Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documentaire informatie

Artikel 1

• 1. Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    Archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen;

  • b.

    Archiefverordening: de in artikel 40 van de wet bedoelde ‘voorziening omtrent de zorg voor de archiefbescheiden’, vastgesteld bij besluit van het algemeen bestuur 14 juli 2021;

  • c.

    Beheerder: de persoon die is belast met het beheer van de documentaire informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • d.

    Documentaire informatie:

    • a.

      Alle archiefbescheiden door de Gemeenschappelijke regeling Cure en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties opgemaakt of ontvangen en naar hun aard bestemd zijn om onder de Gemeenschappelijke regeling Cure en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties te berusten;

    • b.

      Alle archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen door instellingen of personen, waarvan de rechten of functies op de Gemeenschappelijke regeling Cure en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties zijn overgegaan;

    • c.

      Alle archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke regeling Cure en de door hen ingestelde privaatrechtelijke organisaties die voor permanente bewaring zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven;

    • d.

      Reproducties, die ingevolge de wet in de plaats zijn gesteld van de onder dit lid, sub a, b en c benoemde archiefbescheiden of die op grond van Artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn gecreëerd.

  • e.

    Beheer: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • f.

    Informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de Gemeenschappelijke regeling Cure vastgelegde gegevens, kennis en informatie;

  • g.

    De wet: de Archiefwet 1995.

• 2. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documentaire informatie die op grond van de voor het openbaar lichaam geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, tenzij dit in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 2

• 1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Regionaal Historisch Centrum te Eindhoven, Raiffeisenstraat 18.

• 2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook documenten met een afwijkende openbaarheid bevinden.

Artikel 4

• 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris van het RHCe desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documentaire informatie ten behoeve van de organen van het openbaar lichaam. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Dit gebeurt in overleg met de voorzitter van het dagelijks bestuur.

• 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris van het RHCe bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

• 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 8

• 1. Medewerkers van Cure zijn verantwoordelijk voor het conform intern vastgestelde richtlijnen en kaders in goede, geordende en toegankelijke staat registreren en beheren van interne, inkomende en uitgaande documenten, die worden ontvangen, opgemaakt of gebruikt bij de uitvoering van de taken.

• 2. De medewerker beoordeelt aan de hand van de richtlijnen direct bij ontvangst of bij creatie van de documenten of het te archiveren informatie betreft.

• 3. Medewerkers gaan zorgvuldig en integer om met de documentaire informatie in het bijzonder wanneer de documentaire informatie persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevat.

Artikel 13

• 1. De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2. Ten aanzien van documentaire informatie dienen kenmerken (metadata) zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3. Het vorige lid is niet van toepassing op documentaire informatie, die niet benodigd is in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houdt met de communicatie met de burger.

Artikel 15

• 1. De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documentaire informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

• 2. De beheerder draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.

Artikel 16

• 1. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het desbetreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. Dit geldt niet voor documentaire informatie die onder artikel 13, lid 3, valt.

• 2. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

Artikel 23

• 1. De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

• 2. Raadpleging en uitlening van documentaire informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die vanuit hun functie zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid.

• 3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

Vervreemding en overdracht van documentaire informatie

Artikel 25

• 1. De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documentaire informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de documentaire informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.