Privacy Protocol Ondermijning en Veiligheidsgerelateerde overlast

ARTIKEL 6. DE VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS

• 1. Van de melders van een signaal worden uitsluitend de in het signaal opgenomen persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van communicatie met de melder.

• 2. Van de personen over wie wordt gemeld, worden gegevens verwerkt zoals benoemd in Bijlage A ‘categorieën gegevensindeling’ behorend bij dit protocol.

• 3. De in het tweede lid bedoelde persoonsgegevens worden gebruikt voor:

  • a.

    afhandeling van het signaal;

  • b.

    het (mono- of interdisciplinair) oppakken van het signaal binnen de eigen kaders door de gemeentelijke onderdelen, of;

  • c.

    de verdere aanpak van ondermijning en veiligheidsgerelateerde overlast onder regie van de RO of AVO of;

  • d.

    het verstrekken van het signaal binnen het RIEC-samenwerkingsverband.

• 4. Bijzondere persoonsgegevens worden ten behoeve van dit protocol niet geregistreerd. Komen deze wel voor, bijvoorbeeld via een signaal, dan worden deze alsnog geanonimiseerd. Indien bijzondere persoonsgegevens, op grond van de van toepassing zijn de wet- en regelgeving mogen worden verwerkt dan worden deze geanonimiseerd.

ARTIKEL 8. BEHEER

• 1. Het afdelingshoofd Veiligheid en Leefbaarheid van de gemeente Maastricht is beheerder van de verwerking ten behoeve van dit protocol. Deze draagt zorg voor het dagelijks beheer van de verwerking, waaronder de beveiliging van de persoonsgegevens, de informatieverstrekking aan betrokkene en de afhandeling van de door betrokkene uitgeoefende rechten.

• 2. De verwerking van persoonsgegevens en feitelijke naleving van de informatieplicht is opgedragen aan door de beheerder, namens het College van Burgemeester en Wethouders en de Burgemeester van Maastricht, daartoe aangewezen RO of AVO, ieder voor wat betreft zijn/haar aangewezen vakgebied. Slechts zij en hun vervanger hebben toegang tot het geautomatiseerde bestand waarin gegevens over een signaal zijn opgenomen.

ARTIKEL 10. BEWAARTERMIJNEN

• 1. Voor de voor het doel van dit protocol gebruikte gegevens kan niet één geldende bewaartermijn worden bepaald. Per fase wordt -afhankelijk van het soort informatie en het doel waarvoor deze informatie verzameld, bewerkt en gebruikt wordt- bepaald wat de bewaartermijn van de betreffende informatie is alvorens deze informatie vernietigd wordt. De uitwerking hiervan volgt in hiernavolgende artikelen. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 vormt de grondslag voor deze vernietiging (Archiefbesluit 1995, artikel 8).

• 2.

  • a.

    Persoonsgegevens ten behoeve van een signaal dat na fase 1 en 2 ongegrond blijkt, worden direct vernietigd;

  • b.

    Indien een signaal heeft geleid heeft tot nader onderzoek in de gemeentelijke bronnen (bijv. n.a.v. een ‘hit’) mogen persoonsgegevens gedurende een jaar worden bewaard voor eventueel hergebruik ten behoeve van een nieuw signaal.

  • c.

    Indien alle fasen doorlopen zijn, wordt de totale gegevensset opgeslagen in beveiligde werkomgeving, alwaar het beheerd wordt. Dat wil zeggen dat de totale gegevensset een bewaartermijn heeft van 5 jaar (identiek aan de bewaartermijn van Bibob-onderzoek en, in dit geval, Landelijke Selectielijst cat. 12.1 “Toezicht”).

• 3. Persoonsgegevens worden vernietigd na afloop van de bewaartermijn (conform de Archiefwet). De vernietiging wordt gedocumenteerd zodat de gemeente Maastricht zich hierover kan verantwoorden. De recordmanager van de gemeente Maastricht legt daarom schriftelijk vast wanneer, op welke wijze en op welke grond gegevens zijn vernietigd.

• 4. In het kader van wetenschappelijke, historische of statistische onderzoeksdoeleinden kunnen gegevens (na elke fase van dit protocol), in niet tot individuele personen herleidbare vorm, bewaard blijven (conform de Archiefwet).

ARTIKEL 12. INFORMEREN VAN BETROKKENEN

• 1. Indien een signaal door de gemeente is afgerond, dan wordt de betrokkene conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving geïnformeerd.

• 2. Indien een signaal wordt overgedragen aan een andere (niet gemeentelijke) partner, dan informeert de desbetreffende partner de betrokkene conform van de toepassing zijnde wet- en regelgeving.

• 3. De RO of AVO beoordeelt of de betrokkene (ten spoedigste) kan worden geïnformeerd over de gegevensverwerking. De bevindingen van deze beoordeling worden schriftelijk vastgelegd. Bij twijfel wordt de FG of een andere privacy adviseur om advies gevraagd.

• 4. Aan de persoon of personen op wie de bestuurlijke interventie als bedoeld in artikel 19 betrekking heeft ("subject(en)"), wordt de informatie als bedoeld in artikel 14 van de AVG verstrekt. Indien tot interventie wordt besloten, vindt de mededeling/verstrekking plaats tegelijk met de feitelijke uitvoering van de interventie.

• 5. De verwerkingsverantwoordelijke laat op grond van artikel 23 AVG de informatieverstrekking achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:

  • a.

    de nationale veiligheid;

  • b.

    landsverdediging;

  • c.

    de openbare veiligheid;

  • d.

    de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid;

  • e.

    andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang van de Unie of van een lidstaat, met name een belangrijk economisch of financieel belang van de Unie of van een lidstaat, met inbegrip van monetaire, budgettaire en fiscale aangelegenheden, volksgezondheid en sociale zekerheid;

  • f.

    de bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures;

  • g.

    de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;

  • h.

    een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt, al is het incidenteel, met de uitoefening van het openbaar gezag in de in de punten a), tot en met e) en punt g) bedoelde gevallen;

  • i.

    de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen;

  • j.

    de inning van civielrechtelijke vorderingen.

• 6. Deze afweging wordt door de verantwoordelijke manager gemaakt naar dat deze hiertoe een advies heeft gevraagd bij de functionaris gegevens bescherming of een andere privacy adviseur en de RO of de AVO. Zowel de gemaakte afweging als de bijhorende adviezen worden schriftelijk vastgelegd en gearchiveerd.

• 7. Zodra de belangen als genoemd in het vijfde lid informatieverstrekking niet langer in de weg staan, draagt de verwerkingsverantwoordelijke zorg dat de vereiste informatie alsnog (ten spoedigste) aan betrokkene wordt verstrekt.

ARTIKEL 16. WEGING SIGNAAL EN VERVOLGSTAPPEN FASE 2

• 1. Het signaal wordt bij deze zwaarteweging gewogen aan de hand van geldende objectieve criteria (zie bijlage C) en een vaste set vragen aangevuld met de in bijlage A (van dit protocol) onder fase 1 en 2 genoemde bronnen.

• 2. Indien het signaal onvoldoende zwaar is voor de aanpak in het kader van ondermijning en/of veiligheidsgerelateerde overlast wordt het signaal:

  • a.

    doorgestuurd naar een ander gemeentelijk onderdeel (onderdelen), of aan andere niet gemeentelijke partner zoals het RIEC of andere partners binnen het RIEC-convenant als deze verantwoordelijk is voor de afhandeling van het signaal.

  • b.

    niet in behandeling genomen en vernietigd.

• 3. Indien na deze weging sprake is van een signaal met voldoende zwaarte dan treedt fase 3 met de vervolganalyse in werking.

FASE 3 VAN HET PROTOCOL (ONDERZOEK GEMEENTELIJKE BRONNEN)

ARTIKEL 18. PRIVACY CHECKS, WEGING ‘HITS’ EN VERVOLGSTAPPEN FASE 3

• 1. Privacy check 1: De RO of AVO beoordeelt of gemeentelijke bronnen mogen worden geraadpleegd en zo ja, welke. Deze beoordeling wordt schriftelijk vastgelegd.

• 2. De hit/no hit vraag n.a.v. raadpleging van de betrokken gemeentelijke bronnen wordt uitgevoerd.

  • a.

    Bij ‘no hit’ wordt geen actie ondernomen, na afloop van de bewaartermijn zullen de persoonsgegevens worden vernietigd;

  • b.

    Bij een ‘hit’ volgt een weging.

• 3. De RO of AVO beoordeelt of het signaal in voldoende mate door de ‘hit(s)’ wordt bevestigd.

  • a.

    Bij onvoldoende bevestiging van het signaal:

    • i.

      Regie en uitvoering (mono- of interdisciplinaire aanpak) door desbetreffende gemeentelijke onderdeel/onderdelen op grond van de daarvoor bedoelde wettelijke bevoegdheid(heden). Er is geen sprake van ondermijning.

    • ii.

      Doorgeleiding naar het RIEC-samenwerkingsverband, indien sprake is van georganiseerde criminaliteitsverband waarvoor de overheidspartners binnen RIEC benodigd zijn.

  • b.

    Bij voldoende bevestiging van het signaal:

    • i.

      Regie door RO/AVO in afstemming met betrokken afgevaardigden van de desbetreffende gemeentelijke onderdelen waar sprake is van een relevante hit.

FASE 4 VAN HET PROTOCOL (REGIE EN UITVOERING)

ARTIKEL 19. HET DOEL VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN FASE 4

• 1. Het ontwikkelen en vaststellen van een opdracht ‘bestuurlijke interventies’ ten behoeve van een signaal (welke een casus is geworden) en;

• 2. Het uitvoeren en monitoren van de bestuurlijke aanpak van de casus.

ARTIKEL 20. PRIVACY CHECKS, REGIE EN UITVOERING FASE 4

• 1. Privacy check 2a:

  De RO of AVO voert in deze fase een privacy check uit ten aanzien van de vraag of en zo ja, welke (van de in fase 1 t/m 3 verzamelde) informatie aan welke gemeentelijke onderdelen mag worden verstrekt ten behoeve van het vaststellen van de opdracht bestuurlijke interventies (gebaseerd op de grondslag in artikel 6.1 (e) AVG). De resultaten van deze privacy check worden schriftelijk vastgelegd. Bij twijfel wordt de functionaris gegevensbescherming of een andere privacy adviseur om advies gevraagd.

• 2. De in lid 1 bepaalde gemeentelijke onderdelen stellen in de LWO een opdracht bestuurlijke interventies op, op basis van de informatie zoals bepaald door de RO of AVO in datzelfde lid.

• 3. Privacy check 2b:

  De RO of AVO voert in deze fase een tweede privacy check uit en wel ten aanzien van de vraag welke aanvullend verzamelde gegevens met welke gemeentelijke onderdelen mogen worden gedeeld ten behoeve van de uitvoering van de opdracht bestuurlijke interventies (doelbinding, art. 5 AVG).

• 4. De RO of AVO is verantwoordelijk voor de regie op de uitvoering van de bestuurlijke interventies en monitort tevens de voortgang hiervan binnen de kaders van proportionaliteit en subsidiariteit.

  Sluitstuk van de aanpak is de evaluatie van de gepleegde bestuurlijke interventies. Mogelijke rest-informatie na de bestuurlijke interventie zal vervolgens bij fase 1 (conform dit protocol) worden ingebracht. De resultaten van deze privacy check worden schriftelijk vastgelegd. Bij twijfel wordt de functionaris gegevensbescherming of een andere privacy adviseur om advies gevraagd.

FASE 5 VAN HET PROTOCOL (AFSLUITEN, ARCHIVEREN EN VERNIETIGEN)

ARTIKEL 21. AFSLUITEN CASUS, ARCHIVEREN, BEWAARTERMIJN EN VERNIETIGING FASE 5

• 1. Na uitvoering van de opdracht bestuurlijke interventies wordt de casus door de RO of AVO afgesloten.

• 2. Indien alle vijf fasen doorlopen zijn, wordt de totale gegevensset opgeslagen conform artikel 10 lid 2 onder c.

• 3. Na fase 5 is artikel 10 lid 4 van overeenkomstige toepassing.