Privacy-protocol toegang sociaal domein 2024, gemeente Oosterhout

Inleiding

De gemeente Oosterhout (de gemeente) zet zich in om de toegang van de inwoners van de gemeente tot integrale en effectieve ondersteuning op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen (sociale domein) zo goed mogelijk vorm te geven.

Goede zorg en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Om ondersteuning te bieden is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt en uitgewisseld. Daarbij gaat het om de balans tussen de informatie die nodig is om een integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van inwoners. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) vereisen een juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Daarnaast zijn in onder andere de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 bijzondere bepalingen opgenomen over het verwerken van persoonsgegevens.

Het doel van dit Privacy-protocol is om betrokkenen inzicht te geven in de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt door de gemeente en door haar ingeschakelde derden.

Voor de toegang tot het sociaal domein heeft de gemeente de volgende toegangspoort:

Frontoffice van Sociaal Team Uitvoering

Deze toegang is voor de volgende vraagstukken:

• 1.

  vragen over Jeugd;

• 2.

  vragen over Wmo;

• 3.

  vragen op het gebied van werk en inkomen (Participatiewet, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, IOAW en IOAZ).

Belangrijke begrippen

• •

  Aanmelder:

• een persoon die op basis van contacten met een inwoner een behoefte aan ondersteuning ziet en de inwoner aanmeldt bij de gemeente of via een andere organisatie binnen het sociaal domein.

• •

  Inwoner:

• een persoon op wie een aanvraag van een voorziening van toepassing is.

• •

  Cliënt:

• de inwoner die toegang tot het sociaal domein verlangt of nodig heeft.

• •

  Geldend privacyrecht:

• de Algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG.

• •

  Gemeente:

• (het college van burgemeester en wethouders van) de gemeente Oosterhout.

• •

  Professional:

• elke persoon die in het sociaal domein beroepsmatig cliëntgebonden werkzaamheden verricht. Dit is een (gemeente)ambtenaar.

• •

  Verwijzer:

• een professionele organisatie die een cliënt kan verwijzen naar de Frontoffice (zoals Veilig Thuis, gecertificeerde instellingen (huisartsen en artsen) en medisch specialisten).

Voor de definities van “persoonsgegevens”, “verwerking”, “betrokkene”, “verwerkings-verantwoordelijke”, “verwerker”, “derde” etc. wordt verwezen naar de definitie die is beschreven in Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Toepassingsgebied

Dit protocol is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens binnen het sociaal domein (jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen) bij de uitvoering van de toegangstaken van de gemeente. Het gaat daarbij om het verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens door de gemeente en haar (sub)verwerkers.

Hoofdregels voor zorgvuldig omgaan met privacy

• 1.

  de verwerking van persoonsgegevens moet passen binnen het doel waarvoor deze verstrekt zijn;

• 2.

  er mogen niet méér persoonsgegevens verwerkt worden dan noodzakelijk: uitgangspunt is dat steeds de hulpvraag van een cliënt leidend is. Dat betekent dat slechts persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn in relatie tot de hulpvraag. Zo is bij een enkelvoudige vraag over het algemeen geen brede uitvraag nodig;

• 3.

  elke betrokkene heeft recht om te weten wat er over hem is vastgelegd. Het recht op inzage (en afschrift, correctie of vernietiging) beperkt zich tot de eigen gegevens;

• 4.

  het opvragen of verstrekken van persoonsgegevens door of aan derden gebeurt op basis van een wettelijke grond.

Hulpvraag is leidend

De hoofdregels zijn redelijk overzichtelijk en duidelijk, de werkelijkheid is weerbarstiger. Hoe complexer een zaak, hoe meer de afweging gemaakt moet worden tussen het verwerken van extra persoonsgegevens versus de noodzaak voor ondersteuning. De professional moet zich continu afvragen: is het noodzakelijk voor het gestelde doel, is er een wettelijke grondslag, kan het ook met minder/anders, is het nog proportioneel, zijn er beperkingen of specifieke regels, is er sprake van een vitaal belang of is de veiligheid van betrokkene of anderen in gevaar? Voor het bepalen van de noodzaak tot verwerking van gegevens is uitgangspunt dat de hulpvraag leidend is.

Zorgplicht gemeente

De gemeente draagt er zorg voor dat professionals voldoende in staat zijn om de beoordeling van de noodzaak van het verwerken van gegevens voor de toegangstaak te kunnen maken. Dit doet zij door het bieden van werkinstructies, beleidsdocumenten en trainingen.

Werkwijze toegang

Voor de toegang tot het sociaal domein heeft de gemeente sinds 1 januari 2021 één ingang, te weten Frontoffice van Sociaal Team Uitvoering. Onderstaand wordt de werkwijze van dit loket beschreven.

De toegang tot Wmo- en Jeugdhulpvoorzieningen als ook de vragen over werk en inkomen (Participatiewet, IOAW, IOAZ) kan uit onderstaande stappen bestaan. Tijdens deze stappen worden slechts persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de hulpvraag. Hieronder worden de stappen per wetgeving nader toegelicht.

Wmo- en Jeugdhulpvoorzieningen

• •

  De inwoner neemt contact op met het de frontoffice van Sociaal Team Uitvoering met een vraag.

• •

  Tijdens het telefonisch gesprek bespreekt de medewerker de vraag en maakt indien nodig een afspraak voor een persoonlijk gesprek.

• •

  Tijdens het gesprek (of meerdere gesprekken) wordt bekeken wat de situatie, de vraag en mogelijke oplossingen zijn. Hierin komt aan de orde wat de inwoner zelf kan, in hoeverre vrienden, familie en buren (omgeving) iets kunnen betekenen en waar professionele hulp gewenst is.

• •

  De uitkomsten en afspraken uit het gesprek worden opgenomen in het plan van aanpak. Als er professionele hulp nodig is, wordt dit ook opgenomen in het plan.

• •

  Met het ondertekenen van het plan van aanpak (door de inwoner) gaat de inwoner akkoord en dient hiermee eventueel een aanvraag in voor een maatwerk-voorziening.

• •

  De medewerker van het Sociaal Team Uitvoering kan vervolgens besluiten tot verstrekking van deze maatwerkvoorziening.

Verwijzing en (anonieme) signalen

Uitgangspunt is dat verwijzers en aanmelders vooraf met de cliënt hebben gesproken en toestemming hebben gekregen voor de verwijzing en het verstrekken van persoonsgegevens. Indien de aanmelder of verwijzer geen toestemming heeft gekregen, mag een verwijzing of melding (en dus het uitwisselen van persoonsgegevens) alleen plaatsvinden op basis van de volgende uitzonderingen:

• •

  het is noodzakelijk voor de integrale, efficiënte en effectieve ondersteuning van de betrokkene of om stagnatie van de ondersteuning en escalatie van de problematiek te voorkomen; én

• •

  ter verdediging van de vitale belangen van de betrokkene of van een derde.

Voor een uitgebreide beschrijving van de werkwijze wordt verwezen naar Verordening maatschappelijke ondersteuning 2021 gemeente Oosterhout en de Verordening jeugdhulp gemeente Oosterhout 2023 met bijhorende Uitvoeringsbesluiten.

Inkomensondersteuning

Onvoldoende inkomsten om in het levensonderhoud te voorzien

• •

  De inwoner neemt contact op met de frontoffice van Sociaal Team Uitvoering met een vraag.

• •

  Tijdens het telefonisch gesprek bespreekt de medewerker de vraag en maakt een beoordeling wat de volgende stappen kunnen zijn.

• •

  Op de website van de gemeente Oosterhout is het Meldingsportaal Werk en Uitkering te vinden. Hier kan een inwoner een melding indienen als er onvoldoende inkomsten zijn om in het eigen onderhoud te kunnen voorzien. Door het meldingsformulier in te vullen meldt iemand zich als werkzoekende.

• •

  In eerste instantie zal de gemeente samen met de inwoner kijken of er geschikt werk gevonden kan worden.

• •

  Mocht er geen werk gevonden worden, dan zal een procedure voor het beoordelen van een uitkering worden opgestart.

Het gaat hier om een bijstandsuitkering ingevolge de Participatiewet (PW) of een uitkering ingevolge de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW). Als er sprake is van startende of gewezen zelfstandige ondernemers die onvoldoende inkomsten hebben om in hun levensonderhoud te voorzien, wordt een afzonderlijke traject gevolgd. Dat gebeurt dan in het kader van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz) of de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ).

Werk / Uitstroom.

Naast het realiseren van een inkomen om in het levensonderhoud te voorzien zijn er re-integratieactiviteiten voor de inwoners ongeacht of zij wel of geen uitkering ontvangen. Een inwoner hoeft dus niet altijd een beroep op een uitkering te doen om begeleiding naar werk aan de gemeente te vragen. De gemeente biedt een breed scala aan voorzieningen om de inwoner naar (al dan niet aangepast) werk te begeleiden. Een inwoner kan hiervoor contact opnemen met de frontoffice van Sociaal Team Uitvoering.

Aanvraag bijzondere bijstand / minimaregeling.

Bijzondere bijstand is een vergoeding ingevolge de Participatiewet (PW) voor noodzakelijke kosten die voortvloeien uit bijzondere omstandigheden, die een inwoner niet (of niet helemaal) uit eigen middelen, andere financieringsvormen of regelingen kan betalen (zoals bijvoorbeeld eigen bijdrage rechtsbijstand, bewindvoeringskosten).

• •

  De inwoner neemt contact op met de frontoffice van Sociaal Team Uitvoering met een vraag.

• •

  Een inwoner vraagt de bijzondere bijstand aan via een digitaal formulier.

• •

  De gemeente kijkt altijd naar de persoonlijke, sociale en financiële omstandigheden en houdt daarmee rekening bij de beoordeling van de aanvraag.

• •

  Voor de aanvraag van de bijzondere bijstand moeten soms bewijsstukken bijgevoegd worden.

• •

  Als de inwoner al een uitkering van de gemeente ontvangt, zijn de meeste gegevens bekend bij de gemeente en wordt er slechts noodzakelijke aanvullende informatie opgevraagd.

Voor een uitgebreide beschrijving wordt verwezen naar de Afstemmingsverordening Sociale Zekerheid 2015, gemeente Oosterhout; de Re-integratieverordening Participatiewet 2015, gemeente Oosterhout; de Verordening individuele inkomenstoeslag 2015, gemeente Oosterhout; de Verordening handhaving Sociale Zekerheid 2015, gemeente Oosterhout; de Verordening tegenprestatie Sociale Zekerheid 2015, gemeente Oosterhout; de bij deze verordening behorende Uitvoeringsbesluiten en de Beleidsregels Bijzondere Bijstand Oosterhout 2024.

Welke persoonsgegevens?

Indien noodzakelijk voor de toegang kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens door de Sociaal Team Uitvoering worden verwerkt.

De Cliënt:

• •

  naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, adres, woonplaats, postcode;

• •

  burgerservicenummer;

• •

  contactgegevens (zoals telefoonnummer en e-mailadres);

• •

  de (eventuele) verwijzer;

• •

  de hulpvraag (vragen) van de inwoner (betrokkene) inclusief de eventuele motivatie / noodzaak voor de aanvraag van een individuele maatwerkvoorziening of PGB.

• •

  het toekomstperspectief met betrekking tot de hulpvraag;

• •

  de geboden ondersteuning c.q. de algemene voorziening of de individuele maat-werkvoorziening of de overige voorziening zoals verwoord in het integrale plan van aanpak;

• •

  de eigen financiële bijdrage en ter beoordeling daarvan de financiële draagkracht van inwoner;

• •

  Persoonsgegevens die overeenkomstig het bepaalde in artikel 5.2.5 Wmo zijn verkregen van CIZ;

• •

  Afhankelijk van de (aan)vraag: persoonsgegevens met betrekking tot één of meerdere van de onderstaande leefgebieden:

  • •

    wonen: het type en de staat of status van huisvesting;

  • •

    financiële situatie: de relevante financiële situatie, waaronder inkomsten uit werk / uitkering, vermogen en aan- / afwezigheid van schulden;

  • •

    gezondheid: gegevens over de gezondheid op lichamelijk en geestelijk gebied zoals verslaving, maar ook lichamelijke of verstandelijke beperking;

  • •

    dagbesteding: de wijze waarop iemand zijn dagen invult zoals vrijwilligerswerk, school en participatie in de samenleving;

  • •

    gezinssituatie: de thuissituatie, familiesamenstelling en -relaties;

  • •

    opvoedingssituatie waaronder informatie over het wettelijk gezag; het feit of en door wie toestemming is verleend voor de verlening de jeugdhulp;

• •

  Persoonsgegevens die overeenkomstig het bepaalde in artikel 5.2.5 Wmo zijn verkregen van een zorgaanbieder.

Mantelzorger van de cliënt:

• •

  naam, adres, woonplaats, postcode;

• •

  burgerservicenummer;

• •

  contactgegevens (zoals telefoonnummer en e-mailadres);

• •

  gegevens over zijn inzetbaarheid en belastbaarheid, te weten een algemene beschrijving van de door de mantelzorger(s) geboden ondersteuning.

Andere personen in het sociale netwerk of sociale omgeving van de cliënt:

• •

  naam, adres, woonplaats, postcode;

• •

  contactgegevens (zoals telefoonnummer en e-mailadres);

• •

  indien aan de orde een algemene beschrijving van de door de betrokkene geboden ondersteuning.

Derden die aan de toegang een signaal hebben afgegeven of een melding hebben gedaan met betrekking tot de inwoner:

• •

  naam melder;

• •

  naam en contactgegevens instelling of overheidsinstantie;

• •

  functie binnen organisatie;

• •

  datum van signaal of melding;

• •

  inhoud van het signaal of melding, de reden en concrete aanleiding / noodzaak;

• •

  is betrokkene zelf al geïnformeerd en zo nee waarom niet.

Zorgaanbieders / Re-integratiebedrijven

• •

  naam instantie-organisatie;

• •

  naam van de medewerker;

• •

  functie aanduiding;

• •

  eventueel registratienummer.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Binnen de toegang kunnen de persoonsgegevens onder andere worden verstrekt aan de volgende categorieën van ontvangers:

• •

  Zorgaanbieders

• •

  Re-integratiebedrijven

• •

  Medisch adviseurs

• •

  Woningcorporaties

• •

  Gecontracteerde adviseurs

• •

  Ketenpartners

• •

  Raad voor de Kinderbescherming

• •

  Sociale Verzekeringsbank (SVB)

• •

  Gecertificeerde Jeugdhulp instellingen

• •

  Zorg- en adviesteam (ZAT)

• •

  Veiligheidshuis en Justitiepartners

• •

  Leerplichtambtenaar

• •

  Wijkagent

• •

  Veilig thuis

• •

  Jeugdhulp Regio WBO

• •

  Werkgever van de betrokkene

Het opvragen van of verstrekken van persoonsgegevens aan derden gebeurt slechts op basis van een wettelijke grond.

Rechtsgronden voor de verwerking

Binnen de toegangstaak in het sociaal domein worden door de gemeente en de door haar ingeschakelde derden slechts persoonsgegevens verwerkt indien:

• •

  de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de gemeente rust (artikel 6, lid 1, punt c), AVG);

• •

  de verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen (artikel 6, lid 1, punt d), AVG);

• •

  de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de gemeente is opgedragen (artikel 6, lid 1, punt e), AVG).

Voor een overzicht van de specifieke grondslagen van de gegevensverwerking wordt verwezen naar bijlage 1 van dit Privacy-protocol.

Rechten betrokkenen

Onverminderd de rechten op grond van de Jeugdwet, de Participatiewet (IOAW en IOAZ) en de Wmo heeft de betrokkene op grond van de AVG verschillende rechten. Dit gaat om het recht op inzage in en eventueel een afschrift (kopie) van de eigen gegevens, het recht op correctie en verwijdering, het recht op bezwaar, het recht op beperking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht op intrekking van toestemming. Voor een uitleg over de inhoud en wijze van aanvraag, verwijst de gemeente naar de rechten van betrokkenen op de website.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij er een wettelijke bewaartermijn bestaat.

De gemeente hanteert de volgende uitgangspunten, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt:

• •

  de persoonsgegevens worden bewaard volgens de bepalingen van de Archiefwet 1995;

• •

  persoonsgegevens in relatie tot de Jeugdwet worden gedurende ten minste 20 jaar bewaard, te rekenen vanaf de dag van het afsluiten van de Jeugdhulp. Er is een aantal uitzonderingen op deze bewaartermijn. In deze gevallen wordt het dossier tenminste bewaard tot het jongste kind in het gezin 18 jaar is geworden. Als hier sprake van is, zal de contactpersoon dit met betrokkene bespreken;

• •

  persoonsgegevens in relatie tot de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 worden gedurende ten minste 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf de dag van het opstellen van het dossier;

• •

  persoonsgegevens in relatie tot de Participatiewet worden maximaal 8 jaar bewaard;

• •

  persoonsgegevens ten aanzien van de uitvoering van het minimabeleid worden maximaal 2 jaar bewaard.

Beveiliging

De gemeente neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgt zij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens van de betrokken inwoners, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat de veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Vragen of klachten?

Indien een betrokkene van mening is dat bij de gegevensverwerking in de toegang onzorgvuldig is omgegaan met zijn/haar gegevens, dan kan de betrokkene een klacht indienen bij de gemeente. Een klacht indienen kan op de volgende manieren:

• •

  Digitaal: via het formulier op de website www.oosterhout.nl. Hiervoor is een DigiD nodig;

• •

  Schriftelijk: via een brief aan het college van burgemeester en wethouders, ter attentie van de klachtencoördinator, Postbus 10150, 4900 GB OOSTERHOUT;

• •

  Persoonlijk: via het klachtenformulier in de hal van het stadhuis. Deze kan betrokkene ophalen, invullen en inleveren.

De klacht wordt via de gemeentelijke klachtenprocedure afgehandeld.

Het staat betrokkenen vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens. Uiteraard stelt de gemeente het op prijs als zij de kans krijgt de klacht te behandelen voordat geklaagd wordt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens functionaris voor de gegevensbescherming

De gemeente heeft een functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld. Deze functionaris is te bereiken via het emailadres privacy@oosterhout.nl of via het telefoonnummer 14 0162.

Slotbepaling

Het privacy-protocol toegang sociaal domein 2024, gemeente Oosterhout, treedt in werking op de dag na bekendmaking;

Het privacy-protocol toegang tot het Sociaal Domein, zoals vastgesteld op 12 juni 2018 wordt met ingang van de dag van inwerkingtreding van het privacy-protocol toegang sociaal domein 2024, gemeente Oosterhout, ingetrokken.

Dit protocol kan worden aangehaald als “Privacy-protocol toegang sociaal domein 2024 gemeente Oosterhout”.