Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer, voor de inrichting van de financiële organisatie en voor de controle van de Gemeenschappelijke Regeling Cure

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Cure;

• b.

  Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Cure;

• c.

  directeur: de directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Cure, bedoeld in artikel 16 van de regeling, tevens secretaris van het Algemeen en het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling;

• d.

  regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Cure.

2. In deze verordening en bij de toepassing ervan wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie. Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Cure en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  Administratieve organisatie. Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• c.

  Afdeling. Organisatorische eenheid binnen Cure die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft;

• d.

  Doelmatigheid. Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• e.

  Doeltreffendheid. Mate waarin Cure erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken;

• f.

  Financieel beheer. Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van Cure;

• g.

  Financiële administratie. Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van Cure, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• h.

  Investering. Een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

• i.

  Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn;

• j.

  Investeringen met een maatschappelijk nut. Alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut;

• k.

  Rechtmatigheid. Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving en eigen verordeningen van Cure;

• l.

  Weerstandscapaciteit. De middelen en mogelijkheden waarover Cure kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;

• m.

  Weerstandsvermogen. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die CURE loopt en waarvoor geen maatregelen zijn getroffen, zoals die vanwege prijsfluctuaties op de markt;

• n.

  Accountantscontrole. De controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarstukken uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

  • -

    het getrouwe beeld van de in de jaarstukken gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • -

    het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarstukken met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 190 Provinciewet;

  • -

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen.

• o.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het “Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten” (BPAG).

• p.

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

1. Het Algemeen Bestuur stelt een programma-indeling vast, bestaande uit

• -

  de beoogde maatschappelijke effecten;

• -

  de te leveren goederen en diensten;

• -

  de baten en lasten.

2. Het Algemeen Bestuur stelt de indicatoren voor beoogde maatschappelijke effecten vast.

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst

1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de investeringskredieten.

2. Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investerings- krediet dreigt te worden overschreden, dan wordt dit door het Dagelijks Bestuur in de eerstvolgende Algemeen Bestuursvergadering aan het Algemeen Bestuur gemeld. Een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet voegt het Dagelijks Bestuur bij de tussentijdse (bestuurs)rapportage. Een voorstel voor bijstelling van het beleid voegt het Dagelijks Bestuur bij, gelijktijdig met de melding.

3. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de Algemeen Bestuur voor.

4. Het Algemeen Bestuur kan begrotingswijzigingen, in de vorm van tussentijdse rapportages vaststellen gedurende het begrotingsjaar.

1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages ten minste twee maal per jaar over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zo nodig voorstellen ter actualisering van de begroting.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

3. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van (deel)producten en investeringskredieten in de begroting groter dan 5,0% ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting toegelicht.

1. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programmaonderdelen. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

• a)

  wat is bereikt?

• b)

  wat hebben we daarvoor gedaan?

• c)

  wat heeft het gekost (exploitatie + investeringen)?

• d)

  hoe de resultaten zich verhouden tot in de begroting gestelde doelen.

2. Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programmaonderdelen of de beleidsdoelen van de programmaonderdelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2. De materiële vaste activa zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen;

25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen, milieu-investeringen;

15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

10 tot 15 jaar : veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen;

10 tot 12 jaar: inzamelmiddelen/containers met uitzondering van ondergrondse glascontainers en met uitzondering van elektronica in ondergrondse containers;

10 jaar: bedrijfsvoertuigen met uitzondering van kraanwagens;

8 jaar: kraanwagens; ondergrondse glascontainers; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen; automatiseringsapparatuur;

6 jaar: elektronica in ondergrondse containers

3 tot 5 jaar: hard- en software

niet: gronden en terreinen.

3. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 2.500 worden niet geactiveerd. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van diensten van Cure wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen de indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de verleende diensten.

2. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten aan de te onderkennen soorten activa wordt bepaald door het totaal van de rentelasten te delen door de gemiddelde boekwaarden van de geactiveerde investeringen.

1. De kaders over het financieel risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen en de gewenste weerstandscapaciteit worden vastgelegd in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting.

2. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

3. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang binnen de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;

• c.

  het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

• d.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Het Dagelijks Bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van tenminste 0 %.

• b.

  overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

• c.

  voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;.

• d.

  overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;.

• e.

  voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een accountant aan wie de aanbesteding wordt gegund in een openbare aanbestedingsprocedure. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar met de optie tot eenzijdige – van de zijde van Cure – verlenging van twee maal één boekjaar.

2. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast, waaronder:

• a.

  de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;

• b.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarverslaggeving;

• c.

  de apart te controleren deelverantwoordingen;

• d.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• e.

  eventuele uit te voeren tussentijdse controles;

3. Het Dagelijks Bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

4. Het Algemeen Bestuur legt jaarlijks de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vast.

1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarstukken, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wetgeving en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. De rechtmatigheids-verantwoording is onderdeel van de getrouwheidscontrole van de accountant.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarstukken ten grondslag liggende documenten, besluiten en administraties voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarstukken bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarstukken in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op de jaarstukken wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur gemeld.

5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Algemeen Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Algemeen Bestuur uitgevoerde onafhankelijk onderzoek.

6. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de Gemeenschappelijke Regeling en stimuleert door een zo veel mogelijk organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

7. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de Gemeenschappelijke Regeling werkende personen zijn gebonden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beleid als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Algemeen Bestuur, de portefeuillehouder financiën uit het Dagelijks Bestuur, de secretaris en de controller.

1. Indien de accountant bij een controle, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift van deze melding aan het Dagelijks Bestuur;

2. Gedurende het uitvoeringsjaar voert de accountant een interimcontrole uit. Na het uitvoeren van de interimcontrole brengt de accountant een managementletter uit.

3. De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren;

4. Voor 1 juni na afloop van het uitvoeringsjaar worden de gecontroleerde jaarstukken (inclusief accountantsverklaring), het rapport van bevindingen alsmede de reactie van het Dagelijks Bestuur hierop aan het Algemeen Bestuur ter beschikking gesteld.

1. Het Dagelijks Bestuur neemt ieder jaar in de bedrijfsvoeringparagraaf een onderzoeksplan op voor de in het volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het Dagelijks Bestuur gevoerde bestuur;

2. In het onderzoeksplan wordt per onderzoek globaal aangegeven:

• a.

  het object van het onderzoek

• b.

  de reikwijdte van het onderzoek

• c.

  de onderzoeksmethode

• d.

  de doorlooptijd van het onderzoek

• e.

  de wijze van uitvoering

• f.

  de kosten

3. In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken

4. Het Dagelijks Bestuur rapporteert in de begroting en de jaarstukken (via de paragraaf bedrijfsvoering) over de voortgang van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

5. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het Dagelijks Bestuur indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering van de onderzoeken bedoeld onder artikel 22 lid 2 sub a worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

1. Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over de afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1,0% van de totale lasten van de Gemeenschappelijke Regeling, inclusief dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €30.000 toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, waarin wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen Cure voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader 1 . Het voorwaardencriterium speelt binnen Cure enkel bij het rechtmatig inkopen, en is alleen van toepassing op de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Dit wijkt voor GR Cure niet af van voorgaande boekjaren.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 1 oktober ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd.; zoals opgenomen in artikel 3.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage door het Algemeen Bestuur.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.