Controleverordening Rozendaal 2024

Geldend van 12-09-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024

Intitulé

Controleverordening Rozendaal 2024

De raad van de gemeente Rozendaal, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 januari 2024

Besluit:

vast te stellen de navolgende:

Vast te stellen de Controleverordening Rozendaal 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant

  • een door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

  • b.

    Accountantscontrole

  • de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant.

  • c.

    de rechtmatigheidsverantwoording

  • met ingang van het verslagjaar 2023 geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening. De stellige uitspraken van de commissie BBV in de Kadernota rechtmatigheid zijn daarbij leidend. De rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van de jaarrekening zodat het huidige kwaliteitsniveau van de controle op rechtmatigheid geborgd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af bij de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt.

  • d.

    Deelverantwoording

  • een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

  • e.

    Goedkeuringstolerantie

  • een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.

  • f.

    verbijzonderde interne controle

  • De verbijzonderde interne controle heeft als doel om namens het college, onafhankelijk van het voor de uitvoering van (financiële) processen verantwoordelijk management, vast te stellen of de interne controlemaatregelen binnen de processen zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant vindt eenmaal per raadsperiode plaats.

  • 2. De raad stelt voordat met de accountant een overeenkomst wordt aangegaan het programma van eisen vast.

  • In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

  • 3. De raad kan in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant, specifieke aandacht vraagt voor onderwerpen. Hierbij kunnen afwijkende rapporteringstoleranties afgesproken worden.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

  • 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de senior beleidsmedewerker financiën.

Artikel 5. Informatieverstrekking door college

  • 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

  • 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan de raad.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

  • 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde verbijzonderde interne controle.

Artikel 6. Toegang tot informatie

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld daarvan in de jaarrekening als de verantwoording van het college omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de gemeentesecretaris en de senior beleidsmedewerker financiën.

  • 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

HOOFDSTUK V. SLOTBEPALINGEN

Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De controleverordening gemeente Rozendaal d.d. 16 mei 2023 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treed.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2024. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Rozendaal 2024.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 19 maart 2023

Klaas Schaap,

griffier

Ester Weststeijn,

burgemeester