Reglement van orde rekenkamer Apeldoorn

1. De vergaderingen van de rekenkamer worden in beslotenheid gehouden tenzij de rekenkamer anders besluit. De vergaderstukken van de rekenkamer zijn niet openbaar.

2. De rapporten die de rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag zijn openbaar.

3. De leden van de rekenkamer houden de informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken geheim. Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die de vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter.

1. De rekenkamer vergadert in de regel één keer per maand, met uitzondering van vakantieperiodes. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven.

2. De voorzitter stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de rekenkamer vast.

3. De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk uiterlijk een week voor de vergadering.

4. Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden.

5. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris of voorzitter weten.

6. Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst.

7. Een lid dat later bij de vergadering aansluit of vóór de sluiting de vergadering verlaat, laat dit vooraf aan de secretaris weten. Hiervan maakt de secretaris melding in het verslag.

1. Op basis van de Verordening gemeentelijke rekenkamer Apeldoorn wordt door de gemeenteraad een klankbordgroep ingesteld.

2. De rekenkamer onderhoudt contacten met de raad bij voorkeur via de klankbordgroep.

De klankbordgroep en de rekenkamer vergaderen in ieder geval 3 keer per jaar onder voorzitterschap van de voorzitter van de rekenkamer.

3. Onderwerpen die met de klankbordgroep in ieder geval besproken zullen worden, zijn: het jaarverslag; het onderzoeksprogramma; de startnotities bij de opstart van nieuwe onderzoeken; en middelen die de rekenkamer nodig heeft voor een goede uitoefening van haar taken. Ook het raadsvoorstel en de communicatie met de raad na een afgerond onderzoek kunnen onderwerp van gesprek met de klankbordgroep zijn.

4. De klankbordgroep wordt niet betrokken bij de besluitvorming van de rekenkamer om over te gaan tot een onderzoek in een specifieke kwestie en ook niet bij de uitvoering van onderzoeken en de vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies. Ook hebben de leden van de klankbordgroep geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard.

1. Alle besluiten van de Rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd.

2. Indien de rekenkamer niet volledig is, wordt stemming uitgesteld tot de volgende vergadering. Als de rekenkamer dan wederom niet voltallig is, moet het besluit unaniem zijn, anders is het voorstel verworpen.

3. De taken van de voorzitter worden bij diens afwezigheid, dan wel wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van (de schijn van) belangenverstrengeling, uitgevoerd door een ander lid van de rekenkamer.

4. De rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn.

1. In het verslag van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de zakelijke conclusie(s) van het besprokene.

2. De secretaris zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een conceptverslag ervan en stuurt deze rond voor commentaar. De leden reageren zo spoedig mogelijk op het conceptverslag. Het conceptverslag wordt met eventuele wijzigingen de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

3. Bij verhindering van de secretaris zorgt de voorzitter ervoor dat een ander het verslag maakt.

1. Leden van de rekenkamer maken hun (neven)functies openbaar.

2. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, houdt het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezig.

3. Een rekenkamerlid, secretaris of extern ingehuurde onderzoeker vermijdt politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de rekenkamer schade kan toebrengen.

1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamer.

2. Het reglement van orde wordt gepubliceerd op de website van de rekenkamer en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad.

3. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking daarvan.

4. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde rekenkamer Apeldoorn.