Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Maasgouw 2024

1. In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• a.

  archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1.

    Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.

  • 2.

    Bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, waarvan hun rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan.

  • 3.

    Bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen, dan wel uit andere hoofde, in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten.

  • 4.

    Reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 en 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd.

• b.

  archiefverordening:

  de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad 5 maart 2024.

• c.

  archiefbewaarplaats:

  de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995.

• d.

  archiefruimte:

  een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995 en voor bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

• e.

  beheer van archiefbescheiden:

  de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

• f.

  Beheerder:

  de gemeentesecretaris voor de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris voor de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archief-bewaarplaats op basis van een verklaring van overbrenging.

• g.

  Hoofd beheerseenheid:

  het manager of coördinator van een organisatieonderdeel van de gemeente. Ook de griffier, die het archief vormt van de Griffie.

• h.

  Informatiehuishouding:

  het geheel van maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn. Ook het geheel van handelingen voor de inrichting en het beheer van informatiesystemen en archiefbescheiden.

• i.

  Kwaliteitssysteem:

  een kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010.

• j.

  Conversie/Migratie:

  omzetting of overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander bestands-formaat/platform, als bedoeld in artikel 1, onder d en k, van de Archiefregeling 2010.

• k.

  Overbrenging:

  overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995.

• l.

  Selectielijst:

  de lijst waarin wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor permanente bewaring in aanmerking komen en welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

• m.

  Strategisch Informatie Overleg (SIO):

  een structureel overleg waarin vraagstukken worden belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding op strategisch niveau.

• n.

  Tactische Informatie Overleg (TIO):

  een structureel overleg waarin vraagstukken worden belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding op operationeel en tactisch niveau.

• o.

  Substitutie/vervanging:

  het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden c.q. het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995.

• p.

  Vervreemding:

  de overdracht van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

• q.

  Archiefwet:

  de archiefwet 1995, hierna te noemen Archiefwet.

  De Archiefwet is de belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet regelt dat overheidsarchieven na verloop van tijd openbaar worden voor burgers. De wet slaat op overheidsinformatie vanaf het moment dat die informatie wordt gemaakt. Het geldt dus voor de e-mail die u net namens uw organisatie heeft verzonden. Maar bijvoorbeeld ook voor eeuwenoude stadsrechten die in een archiefbewaarplaats worden bewaard.

• r.

  Archiefbesluit:

  het Archiefbesluit 1995 (gewijzigd bij besluit van 2012), hierna te noemen Archiefbesluit.

  Het Archiefbesluit is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In deze wet wordt dit besluit aangeduid als 'algemene maatregel van bestuur'. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet, maar het besluit geeft meer gedetailleerde regels.

• s.

  Archiefregeling 2010 (gewijzigd bij besluit van 2012), hierna te noemen Archiefregeling:

  de Archiefregeling is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit. Dit artikel stelt dat een overheidsorgaan maatregelen moet nemen om blijvend te bewaren archiefbescheiden in goede staat te houden. De stukken mogen in ieder geval gedurende 100 jaar niet noemenswaardig achteruit gaan.

1. De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, het treffen van alle maatregelen voor een goede, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden en in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

3. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimte, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachten de Archiefwet gestelde eisen.

1. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3. Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

1. Het hoofd van de beheereenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

2. Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

3. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

4. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

5. De beheereenheid doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden, als bedoeld in het eerste lid.

6. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie is de betreffende beheereenheid. Het team Informatisering van Servicecentrum MER verleent technische ondersteuning bij de conversie en migratie.

1. Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

3. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

1. Overbrenging van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 van deze beheerregeling niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

2. Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

1. Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in 18 van dit besluit bedoelde inventaris.

1. Er is één Strategisch Informatieoverleg voor Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen (verder genaamd: SIO).

2. De taken en bevoegdheden van het SIO zijn beschreven in het Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen.

1. Er is één Tactisch Informatieoverleg voor Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen (verder genaamd: TIO).

2. De taken en bevoegdheden van het TIO zijn beschreven in het Instellingsbesluit Tactisch Informatieoverleg Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen.