Subsidieregeling evenementen 2025, gemeente Vlaardingen

Geldend van 06-09-2024 t/m heden

Intitulé

Subsidieregeling evenementen 2025, gemeente Vlaardingen

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Vlaardingen,

Gelet op artikel 4 van de Algemene Subsidieverordening Vlaardingen 2024, artikel 4.25 en artikel 4:81 e.v. van de Algemene wet bestuursrecht;

BESLUIT de volgende nadere regels vast te stellen:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze subsidieregeling wordt verstaan onder:

  • •

    college: het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen;

  • •

    evenement: een voor een ieder toegankelijk (cultureel) vermaak dat zowel in de open lucht als in een gebouw kan plaatsvinden en zowel gratis als tegen betaling kan worden bezocht;

  • •

    stadsbreed: voor iedereen, divers en inclusief van binnen en buiten de stad;

  • •

    SMART-doelstelling: een concreet uitgewerkte doelstelling die specifiek, meetbaar, actueel en realistisch is.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de verstrekking van subsidies door het college voor het in artikel 3 genoemde doel en voor de in artikel 5 bedoelde activiteiten. De Algemene Subsidieverordening Vlaardingen 2024 is van toepassing, tenzij daarvan in deze regeling uitdrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 3. Subsidiedoel

Deze subsidieregeling heeft tot doel het bevorderen van (nieuwe) evenementen die worden georganiseerd in de gemeente Vlaardingen door middel van het verstrekken van subsidies.

Artikel 4. Subsidieontvanger

Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt aan een organisator van een evenement.

Artikel 5. Activiteiten

Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt voor activiteiten die bijdragen aan de organisatie van een evenement en die aansluiten bij de criteria in artikel 6 van deze subsidieregeling evenementen 2025.

Artikel 6. Subsidiecriteria

De activiteiten worden beoordeeld aan de hand van de volgende kaders en criteria:

  • a.

    Door de gemeenteraad vastgestelde kaders

    • •

      kader 1: evenementen stimuleren dat meer mensen de Vlaardingse collecties op het gebied van kunst en erfgoed kennen en gebruiken;

    • •

      kader 2: evenementen dragen bij aan sociale verbinding in de stad en aan Vlaardingen als aantrekkelijke woon-, en opleidingsstad (een MBO-stad en aantrekkelijk voor young professionals);

    • •

      kader 3: evenementen dragen bij aan een levendige binnenstad;

    • •

      kader 4: evenementen zijn er voor iedereen; ze zijn inclusief en divers;

    • •

      kader 5: evenementen dragen bij aan de lokale vrijetijdseconomie;

    • •

      kader 6: evenementen hebben oog voor een leefbare omgeving (duurzaamheid, bewust afvalbeleid, gezondheid en dierenwelzijn);

    • •

      kader 7: evenementen verlopen veilig;

    • •

      kader 8: evenementen dragen bij aan het gewenste imago van de stad (groen, water en historie, vernieuwen, stoer, open, samen en doen).

  • b.

    Algemene criteria

    • •

      het evenement vindt plaats in de gemeente Vlaardingen, komt ten goede aan de inwoners en bezoekers van de stad en is openbaar;

    • •

      het evenement draagt in positieve zin bij aan het samenbindende effect op de bewoners,

    • •

      bedrijven en bezoekers van Vlaardingen;

    • •

      het evenement geeft zoveel mogelijk een positieve impuls aan de stad door het betrekken van verenigingen en/of stichtingen, lokale leveranciers, partners binnen de stad en vrijwilligers;

    • •

      het evenement wordt georganiseerd zonder winstoogmerk voor de organisator;

    • •

      het evenement draagt bij aan een levendige en diverse samenstelling van de evenementenkalender;

    • •

      het evenement is onderscheidend en/of vernieuwend ten opzichte van andere evenementen in de stad en de organisator houdt ook rekening met nieuwe ontwikkelingen en/of er een historisch thema focuspunt is;

    • •

      de kwaliteit van de te voeren activiteiten tijdens het evenement wordt door de organisator geborgd;

    • •

      het evenement draagt bij aan lokale, regionale of landelijke publiciteit;

    • •

      de organisator onderneemt maatschappelijk verantwoord en zoveel mogelijk duurzaam ook met betrekking tot het gebruik van de betreffende locatie;

    • •

      de organisator kan statuten, een recente jaarrekening en een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel overleggen;

    • •

      de organisator heeft een professionele houding, is in staat om het evenement te realiseren, heeft de organisatie op orde, voert marketing, heeft een innoverend vermogen en een eigen verdienvermogen;

    • •

      de organisator dient, door middel van een realistische begroting met inkomsten en uitgaven en het aan te vragen subsidiebedrag, aan te tonen dat financiële ondersteuning van de gemeente Vlaardingen noodzakelijk is om het evenement te kunnen organiseren;

    • •

      de organisator meldt zijn evenement gelijktijdig met de subsidieaanvraag bij de citymarketingorganisatie Vlaardingen Partners via info@vlaardingenpartners.nl. Doel hiervan is te bepalen of en in welke mate het evenement bij kan dragen aan de gewenste positionering van de stad;

    • •

      het vergunningstraject van het evenement dient door de organisator professioneel, tijdig en op een betrouwbare en deugdelijke wijze te worden doorlopen.

  • c.

    Criteria t.b.v. het projectplan

  • De organisator dient bij de subsidieaanvraag een projectplan in te dienen inclusief een marketing- en communicatieplan en een sluitende begroting.

  • Het projectplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:

    • °

      een missie/visie waarin ook is benoemd hoe het evenement onderscheidend en vernieuwend is en een aanvulling op de reeds georganiseerde evenementen in Vlaardingen;

    • °

      SMART-geformuleerde doelstellingen van het evenement;

    • °

      een gedetailleerde omschrijving van het evenement, waaronder:

      • °

        locatie en programmaoverzicht

      • °

        omvang

      • °

        te verwachten bezoekersaantal

      • °

        de doelgroep(en) van het evenement

      • °

        Hoe draagt het evenement bij aan een of meer kaders die de gemeenteraad heeft vastgesteld (zie artikel 6a van deze regeling)

      • °

        Hoe draagt het evenement bij aan het samenbinden van bewoners, bedrijven en bezoekers van Vlaardingen

      • °

        Hoe zijn verenigingen en/of stichtingen betrokken in of bij het evenement

      • °

        Hoe zijn vrijwilligers betrokken in of bij het evenement

      • °

        Met welke partners en lokale leveranciers wordt samengewerkt

      • °

        Hoe invulling wordt gegeven aan een maatschappelijk verantwoorde en duurzame organisatie van het evenement

      • °

        Hoe invulling wordt gegeven aan een veilig verloop van het evenement;

    • °

      een planning, met onder andere de aanvraag en doorlooptijd van de evenementenvergunning;

    • °

      evaluatie van het evenement: hoe en wanneer vindt dit plaats, met welke deelnemers en hoe worden doelstellingen, bezoekersaantal en bereik en waardering gemeten.

  • Het marketing- en communicatieplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:

    • °

      de marketing- en communicatiedoelstellingen;

    • °

      de marketing- en communicatieactiviteiten;

    • °

      mediakeuze en te verwachten mediabereik;

    • °

      indien van toepassing en mogelijk; de invulling van de samenwerking met de citymarketingorganisatie Vlaardingen Partners.

  • Ten aanzien van de begroting van het evenement geldt:

    • °

      Deze is sluitend en realistisch;

    • °

      in elk geval is vermeld: inkomsten, uitgaven, waaronder het gevraagde subsidiebedrag, organisatiekosten en -uren, bijdragen van partners, marketing-communicatiebudget;

    • °

      het marketing- en communicatiebudget is realistisch om de doelstellingen van het evenement te kunnen behalen;

    • °

      het marketing- en communicatiebudget staat in verhouding tot de overige kosten.

Artikel 7. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

  • 1. Het college kan per kalenderjaar subsidie verstrekken voor het organiseren van een evenement of voor activiteiten die bijdragen aan de uitvoering van een evenement.

  • 2. Voor subsidie komen uitsluitend de kosten in aanmerking die in rechtstreeks verband staan tot het te organiseren evenement.

  • 3. Kosten zijn uitsluitend subsidiabel indien deze na het indienen van de aanvraag door de subsidieontvanger zijn gemaakt en betaald.

  • 4. Het college kan besluiten dat andere kosten dan genoemd in het eerste lid subsidiabel zijn.

Artikel 8. Hoogte van de subsidie

  • 1. De subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement.

  • 2. Het college kan in afwijking van het eerste lid een subsidie verstrekken van maximaal 50% van de begroting van een evenement waarvan het publiek de hoofdactiviteit(en) gratis kan bezoeken.

  • 3. Het college kan in incidentele gevallen besluiten af te wijken van de hoogte van het subsidiebedrag als bedoeld in het eerste of tweede lid.

Hoofdstuk 2 Subsidieplafond en wijze van verdeling

Artikel 9. Subsidieplafond

Het subsidieplafond is gelijk aan het bedrag dat door de gemeenteraad in de begroting beschikbaar wordt gesteld voor subsidies als bedoeld in deze regeling.

Artikel 10. Wijze van verdeling

  • 1. Het voor subsidie beschikbare bedrag wordt verdeeld door beoordeling van de (alle) aanvragen.

  • 2. Het college zal de aanvragen beoordelen op basis van de in artikel 6 genoemde criteria en kaders, waarbij per criterium en kader één van de volgende waarden wordt toegekend: ‘onvoldoende’, ‘voldoende’ of ‘goed’.

  • 3. Op basis van de beoordeling van de subsidieaanvraag en de omvang van het evenement wordt bepaald of en voor hoeveel subsidie het evenement in aanmerking komt.

Hoofdstuk 3 Subsidieaanvraag

Artikel 11. De aanvraag

  • 1. De aanvraagvereisten als bedoeld in artikel 8, lid 1 en 2 van de Algemene Subsidieverordening Vlaardingen 2024 zijn van toepassing.

  • 2. In aanvulling op artikel 8, lid 1 en 2, van de Algemene Subsidieverordening Vlaardingen 2024 verstrekt de aanvrager bij de aanvraag een projectplan met een bijlage waarin is beschreven hoe en in welke mate de activiteiten voldoen aan de criteria en kaders, als bedoeld in artikel 6 van deze subsidieregeling Evenementen 2025.

Artikel 12. Aanvraagtermijn

De incidentele subsidies voor evenementen dienen voor 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement en/of de activiteiten plaatsvinden, te worden aangevraagd.

Artikel 13. Beslistermijn

  • 1. Het college beslist op een aanvraag voor een subsidie die betrekking heeft op een kalenderjaar uiterlijk 30 november van het jaar waarin de aanvraag is ingediend.

  • 2. Indien niet voor de in het eerste lid genoemde datum kan worden beslist stelt het college na overleg met de subsidieontvanger een andere datum vast. De datum mag niet verder gelegen zijn dan acht weken na de in het eerste lid genoemde datum.

  • 3. Het college beslist op een aanvraag voor een incidentele subsidie binnen acht weken; deze termijn kan ten hoogste met vijf weken worden verlengd.

Hoofdstuk 4 Overige bepalingen

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze Subsidieregeling evenementen 2025, gemeente Vlaardingen treedt in werking op de dag na bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Subsidieregeling evenementen 2024 gemeente Vlaardingen.

Artikel 15. Overgangsbepaling

Op subsidieaanvragen die zijn ingediend voor de datum van inwerkingtreding als bedoeld in artikel 14 van deze regeling, blijven de bepalingen van de Subsidieregeling evenementen 2024 gemeente Vlaardingen van toepassing.

Artikel 16. Citeertitel

Deze subsidieregeling wordt aangehaald als:

‘Subsidieregeling evenementen 2025, gemeente Vlaardingen’.

Ondertekening

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris,

drs. E. Stolk

de burgemeester,

drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen