Hotspotmonitor gemeente Rozendaal 2023

1. De (periodieke) hotspotmonitor

De overheid werkt op basis van selectielijsten om overheidsinformatie te waarderen. Op basis van deze lijsten wordt bepaald welke soort documenten voor vernietiging, dan wel voor bewaren in aanmerking komt. Voor de gemeente Rozendaal is de “selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020” van toepassing per 1 januari 2020. Voor de perioden hiervoor zijn de dan geldende selectielijsten van toepassing, afhankelijk van de periode. Dit zijn de selectielijsten van 1995 en 2017. Als aanvulling op deze gemeentelijke selectielijst zijn overheden verplicht een hotspotmonitor vast te stellen.

Naast de in de lijst opgenomen waarderingssytematiek moet hierbij ook gelet worden op actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Daartoe moeten de “hotspots” worden geïdentificeerd.

Een hotspotmonitor wordt als volgt omschreven: de hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. In het geval van de gemeente Rozendaal is dit de door de VNG opgestelde selectielijsten. Het betreft hier gebeurtenissen en kwesties die spelen binnen en het gebied van de gemeente Rozendaal, het kunnen echter ook grensoverschrijdende gebeurtenissen en kwesties zijn.

Het opstellen van de monitor betreft geen eenmalige actie maar is een terugkerend proces. Periodiek wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan. De hotspotmonitor wordt achteraf toegepast, pas ná een gebeurtenis kan worden bepaald of er sprake is van een hotspot. Uitgangspunt is dat hotspots “kort achteraf” in beeld worden gebracht d.w.z. kort nadat de gebeurtenis of kwestie heeft plaats gevonden.

Analoge stukken waarvan dossiers zijn gevormd, zijn niet zo kwetsbaar als bijvoorbeeld digitale bestanden. Digitale informatie is “vluchtig”, hierbij kan gedacht worden aan tweets en/of berichten op social media. Door deze informatie al kort na de gebeurtenis veilig te stellen wordt de kans dat deze informatie verloren gaat, sterk verminderd en wordt ook de actualiteit ervan direct meegenomen.

2. Het wettelijk kader

Op grond van de Archiefwet 1995 zijn overheidsorganisaties verplicht archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren. Hierbinnen valt ook de vernietigingsplicht. Op grond van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit kunnen archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, hiervan worden uitgezonderd. Dit artikel vormt onder meer de basis voor het uitzonderen van vernietiging van archiefbescheiden die betrekking hebben op een hotspot. Als de hotspotmonitor wordt toepast (met de daarbij behorende criteria) fungeert deze als aanvullend instrument op de geldende selectielijst. De hotspotmonitor kan niet door de minister van OCenW worden vastgesteld, maar alleen door de betrokken zorgdrager, waarna zij deze vervolgens publiceert.

De hotspotmonitor resulteert in een selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden van de overheid en eventueel van particuliere archiefvormers. Er is dus sprake van:

• •

  Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het archiefbesluit; en/of

• •

  Het acquireren van particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit voor zover deze informatie bevatten over hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn.

3. Criteria voor hotspots

Voor het determineren van hotspots bestaan criteria die zijn gebaseerd op in het verleden uitgevoerde pilots. Er is sprake van een hotspot als deze voldoet aan minimaal één of meer van de volgende criteria:

• a.

  Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de gemeente Rozendaal die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat.

• b.

  Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen de gemeente Rozendaal die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.

• c.

  Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente Rozendaal

• d.

  Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het openbaar bestuur ernstig bedreigd of juist wordt onderstreept.

4. Inrichting van de hotspotmonitor

De volgende aspecten zijn nodig om een hotspotmonitor in te richten:

• a.

  Welke periode beslaat de hotspotmonitor? Met de inwerking treden van de selectielijst 2017 dient een hotspotmonitor met ingang van 2017 te worden vastgesteld. De waardering van archiefbescheiden voor wat betreft bewaren dan wel te vernietigen is in de voorgaande periodes uitgevoerd door een gekwalificeerde archiefmedewerker. Deze waardering wordt jaarlijks nog eens getoetst door een archivaris van het Gelders Archief. Daarom geldt deze hotspotmonitor vanaf 1 januari 2017.

• b.

  Wat is de frequentie voor het actualiseren van de hotspotmonitor? Dit doen we tweejaarlijks omdat de interval enerzijds lang genoeg moet zijn om nieuwe hotspots op te leveren en anderzijds moet de interval kort genoeg zijn om te voorkomen dat digitale archiefbestanden verloren gaan.

• c.

  Welke onderwerpen moeten in de hotspotmonitor worden opgenomen? Om een hotspotmonitor succesvol in te richten, is het verstandig om verschillende (vak)afdelingen en disciplines bij elkaar te brengen, eventueel in een overleg. De medewerker die zich bezig houdt met de informatievoorziening trekt samen op met de medewerkers van de (vak)afdelingen op het gebied van historisch, volkshuisvesting, stedenbouwkundige ontwikkeling en natuur, ecologie en milieu, sociaal maatschappelijk enz.

• d.

  Het is aan te bevelen om ook een externe deskundige te betrekken bij de opstelling van de hotspotmonitor. Het Gelders Archief wordt hierbij aangewezen als instantie die de uitkomsten van de hotspotmonitor kan toetsen aan de criteria. Ook kan het Gelders Archief in de concept fase zelf een hotspot inbrengen.

• e.

  Door wie wordt de hotspotmonitor vastgesteld? Het formeel vaststellen van de hotspotmonitor geschiedt door het college van burgemeester en wethouders.

De hotspotmonitor gaat uit van het werkingsgebied van de gemeente Rozendaal. Niet alle hotspots houden zich echter aan gemeente-, provincie- of waterschapsgrenzen. Grensoverschrijdende hotspots kunnen in gezamenlijkheid met andere zorgdragers vastgesteld en uitgevoerd worden. Er wordt voor gekozen om eventuele grensoverschrijdende hotspots die verder reiken dan het grondgebied van de zorgdrager in de eigen hotspot op te nemen en indien nodig, andere zorgdragers te betrekken om archiefbescheiden betreffende de hotspot veilig te stellen. Zo blijft de hotspot wel ‘in eigendom’ van de initiatief nemende zorgdrager. Een voorbeeld van een dergelijke hotspot is de Giro ‘d Italia in Gelderland, waarbij verschillende Gelderse gemeenten betrokken waren.

5. Research: verzamelen onderwerpen voor opname in de hotspotmonitor

Voor het daadwerkelijk opstellen van de hotspotmonitor moeten onderwerpen worden verzameld die voldoen aan de daarvoor geldende criteria. De medewerker informatievoorziening heeft reeds een eerste onderzoek gedaan naar mogelijke hotspots. Binnen dit onderzoek zijn bronnen geraadpleegd zoals het archief zelve, kranten en internet. Vak afdelingen zijn gevraagd mee te denken in dit proces. Daarnaast is de hotspotlijst van de gemeente Rheden bestudeerd.

Bij het benoemen van hotspots kunnen bescheiden naar voren komen, die op basis van de selectielijst al worden bewaard. Hoewel het reeds te bewaren bescheiden betreft, wordt geadviseerd om ze wel te noteren. Enerzijds wordt het maatschappelijk belang van deze hotspot benadrukt, anderzijds kan hierdoor gecontroleerd worden of alle archiefbescheiden van de hotspot ook daadwerkelijk worden bewaard.

Bij het benoemen van de hotspots komen niet alleen gebeurtenissen en kwesties voorbij, maar ook markante personen of locaties. Dit zijn vaak zaken die al onder de andere uitzonderingscriteria vallen, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn strikt genomen geen hotspots (zie criteria hoofdstuk 3). Het is dus niet juist deze zaken als hotspot te laten vaststellen. Toch is het wel raadzaam om de suggesties mee te nemen in de uiteindelijke selectie, door deze op te nemen in een aparte tabel bij de hotspotlijst. In de tabel moet worden aangegeven op basis van welk uitzonderingscriterium uit de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden.

Het is in dit geval in dit proces van essentieel belang om de informatie in de diverse bronnen goed op waarde te schatten.

6. Vaststelling

Het college van burgemeester en wethouders stelt – als zorgdrager – de hotspotmonitor vast. Speciale aandacht moet er zijn voor de gevolgen voor privacy van eventueel betrokkenen. Het uitsluiten van archiefbescheiden van vernietiging op basis van de hotspotmonitor en artikel 5 van het Archiefbesluit staat op gespannen voet met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG voorziet echter in een uitzondering voor bewaring van persoonsgegevens in het algemeen belang. Bij overbrenging echter van de archiefbescheiden naar de Archiefbewaarplaats moeten beperking aan de openbaarheid in relatie tot deze persoonsgegevens worden geregeld.

Na definitieve vaststelling van de hotspotmonitor wordt deze gepubliceerd volgens de geëigende kanalen. Voorts kan publicatie plaats vinden op:

www.overheid.nl

www.nationaalarchief.nl

7. Toepassing hotspotmonitor

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst, dient deze te worden uitgevoerd. Met andere woorden: Het daadwerkelijk verzamelen, selecteren van informatie en het toepassen van de hotspotstatus op de betreffende archiefbescheiden. Hierbij is sprake van de volgende twee uitgangsposities:

• •

  Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het archiefbesluit; en/of

• •

  Het acquireren van particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit voor zover deze informatie bevatten over hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn

De archiefbescheiden die als hotspot zijn aangewezen moeten worden nagelopen, of deze aanvankelijk voor vernietiging in aanmerking zouden komen. Is dit het geval, moeten deze van vernietiging worden uitgezonderd. Dit vergt een handmatige actie op de fysieke archiefbescheiden in het archief. Nu Rozendaal beschikt over een DMS, dienen maatregelen getroffen te worden om digitale archiefbescheiden (zaken) van vernietiging uit te zonderen. Met de komst van een DMS in Rozendaal, krijgt de hotspotmonitor dus een grote(re) rol. In de papieren situatie werd reeds vooraf rekening gehouden met hotspots en worden bepaalde dossiers uitgezonderd van vernietiging. In de digitale situatie komen er in de toekomst duizenden “zaken” die niet meer handmatig kunnen worden nagelopen. Het is van belang bij het starten van een zaak binnen Corsa, al voor de tijd rekening te houden met eventuele hotspots en dit binnen het systeem te borgen.

Indien archiefbescheiden al voor blijvende bewaring in aanmerking kwamen, moeten alle aanwezige fysieke en digitale archiefbescheiden van de betreffende hotspot integraal worden bewaard.

Uit onderzoek blijkt dat bepaalde archiefbescheiden die zijn verklaard tot hotspot, vaak nog niet in bezit zijn van de zorgdrager die de hotspot heeft vastgesteld. Dit betreft met name archieven van particuliere instellingen. Gevolg is dat deze bescheiden zullen moeten worden geacquireerd, dit kan in samenwerking met het Gelders Archief als gemeentelijke archiefbewaarplaats. Zij hebben ervaring met het acquireren van archieven. Gevolg hiervan is dat er acquisitiebeleid zal moeten worden opgesteld. Onderzoek moet uitwijzen wat de kosten zijn om (particuliere) archieven of archiefbescheiden te acquireren in het kader van de hotspotmonitor.

Voor het vastleggen en archiveren van hotspots worden bestaande zaken van vernietiging uitgezonderd en blijvend bewaard. Vervolgens kunnen deze zaken op termijn worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats c.q. het e-Depot van het Gelders Archief.

8. Actualiseren hotspotmonitor

De hotspotmonitor wordt tweejaarlijks geactualiseerd omdat de interval enerzijds lang genoeg moet zijn om nieuwe hotspots op leveren en anderzijds moet de interval kort genoeg zijn om te voorkomen dat digitale archiefbescheiden al verloren zijn gegaan. Na actualisering moet de hotspotmonitor opnieuw worden vastgesteld door het college van B&W als aanvulling op de geldende selectielijst.

9. Hotspotlijst

In onderstaand overzicht zijn de eerste onderwerpen opgenomen die in aanmerking komen voor opname in de hotspotlijst van de hotspotmonitor.

*kruis aan welk criterium/welke criteria van toepassing zijn op de hotspot (zie hoofdstuk 3 van de hotspotmonitor gemeente Rozendaal)