Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

• 1. In dit besluit en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  Algemeen Bestuur:	het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland;
  archiefbescheiden:	archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c, lid 1-4, van de wet,zijnde het geheel van op één of meerdere informatiedragers vastgeleg­de met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of ge­creëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen;
  archiefbesluit:	het archiefbesluit 1995;
  archiefbewaarplaats:	de overeenkomstig artikel 40 van de wet, artikel 40, derde lid, van de regeling en artikel 2 van deze verordening voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;
  archiefruimte:	een ruimte, als bedoeld in artikel 1 onder e van de wet, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
  archiefregeling:	de Archiefregeling;
  archiefverordening:	de Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland 2023;
  archivaris:	de benoemde archivaris, overeenkomstig artikel 40, tweede lid, en artikel 32, eerste en tweede lid, van de wet;
  beheerder:	degene die ingevolge deze verordening is belast met het beheer van archiefbescheiden van Holland Rijnland, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
  Dagelijks Bestuur:	het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland;
  deelnemers:	de deelnemers, bedoeld in artikel 1, onder c, van de regeling;
  secretaris/directeur:	de secretaris/directeur van Holland Rijnland;
  Holland Rijnland:	het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, zoals bedoeld in artikel 2 van de regeling;
  Informatiebestand:	archiefbescheiden en documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
  informatiesysteem:	systeem van documentatie, procedures apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
  regeling:	de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland;
  selectielijst:	de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen;
  wet:	de Archiefwet 1995.

• 2. Dit besluit is mede van toepassing op archiefbescheiden die op grond van de voor Holland Rijnland geldende selectielijst(en) voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij bij dit besluit anders in bepaald.

• 3. Dit besluit is mede van toepassing op digitale archiefbescheiden.

Artikel 3. Verantwoordelijkheid informatievoorziening

• 1. De secretaris/directeur is belast met de informatievoorziening binnen het openbaar lichaam betreffende de door het openbaar lichaam uitgevoerde taken alsmede met het beheer van archiefbescheiden van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. De secretaris/directeur kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 8. Identificering van archiefbescheiden

• 1. De secretaris/directeur draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de daarbij behorende informatie, blijkt:

  • a.

    wanneer en door wie het document is ontvangen of opgemaakt;

  • b.

    wie de afzender of vervaardiger is;

  • c.

    op welke taak het document betrekking heeft;

  • d.

    wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en

  • e.

    wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2. Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 10. Ordening en toegankelijkheid

• 1. De secretaris/directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, waarvan de ordeningsstructuur is vastgelegd in een overzicht als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

• 2. De secretaris/directeur draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.

Artikel 11. Vernietigbare archiefbescheiden

• 1. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale archiefbescheiden op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:

  • a.

    een beschrijving van het bestand,

  • b.

    het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen,

  • c.

    het betreffende werkproces, begin- en einddatum,

  • d.

    indien van toepassing, de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden,

  • e.

    de categorie en bewaartermijn van de van toepassing zijnde selectielijsten.

• 2. Van vernietigbare digitale archiefbescheiden worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

Artikel 18. Geheimhouding

• 1. De secretaris/directeur draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

• 2. Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het Dagelijks Bestuur slechts toegestaan aan die medewerkers, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het Dagelijks Bestuur voorwaarden verbinden.

Artikel 22. Selectie en vernietiging van archiefbescheiden

• 1. De secretaris/directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

Artikel 23. Lijst van vernietigbare archiefbescheiden

• 1. De secretaris/directeur stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, voor Holland Rijnland een lijst van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst{en).

• 2. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als verleende machtiging tot vernietiging.

Artikel 26. Taak archivaris

De archivaris is belast met:

• 1. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• 2. het opnemen, bewaren, beheren en ter beschikking stellen van de naar de gemeente archiefbewaarplaats overgebrachte archief.

Artikel 27. Openbaarheid

• 1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van de gemeente Leiden, beheert door Erfgoed Leiden en Omstreken.

• 2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook geplaatste archiefbescheiden bevinden met een afwijkend openbaarheid regime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat.

Artikel 28. Onderzoek door archivaris

• 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van Holland Rijnland. De archivaris verstrekt daaruit op zijn verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

• 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

• 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een in de producten diensten catalogus door de directeur van Erfgoed Leiden en Omstreken vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 31. Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking op het moment van publicatie, onder gelijktijdige intrekking van het Besluit informatiebeheer Holland Rijnland 2008.

• 2. Dit besluit wordt gepubliceerd op de website van Holland Rijnland.

• 3. Dit besluit wordt gepubliceerd op het blad Gemeenschappelijke Regeling.