Invorderingsbeleid gemeente Reimerswaal

1:1 Inleiding

Het is van belang dat binnen de gemeente een duidelijke en eenduidige lijn wordt gevolgd op het gebied van de invordering. Dit is momenteel nog niet vastgelegd. Via deze notitie vindt een formele vastlegging plaats.

Het goed vastleggen van de invorderingswerkzaamheden is nuttig gelet op:

• •

  Het financiële belang van de invordering;

• •

  De financiële en juridische risico’s die zijn verbonden aan inconsistenties in de invorderingspraktijk;

• •

  De interne informatievoorziening met betrekking tot de stand van invordering.

Een en ander moet tot uitdrukking komen in een heldere, transparante procesgang, inclusief te hanteren termijnen voor invordering e.d. Bij de uitvoering van de invorderingswerkzaamheden zijn de wettelijke eisen leidend.

Invorderingsbeleid is onderhevig aan steeds nieuwe wetgeving en jurisprudentie. Om de gemeenten te faciliteren in het actueel houden van het invorderingsbeleid, heeft de VNG een Model leidraad invordering gemeentelijke belastingen ter beschikking gesteld die continue wordt bijgehouden met geactualiseerde wet- en regelgeving.

Het Model leidraad invordering gemeentelijke belastingen van de VNG is het uitgangspunt geweest voor dit invorderingsbeleid. Om dit document hanteerbaar te houden is ervoor gekozen om alleen de belangrijkste en de voor Reimerswaal specifieke beleidspunten hierin te verwerken. Als dit invorderingsbeleid niet voorziet in bepaalde situaties, verklaren we vervolgens het Model leidraad invordering gemeentelijke belastingen van de VNG van toepassing.

1.2 Doelstelling

Dit invorderingsbeleid heeft in de eerste plaats gebruikswaarde voor de medewerkers die met de invordering zijn belast, maar ook voor het bestuur en het management. In de tweede plaats heeft dit beleid ook een externe werking in de richting van onze debiteuren. Dit invorderingsbeleid heeft als doel volgens vaste processen, snel en uniform, openstaande bedragen in te vorderen, zonder de klantgerichtheid uit het oog te verliezen.

1.3 Kaderstelling

De vorderingen kunnen worden onderscheiden in:

• •

  Publiekrechtelijke vorderingen. Deze vorderingen zijn gebaseerd op publiekrecht, zoals wetgeving, verordeningen e.d.;

• •

  Privaatrechtelijke vorderingen. Deze vorderingen komen voort uit overeenkomsten tot dienstverlening of levering van producten op privaatrechtelijke gronden.

Dit onderscheid is met name van belang in het kader van de juridische mogelijkheden/bevoegdheden die ter beschikking staan bij de invordering.

De publiekrechtelijke vorderingen omvatten op dit moment met name*:

• •

  Marktgelden (18 kEUR);

• •

  Leges burgerzaken, bouwvergunningen (1445 kEUR);

• •

  Lijkbezorgingsrechten (257 kEUR);

• •

  (Incidentele) havengelden/liggelden en nutsvoorzieningen (860 kEUR)

• •

  Precariobelasting vaste standplaatsen (19 kEUR;

• •

  Toepassing bestuursdwang of opleggen dwangsom (48 kEUR);

* =>Tussen haakjes de ontvangsten per categorie in kEUR over het jaar 2022

De overige belastingen en heffingen te weten onroerendezaakbelasting, rioolheffing, zoutwaterheffing, afvalstoffenheffing, toeristenbelasting, forensenbelasting en scheepvaartrechten, worden opgelegd door Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Sabewa Zeeland. Deze blijven in deze beleidsregels buiten beschouwing omdat Sabewa zelf de invordering hiervan regelt.

De privaatrechtelijke vorderingen omvatten op dit moment met name*:

• •

  Verhuringen/(erf)pachten (1039 kEUR);

• •

  Grondverkopen (4742 kEUR);

• •

  Anterieure overeenkomsten.

* =>Tussen haakjes de ontvangsten per categorie in kEUR over het jaar 2022

In deze nota wordt niet ingegaan op het invorderingsbeleid voor het onderdeel Werk en Inkomen (uitkeringen) omdat dit een specifieke doelgroep betreft met afwijkende wettelijke regels. Dit beleid wordt uitgevoerd door de gemeenschappelijke regeling GR De Bevelanden.

1.4 Juridisch kader

Het belangrijkste juridische verschil ten aanzien van de invordering tussen de publiekrechtelijke en de privaatrechtelijke vorderingen is, dat de gemeente bij vorderingen uit hoofde van publiekrechtelijke heffingen het recht heeft van parate executie. Dit betekent dat de gemeente zonder tussenkomst van de rechter dwangmaatregelen kan treffen.

Voor de publiekrechtelijke vorderingen geldt als belangrijkste wettelijk voorgeschreven kader de Invorderingswet 1990 en de daarbij behorende Uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990. Deze wet geldt in beginsel alleen voor rijksbelastingen, maar is in de Gemeentewet met artikel 231 ook grotendeels van toepassing verklaard op gemeentelijke belastingen en heffingen.

Op het in rekening brengen van kosten van invordering is de Kostenwet invordering rijksbelastingen als verplicht wettelijk kader van toepassing.

Met ingang van 1 juli 2009 is de vierde Tranche Algemene Wet bestuursrecht (hierna: AWB) in werking getreden. Via deze vierde tranche wordt een algemene regeling op het gebied van betaling en invordering van geldschulden aan en door bestuursorganen geregeld. Door de inwerkingtreding van deze wet zijn de Invorderingswet 1990 en de Kostenwet invordering rijksbelastingen aangepast. Door een aanpassingswet is de bijzondere formele wetgeving in overeenstemming gebracht met de inhoud, het systeem en terminologie van de vierde tranche AWB. Dit betekent dat de AWB leidend is tenzij er specifieke bepalingen zijn opgenomen in een betreffende verordening ten aanzien van de betaling van geldschulden.

Verder is het ook van belang om te vermelden dat landelijk een Leidraad invordering is opgesteld vanuit het Ministerie van Financiën. Deze Leidraad is een belangrijk referentiekader voor de gemeentelijke invorderingswerkzaamheden, zoals beschreven in deze notitie. In gevallen waarin deze notitie niet voorziet, zal de landelijke Leidraad invordering worden gevolgd.

Voor de privaatrechtelijke vorderingen gelden het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en het Burgerlijk Wetboek (BW) als wettelijke kader. De gemeente heeft hierbij geen bijzondere bevoegdheden ten opzichte van andere natuurlijke en rechtspersonen ter zake van de invordering, zoals dat bij publiekrechtelijke vorderingen wel het geval is. Eén van de belangrijkste gevolgen hiervan is, dat de gemeente in het invorderingsproces geen recht van parate executie heeft (tenzij hypotheek- of pandrecht is gevestigd), maar gewoon gebruik zal moeten maken van gerechtsdeurwaarders en gerechtelijke vonnissen.

Naast de geldende wetgeving die specifiek is gericht op de vorderingen moet ook rekening worden gehouden met de AWB . Ook dient de ambtenaar verantwoordelijk voor invordering de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht te nemen. Ook als sprake is van privaatrechtelijke handelingen (beslag, executoriale verkoop en dergelijke).

Afgezien van de algemene bepalingen rond betalingstermijnen, automatische incasso en kwijtschelding in belastingverordeningen, zijn geen specifieke regels (schriftelijk) vastgelegd ten aanzien van de invordering.

2.1 Algemene opmerkingen en uitgangspunten:

In dit invorderingsbeleid wordt de algemene lijn weergegeven ten aanzien van hoe te handelen bij de invordering. Daarbij zal moeten worden gewerkt binnen de juridische kaders die hiervoor zijn geschetst. Daar waar zich specifieke omstandigheden voordoen waarin dit beleid niet voorziet, wordt verwezen naar de ter zake doende wet- en regelgeving en eerdergenoemde leidraad van het Ministerie van Financiën.

Zowel voor publiekrechtelijke als privaatrechtelijke vorderingen geldt het principe dat elke vordering, hoe klein ook, wordt ingevorderd. Redenen hiervoor zijn het beginsel van gelijke behandeling van de (belasting)betaler en het “uitstralings”-karakter door duidelijk te laten blijken dat de gemeente iedere vordering bewaakt en volledige inning nastreeft.

De kwaliteit van de nota is van groot belang om het proces van invordering soepel te laten verlopen. De kennisgeving en omschrijving op de nota maar ook de tenaamstelling en adressering moet juist zijn. Ook de tijd die zit tussen kennisgeving en facturatie is belangrijk. Deze moet zo kort mogelijk zijn om te voorkomen dat debiteuren geen rekenschap meer houden met een nota.

Het kan voorkomen dat er onjuistheden op een nota staan. Hieronder is per vorderingssoort aangegeven wat een debiteur kan doen.

In de navolgende paragrafen wordt nader ingegaan op de onderdelen van het invorderingsproces. In paragraaf 13 van dit beleid wordt het proces in samenvattende vorm weergegeven.

2.2.1 Publiekrechtelijke vorderingen

Betaling vindt plaats:

• •

  Direct op het moment van het doen van de (mondelinge) kennisgeving (bijvoorbeeld bij reisdocumenten) of;

• •

  Binnen 30 kalenderdagen: schriftelijk gedaan, op het moment van uitreiken van de kennisgeving, dan wel in geval van toezending daarvan.

2.2.2 Privaatrechtelijke vorderingen

Betaling vindt plaats binnen 30 kalenderdagen, tenzij bij overeenkomst/verordening anders is bepaald. Hiervoor geldt niet de mogelijkheid om te betalen via automatische incasso. Als is overeengekomen dat een nota in termijnen kan worden betaald en een vervaldatum wordt overschreden, dan geldt daarvoor de hierna beschreven vervolgprocedure.

2.3 Signalering te late betaling eerste herinnering

Het volgende is van toepassing.

2.4 Vervolgactie om de vordering te incasseren, 2e herinneringsbrief

Een tweede herinneringsbrief volgt als er nog niet is betaald. Bij publiekrechtelijke vorderingen wordt dit een aanmaning genoemd. Het volgende is van toepassing.

2.5 Telefonisch of contact per e-mail

Wanneer de debiteur niet betaalt na 2e herinnering of aanmaning wordt getracht vòòr het moment van overdragen van de vordering, telefonisch of per e-mail contact te leggen met de debiteur. Dit contact blijkt in de praktijk een effectief middel te zijn om een nalatige betaler alsnog tot betalen te bewegen. Het contact wordt vanuit Financiën gelegd of indien nodig, vanuit de afdeling waar de kennisgeving/ factuur is opgesteld. Financiën zal daartoe de betreffende afdeling informeren en indien nodig afspraken maken met de afdeling. Coördinatie en opvolging van deze contacten wordt gedaan en ook vastgelegd in de administratie door een medewerker van de administratie.

Het kan voorkomen dat het niet zinvol wordt geacht om verdere invordering via dwanginvordering voort te zetten, bijvoorbeeld omdat de verhaalsmogelijkheden bijzonder klein worden geacht. Dan kan overwogen worden om de vordering als oninbaar te beschouwen en af te boeken. Dit moet dan wel gemotiveerd worden vastgelegd en worden geaccordeerd door de budgethouder. Uitgangspunt is overigens wel dat alleen in uiterste gevallen tot oninbaar verklaring wordt overgegaan. Zie ook hoofdstuk 2.9 en 2.10.

2.6 Uitzondering op versturen van een tweede herinneringsbrief

Toezending van een tweede herinnering of aanmaning blijft in de volgende situaties achterwege:

• •

  Aan een vordering op grond van artikel 19 van de Invorderingswet behoeft geen aanmaning of tweede herinnering te zijn voorafgegaan als deze vordering wordt gedaan via de curator in een faillissement;

• •

  In het geval van versnelde executie (artikel 10 en 15 van de Invorderingswet) kan verzending van een aanmaning of tweede herinnering achterwege blijven;

• •

  Als sprake is van een betalingsregeling, voor zover die ook wordt nageleefd. Zie voor betalingsregelingen artikel 8 van deze beleidsregels.

2.7 Dwanginvordering

Mocht eerdere communicatie niet tot betaling leiden of mocht er geen contact mogelijk zijn en verdere invordering wordt zinvol geacht, dan wordt het proces van dwanginvordering in gang gezet.

Zowel de publiekrechtelijke als privaatrechtelijke vorderingen worden vanaf het moment van dwanginvordering uitbesteed aan een deurwaarder c.q. incassobureau waar hiertoe door de gemeente een contract mee afgesloten is.

2.8 Verhaal van invorderingskosten

2.9 Oninbaar verklaring

Vorderingen waarvan wordt overwogen af te zien van verdere invordering of waarvan verdere invordering onmogelijk is, worden op voorstel van de medewerker debiteurenadministratie schriftelijk voorgedragen om oninbaar te verklaren. Dit voorstel moet worden geaccordeerd door afdelingshoofd Financiën en vergt goedkeuring van het afdelingshoofd waar de inning speelt. Een besluit tot oninbaar verklaring van een vordering boven de € 5.000 moet door het college van B&W worden genomen.

Oninbaar verklaringen worden administratief niet gecorrigeerd met een creditnota. Creditnota’s worden gemaakt en verzonden aan debiteuren als gebleken is dat vorderingen (deels) onterecht of onjuist waren.

De daartoe strekkende besluiten ontheft de medewerker administratie van de wettelijke plicht verdere pogingen tot invordering te doen, waarna de betreffende vorderingen in de financiële administratie worden afgeboekt. De schriftelijke stukken worden bij de afboeking gevoegd in de administratie.

2.10 Betalingen en betalingsregelingen

2.11 Kwijtschelding gemeentelijke belastingvorderingen

Wanneer de belastingplichtige niet beschikt over vermogen of betalingscapaciteit, kan een verzoek tot kwijtschelding worden ingediend voor het gehele op de gecombineerde belastingaanslag vermelde bedrag. Het aanvragen van kwijtschelding gaat via een kwijtscheldingsformulier dat ingediend moet worden bij Sabewa. Ook de beoordeling en het besluit loopt via Sabewa op basis van de Leidraad kwijtschelding Sabewa Zeeland.

2.12 Invorderingsrente/wettelijke rente

Er wordt bij de gemeente Reimerswaal geen rente in rekening gebracht. Een gemeente mag c.q. kan wettelijke rente in rekening brengen. Uit efficiencyoverwegingen wordt dit niet gedaan, zolang de vordering in handen is van de gemeente. De administratieve last die hier in het algemeen mee is gemoeid, weegt niet op tegen de opbrengst van dergelijke maatregelen. Zodra de invordering over is gedragen aan een incassobureau/deurwaarder, wordt wel de wettelijke rente van toepassing verklaard.

Informatievoorziening rond de invordering komt in diverse vormen voor. Hierna wordt op de van belang zijnde informatie nader ingegaan.

3.1 Overleg met medewerker administratie en afdelingshoofd Financiën

Per 2 maanden vindt er overleg plaats tussen de medewerker die belast is met de invordering en het afdelingshoofd Financiën aan de hand van de ouderdomsanalyse van de openstaande vorderingen. Aan de hand van dit overzicht wordt de voortgang van de invordering beoordeeld, de stand van zaken van herinneringen en aanmaningen, incassozaken en worden eventueel nader te treffen maatregelen afgesproken. De voortgang op de invordering wordt per open post vastgelegd in de administratie.

3.2 Overleg met incassobureau

Maandelijks worden de ter incasso aangeboden vorderingen gecheckt op voortgang door de medewerker die belast is met de invordering en waar nodig wordt het incassobureau gecontacteerd. Daarbij wordt de voortgang van de invordering besproken, wordt ingegaan op specifieke debiteuren en wordt de stand van zaken rond de afdrachten aan de gemeente aan de orde gesteld. De voortgang op de invordering wordt per open post vastgelegd in de administratie.

3.3 Tussentijdse interne informatievoorziening

Afdelingshoofden worden per 2 maanden geïnformeerd over de stand van de openstaande vorderingen. Het college van B&W wordt jaarlijks op hoofdlijnen geïnformeerd over de stand van zaken van invordering van verschuldigde bedragen aan de gemeente Reimerswaal.

3.4 Jaarstukken

Voor de posten die nog niet definitief worden afgeboekt, maar waarvan de invorderbaarheid sterk wordt betwijfeld, wordt een voorziening debiteuren gevormd. Deze voorziening wordt als volgt bepaald:

• 1.

  Voor alle openstaande vorderingen over belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van een historisch percentage (bepaald op grond van ervaringscijfers) voor oninbaarheid. De gegevens hiervoor worden ook aangeleverd door de gemeenschappelijke regelingen die namens de gemeente, vorderingen hebben uitstaan.

• 2.

  Voor de overige openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een historisch percentage (bepaald op grond van ervaringscijfers) voor oninbaarheid of een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Om tijdig vorderingen te kunnen verwerken, wordt gebruik gemaakt van de in het financiële systeem vastgelegde gegevens van debiteuren. Deze gegevens bevatten NAW-gegevens, BSN (bij particulieren) en bankgegevens. De registratie is noodzakelijk om de wettelijke taak goed uit te kunnen voeren.

Medewerkers van de gemeente Reimerswaal die toegang hebben tot de financiële applicatie, kunnen bij deze gegevens. Het geven van toegang tot het financiële systeem en toekennen van de rollen verloopt via applicatiebeheer binnen de afdeling Financiën. Deze functie ziet erop toe dat alleen medewerkers die de wettelijke taak van facturatie en invordering moeten uitvoeren dan wel toezicht moeten houden op deze taak, toegang krijgen tot de betreffende gegevens.

Met Gemeenschappelijke Regeling SABEWA, is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De Invordering van Gemeenschappelijke Regeling De Bevelanden heeft betrekking op de Wet Inkomen en Zorg. Dit is een gedelegeerde taak waardoor geen verwerkersovereenkomst nodig is.

Met de deurwaarder/ incassobureau is een verwerkersovereenkomst afgesloten.