Verordening vertrouwenscommissie Zeewolde 2024

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de vertrouwenscommissie;

• b.

  de commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Flevoland;

• c.

  de secretaris: de secretaris van de commissie.

• d.

  de raad: de gemeenteraad van Zeewolde

Artikel 2. Taak

De commissie heeft als taak:

• a.

  de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

• b.

  klankbordgesprekken te voeren met de burgemeester.

Artikel 3. Samenstelling commissie

• a.

  De commissie bestaat uit één vertegenwoordiger van iedere fractie in de raad. De leden van de vertrouwenscommissie worden door de raad benoemd.

• b.

  Het lidmaatschap is persoonlijk. Tijdelijke vervanging van leden is niet toegestaan.

• c.

  De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

• d.

  De commissie kiest de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

• e.

  De voorzitter leidt de vergaderingen en gesprekken en treedt (voor zover nodig) op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• f.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• g.

  De raad kan de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris toevoegen aan de commissie.

• h.

  De raad kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie.

• i.

  De secretaris is geen lid en heeft geen stemrecht, maar is wel aanwezig bij de benoemings-, klankbord- en herbenoemingsgesprekken.

• j.

  De plaatsvervangend secretaris en adviseur zijn aanwezig bij de sollicitatiegesprekken voor de benoeming, maar zijn geen lid en hebben geen stemrecht in de commissie. Zij zijn niet aanwezig bij de klankbord- en herbenoemingsgesprekken.

• k.

  De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning en/of informatie ophalen bij externen in de voorbereiding op de benoeming, de klankbordgesprekken en de herbenoeming.

Artikel 4. Werkwijze commissie

• a.

  De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk vinden.

• b.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• c.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter kondigt elke vergadering tenminste vierentwintig uur van tevoren aan de leden van de commissie aan.

• d.

  De secretaris maakt een verslag van de vergadering. Dit verslag wordt door de commissie vastgesteld.

• e.

  De commissie legt in elke vergadering geheimhouding op over de inhoud van de stukken en over datgene wat wordt besproken tijdens de vergadering. De geheimhouding geldt eveneens voor de (plaatsvervangend) secretaris en de adviseur.

• f.

  Aan de raadsleden die geen zitting hebben in de commissie of aan anderen, wordt geen inzage of informatie verstrekt over de inhoud van de stukken en over datgene wat wordt besproken tijdens de vergadering, tenzij in deze verordening anders is bepaald.

• g.

  De geheimhouding blijft van kracht na ontbinding van de commissie.

Artikel 5. Vergaderingen

• a.

  De commissie vergadert alleen als tenminste een meerderheid van de leden aanwezig is.

• b.

  De opvattingen, oordelen en aanbevelingen van de commissie worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld.

• c.

  De overwegingen van de minderheid worden, desgewenst, opgenomen in het verslag.

Artikel 6. Contactpersoon

• a.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten en naar de burgemeester.

• b.

  AIIe stukken die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter ondertekend.

• c.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en daar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

Artikel 7. Archivering

• a.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, het klankbordgesprek en de herbenoemingsprocedure alle archiefbescheiden direct in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats. Als er sprake is van digitale bestanden dan moeten de daarvoor geldende regels worden gevolgd ten aanzien van de overbrenging en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de archiefbescheiden worden gegarandeerd.

• b.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats een verklaring van overbrenging wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

• c.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 8. Taken en bevoegdheden

• a.

  De commissie ontvangt de benodigde informatie over kandidaten via de commissaris.

• b.

  De commissie voert gesprekken met de kandidaten die de commissaris heeft geselecteerd en met eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die door de commissie worden uitgenodigd.

• c.

  Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad.

• d.

  De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt schriftelijk verslag uit aan de raad en aan de commissaris. Zij doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van tenminste twee kandidaten, in voorkeursvolgorde, die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

Artikel 9. Werkwijze

• a.

  De secretaris nodigt in overleg met de commissie degenen uit die kandidaat zijn voor het ambt van burgemeester van Zeewolde.

• b.

  Plaats, datum en tijdstip van dit gesprek worden zodanig gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden.

• c.

  Over de kandidaten worden geen inlichtingen - schriftelijk of mondeling - ingewonnen, anders dan via de commissaris. Overleg met derden - met uitzondering van de commissaris - is uitgesloten.

Artikel 10. Taken en bevoegdheden

• a.

  De commissie houdt minimaal één keer per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• b.

  De klankbordgesprekken vinden plaats met tenminste 3 leden, de burgemeester en de griffier.

• c.

  Als de leden van de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, dan houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• d.

  In de voorbereiding op het klankbordgesprek kan met interne en externe referenten worden gesproken. Dit gesprek wordt door de hele commissie voorbereid. Van deze gesprekken worden verslagen gemaakt en deze worden beschikbaar gesteld aan de commissie en kunnen, al dan niet tot personen herleidbaar, aan de burgemeester worden verstrekt.

• e.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeente(raad) zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester en de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Ook wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

• f.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

• g.

  Van het klankbordgesprek wordt een verslag gemaakt door de griffier, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de secretaris van de commissie en een afschrift van het verslag wordt ook toegezonden aan de commissaris.

Artikel 11. Taken en bevoegdheden

• a.

  De commissie heeft als taak om een aanbeveling door de raad voor te bereiden over de herbenoeming van de burgemeester.

• b.

  De commissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de burgemeester op basis van (in ieder geval) de profielschets, de klankbordgesprekken die de commissie met de burgemeester voerde en de wettelijke taken.

• c.

  De commissie brengt verslag uit van haar bevindingen en bespreekt dit verslag met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Daarna wordt het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester verzonden.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13. Inwerkingtreding en kennisgeving

• a.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• b.

  Deze verordening wordt aan de Commissaris van de Koning van Flevoland ter kennis gebracht.

Artikel 14. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: ’Verordening vertrouwenscommissie Zeewolde 2024’.