Controlstatuut gemeente De Wolden

Geldend van 27-03-2024 t/m heden

Intitulé

Controlstatuut gemeente De Wolden

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Control- en auditfunctie

Doel

  • 1. Het doel van het controlstatuut is het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de interne control- en auditfunctie bij de gemeente De Wolden en het daarmee borgen van de onafhankelijke positie van de control- en auditfunctie.

Positionering

  • 2. De Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen kent een organisatieonderdeel belast met de control- en auditfunctie.

  • 3. De verantwoordelijkheid voor de control- en auditfunctie voor de gemeente De Wolden berust bij de gemeentecontroller.

  • 4. De gemeentecontroller heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van de ambtelijke organisatie.

  • 5. De gemeentecontroller rapporteert rechtstreeks aan de gemeentesecretaris en via hem en de portefeuillehouder Financiën aan het college van de gemeente De Wolden.

  • 6. De gemeentecontroller kan zelfstandig vraagstukken voorleggen aan de portefeuillehouder Financiën, indien de gemeentecontroller dit in het belang van het bestuur noodzakelijk acht. Hierbij informeert hij vooraf de gemeentesecretaris.

Opdracht

De gemeentecontroller is, tezamen met de gemeentecontroller van de gemeente Hoogeveen en de SWO-controller, verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende taken:

Audit

  • 7. De auditfunctie is belast met de interne controlewerkzaamheden ten behoeve van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording zoals bedoeld in artikel 75 van het Besluit Begroting en Verantwoording.

  • 8. Ter realisatie van bovenstaande doelstelling voeren de medewerkers belast met de auditfunctie de onderstaande werkzaamheden uit:

    • a.

      Financiële onderzoeken, gericht op de betrouwbaarheid van de financiële informatie.

    • b.

      Procesgerichte onderzoeken, gericht op de getrouwheid van de processen en de kwaliteit van de ingezette beheersmaatregelen.

    • c.

      Systeemonderzoeken, gericht op de kwaliteit van de beheersing van alle aspecten van de bedrijfsvoering.

    • d.

      Rechtmatigheidsonderzoeken, waarbij de naleving van de van toepassing zijnde interne en externe wet- en regelgeving object van onderzoek zijn.

    • e.

      Doelmatigheidsonderzoeken, naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde beleid zoals omschreven in de verordening op het doelmatigheidsonderzoek ex art 213 a Gemeentewet.

  • 9. Onder verantwoordelijkheid van de gemeentecontroller wordt, in samenspraak met de gemeentecontrollers van de gemeente Hoogeveen en de SWO-controller, jaarlijks een integraal controleplan opgesteld, waarin alle controlewerkzaamheden die door de functionarissen belast met de audit, dan wel door andere functionarissen binnen de organisatie moeten worden verricht, worden opgenomen.

  • 10. Ter uitvoering van het integraal controleplan kan de gemeentecontroller aanwijzingen geven aan de ambtelijke organisatie.

  • 11. Van de bevindingen vanuit de audit wordt een verslag gemaakt dat, door tussenkomst van de gemeentesecretaris, aan het college wordt aangeboden. Bij het verslag wordt aangegeven waar verbeteringen nodig worden geacht.

  • 12. Vanuit de interimcontrole wordt tevens een verslag gemaakt, inclusief aanbevelingen en verbeterpunten, dat aan directie en management van de samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen wordt aangeboden.

Control

  • 13. Control is het geheel van maatregelen gericht op het waarborgen dat de uitvoering van gemeentelijke taken effectief, doelmatig en rechtmatig is.

  • 14. Het inrichten en toezien op deze maatregelen is primair de verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie (budgethouders, proceseigenaren, management).

  • 15. De ambtelijke organisatie wordt hierin ondersteund door adviseurs vanuit de organisatieonderdelen die belast zijn met de bedrijfsvoeringstaken (onder meer financiën, inkoop, juridische zaken, ICT en HRM).

  • 16. De controlfunctie is, onder verantwoordelijkheid van de gemeentecontroller, in tweede lijn belast met het toezicht op het bestaan, opzet en werking van de maatregelen als bedoeld in artikel 14.

  • 17. De gemeentecontroller kan aanbevelingen doen ter verbetering van de maatregelen als bedoeld in artikel 14.

  • 18. De gemeentecontroller ziet toe op de nakoming van de aanbevelingen en verbeterpunten uit de audit als bedoeld in artikel 12 en de interimcontrole ex artikel 13.

  • 19. De gemeentecontroller voegt aan de rapportage als bedoeld in artikel 12 een hoofdstuk toe met bevindingen ten aanzien van het ‘in control’ zijn van de ambtelijke organisatie.

Risicomanagement, bedrijfsvoering en bedrijfseconomische advisering

  • 20. De controlfunctie is, onverminderd de verantwoordelijkheid van het ambtelijk management voor de risicobeheersing, verantwoordelijk voor het vormgeven van een organisatiebreed risicomanagement.

  • 21. Jaarlijks rapporteert de gemeentecontroller aan directie en management over de belangrijkste risico’s vanuit financieel perspectief, de maatschappelijke effecten, de impact op de organisatie, de procesbeheersing alsmede vanuit het oogpunt van rechtmatigheid.

  • 22. De bovengenoemde rapportage vormt tevens de basis voor de risicorapportage in de paragraaf Weerstandsvermogen in de jaarstukken.

  • 23. De gemeentecontroller kan op basis van een risicoanalyse opdracht geven tot nader onderzoek of daartoe zelf het initiatief nemen.

  • 24. De gemeentecontroller kan, na tussenkomst van de gemeentesecretaris, gevraagd en ongevraagd het college adviseren over de bedrijfseconomische aspecten en de financiële risico’s als gevolg van bestaand en/of voorgenomen gemeentelijk beleid, van gewijzigd rijksbeleid of handelen van derden.

  • 25. De gemeentecontroller kan, na tussenkomst van de gemeentesecretaris, gevraagd en ongevraagd het college adviseren over de gemeentelijke organisatie. Met name waar het gaat om:

    • a.

      De inrichting en vormgeving van de planning en control documenten (kadernota, begroting, jaarstukken en tussentijdse rapportages).

    • b.

      De inrichting van de informatievoorziening aan management, college en raad.

    • c.

      De inrichting van werkprocessen ten aanzien van risicobeheersing en rechtmatigheid.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Wolden in de vergadering van 27 maart 2024.

Ondertekening

de secretaris, de voorzitter,

Roelof Pieter Koning, Inge C.J. Nieuwenhuizen

Toelichting

Doel

In het controlstatuut zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de control organisatie beschreven. Daarmee wordt een belangrijke voorwaarde vervuld om als organisatie in control te zijn. De basis voor dit controlstatuut is de visie op control en dan met name de visie dat het systeem van control voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie wordt gebaseerd op het ‘Three lines of defense-model’. Daarbij wordt de primaire verantwoordelijkheid voor control verankerd in de lijnorganisatie.

Een andere belangrijke reden om te taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de controlfunctie in een controlstatuut vast te leggen vloeit voort uit de gewijzigde regelgeving rondom de rechtmatigheidsverantwoording. Het college is verplicht deze verantwoording op te stellen. Dit vraagt om een onafhankelijke controlfunctie die voor het college de interne audit vormgeeft, doet uitvoeren en daarover verslag uitbrengt.

Positionering

De onafhankelijke positionering betekent dat de gemeentecontroller zijn werk zelfstandig organiseert en daarbij geen aanwijzingen hoeft op te volgen. Het betekent niet dat hij dit in een vacuüm doet. De audit taken volgen uit het vastgestelde normenkader, aangevuld met onderzoek op door directie en/of college aan te geven onderwerpen, waarvan zij -vanuit risicoperspectief- een nadere doorlichting wensen. Het vaststellen van bestuurlijke of bedrijfseconomische risico’s geschiedt in samenspraak met college en ambtelijk management.

Daarnaast geldt voor de positionering binnen de samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen nog een bijzonderheid. De gemeentecontroller voor De Wolden is in dienst van de samenwerkingsorganisatie en valt derhalve hiërarchisch onder de directie van de SWO. Hij legt over zijn functioneren dan ook verantwoording af aan de directie. In personele zin kan een teamleider als hiërarchisch leidinggevende optreden. Voor de verslaglegging naar het college van de Wolden als bedoeld in de artikelen 11, 12, 19, 24 en 25 volgt hij de gebruikelijke besluitvormingskanalen, waarin de gemeentesecretaris de schakel naar de portefeuillehouder Financiën en via deze naar het college is.

Dit laat onverlet dat de gemeentecontroller van de gemeentesecretaris mag verlangen deze bevindingen onverkort door te geleiden naar het college en bij blijvend verschil van inzicht hierover de voorzitter van het college in te lichten. Hiertoe is artikel 6 opgenomen. Dit is een escalatiemogelijkheid die hoogst zelden benut zal worden en alleen is opgenomen als extra waarborg ten aanzien van de onafhankelijke positionering. Ook dan geldt dat de gemeentesecretaris vooraf geïnformeerd wordt.

De gemeentecontroller rapporteert aan het college van De Wolden. Er is geen directe verantwoordingsrelatie naar de gemeenteraad of een door hem ingestelde commissie, zoals de werkgroep Financiën. Wordt de wethouder Financiën door de raad in een van zijn gremia uitgenodigd, dan kan deze zich daarbij doen ondersteunen door de gemeentecontroller.

Opdracht

De gemeentecontroller heeft drie hoofdtaken die separaat worden uitgewerkt in het statuut:

  • 1.

    Advisering over bestuurlijke en bedrijfseconomische risico’s.

  • 2.

    Het organiseren van de interne beheersing, wat zowel toezicht op de financiële kolom inhoudt, als ook het samenbrengen van de ‘specialistische’ control vanuit onder meer informatieveiligheid, inkoop, HRM en juridisch perspectief.

  • 3.

    Het organiseren en doen uitvoeren van de interne audit.

Deze taken vervult de gemeentecontroller in samenspraak met de SWO-controller en de gemeentecontroller van Hoogeveen.

De controlfunctie in de breedte

In de controlvisie is het three lines of defense model nader uitgewerkt. Dat maakt duidelijk dat de primaire -eerstelijns- verantwoordelijkheid voor het ‘in control’ zijn bij de lijnorganisatie en het lijnmanagement ligt. Als ons werk moet voldoen aan eisen van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Risico’s moeten beheerst. Zowel de sturing, beheersing als verantwoording dient zichtbaar geregeld te zijn. Specialisten op het gebied van onder meer inkoop, financiën, HRM, ICT en juridische zaken staan de eerste lijn daarin bij.

In de derde lijn zien we naast de gemeentecontrollers en de SWO-controller, auditors en specialistische controllers. Deze functionarissen worden in dit controlstatuut niet specifiek benoemd. Hun controltaken worden onder verantwoordelijkheid van de gemeentecontrollers en de SWO-controller uitgevoerd. Hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn een afgeleide van die van de gemeentecontroller als beschreven in dit controlstatuut.

Voor de specialistische controller geldt daarbij vaak dat deze binnen een specialistisch werkveld zijn rol vervuld en daarbinnen ook een hiërarchisch leidinggevende heeft. Een voorbeeld is de inkoopcontrol of de HR-control.

De auditfunctie is een hoofdtaak van de gemeentecontroller. Om die uit te voeren is een intern auditteam noodzakelijk, die het door of namens de gemeentecontrollers en SWO- controller opgestelde controleplan uitvoeren.

Business controllers zijn (tweedelijns) hulptroepen die de eerste lijn bijstaan bij het inrichten van de beheersorganisatie. Dat kan zijn naar aanleiding van bevindingen van de gemeentecontroller, vanuit constateringen door de directie, of vanuit een hulpvraag vanuit het lijnmanagement.