Regeling gebruik gegevens voertuigregistratiesystemen Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) 2024

1. De werkgever is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. De werkgever stelt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast.

2. De systeemeigenaar heeft als beheerder de verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hij draagt er zorg voor dat de in deze regeling gestelde regels worden nageleefd.

3. Het feitelijk beheer van de gegevens is opgedragen aan de functioneel beheerder van het betreffende voertuigregistratiesysteem.

4. Elk nieuw voertuigregistratiesysteem of wijziging in (werking van) een bestaand systeem dient ter registratie door de systeemeigenaar aan te worden gemeld bij de Functionaris Gegevensbescherming voor opname in het Verwerkingsregister middels het hiervoor bestemde “inventarisatieformulier Verwerkingsregister”.

1. Het doel van de verwerking is:

• a.

  efficiënte en effectieve bedrijfsvoering bij de inzet van dienstvoertuigen;

• b.

  afhandeling van bekeuringen en klachten en meldingen van burgers;

• c.

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik en het nemen van passende stappen bij dergelijk gebruik;

• d.

  voldoen aan de door de Belastingdienst gestelde eisen ten aanzien van rittenverantwoording en daaronder begrepen de controle op privégebruik;

• e.

  uitvoeren van taken ten behoeve van het operationele proces volgend uit artikel 3 en artikel 10 wet Veiligheidsregio’s;

• f.

  uitvoeren van taken ter ondersteuning van het ambulancezorgproces op grond van de Wet Ambulancezorgvoorzieningen.

2. De verwerking heeft voorts tot doel informatie te leveren ten behoeve van beleidsontwikkeling rond de inzet van dienstvoertuigen, milieubesparende maatregelen en brand- en incidentonderzoek.

1. Via het voertuigregistratiesysteem worden de volgende gegevens verwerkt:

• a.

  gegevens betreffende positie, gebeurtenissen, snelheid, afstand en route van het voertuig;

• b.

  ID key en naam van de chauffeur;

• c.

  datum- en tijdgegevens.

2. Bijzondere gegevens als bedoeld in Artikel 9, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden niet verwerkt.

1. Rechtstreekse toegang tot de in artikel 5, eerste lid, bedoelde gegevens hebben:

• a.

  de functioneel beheerder van het betreffende voertuigregistratiesysteem;

• b.

  de door de systeemeigenaar geautoriseerde medewerkers werkzaam binnen zijn organisatieonderdeel, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.

2. De functioneel beheerder is bevoegd aan de volgende functionarissen of instanties gegevens te verstrekken:

• a.

  de systeemeigenaar ten behoeve van beleidsontwikkeling of verbetermaatregelen, voor zover de gegevens niet tot individuele personen herleidbaar zijn;

• b.

  direct (of indirect) leidinggevenden van betrokken chauffeurs, ten behoeve van de in artikel 3, lid 1 genoemde doelen;

• c.

  anderen alleen na opdracht van de algemeen directeur voor zover dat noodzakelijk is op basis van een wettelijk voorschrift of ten behoeve van een gerechtelijke procedure of bij vermoedens van (ernstig) plichtsverzuim of verwijtbaar handelen waarbij gebruik is gemaakt van het dienstvoertuig voor bijv. niet-zakelijk gerelateerde doeleinden;

• d.

  de Belastingdienst.

3. Automatische koppelingen voor het doorsturen van gegevens naar informatiesystemen ten behoeve van het operationele proces volgend uit artikel 3 en artikel 10 wet Veiligheidsregio’s, dan wel het ambulancezorgproces.

4. Het is geautoriseerde medewerkers en ontvangers enkel na schriftelijk toestemming van de algemeen directeur toegestaan om gegevens uit meerdere systemen samen te voegen, waardoor niet herleidbare gegevens resulteren in herleidbare persoonsgegevens.

1. De via voertuigregistratiesystemen verkregen persoonsgegevens worden na zeven jaar verwijderd en daarna vernietigd, tenzij deze gelet op wet- of regelgeving langer bewaard moeten blijven.

2. De functioneel beheerder verwijdert jaarlijks de gegevens waarvan vaststaat dat zij niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie en/of ten behoeve van verantwoording aan de Belastingdienst.

3. Vernietiging van verwerkte persoonsgegevens vindt plaats met inachtneming van de Archiefwet.