Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR724256
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR724256/1
Handboek vervanging archiefbescheiden 2024
Geldend van 09-09-2024 t/m heden
Intitulé
Handboek vervanging archiefbescheiden 2024Burgemeester en wethouders,
Overwegende dat
- •
het “Handboek Vervanging Fysieke Documenten door Digitale Reproducties van de gemeente Best” uit 2015 niet meer voldoet aan de eisen voor vervanging van archiefbescheiden;
- •
het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven een positief advies heeft afgegeven over het vast te stellen Handboek vervanging archiefbescheiden 2024;
gelet op
- •
Artikel 7 van de Archiefwet 1995;
- •
Artikel 26 lid a en b van de Archiefregeling;
- •
Artikel 2, lid 1; artikel 6 en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.
besluiten
Het Handboek vervanging archiefbescheiden 2024 vast te stellen.
Artikel 1
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking van dit besluit onder intrekking van het besluit Handboek Vervanging Fysieke Documenten door Digitale Reproducties van de gemeente Best uit 2015.
Artikel 2
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Handboek vervanging archiefbescheiden 2024.
Handboek vervanging archiefbescheiden 2024
Substitutie van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties
Managementsamenvatting
De overheid communiceert steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer.
Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans. Het is in zulke situaties mogelijk substitutie toe te passen. Substitutie (vervanging) is het digitaliseren van analoge archiefbescheiden met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen.
Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot substitutie. Substitutie is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie die belangrijk is voor bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording. Daarom is goede uitvoering van het vervangingsproces van belang. De daaraan voorafgaande afweging leidt tot het antwoord op de vraag of, en zo ja, onder welke voorwaarden, vervanging doelmatig en doeltreffend is.
Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht plan om het gehele proces van substitutie van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze te doorlopen. Het Handboek heeft drie functies:
- 1.
Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging;
- 2.
Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk;
- 3.
Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.
De te maken keuzes hangen sterk af van de aard en het belang van de te vervangen archiefbescheiden en de werkprocessen waaruit de archiefbescheiden voortkomen. Daarom is substitutie altijd maatwerk. In dit Handboek zijn, binnen de bandbreedte van de regelgeving, systematisch alle aspecten die van invloed (kunnen) zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende reproductie opgenomen.
Hiernaast is het substitutieproces schematisch weergegeven.
1. Afwegingen van het vervangingsbesluit
1.1 Aanleiding voor vervanging
De gemeente Best wenst vervanging vanwege:
- •
Volledig digitaal werken: De gemeente Best wil volledig digitaal werken en kiest vervanging van papier boven digitalisering, omdat bij digitalisering blijven de papieren versies gelden als de originele archiefbescheiden. Wat ervoor zorgt dat de papieren versies bewaard moeten blijven.
- •
Voorkomen hybride situatie: Een nadeel van digitalisering ten opzichte van vervanging is, dat digitalisering zorgt voor een toenemende hybride situatie. Een hybride situatie brengt dubbele beheerlasten met zich mee, namelijk zowel beheer op het analoge origineel als op de digitale kopie.
- •
Slechte materiële staat: Indien archiefbescheiden in slechte materiële staat verkeren, kan vervanging noodzakelijk zijn om de gegevens veilig te stellen voor de toekomst.
Dit handboek is van toepassing op vervanging van informatie in een lopend werkproces.
1.2 Vervanging van bestaande analoge dossiers
De vervanging van bestaande dossiers die volledig analoog zijn, vereist zorgvuldige afweging. De gemeente Best neemt het besluit om analoge dossiers, zoals hierboven genoemd, niet te vervangen. De gemeente Best motiveert dit als volgt:
- •
Aanwezigheid van risico’s van informatieverlies.
- •
Kosten; zowel voor de uitvoering van het vervangingsproces als voor het beheer van de digitale reproducties.
- •
Indien archiefbescheiden een geheel vormen met al analoge overgebrachte archiefbescheiden ontstaat er door vervanging een hybride archief. De gemeente Best werkt sinds 2010 geheel digitaal. De archieven tot 2009 zijn of worden analoog overgedragen.
1.3 Hybride processen
Vanaf circa 1980 is er sprake van hybride archieven, waarbij een dossier bestaat uit analoge en digitale archiefbestanden. Het beheer van hybride processen is complex. Vandaar dat de gemeente Best niet kiest voor hybride processen. De gemeente Best kiest ervoor dat dossiers vanaf 2010 volledig digitaal worden gearchiveerd. Hierbij is de dossieropbouw digitaal. Daar waar analoge archiefbescheiden worden aangeleverd worden deze vervangen door digitale archiefbescheiden.
1.4 Context van de te vervangen archiefbescheiden
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin de archiefbescheiden zijn ontstaan. Deze context moet na vervanging toegankelijk blijven. Daarom legt de gemeente Best vast in welke context de te vervangen archiefbescheiden zijn ontstaan. Dit doet de gemeente door metadata bij te houden en deze metadata te koppelen aan de te vervangen archiefbescheiden. Welke metadata bijgehouden moet worden, vermeldt de gemeente in een metadataschema.
Het college van B&W van de gemeente Best heeft een metadataschema vastgesteld op 21 april 2020. Het metadataschema van de gemeente Best is opgenomen in 9.1 Bijlage 1: Metadataschema.
1.5 Uitzonderingen op vervanging
Er kan aanleiding zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging. Vandaar dat binnen de gemeente Best de volgende uitzonderingen op vervanging gelden:
- •
Bijzondere archiefbescheiden met betrekking tot historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;
- •
De verschijningsvorm van de archiefbescheiden geven onvervangbare (historische) contextuele informatie (bijvoorbeeld foto’s, geur, opgedrukte zegels of afwijkend papierformaat);
- •
Hoge ouderdom en/of zeldzaamheidswaarde van het origineel. In praktijk zullen archiefbescheiden van vóór 1850 niet vervangen worden;
- •
Relevante wet- en regelgeving. Soms is voorgeschreven dat archiefbescheiden in hun papieren vorm overlegd moeten worden aan controlerende of toetsende instanties, zoals de belastingdienst, de rechtbank of de Europese Unie.
2 Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
Artikel 6 Archiefbesluit 1995 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave is van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom zijn criteria van toepassing op de technische en visuele kwaliteit van de digitale reproducties (scans). Bij het toepassen van Optical Character Recognition (OCR) is dit eveneens het geval.
2.1 Technische criteria
De gemeente Best houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande technische criteria:
- •
Scannen op full-color RGB op 24 bits/pixel.
- •
De helderheid, kleuren en tint van de reproductie (de scan) komt overeen met het origineel. Er mogen ten opzichte van het analoge document geen zichtbare afwijkingen in kleurechtheid zijn.
- •
De scans hebben een minimale scherpte van 5 lp/mm.
- ○
De scherpte van de scan is vergelijkbaar met het origineel.
- ○
- •
De scans hebben een resolutie van minimaal 300 PPI.
- ○
A4 en groter zijn gescand op minimaal 300 PPI
- ○
Gescande afbeeldingen kleiner dan A4 formaat houden na uitvergroting op A4 een resolutie van 300ppi over
- ○
De afmetingen komen overeen met het origineel.
- ○
- •
Gedurende de digitaliseringswerkzaamheden wordt de scanafbeelding ongecomprimeerd of lossless gecomprimeerd opgeslagen.
- ○
Let op: TIFF met JPEG compressie is lossy compressie; dit is dus niet toegestaan. TIFF uncompressed en TIFF LZW zijn wel toegestaan.
- ○
- •
De scans worden aangeleverd als PDF/A
2.2 Visuele criteria
De gemeente Best houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande criteria:
- •
Dossiers zijn op documentniveau gescand.
- •
Alle documenten zijn gescand.
- ○
Bijlagen zijn gescand als afzonderlijke documenten.
- ○
- •
Van elke bladzijde is de voor- en de achterzijde gescand.
- •
Hierbij zijn geen blanco pagina’s aanwezig.
- •
Het document is volledig gescand.
- ○
Er is geen informatieverlies opgetreden
- ○
Alle letters, cijfers en leestekens zijn leesbaar en er zijn geen letters, cijfers, leestekens of lijnen onderbroken.
- ○
Er ontbreekt geen informatie die aan de rand van het document was vermeld.
- ○
Er zijn geen beelden gecropt of incompleet.
- ○
- •
De opgeleverde scanbestanden zijn in een direct leesbare stand gedraaid.
- ○
Het beeld staat recht.
- ○
- •
Er zijn geen randen toegevoegd.
2.3 Criteria OCR
De gemeente Best houdt zich bij het toepassen van OCR tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande criteria:
- •
OCR wordt als een onzichtbare laag als multilaags PDF weggeschreven
- •
Documenten met OCR zijn opgeleverd in PDF/A 2b.
3 Keuze van de technische infrastructuur
De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit is mede afhankelijk van de technische infrastructuur. De technische infrastructuur is het deel van de ICT-infrastructuur dat is gericht op de toepassing van systemen en software. Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de apparatuur en de software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft. Vandaar dat de keuze van de gewenste apparatuur en software in dit hoofdstuk wordt vastgelegd.
De gemeente Best heeft bij de keuze voor merk, type en standaardinstellingen van de apparatuur, eventuele randapparatuur en de software de in hoofdstuk 2. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit genoemde criteria meegenomen in haar keuze. De scanners zijn ingesteld aan de hand van die criteria. De technische specificaties voor de scanners van de gemeente Best zijn opgenomen in 9.2 Bijlage 2: Technische specificaties scanners.
4 Bepalen van de reproductiewijze
De keuzes ten aanzien van de reproductiewijze moeten op grond van artikel 26b sub e van de Archiefregeling in dit vervangingshandboek beschreven worden; ”De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk”.
De voorbereidingshandelingen zijn bepalend voor wat wel of niet zichtbaar is op de digitale reproducties. Vandaar dat de gemeente Best de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het digitaliseren van archiefbescheiden:
- •
Bij het ontvouwen worden documenten gladgestreken om er zeker van te zijn dat er geen stukken dubbelgevouwen in de scanner komen.
- •
Bij het afsnijden van de rug van bijvoorbeeld een rapport wordt er niet te ruim weggesneden, dit om te voorkomen dat er tekst of andere informatie wegvalt.
- •
Dikkere stapels papier worden losgeschud zodat pagina’s niet aan elkaar blijven plakken en daardoor ongescand blijven.
Sommige archiefbescheiden vereisen extra zorgvuldigheid en vergen meer voorbewerking voor het digitaliseren dan andere archiefbescheiden. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:
- •
Afwijkend papierformaat: Scannen is het meest efficiënt als meer documenten in één keer kunnen worden doorgevoerd. Dit is alleen mogelijk als alle documenten in de stapel hetzelfde formaat hebben. Afwijkende formaten moeten altijd handmatig worden ingevoerd
- •
Documenten met nietjes: Nietjes beschadigen de scanner. Documenten moeten daarom voor het scannen ontdaan zijn van nietjes.
- •
Documenten met plastic: Plastic beschadigt de scanner. Documenten moeten voor het scannen ontdaan zijn van plastic.
- •
Slechte materiële staat van het document: Documenten die in slechte staat verkeren zijn moeilijker in te scannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan oude bouwtekeningen.
- •
Papiersoort: Als de papiersoort ruw is kan de tekst op de scan “gebroken” overkomen. Daarnaast kan de scanner moeite hebben met de doorvoer van afwijkende papiersoorten.
- •
Doorschijnendheid: Het kan voorkomen dat het document dat gescand moet worden zo dun is dat de ene kant van de pagina aan de andere kant zichtbaar is. De scanner kan beide beelden oppikken, waardoor de tekst in de scan niet voldoende leesbaar wordt.
- •
Afwijkende stand van de tekst: Normaal gezien staat de tekst zo op papier dat de tekst parallel aan de korte kanten van het papier loopt. Als de tekst langs de lange kanten van het papier is georiënteerd, is het draaien van de beelden na het scannen noodzakelijk.
- •
Lettergrootte en stijl: Tekst met een lettertype dat kleiner is dan achtpunts kan onleesbaar worden in een gescande afbeelding. Daarnaast kunnen gestileerde fonts onleesbaar worden bij het scannen.
- •
Marges: Informatie die dicht tegen de rand van de pagina staat (binnen 6 mm) kan verloren gaan bij het scannen.
- •
Documenten geprint op een matrixprinter: Documenten geprint op een matrixprinter kunnen soms moeilijk gescand worden omdat de tekst/leestekens door de scanner als op losse delen worden geïnterpreteerd.
- •
Documenten geprint tegen een achtergrondafbeelding: Tekst geprint op een achtergrond kan mogelijk onvoldoende worden gereproduceerd, omdat de scanner het onderscheid tekst -achtergrond moeilijk kan bepalen.
- •
Negatiefbeelden: Scanners zijn ingesteld voor het herkennen van donkere tekst op een lichte achtergrond. Als het document lichte tekst op een donkere achtergrond bevat, kan het zijn dat de scanner problemen ondervindt bij het herkennen van het beeld.
Onderstaand is het gebruik van de scanners gedefinieerd.
- •
Processen die door burgerzaken worden afgehandeld worden gescand met de scanner op burgerzaken.
- •
Processen die via corsa lopen met behulp van de scanner op DIV
- •
Overige processen worden verwerkt met de multifunctionals.
(Zie bijlage 2 voor merk, types en specificaties)
5. Inrichten van kwaliteitsprocedures
Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, zijn interne kwaliteitsprocedures vereist. Artikel 3 Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Artikel 26b sub f en h van de Archiefregeling schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures. De gemeente Best voert interne controles uit op de kwaliteit van de vervanging. Deze controles worden in dit hoofdstuk besproken.
Door middel van het toepassen van de PDCA (plan-do-check-act cyclus) verbetermethode vindt er bij de gemeente Best foutenherstel plaats. In 9.3 Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is.
Het kan voorkomen dat archiefbescheiden niet vervangen kunnen of mogen worden. Dit wordt beoordeeld door de medewerker met de rol uitvoerend medewerker vervangingsproces (medewerker DIV) in samenspraak met de proceseigenaar vervangingsproces (senior medewerker DIV). Als analoge archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden door digitale reproducties, dan registreert de medewerker DIV de archiefbescheiden in het DMS/RMA met een verwijzing naar de fysieke plaatsing en vermeldt daarbij dat de archiefbescheiden niet vervangen konden worden. De archiefbescheiden worden in de archiefruimte bewaard en vanuit daar toegankelijk gesteld.
5.1 Periodieke controle scanapparatuur
De gemeente Best controleert de scanapparatuur periodiek. Fouten die door de controle zijn opgemerkt worden door de gemeente hersteld. De gebruikte scanapparatuur en software wordt maandelijks gecontroleerd en gekalibreerd.
Hierbij wordt gecontroleerd of:
- 1.
De instellingen van de scanner kloppen (bijv. verscherping, croppen en kalibratie)
- 2.
De instellingen van de software kloppen (bijv. bestandsformaat, kleur en ruis).
Daarnaast worden tijdens deze controle schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes of strepen veroorzaken op de scanafbeelding.
Voor het schoonmaken van de scanner wordt door de gemeente Best de volgende procedure gevolgd.
- •
Schakel de scanner uit.
- •
Open de klep aan de voorkant
- •
Verwijder het papier uit de papiertoevoer.
- •
Veeg het stof met het microvezeldoekje uit de papiertoevoer.
- •
Veeg de glasplaten schoon met het microvezeldoekje. Als een van de glasplaten hardnekkige vlekken bevat, gebruik dan de speciale spray op het doekje en veeg de glasplaat schoon.
- •
Maak de rollertjes schoont met het andere microvezeldoekje.
- •
Maak de buitenkant van de scanner schoon met een zachte, schone doek. Bij hardnekkige vlekken eventueel een mild schoonmaakmiddel gebruiken.
De procedure wordt ook tussentijds uitgevoerd als blijkt dat de scanner verontreinigd is.
5.2 Toetsen van de beeldkwaliteit
De gemeente Best voert eens per kwartaal steekproefsgewijs controles uit om te controleren of de scans voldoen aan de in Hoofdstuk 2. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit genoemde criteria. Fouten die uit de controle naar boven komen worden door de gemeente hersteld. Zowel een technische controle als visuele controle is noodzakelijk om alle relevante eigenschappen van de digitale reproducties te controleren.
Bij de bepaling van de omvang en frequentie van de steekproef moet een risicoafweging gemaakt worden. Daarom gebruikt de gemeente Best de AQL-methodiek voor het bepalen van de steekproefgrootte en de foutmarge.
De AQL-methodiek maakt het mogelijk om te bepalen welke steekproefgrootte tot betrouwbare resultaten leidt en welke norm gehanteerd moet worden voor acceptatie en afkeuring. Figuur 11 laat zien welke steekproefgrootte er bij welke hoeveelheid moet worden toegepast. Bijvoorbeeld, wanneer de gemeente 600 documenten wil vervangen, moet de gemeente een steekproefcontrole uitvoeren op 80 documenten.
Vervolgens wordt met onderstaande tabel bepaald wat de batchgrootte is en de acceptatie van de foutmarge.
Indien de marge wordt overschreden wordt de batch opnieuw gescand. We gebruiken inspectielevel II met een foutmarge van 4% voor minor defects en 2,5% voor major defects. Critical defects zijn niet toegestaan.
We hanteren de hiernavolgende tabel.
|
Constatering |
Beoordeling |
Conclusie |
|
Bestand is niet in .tiff of archiefwaardige .pdf gescand |
Critical defect |
Niet goedkeuren |
|
Er is niet gescand op 300 dpi of hoger |
Critical defect |
Niet goedkeuren |
|
Niet alle pagina’s van het document zijn aanwezig of van de bijlage(n) |
Major defect |
Batch opnieuw bij 6 fouten |
|
Voor- en achterkant zijn compleet gescand maar het document bevat lege bladzijden |
Minor Defect |
Batch opnieuw bij 8 fouten |
|
Rotatiefouten |
Minor Defect |
Batch opnieuw bij 8 fouten |
|
De afmetingen komen niet overeen met het origineel |
Minor Defect |
Batch opnieuw bij 8 fouten |
|
De kleinste details zijn niet leesbaar gescand |
Major defect |
Batch opnieuw bij 6 fouten |
|
De scherpte van het beeld is niet vergelijkbaar met het origineel |
Major defect |
Batch opnieuw bij 6 fouten |
|
De scan bevat strepen of ezelsoren |
Minor Defect |
Batch opnieuw bij 8 fouten |
6. Opstellen en vaststellen van het vervangingsbesluit
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, waarmee belanghebbende(n) de gelegenheid geboden wordt om bezwaar te maken tegen het besluit. Vervanging kan dus pas als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren zijn definitieve uitspraken gedaan. De gemeente Best publiceert het vervangingsbesluit via https://www.officielebekendmakingen.nl. In bijlage 9.4 is het model vervangingsbesluit opgenomen.
7. Uitvoeren van het vervangingsbesluit
De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering. Daarom is het essentieel dat de bij het proces betrokken medewerkers, zie 9.3 Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden, bekend zijn met het handboek vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken. De gemeente Best zorgt ervoor dat betrokken medewerkers bekend zijn met het vervangingshandboek en voorziet iedere betrokken medewerker van een instructie over het vervangingsproces.
7.1. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Artikel 26b sub 9 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager verplicht is een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
De snelheid van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden is afhankelijk van de doorlooptijd van de kwaliteitstoetsing en de aard van de vervangen archiefbescheiden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de vernietiging bij doorlopende vervanging en vernietiging bij vervanging achteraf. De gemeente Best past doorlopende vervanging toe. Bij doorlopende vervanging van actuele informatiestromen wordt na het uitvoeren van de benodigde kwaliteitscontroles de archiefbescheiden vernietigd. De gemeente Best voert de vervanging eens per kwartaal uit.
7.2 Verklaring van vervanging
Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van vervanging opstellen. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:
- •
Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden.
- •
De grondslag op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit).
- •
Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden.
8. Beheren, onderhouden en herzien van het vervangingsproces
Wet- en regelgeving en technologische veranderingen kunnen ertoe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces. De gemeente Best controleert jaarlijks of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen.
8.1 Kleine wijzigingen
Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Deze kleine veranderingen worden door de gemeente Best bijgehouden in een logboek, zie 9.7 Bijlage 7: Logboek kleine veranderingen. De gemeente Best stelt het RHCe op de hoogte bij het doorvoeren van kleine veranderingen. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
8.2 Grote wijzigingen
Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. De gemeente Best zal bij de volgende wijzigingen een nieuw vervangingshandboek en een nieuw vervangingsbesluit opstellen:
Als sprake is van veranderingen in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld.
- •
Als sprake is van een sterk gewijzigd (e) (perceptie van het) belang van de betreffende archiefbescheiden bij de zorgdrager.
- •
Als er nieuwe vervangingsprocessen worden toegevoegd.
- •
Als de werkwijze of de volgorde van de handelingen binnen het vervangingsproces aanzienlijk wijzigt.
- •
Als er sprake is van wijzigingen in de technische infrastructuur die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures.
9. Bijlagen
9.1 Bijlage 1: Metadataschema
Het vastgestelde metadataschema is geregistreerd in Corsa onder nummer BL20-01762 en omvat onderstaande onderdelen.
|
metagegevensschema |
||
|
Naam |
Identificatiekenmerk |
|
|
ElementID TMLO |
2. |
|
|
Definitie |
Uniek kenmerk van een record |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Uniek kenmerk van een recordzoals daaraan toegekend door de archiefvormende organisatie. Een uniekeidentificatie is rand voorwaardelijk om records van elkaar te kunnen onderscheiden. |
|
|
Waardenverzameling |
HetIdentificatiekenmerk isopgebouwd uit drie delen, gescheiden door een liggend streepje, achtereenvolgens:
|
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
NL-K17272669/31789534 |
|
|
|
||
|
Naam |
Naam |
|
|
ElementID TMLO |
4. |
|
|
Definitie |
Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving (titel) van hetrecord |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Verwerk in de naam van het record bijvoorbeeld de processtap die tot hetrecord heeft geleid, bij voorkeur op basis van een naamgevingsconventie. Het wordt aanbevolen om voor de organisatie naamgevingsconventies te ontwikkelen en toe te passen. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN256 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Tweede bedenkingvan deWelstandscommissie |
|
|
|
||
|
Naam |
Dekking |
|
|
ElementID TMLO |
9. |
|
|
Definitie |
Nadere aanduiding van tijd en ruimte waarin record kan worden gepositioneerd |
|
|
Belang |
Pas toe of leguit |
|
|
Toelichting |
Dit gegevenmaakt het mogelijk het record in tijd en plaats af te bakenenten aanzien van het vastgelegde bewijs van de transactie waarop het recordbetrekking heeft. Het maakt duidelijk wanneer (tijd) en tot waar(geografisch) de werkingvan een Record zichuitstrekt. Bijvoorbeeld in geval vaneen record zijndeeen evenementenvergunning wordthier aangegeven voor welke periode en welk gebied de vergunning geldt; voor een bouwvergunning de geldigheidsduur en het pand en/of het adres waarop de vergunning betrekking heeft, etc. Het elementbestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft) |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
In tijd |
|
|
ElementID TMLO |
9.1 |
|
|
Definitie |
Geeft positionering in de tijdaan, waarin ietsvan kracht is / was dan wel bestond |
|
|
Belang |
Optioneel |
|
|
Toelichting |
In het geval van een recordzijnde een dossierbetreft dit veelalde periode waarinhet dossier behandeld of gecreëerd is, bijvoorbeeld de behandeling van een vergunningaanvraag. Voor bepaalde archiefstukken in dat dossier kan evenwel een andereperiode van toepassing zijn Betreft de periode waarover de werking vanhet record zichuitstrekt, bijvoorbeeld de looptijd (werkingsduur) van een vergunning, ontheffing, uitlening etc. Ditis wat andersdan de periodewaarin het record tot stand gekomen is. Dat wordtgeregistreerd met element12 (Event geschiedenis). Indien er vooreen record geen sprake is van eenwerkingsduur, dan wordthet subelement niet van eenwaarde voorzien. |
|
|
Waardenverzameling |
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en Datum einde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje. |
|
|
Formaat |
Nvt |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
20180229-20180531 |
|
|
|
||
|
Naam |
Geografisch gebied |
|
|
ElementID TMLO |
9.2 |
|
|
Definitie |
Geeft ruimtelijke afbakening / locatie vanrecord of werking ervanaan. |
|
|
Belang |
Optioneel |
|
|
Toelichting |
Plaatskenmerk van de zaakwaarop het archiefstuk betrekking heeft. In veel gevallen zal de aanduiding bestaan uit het adres. Bij voorkeur wordt(tevens) gebruik gemaaktvan coördinaten aangezien het coördinatenstelsel onveranderlijk is (een adres kan vernummeren of vervallen). Het heeft de voorkeur de locatie aan te duidendoor middel van een GML- string (ook in het geval vaneen punt en een geo-rechthoek) vanwege de mogelijkheden tot automatische verwerking hiervan in GIS-systemen zoals geoviewers. |
|
|
Waardenverzameling |
Adres: het BAG-adres van de desbetreffende locatie, in de volgorde straatnaam, huisnummer, -letter en toevoeging, postcode, woonplaats. Het kan ookalleen straatnaam en woonplaats of alleen woonplaats betreffen. Ook eenserie adressen (van – tot) is mogelijk. Gebiedsnaam: de naam vaneen gebied zoalsdat formeel bekendis. Geo-locatie:
|
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Beukenlaan19A, 1234ABWesterbeek Amsterdamse Waterleidingduinen 195647.000 441064.000 |
|
|
|
||
|
Naam |
Extern identificatiekenmerk |
|
|
ElementID TMLO |
10. |
|
|
Definitie |
Kenmerken, toegekend aan een record buiten de huidige beheeromgeving. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Hiermee blijven records ook onderhun andere (eerdergegeven) kenmerken bekend. Het element bestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen. |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Kenmerk systeem |
|
|
ElementID TMLO |
10.1 |
|
|
Definitie |
Naam of identificatie van externsysteem |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Betreft de aanduiding van het systeem, de gegevensverzameling, de andere opslag, de andere organisatie etc. waarin het record een rol heeftgespeeld onder eenandere identificatie. Het gaat dus om systemen in de meestbrede zin vanhet woord (niet alleenICT-systemen) die zich buiten de beheeromgeving bevinden waarin het recordbeheerd wordt. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Omgevingsdienst DeWaterlanden |
|
|
|
||
|
Definitie |
Nummer/code binnen het systeem |
|
|
ElementID TMLO |
10.2 |
|
|
Definitie |
Nummer/code binnen betreffendesysteem. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Betreft de identificatie van het recordin het anderesysteem. Bijvoorbeeld briefkenmerk van derden, met name bij samenwerking in ketens. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
123587-PD |
|
|
Naam |
Taal |
|
|
ElementID TMLO |
11. |
|
|
Definitie |
Taal van een record |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Nederlands is standaard. Een andere taal indien van toepassing |
|
|
Waardenverzameling |
Taalaanduiding uit een authorityfile; de voorkeurheeft ISO 639-2/B. |
|
|
Formaat |
Tekst (AN30) |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
dut |
|
|
Naam |
Eventgeschiedenis |
|
|
ElementID TMLO |
12. |
|
|
Definitie |
Vastlegging van het ontstaan en wijzigingen van een record |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Deze informatie ondersteunt het kunnenafleggen van verantwoording over de op het recorduitgevoerde handelingen. Het geeft de ontstaansgeschiedenis (of lifecycle, ontwikkelstadia, …) weer van het recordvanaf het ontstaan daarvan als informatieobject. Het is verplicht vastte leggen wanneereen archiefstuk is opgemaakt, een dossier is gevormd, een migratie heeft plaatsgevonden van een digitaal archiefstuk, een dossieris afgesloten. Afhankelijk van het proceswaarin het recordis ontstaan, dienen nog meer gebeurtenissen te worden vastgelegd. Alleen die gebeurtenissen wordenvermeld die specifiek zijn voor het record. Gebeurtenissen die gelden vooreen groep records, wordenalleen bij die groep (aggregatieniveau) vermeld. Zo wordt een gebeurtenis die geldt voor een dossier en alle daartoe behorende archiefstukken, vermeld bijhet record zijndehet dossier. Alledaartoe behorende records (archiefstukken) overerven deze gebeurtenis. Gebeurtenissen in het eerstedeel van de levenscyclus kunnenveelal geautomatiseerd afgeleid wordenuit een procesondersteunend systeem zoals een zaaksysteem. Van elke relevante gebeurtenis wordtde datum (of periode) vastgelegd waarop dit plaatsvond, het soort gebeurtenis, de voor de gebeurtenis verantwoordelijke functionaris en wordt een beschrijving gegevenvan de gebeurtenis. Dit vindt plaatsmet de volgende subelementen:
In sommige gevallen kunnen de metagegevens van eventplan gebruikt worden om automatisch metagegevens voor eventgeschiedenis te genereren (je plant bijvoorbeeld de openbaarmaking vanbepaalde stukken). Dit geldt zowelvoor het eventplan voorhet record (element 13) als, vooreen record zijndeeen archiefstuk, het eventplan voorde bestanden die van het record deel uitmaken (element 21.9). |
|
|
Waardenverzameling |
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft). |
|
|
Formaat |
||
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
||
|
Naam |
Datum/periode |
|
|
ElementID TMLO |
12.1 |
|
|
Definitie |
Datum ofperiode waarop/-in iets heeft plaatsgevonden. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Hier wordt vastgelegdwanneer degebeurtenis heeft plaatsgevonden die met ‘Type’ (12.2)is aangeduid. |
|
|
Waardenverzameling |
Datum en evt. tijdgebeurtenis (jjjjmmdd resp.jjjjmmddhhmmss) dan weldatum begin periode (jjjjmmdd) en Datumeinde periode (jjjjmmdd) gescheiden door een liggend streepje. |
|
|
Formaat |
JJJJMMDD resp. JJJJMMDDHHMMSS |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
”20120229” “20120229170321” ”20120229-20120531” |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
|
||
|
Naam |
Type |
|
|
ta |
12.2 |
|
|
Definitie |
Soort activiteit of gebeurtenis |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Invulling afhankelijk van het proceswaarin het recordbetrokken is (bijv.creatie, ontvangst, registratie, publicatie, verzending) en de soort van het record (archiefstuk, dossier, etc.) |
|
|
Waardenverzameling |
Te hanteren waardenlijst per soortrecord |
|
|
Formaat |
AN40 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Beschrijving |
|
|
ElementID TMLO |
12.3 |
|
|
Definitie |
Nadere omschrijving van degebeurtenis. |
|
|
Belang |
Optioneel |
|
|
Toelichting |
Betreft een toelichting op Type (12.2). Zoals wat houdtde gebeurtenis in? Wat is het resultaat van de gebeurtenis? Alleen te gebruiken indien een verduidelijking van Type (12.2) gewenst is. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
In de migratie zijn de zakenvan soort ….overgezet naar …. waarbij….. |
|
|
|
||
|
Naam |
Eventplan |
|
|
ElementID TMLO |
13. |
|
|
Definitie |
Geeft activiteitenof gebeurtenissen weerdie in de toekomst van belang zijn voorhet record |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Bepaalde activiteiten liggen van tevoren al vast, zoals overbrenging, vernietiging, verandering van openbaarheidsregime, het jaarlijkse overzetten van bestanden op een anderedrager, het periodiek controleren van de bestandsintegriteit, conversie van bestanden van een bepaald type, migratie e.d.Het is nuttigvoor deze activiteiten een eventplan in de records op te nemen, waardoor de toekomstige verandering van status kan worden beheerden – wellicht - geautomatiseerd. Alleen dieactiviteiten worden vermeld die specifiek zijnvoor het individuele record. Activiteiten die gelden voor een groeprecords op een hoger aggregatieniveau, worden alleen bij het recordop dat aggregatieniveau vermeld. Zo wordt een activiteit die geldt vooreen dossier en alle daartoebehorende archiefstukken, vermeld bij het record zijndehet dossier. Alletot dat dossier behorende records (archiefstukken) overerven deze activiteit. Zo kan voor een record zijnde eendossier één vernietigingstermijn geldendie van toepassing is op allein dat dossieraanwezige records zijnde archiefstukken. Mocht voor eenspecifiek archiefstuk in dat dossier een andere termijngelden, of moet dat archief juist overgedragen worden, dan wordtalleen bij dat ene archiefstuk in dat dossierelement 13 vanwaarden voorzien. De planning van bepaalde activiteiten, zoals vernietiging en overbrenging, kunnenveelal geautomatiseerd afgeleid worden uit een procesondersteunend systeem zoals een zaaksysteem. Dat vereist overigens wel overeenstemming in semantiek tussen procesondersteunend systeemen archiefbeheersysteem. Bij element 13 gaat hetom activiteiten die betrekking hebben op het gehele record, zoals een dossier met alle daarbij behorende archiefstukken en een archiefstuk met alle bestanden waarindat archiefstuk inhoudelijk is vastgelegd. Geplande activiteiten die specifiek betrekking hebben op eenenkel bestand, dat deel uitmaakt van een record, worden gepland met element 21.9:Event plan formaat. Dat betreft bijvoorbeeld de conversie naar een anderbestandsformaat. Migratie kan daarentegen zowelop record- als bestandsniveau plaatsvinden (voor alle bestanden van een recordresp. een specifiek bestand van een record). Van elke geplande activiteit wordtde datum (of periode) vastgelegd waarop deze geplandstaat, het soortactiviteit, de aanleiding voor de activiteit en wordt een beschrijving gegeven van de activiteit. Dit vindt plaatsmet de volgende subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft). |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Datum/Periode |
|
|
ElementID TMLO |
13.1 |
|
|
Definitie |
Datum of periode waarop/-in iets zal plaatsvinden |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Per geplande activiteit wordt een datum toegevoegd op basis vanalgemene voorschriften of specifieke besluiten. De datum van het geplande eventwordt uitgerekend op basis van de datumvan de creatievan een archiefstuk dan wel een andere aanleiding, zoals de afsluiting vaneen zaak of het vervallen van het belang,en de periode waarna de activiteit moet plaatsvinden, zoals overbrenging na 20 jaar,vernietiging na 5 jaar, einderubricering na 10 jaar. |
|
|
Waardenverzameling |
Datum en evt. tijdgebeurtenis (jjjjmmdd resp.jjjjmmddhhmmss) dan weldatum begin periode (jjjjmmdd) en Datumeinde periode (jjjjmmdd) gescheiden door een liggend streepje. |
|
|
Formaat |
JJJJMMDD (JJMMDDHHMMSS) |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
”20210229” ”20210229-20210531” |
|
|
|
||
|
Naam |
Type |
|
|
ElementID TMLO |
13.2 |
|
|
Definitie |
Soort activiteit of gebeurtenis |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Het verdient aanbeveling de typeaanduiding te ontlenen aan een waardenlijst die ook geldtvoor event-typen bij Eventgeschiedenis (element 12.2). |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN40 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Beschrijving |
|
|
ElementID TMLO |
13.3 |
|
|
Definitie |
Nadere omschrijvingvan degebeurtenis of activiteit. |
|
|
Belang |
Optioneel |
|
|
Toelichting |
Betrefteen toelichting opType (13.2). Zoalswat houdt het eventin? Wat is de (eventueel wettelijke)grondslag voor de geplande gebeurtenis? |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Vernietiging zaak(dossier) conformselectielijst categorie11.1.1 |
|
|
|
||
|
Naam |
Aanleiding |
|
|
ElementID TMLO |
13.4 |
|
|
Definitie |
Indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis of actie in gang wordt gezet |
|
|
Belang |
Optioneel |
|
|
Toelichting |
Beschreven wordtwat de aanleiding inhoudt. Bijvoorbeeld, de datum waarophet dossier wordtgesloten kan i.c.m.een bewaartermijn de aanleiding zijn voor vernietiging op een bepaalde datum. Ook kan hier vermeldworden het resultaat van het proces of de zaakdat tot het record geleidheeft en het type procesof zaaktype, als het om activiteiten alsvernietiging en overbrenging gaat.Deze combinatie bepaalt veelal de beheerhandeling en bijbehorende termijn. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Waardering |
|
|
|
||
|
Naam |
Relatie |
|
|
ElementID TMLO |
15. |
|
|
Definitie |
Element waarmee een relatie gelegd kan worden met andererecords (op verschillende aggregatieniveaus) |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
In het 1-entiteitmodel wordthet element Relatiegebruikt voor het koppelen vaneen record aanandere records op hetzelfde of een hogeraggregatieniveau. Relaties naar records op een lagerniveau hoeven daardoor niet gelegd te worden, zij zijn af te leiden uit de ‘omgekeerd’ gelegde relaties. Invullingis verplicht m.u.v.het hoogste aggregatieniveau. De meestvoor de hand liggende relatieis die van een recordzijnde een archiefstuk naar het recordzijnde het dossier waarvan dat archiefstuk deel uitmaakt. Relaties kunnentevens gelegd wordentussen dossiers vanzaken oftewel processen die successievelijk op elkaar volgden. Het gaat hier telkens om twee onafhankelijke zaken waarbij elkezaak geleid heefttot één zaakdossier. Door op deze wijzerecords aan elkaarte relateren wordtduidelijk hoe records, die ontstaan zijnbinnen een zaakof proces of in verschillende zaken of processen, zich tot elkaar verhouden. Het element bestaatuit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen. |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Relatie-ID |
|
|
ElementID TMLO |
15.1 |
|
|
Definitie |
Identificatie van het record waarnaar de relatie wordt gelegd |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
De relatie wordt gelegd doormiddel van het identificatiekenmerk van het gerelateerde record zoals eendossier (de dossiers) of een archiefstuk in een ander dossier. |
|
|
Waardenverzameling |
De identificaties van records. Ditkan de volledige identificatie zijn (inclusief land- en organisatiecode), hetgeen de voorkeur heeft,of alleen de organisatie specifieke identificatie. In het laatste gevalmoet de landelijk unieke identificatie hiervan afgeleid kunnenworden uit de combinatie van de land-en organisatiecode van het onderhavige record (element 2) met de Relatie-ID. |
|
|
Formaat |
AN/50 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
NL-K12345678-2003/Zyx/2301 |
|
|
|
||
|
Naam |
Type Relatie |
|
|
ElementID TMLO |
15.2 |
|
|
Definitie |
Nadere aanduiding van aard van de relatie |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Er bestaan diverse type relaties, zowel hiërarchisch, volgtijdelijk als functioneel. Bijvoorbeeld het archiefstuk dat deel uitmaakt van een dossier (“Maakt deel uit van”). Ook kan wordenaangegeven dat binneneen dossier het ene stukeen besluit is op het voorstel in een ander stuk ( ‘Besluit op’). En zo zijner meer typen relaties. |
|
|
Waardenverzameling |
Typeaanduiding ontlenen aan een, daartoe op te stellen, waardenlijst. Bijvoorbeeld uit de van toepassing zijnde zaaktypecatalogus of het RGBZ. |
|
|
Formaat |
AN/50 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
(Ontstaans-)context |
|
|
ElementID TMLO |
15C. |
|
|
Definitie |
De verantwoordelijken voorde creatie vanhet record en de door hen uitgevoerde activiteiten bij de creatie |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
De verwijzing naar de organisatorische context van het archiefstuk vindtin dit '1-entiteitmodel' plaatsdoor de entiteiten Actor en Activiteit (vande Richtlijn Metagegevens Overheid) en een aantal elementen daarvan op te nemen in het Record: de (sub)elementen 15C.1 resp.15C.2. Actoren en activiteiten kunnenop elk niveauvastgelegd worden, het verdient aanbeveling dit zoveel mogelijk op het niveau van Dossier te doen. Het elementis herhaalbaar d.w.z.meerdere combinaties vanactor(en) en activiteit(en) kunnen vastgelegd worden.De combinatie betreft dan de activiteit(en) die door de actor(en) is (zijn) uitgevoerd. Tevens is het mogelijk om een actor zonder activiteit en een activiteit zonderactor vast te leggen alhoewel het laatste afgeraden wordt. Het gaathier, in tegenstelling tot het elementEventgeschiedenis (12), om inhoudelijk gerelateerde activiteiten gedurende het creëren van het record, niet om recordmanagementactiviteiten. |
|
|
Waardenverzameling |
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft). |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Actor |
|
|
ElementID TMLO |
15C.1 |
|
|
Definitie |
Een organisatieof persoon verantwoordelijkvoor of betrokken bijhet opmaken, opnemenvan archiefbescheiden en/ofprocessen van informatie- en archiefbeheer. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
De organisatie of de persoon die formeel verantwoordelijk of gemandateerd is voor het creëren van het record.Op het hoogste aggregatieniveau is dit de archiefvormer. Het gaat om de verantwoordelijke vanuithet desbetreffende proces, niet voor recordmanagementactiviteiten (datwordt vastgelegd met element 12: Eventgeschiedenis). De actorwordt vastgelegd op het laagstmogelijke niveau in de organisatie, bijvoorbeeld de desbetreffende functionaris. Om te kunnenherleiden om welkeorganisatie het gaaten/of hoe de verantwoordelijkheden liggenbinnen de organisatie, verdient het aanbeveling om als actoren tevens te vermelden alle hogere aggregatieniveaus in de organisatie. Dus bijvoorbeeld ook het organisatieonderdeel waarbinnen de functionaris werkzaam is en de organisatie waarvan dat organisatieonderdeel deel uitmaakt. In dit voorbeeld is er dus sprake van drie actorenbij het record. Een variant is om hogere organisatieniveaus alleenop hogere aggregatieniveaus vast te leggen(Serie, Archief). Actoren wordenzoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogste aggregatieniveau van records. Actoren op het niveauvan een dossier wordenovererft door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoevendus niet per archiefstuk vermeld te worden. Vanuit privacyoverwegingen moet afgewogen wordenof namen van functionarissen vermeldworden of alleenhun functies. In het laatste gevalis in combinatie met een mandatenregister desgewenst alsnog te achterhalen welke persoon de functie op dat moment vervulde. Onder actoren worden verstaan personen en organisatieonderdelen van de organisatie waar het recordgecreëerd is, niet externe betrokkenen zoals afzenders en geadresseerden (zoalsburgers en bedrijven) van brieven. Zie daarvoor 15C.* Het element bestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien doormiddel van de sub(sub)elementen (indien niet overerft). |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Identificatiekenmerk |
|
|
ElementID TMLO |
15C.1.2 |
|
|
Definitie |
Uniek kenmerk van een actor |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Verwijzing naarde actor onder wiensverantwoordelijkheid het dossier in behandeling is |
|
|
Waardenverzameling |
Dewaarde waarmeeeen actorwordt geïdentificeerd, hangt af van het aggregatieniveau van de actor:
|
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
IVA.ID- Informatiediensten K12345678 |
|
|
|
||
|
Naam |
Geautoriseerde naam |
|
|
ElementID TMLO |
15C.1.4.2 |
|
|
Definitie |
De benaming (en)waaronder eenactor bekendis |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Elke overheidsorganisatie heeft een officiëlenaam die bekend is en waaronder zij gevondendan wel geciteerd kan worden. |
|
|
Waardenverzameling |
Zie Handelsregister |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Gemeente Oirschot |
|
|
|
||
|
Naam |
Plaats |
|
|
ElementID TMLO |
15C.1.7 |
|
|
Definitie |
Fysieke of virtuele locatievan Actor |
|
|
Belang |
Optioneel |
|
|
Toelichting |
Er dient een verwijzing te zijn naar de plaatswaar nadere informatie over het hedenen verleden van de actorkan worden gevonden indiende actor de archiefvormer betreft. Dit vergemakkelijkt de bereikbaarheid, herkenbaarheid en vindbaarheid van de actor, geeftcontext aan de actor en - geefttoegang tot diensten van de actor.Aanbevolen is om in ieder geval van de actorop het hoogsteaggregatieniveau het fysiekeadres, het bezoekadres, het postadres of het internetadres te vermelden. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Molenweg9, 4321BA Westerbeek,Nederland b.i.j.v.janssen@gmail.com |
|
|
|
||
|
Naam |
Geslachtsnaam |
|
|
ElementID TMLO |
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1) |
|
|
Definitie |
Geslachtsnaam van de betrokkene |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
|
|
|
Waardenverzameling |
RSGB |
|
|
Formaat |
Tekst (AN200) |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Voorvoegsel geslachtsnaam |
|
|
ElementID TMLO |
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1) |
|
|
Definitie |
Voorvoegsel geslachtsnaam van de betrokkene |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
|
|
|
Waardenverzameling |
RSGB |
|
|
Formaat |
Tekst (AN10) |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Identificatiekenmerk (KvK-nummerbetrokkene) |
|
|
ElementID TMLO |
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1) |
|
|
Definitie |
Kamer vankoophandel nummervan betrokkene |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Verwijzing naar KvK-nummer vande betrokkene onderwiens formeleverantwoordelijkheid het archiefstuk is gecreëerd |
|
|
Waardenverzameling |
KvK-nummer uitHandelsregister |
|
|
Formaat |
Numeriek 8 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
17272669 |
|
|
|
||
|
Naam |
Identificatiekenmerk (Vestigingsnummerbetrokkene) |
|
|
ElementID TMLO |
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1) |
|
|
Definitie |
Vestigingsnummer van betrokkene |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Verwijzing naar vestigingsnummer vande betrokkene onderwiens formeleverantwoordelijkheid het archiefstuk is gecreëerd |
|
|
Waardenverzameling |
Vestigingsnummer uit Handelsregister |
|
|
Formaat |
Numeriek 12 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
000005380197 |
|
|
|
||
|
Naam |
Geautoriseerde naam(betrokkene) |
|
|
ElementID TMLO |
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1) |
|
|
Definitie |
De benaming (en) van bedrijf, stichting, instantie |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Elk bedrijf, stichting, instantie heefteen officiële naamdie bekend is en waaronder zij gevonden dan wel geciteerd kan worden. |
|
|
Waardenverzameling |
Zie Handelsregister |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Friet van Piet B.V. |
|
|
|
||
|
Naam |
Plaats |
|
|
ElementID TMLO |
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1) |
|
|
Definitie |
Plaats van betrokkene |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Er dienteen verwijzing te zijn naarde plaats waarnadere informatie overde betrokkene kanworden gevonden. Dit vergemakkelijkt de bereikbaarheid, herkenbaarheid en vindbaarheid van de betrokkene en geeft context aan de betrokkene. Aanbevolen is om in ieder gevalvan de betrokkene op het hoogsteaggregatieniveau het fysiekeadres en/of het mailadres te vermelden. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Molenweg 9, 4321BAWesterbeek, Nederland |
|
|
|
||
|
Naam |
Rol betrokkene |
|
|
ElementID TMLO |
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1) |
|
|
Definitie |
Rol van de betrokkene |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
De klantof de gemachtigde namens de klant die wat verlangt of doorgeeft |
|
|
Waardenverzameling |
Klant; Gemachtigde; Subject(lijdend voorwerp niet zijnde klant) |
|
|
Formaat |
AN20 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Gemachtigde |
|
|
|
||
|
Naam |
Activiteit (werkproces) |
|
|
ElementID TMLO |
15C.2 |
|
|
Definitie |
Het geheel van taken,functies, activiteiten en transacties die op basis van een mandaat wordenuitgevoerd door een actor. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Betreft het proces dat,of de zaak die aanhet archiefstuk tengrondslag ligt. Dezeinformatie zou ookkunnen worden afgeleid vanhet classificatieschema (zieelement 5), mitsdit aansluit op de taken/ processen. Dit schema dientechter stabiel in de tijd te zijn en daarom is meer gedetailleerde en actuele informatie noodzakelijk ten aanzienvan de feitelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarmee een proces of zaak is ingeregeld op het momentdat het archiefstuk wordt opgemaakt, ontvangen en/of gebruikt. De gegevens kunnen bijvoorbeeld ontleend worden aan een zaaktypecatalogus of een processenhandboek. De activiteit wordt zoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogsteaggregatieniveau van records. Een activiteit op het niveauvan een dossier wordtovererft door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoeftdus niet per archiefstuk vermeld te worden. Het element bestaatuit de subelementen: - 15C.2.2 Identificatie-kenmerk - 15C.2.4 Naam |
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien doormiddel van de sub(sub)elementen (indien niet overerft). |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Identificatiekenmerk |
|
|
ElementID TMLO |
15C.2.2 |
|
|
Definitie |
Uniek kenmerk van een activiteit. |
|
|
Belang |
Aanbevolen |
|
|
Toelichting |
Verwijzing naar het procesofactiviteit waarin het archiefstuk isgecreëerd. Er dient een verwijzing te zijn naar de bron waar nadereinformatie over het heden en verleden van de activiteit kan worden gevonden. Bij zaakgericht werkenbetreft dit de identificatie van het zaaktype |
|
|
Waardenverzameling |
Conform ZTC 2.0evt. aangevuld conformgemeentelijke zaaktype |
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
B1210 |
|
|
|
||
|
Naam |
Naam (vanhet werkproces) |
|
|
ElementID TMLO |
15C.2.4 |
|
|
Definitie |
Kernachtige omschrijvingvan de activiteit of het proces |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Formele benaming van het typeactiviteit of (bedrijf)proces, zoals geldend bijde creatie van het record. Bij zaakgericht werken betreft dit de naam van het zaaktype |
|
|
Waardenverzameling |
Conform ZTC 2.0evt. aangevuld conformgemeentelijke zaaktype |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Behandelen bezwaarschrift |
|
|
|
||
|
Naam |
Gebruiksrechten |
|
|
ElementID TMLO |
16. |
|
|
Definitie |
Voorwaarden verbondenaan het gebruikvan het recordanders danraadpleging |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Het gaat erom datbijvoorbeeld auteursrechtelijke beperkingenenvoorschriften voor hetciteren uit, en verwijzen naar het archiefstuk worden aangegeven. In de loopder tijd kunnengebruiksrechten wijzigen; met het elementDatum/periode kan een gebruiksrecht in tijd begrensd worden. Ook kunnen voor een archiefstuk gelijktijdig verschillende typen gebruiksrechten gelden. Het elementbestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen (indien niet overerft) |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Omschrijving voorwaarde |
|
|
ElementID TMLO |
16.1 |
|
|
Definitie |
Voorwaarde voorhet gebruik andersdan raadplegingvan het record |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
|
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Verbod op hergebruik tot 75 jaarna overlijden van auteur |
|
|
|
||
|
Naam |
Datum/periode |
|
|
ElementID TMLO |
16.2 |
|
|
Definitie |
Datum of periodewaarin voorwaarden van toepassing zijn. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Vermeld wordtde datum van de startvan de beperking van de gebruiksrechten (doorgaans datum creatie) en de datum van de afloop van de beperking van de gebruiksrechten (indien bekend). |
|
|
Waardenverzameling |
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en eventueel Datumeinde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje. |
|
|
Formaat |
JJJJMMDD |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
”20120229” ”20120229-20120531” |
|
|
|
||
|
Naam |
Vertrouwelijkheid |
|
|
ElementID TMLO |
17. |
|
|
Definitie |
Indicatie vanniveau van vertrouwelijkheidvan de informatie (Record). |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Heeft ten doel het afschermen vaninformatie tegen inzagedoor onbevoegden. Geeftaan waarvoor, doorwie en gedurende welkeperiode deze informatie wel, niet of beperkt magworden ingezien en op welkmoment de beperking afloopt of moet wordenheroverwogen. Het niveauvan vertrouwelijkheid wordtbij voorkeur bijelk record vermeld, tenzij sprake is van overerving. Hetwordt in iedergeval vermeld indiener sprake is van enigemate van vertrouwelijkheid. De mate van vertrouwelijkheid heeftbetrekking op de periode voorafgaand aan de overbrenging. In de loopder tijd zalde mate van vertrouwelijkheid afnemen; met hetelement Datum/periode kan de vertrouwelijkheid in tijd begrensd worden. Het element bestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
|
|
|
Formaat |
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen (indien niet overerft). |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Classificatie/niveau |
|
|
ElementID TMLO |
17.1 |
|
|
Definitie |
Aanduiding van niveau van vertrouwelijkheid. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Hierwordt aangesloten bij de door de organisatie vastgelegde categorisering van vertrouwelijkheid van informatie.De mate van vertrouwelijkheid heeft betrekking op de periode voorafgaande aan de overbrenging |
|
|
Waardenverzameling |
tekst. Indienmogelijk ontlenen aaneen classificatieschema. |
|
|
Formaat |
AN30 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Vertrouwelijk |
|
|
|
||
|
Naam |
Datum/periode |
|
|
ElementID TMLO |
17.2 |
|
|
Definitie |
Vermeldwordt de datum start vertrouwelijkheidsclassificatie (doorgaans datum creatie) en de datum verval classificatie. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
|
|
|
Waardenverzameling |
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en eventueel Datumeinde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje. |
|
|
Formaat |
JJJJMMDD |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
”20120229” "20120229-20210531” |
|
|
|
||
|
Naam |
Openbaarheid |
|
|
ElementID TMLO |
18. |
|
|
Definitie |
Mogelijke beperkingen aande raadpleging |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Openbaarheid gaatpas spelen bij overbrenging en wordt dan bepaald. Een stuk kan na overbrenging openbaar zijn ondanks dat het daarvoor vertrouwelijk of geheim was.In de loopder tijd zaleen eventuele beperking aan de openbaarheid afnemen; methet element Datum/periode kan de mate van openbaarheid in tijd begrensd worden. Indien de toekomstige datum bekend is waarop de openbaarheid wijzigt, wordt deze vastgelegd met het elementEvent plan (13). Bij uitzonderingen van de openbaarheid moet op recordniveau aangegeven worden welke beperkingen aanwezig zijn voor dit record. Dit mag ook op een hoger aggregatieniveau. Het elementbestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen (indien niet overerft). |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Omschrijving beperking |
|
|
ElementID TMLO |
18.1. |
|
|
Definitie |
Omschrijving van beperkingenvoor raadpleging |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Vermeld wordtde mate van openbaarheid en de voorwaarden die daaraan verbonden zijn. Indien er niet sprakeis van openbaarheid dan gaat het veelal ombeperkte openbaarheid. Het niet openbaar zijn is in principe alleen mogelijk voor particuliere archieven. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst. Indienmogelijk ontlenenaan eenclassificatieschema. |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Datum/periode |
|
|
ElementID TMLO |
18.2 |
|
|
Definitie |
Datum ofperiode waarin openbaarheidsbeperking van toepassing is. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Vermeld wordt de aanvangsdatum openbaarheid of openbaarheidsbeperking (doorgaans datumoverbrenging) en de einddatum openbaarheidsbeperking (indien bekenden beperkt of niet openbaar). |
|
|
Waardenverzameling |
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en eventueel Datumeinde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje. |
|
|
Formaat |
JJJJMMDD |
|
|
Aggregatie |
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
”20120229” ”20120229-20210531” |
|
|
|
||
|
Naam |
Vorm |
|
|
ElementID TMLO |
19. |
|
|
Definitie |
Redactie, verschijningsvorm en structuur van het record. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Vastleggen essentiële kenmerken van een document metals doel na migratie of emulatie de integriteit te kunnen vaststellen. Van belangvoor bijvoorbeeld: e-mailmet bijlagen, kaarten, etc. Kan gebruikt worden om aante geven dat een record de vormheeft van tekst,database, spreadsheet, grafisch, audio, maar ooktype document (brief,nota, overeenkomst, factuur). De structuurkenmerken als header en body van (de inhoudvan) een recordworden in dit element vermeld, evenals de structuur van een serie of een archief. Het elementbestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen. |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Redactie/Genre |
|
|
ElementID TMLO |
19.1. |
|
|
Definitie |
Type archiefstuk (records) met een specifieke stijl,inhoud of vorm |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Betreft documenttype |
|
|
Waardenverzameling |
De documenttypen zoalsbenoemd inNEN 2084 |
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Verslag |
|
|
|
||
|
Naam |
Formaat |
|
|
ElementID TMLO |
21. |
|
|
Definitie |
Fysieke/technische aspectenvan eenrecord. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Nadere beschrijving van de digitale kenmerkenvan een record, zijnde eenarchiefstuk, teneinde dat record oftewel de bestanden waaruit het bestaat, te kunnen herkennen, gebruiken en bewaren. Deze moet van waarden wordenvoorzien indien het recordeen archiefstuk betreft(zie element 3) en de inhoud van het archiefstuk in één of meer digitale bestanden is vervat. Per digitaal bestandworden de subelementen van waarden voorzien d.w.z. het element Formaat komt bij een archiefstuk even vaakvoor als het aantal bestanden waaruit het archiefstuk is opgebouwd. Bij een bestand dat is opgebouwd uit andere bestanden (type ‘Samengesteld’, ‘Container’ of ‘Enveloppe’; zie element 21.10)wordt het element Formaat afzonderlijk van waardenvoorzien voor zowelhet ‘overkoepelende bestand’ als voor elk bestand dat daarvan deel uitmaakt. Het elementbestaat uit de subelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen. |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Identificatiekenmerk (vanFormaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.1 |
|
|
Definitie |
Uniek kenmerkvan digitaal bestand. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Betreft de unieke sleutelwaaronder het bestand eenduidig gevonden kan worden op de fysiekeof virtuele locatiezoals aangeduid met element 7: Plaats. Ditkan de bestandsnaam zijn mits dezeuniek is of, doormiddel van voorloopkenmerken of aanvullende kenmerken (zoals een ‘pad-beschrijving), uniekgemaakt is. Daarwaar het bij element 2 gaat om de identificatie van een record,gaat het hierom de identificatie (van de vindplaats) van telkens één bestand dat deel uit maakt van een record, zijnde een archiefstuk. Bij bepaaldegebeurtenissen zoals genoemd in het Event plan (migratie, conversie,overdracht e.a.) kan de identificatie wijzigen. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Bestandsnaam (van Formaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.2 |
|
|
Definitie |
Korte omschrijvingvan eendigitaal bestandof benaming. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Het betreft de naam vanhet bestand waaronder dit is vastgelegd op een gegevensdrager (‘harde schijf’ of ander digitaal opslagmedium). Het elementbestaat uit de subsubelementen: - 21.2.1Naam - 21.2.2Extensie |
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subsubelementen. |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Naam (van Bestandsnaam van Formaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.2.1 |
|
|
Definitie |
Korte omschrijving van een digitaalbestand of benaming zonder aanduiding van het bestandsformaat |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Dit element betreft de naamvan het bestand,zonder de format-extensie (zoals .pdf), waarmee de inhoud van het bestand gekenschetst wordt. |
|
|
Waardenverzameling |
Tekst |
|
|
Formaat |
AN200 |
|
|
Aggregatie |
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK |
|
|
Voorbeeld |
Besluit_2016_Zyx_20160923 |
|
|
|
||
|
Naam |
Extensie (van Naam van Formaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.2.2 |
|
|
Definitie |
Aanduiding van bestandsformaat |
|
|
Belang |
Optioneel |
|
|
Toelichting |
De formaat-extensie van de bestandsnaam is een aanduiding van het bestandsformaat.Bij Windows is dit de meestal drieletterige code na de meestrechtse punt. |
|
|
Waardenverzameling |
Letters |
|
|
Formaat |
AN20 |
|
|
Aggregatie |
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Type (vanFormaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.3 |
|
|
Definitie |
Typeringvan digitaal bestand naar de wijze van groeperingvan daarvan deel uitmakende bestanden omwille van samenhang ofverpakking |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Het element moet van een waarde voorzien worden indien het bestand opgebouwd is uit anderebestanden. Het gaatdan om een groeptypering naar de technische aard van bestanden, niet naar inhouden ook nietnaar bestandsformaat. Bestanden kunnen op verschillende manieren gegroepeerd en bij elkaar gehouden worden voor verschillende doeleinden:
|
|
|
Waardenverzameling |
Container: bijvoorbeeld een zip-, tar- of jar- bestand Enkelvoudig: bestand dat niet onderverdeeld is in bestanden. Enveloppe: Bijvoorbeeld een e-mail of METS-bestand Samengesteld: Bijvoorbeeld een website of een XML-bestand met stylesheet |
|
|
Formaat |
Type Bestand |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
Container |
|
|
|
||
|
Naam |
Omvang (vanFormaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.4 |
|
|
Definitie |
Ruimtebeslag op medium, meestaluitgedrukt in bytes of een veelvoud ervan. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Gegevens overhet ruimtebeslag zijnvan belang voorhet bepalen van opslagcapaciteit en bij het verzenden van het bestand (benodigde bandbreedte). Omvang is meestal beschikbaar als bestandseigenschap in het desbetreffende besturingssysteem. |
|
|
Waardenverzameling |
Getal in Mb(Megabytes) metoptioneel ééndecimaal |
|
|
Formaat |
N4 |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
2 Mb |
|
|
|
||
|
Naam |
Bestandsformaat (van Formaat) |
|
|
ElementID TMbLO |
21.5 |
|
|
Definitie |
Code volgenswelke gegevensop een gegevensdragerzijn opgeslagen |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Geeft de benodigdeinformatie over de applicatie waarmee het archiefstuk kan worden geraadpleegd. |
|
|
Waardenverzameling |
De bestandsformaataanduidingenzoals benoemdin het PRONOM-register. |
|
|
Formaat |
AN20 |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
fmt/40 (Microsoft Word 97-2003document; extensie: .doc) |
|
|
|
||
|
Naam |
Creatieapplicatie |
|
|
ElementID TMLO |
21.6 |
|
|
Definitie |
Omschrijving van de applicatie waarmee het bestand oorspronkelijk gemaakt is. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Betreft de applicatie waarmee het bestand gemaakt is dat nu deel uitmaakt van het record.Indien het bestandmet MS- Word gecreëerd is en lateromgezet is naar.pdf, dan wordtde applicatie vermeldwaarmee het pdf-bestand gegenereerd is. Voorgaande creatie-applicaties kunnenmet element 12 (Event geschiedenis) vastgelegd worden. Verschaft extrainformatie over de mogelijkheid het archiefstuk te raadplegen wanneerdit op basisvan de informatie over het bestandsformaat niet mogelijk blijkt. Dit kan wordenveroorzaakt door incompatibiliteit van bestandsformaten. Het elementbestaat uit de subsubelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Het element moet van een waardeworden voorzienindien element 21.5: Bestandsformaat de waarde "onbekend"heeft. |
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Fysieke integriteit |
|
|
ElementID TMLO |
21.7 |
|
|
Definitie |
Uitdrukking van mate van volledigheid enonbeschadigd zijn van digitaal bestand. |
|
|
Belang |
Verplicht i.v.t. |
|
|
Toelichting |
Eenwaarde waarmee in een later stadium de integriteit kan worden gecontroleerd. Bijvoorbeeld doorberekening van de checksum, of door middelvan een digitale handtekening of digitaal watermerk. Verplicht in de digitale omgeving. Het elementbestaat uit de subsubelementen:
|
|
|
Waardenverzameling |
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subsubelementen. |
|
|
Formaat |
|
|
|
Aggregatie |
Archief, serie,dossier, archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
|
|
|
|
||
|
Naam |
Algoritme (type) |
|
|
ElementID TMLO |
21.7.1 |
|
|
Definitie |
Aanduiding vanalgoritme, gebruiktomde checksum te maken. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
De aanduiding van het algoritme maakt het mogelijk de checksum te controleren. |
|
|
Waardenverzameling |
|
|
|
Formaat |
AN80 |
|
|
Aggregatie |
archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
“SHA-1” |
|
|
|
||
|
Naam |
Waarde (van Fysiekeintegriteit van Formaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.7.2 |
|
|
Definitie |
De waarde van de checksum,het controlegetal,maakt het mogelijkte controleren of hetbestand niet gecorrumpeerd is. |
|
|
Belang |
verplicht |
|
|
Toelichting |
De waarde van de checksum,het controlegetal,maakt het mogelijkte controleren of hetbestand niet gecorrumpeerd is. |
|
|
Waardenverzameling |
Positief getal |
|
|
Formaat |
N9 |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
“647907c27a060e90c2324fc21d0dcc2540817d51”. |
|
|
|
||
|
Naam |
Datum (van Fysieke integriteit vanFormaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.7.3 |
|
|
Definitie |
Datum waaropde checksum is gemaakt. |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
|
|
|
Waardenverzameling |
|
|
|
Formaat |
Datum |
|
|
Aggregatie |
archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
20190115 |
|
|
|
||
|
Naam |
Datum aanmaak (vanFormaat) |
|
|
ElementID TMLO |
21.8 |
|
|
Definitie |
Datum waarop het digitale bestand isaangemaakt |
|
|
Belang |
Verplicht |
|
|
Toelichting |
Dit kan de datumzijn waarop het bestand met de oorspronkelijke creatie-applicatie (element 21.6)is gemaakt. Ook kan het een latere datumzijn. Bijvoorbeeld omdathet oorspronkelijke bestandis gemigreerd naar een nieuwere versie van de creatie-applicatie, wat resulteerde in een nieuw bestand. |
|
|
Waardenverzameling |
Datum |
|
|
Formaat |
JJJJMMDD |
|
|
Aggregatie |
Archiefstuk |
|
|
Voorbeeld |
20170426 |
|
9.2 Bijlage 2 Technische specificaties scanners
De gemeente Best heeft gekozen voor de Canon DR-G2110: Duplex - A3 - ADF 500 - 110 ppm - USB 3.1/LAN bulkscanner voor de documenten die via DIV worden gescand.
Daarnaast wordt er voor de processen die via I-burgerzaken lopen gebruik gemaakt van de Canon imageFormula DR-C240.
Voor de processen die lopen via ADP wordt gebruik gemaakt van de Canon imageRUNNER ADVANCE C5550i II multifunctional.
Specificaties Canon DR-G2110 (scanner DIV)
Specificaties Canon imageFormula DR-C240 (scanner Burgerzaken)
Specificaties Canon imageRUNNER ADVANCE C5550i II (Multifunctional)
9.3 Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden
|
Rol in vervangingsproces |
Omschrijving verantwoordelijkheden |
Functienaam |
|
Bestuur |
De zorgdrager is verantwoordelijk voor informatie- en archiefmanagement. De zorgdrager draagt zorg voor een overkoepelend beleidsprogramma voor informatie- en archiefmanagement, de organisatorische inbedding en voldoende middelen. De zorgdrager is verantwoordelijk voor periodieke monitoring en correctie van de werking van het archief (in brede zin), inclusief het vervangingsproces. |
College van Burgemeester en Wethouders |
|
Procesverantwoordelijke vervangingsproces |
De Procesverantwoordelijke vervangingsproces is eindverantwoordelijk voor de resultaten van het proces. |
Afdelingshoofd |
|
Proceseigenaar vervangingsproces |
De Proceseigenaar vervangingsproces is verantwoordelijk voor de juiste werking van het proces, de kwaliteit van de output en de documentatie van het vervangingsproces. Ook is deze change manager voor dit proces. |
Senior medewerker DIV |
|
Uitvoerend medewerker vervangingsproces |
De medewerker DIV is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van analoge en digitale documenten. Dit omvat het scannen van de analoge documenten, het uitvoeren van de kwaliteitscontrole op de resultaten van de scan, registreren van digitale documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie. |
Medewerker DIV |
|
Technisch beheer |
Technisch beheer is verantwoordelijk voor het technisch functioneren van de applicaties en de onderliggende infrastructuur die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces. |
Coördinator ICT |
|
Functioneel beheer |
Functioneel beheer is verantwoordelijk voor de functionele inrichting en werking van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces. |
Applicatiebeheerder Mid-office |
|
Auditor |
De door B&W aangestelde inspecteur auditeert jaarlijks het vervangingsproces en het digitale informatiebeheer |
Streekarchivaris |
9.4 Bijlage 4: Bekendmaking van het vervangingsbesluit
Nadat het college het handboek heeft vastgesteld publiceren we dit via officielebekendmakingen.nl.
Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kunnen belanghebbenden binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is gepubliceerd een bezwaarschrift indienen. Het bezwaar kan worden verzonden naar burgemeester en wethouders van Best, Postbus 50, 5680 AB Best. Het bezwaarschrift dient te zijn ondertekend en het volgende te bevatten:
- •
naam en adres van de indiener;
- •
de dagtekening;
- •
een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht;
- •
de gronden van het bezwaar.
Het indienen van een bezwaarschrift heeft geen schorsende werking. Dat wil zeggen dat het besluit blijft gelden in de tijd dat het bezwaarschrift in behandeling is. Bij de voorzieningsrechter van de rechtbank Oost-Brabant, postbus 90125, 5200 MA ’s-Hertogenbosch, kan een verzoek om een voorlopige voorziening (waaronder schorsing) worden ingediend. Het verzoek om een voorlopige voorziening wordt alleen behandeld als binnen de termijn van zes weken ook een bezwaarschrift is ingediend. Voor de behandeling van een verzoek om voorlopige voorziening is griffierecht verschuldigd.
9.5 Bijlage 5: Format verklaring van vervanging
Ondergetekende verklaart op grond van de lastgeving van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Best dat de hieronder vermelde archiefbescheiden op [vul in] zijn vervangen door digitale reproducties. De papieren documenten zijn daartoe ter vernietiging zijn aangeboden. De vervanging is uitgevoerd in overeenstemming met het handboek substitutie van de gemeente Best. Dit handboek is vastgesteld op [datum].
Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum [vul in: begindatum] t/m [vul in: einddatum].
Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering door Papiergroothandel W. Box Veldhoven B.V.
Plaats: Best
Datum:
Ondertekening:
9.6 Bijlage 6: Logboek kleine veranderingen
Kleine veranderingen in het vervangingsproces worden door de gemeente Best bijgehouden in het onderstaande logboek. Het RHCe wordt van de wijzigingen in kennis gesteld.
|
Wat is gewijzigd |
Waarom is dit gewijzigd |
Door wie is dit gewijzigd |
Wanneer is dit gewijzigd |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ondertekening
20-08-2024,
burgemeester en wethouders van Best,
Hans Ubachs
Burgemeester
Jeanne Segers
Plv. Secretaris
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl