig sportevenement of topsportevenement (hierna grootschalig sportevenement): minimaal 2.500 deelnemers of een evenement waaraan topatleten deelnemen en de eigen sportbond of het NOC*NSF van mening is dat het een evenement van topniveau is. Berichtgeving vindt plaats in de regionale- en/of landelijke media;

i. eenmalige subsidie: dit is een subsidie voor een eenmalige activiteit. Dat betekent dat de activiteit geen standaardactiviteit is van een organisatie. Vaak gaat het om een activiteit die één keer plaatsvindt. Als een organisatie besluit om een activiteit terugkerend te organiseren dan kan voor deze activiteit in het vervolg een structurele subsidie worden aangevraagd. Zie artikel 1 lid j.;

j. structurele subsidie: Dit is een subsidie voor activiteiten die jaarlijks plaatsvinden. De activiteit heeft een terugkerend en structureel karakter;

k. ASV: Algemene Subsidieverordening Hilversum 2021;

l. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

m. college: Burgemeester en wethouders van de gemeente Hilversum;

n. gemeente: de gemeente Hilversum;

o. subsidieplafond: het bedrag dat gedurende een bepaalde periode maximaal beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies op grond van deze regeling.

Artikel 2Toepasselijkheid Algemene Subsidieverordening gemeente Hilversum 2021

Tenzij anders vermeld zijn de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening gemeente Hilversum 2021 onverkort van toepassing.

Artikel 3Doelstelling

Promotie van sport- en beweegevenementen gemeente Hilversum heeft tot doel meer Hilversummers in beweging te brengen en het sportklimaat in Hilversum te verlevendigen.

Artikel 4Eisen aan de aanvrager

De aanvrager is een organisator zoals beschreven in Artikel 1 Begripsbepalingen, lid b organisator.

Artikel 5Hoogte van de subsidie

a. De subsidie per evenement bedraagt maximaal:

- € 1.000 voor een wijk- en lokaal sportevenement;

- € 1.500 voor een bovenlokaal sportevenement;

- € 4.000 voor een landelijk sportevenement;

- Maximaal 25% van de subsidiabele kosten uit de begroting tot een maximum van € 30.000 voor een grootschalig sportevenement.

b. Het college kan op grond van bijzondere omstandigheden besluiten af te wijken van het in lid a. benoemde maximum voor een grootschalig sportevenement.

Artikel 6Subsidieplafond en wijze van verdeling

a. Deze regeling kent een subsidieplafond. Het totale subsidiebedrag is onderverdeeld over verschillende deelplafonds. Het plafond wordt bekendgemaakt via publicatie van het ‘Overzicht subsidieplafonds Hilversum’. Bij vaststelling en publicatie van dit overzicht treedt het plafond (incl. de deelplafonds) in werking. Het ‘Overzicht subsidieplafonds Hilversum’ wordt gepubliceerd in het gemeenteblad en op de gemeentelijke website (https://hilversum.nl/subsidie/overzicht-subsidieplafonds-hilversum );

b. Het subsidieplafond voor deze subsidieregeling wordt jaarlijks door het college vastgesteld;

c. Per kalenderjaar zijn twee budgetten beschikbaar voor het subsidiëren van sportevenementen.

i. Een budget voor een wijk sportevenement, lokaal sportevenement, bovenlokaal sportevenement en landelijk sportevenement (hierna type I)

ii. Een budget voor een grootschalig sportevenement (hierna type II).

d. Het behandelen van aanvragen vindt plaats via een eerst-komt-eerst-maalt-systeem. Dit betekent dat aanvragen worden behandeld op volgorde van ontvangst van de volledige aanvragen, totdat het subsidieplafond bereikt is. Vanaf dat moment worden de aanvragen afgewezen;

e. De bedragen in deze subsidieregeling worden tussentijds niet geïndexeerd;

f. Onder artikel 4:28 van de Awb bestaat de mogelijkheid dat het subsidieplafond wordt verlaagd. Een verlaging kan gevolgen hebben voor reeds verleende subsidies.

Artikel 7Activiteiten die voor subsidie in aanmerking komen

a. Sportevenementen zoals omschreven in artikel 1 lid d. tot en met h.;

b. Het sportevenement moet voor een aanmerkelijk deel binnen de grenzen van de gemeente Hilversum plaatsvinden;

c. Het sportevenement moet openbaar toegankelijk zijn;

d. Het sportevenement moet een bijzonder en uniek karakter hebben ten opzichte van de reguliere activiteiten van de organisator en andere betrokken partijen;

e. Een organisator kan per kalenderjaar voor maximaal vijf sportevenementen subsidie ontvangen.

Artikel 8Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

a. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen:

i. Kosten direct gerelateerd aan de organisatie van het sportevenement.

b. Kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen:

i. Eten en drinken voor bezoekers.

Artikel 9Aanvraag- en beslistermijn

a. Aanvragen kunnen worden ingediend wanneer het subsidieplafond voor het betreffende jaar in het ‘Overzicht subsidieplafonds Hilversum' is gepubliceerd;

b. Aanvragen voor structurele subsidies voor een type I en type II evenement kunnen worden ingediend na de publicatie van het ‘Overzicht subsidieplafonds Hilversum’ voor het betreffende jaar. Aanvragen voor structurele subsidies die na 1 oktober van het voorgaande jaar worden ingediend worden samen met aanvragen voor eenmalige subsidies beoordeeld op volgorde van binnenkomst zoals beschreven in Artikel 6 Subsidieplafond en wijze van verdeling, lid d.;

c. Aanvragen voor eenmalige subsidies voor een type I en type II evenement kunnen vanaf 1 oktober het voorgaande jaar worden ingediend tot uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement.

d. Het College beslist binnen 13 weken na ontvangst van de volledige aanvraag;

e. Het College kan de in lid d. genoemde termijn voor ten hoogste 13 weken verdagen.

Artikel 10Eisen aan de subsidieaanvraag

a. Een aanvraag wordt schriftelijk ingediend bij het College met gebruikmaking van het daarvoor bestemde registratieformulier op hilversum.nl/subsidies/programmasubsidie-sport;

b. Bij de aanvraag overlegt de aanvrager de volgende gegevens:

i. Het soort subsidie dat u aanvraagt (eenmalig of structureel);

ii. Het bedrag waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

iii. Een activiteitenplan met daarin:

 De doelstelling van het sportevenement, waarbij wordt aangegeven hoe het sportevenement het sportklimaat in de gemeente Hilversum verlevendigt en op welke manier het sportevenement meer Hilversummers in beweging brengt;

 De beschrijving van het sportevenement, waarbij duidelijk wordt omschreven waarom het sportevenement bijzonder en uniek is ten opzichte van de reguliere sportactiviteiten;

 Het aantal te verwachten deelnemers en toeschouwers;

 De wijze waarop de communicatie plaatsvindt inclusief communicatie naar de media;

 Hoe de organisatie zich inzet voor een gezonde sportomgeving conform de doelstellingen en ambities uit het Convenant Gezonde Sportevenementen en het Addendum Convenant Gezonde Sportevenementen (link);

 Op welke manier het evenement inspeelt op inclusiviteit en hier invulling aan geeft;

 De beschrijving van de (mede)organisatoren, partners en sponsoren;

 Hoe de doelgroep, waar het sportevenement voor georganiseerd wordt, betrokken is bij de evaluatie (en eventueel doorontwikkeling) van het evenement;

 Een gespecificeerde sluitende begroting van het sportevenement waaruit blijkt welk bedrag de aanvrager zelf aan het sportevenement bijdraagt en in hoeverre er sprake is van cofinanciering. Het dekkingsplan bevat daarnaast een opgave van bij anderen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan.

iv. Indien een aanvrager voor de eerste keer subsidie aanvraagt, dient een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande boekjaar bij de aanvraag te worden overgelegd;

v. Het College is bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in dit artikel genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk respectievelijk voldoende zijn;

vi. Indien de aanvraag niet volledig is, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld de aanvraag aan te vullen. De dag waarop de aanvraag is aangevuld en volledig is, geldt als de datum van ontvangst van de aanvraag.

Artikel 11Beoordeling

a. Het beoordelen van aanvragen vindt plaats op volgorde van ontvangst van de volledige aanvragen.;

b. De aanvraag wordt beoordeeld op de volgende punten:

i. Of de aanvraag tijdig en compleet is;

ii. Of de aanvraag voldoet aan de eisen en voorwaarden uit deze regeling;

iii. De mate waarin de activiteiten bijdragen aan de beleidsdoelstellingen zoals omschreven in artikel 3.

c. Wanneer uit de beoordeling blijkt dat de aanvraag niet in aanmerking komt voor subsidie, wordt de aanvraag afgewezen;

d. Wanneer uit de beoordeling blijkt dat de aanvraag in aanmerking komt voor subsidie, blijven onverminderd de weigeringsgronden uit de Awb en de ASV van toepassing.

Artikel 12Weigeringsgronden

a. Onverminderd het bepaalde in artikel 8 van de ASV wordt de subsidie in ieder geval geweigerd indien:

i. De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd in strijd zijn met het gemeentelijk beleid;

ii. Niet voldaan is aan de eisen en beoordelingscriteria genoemd in deze regeling;

iii. Een vergunning niet is verleend voor een activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

iv. De verstrekte gegevens onjuist zijn.

b. Evenementen met sponsoring door gokbedrijven, alcoholhoudende dranken en ongezonde voeding worden uitgesloten van deze subsidie.

Artikel 13Verplichtingen

a. Onverminderd het bepaalde in artikel 10 en artikel 12 van de ASV geldt de volgende verplichting:

i. De subsidieontvanger staat de gemeente toe publicitair gebruik te maken van de met de activiteit behaalde resultaten en te delen met andere belanghebbenden;

ii. De subsidieontvanger communiceert de gemeente Hilversum actief naar buiten toe als partner bij het realiseren van uw evenement. In uitingen over het evenement maakt u gebruik van het logo van de gemeente Hilversum;

iii. Indien voor de activiteit een (evenementen)vergunning nodig is, dient de aanvrager zich te houden aan de geldende wet- en regelgeving. De subsidie wordt verleend onder voorbehoud dat de aanvrager de vergunning ontvangt.

b. In de verleningsbeschikking wordt opgenomen welke (meetbare) prestaties de aanvrager dient te leveren voor de verleende subsidie en welke financiële afspraken gemaakt worden;

c. In de verleningsbeschikking kan het College aanvullende subsidieverplichtingen opleggen.

Artikel 14Verantwoording en vaststelling

In de subsidiebeschikking staan de voorwaarden voor wat betreft de verantwoording en vaststelling van de subsidie. Verantwoording en vaststelling vindt plaats op basis van de ASV hoofdstuk 4.

Artikel 15Hardheidsclausule

Het College kan in bijzondere gevallen van de bepalingen in deze regeling afwijken indien strikte toepassing daarvan leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 16Bijzondere gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het College.

Artikel 17Inwerkingtreding

a. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van publicatie;

b. De regeling ‘Nadere regeling subsidie sport- en beweegevenementen 2023-2024’ komt te vervallen na inwerktreden van deze regeling.

Artikel 18Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Subsidieregeling Sport- en Beweegevenementen Hilversum’

Hilversum, 10 september

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

Drs. T.J. Meester, ls.

dr. ir. G.M. van den Top