Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks bestuur Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. Algemeen bestuur: het Algemeen bestuur van de GR Peelgemeenten;

• b. Dagelijks bestuur: het Dagelijks bestuur van de GR Peelgemeenten;

• c. Algemeen directeur: de algemeen directeur van de GR Peelgemeenten;

• d. GR Peelgemeenten: het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten;

• e. Regeling: de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024;

• f. Reglement: het reglement van orde voor de vergaderingen van het Algemeen bestuur Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten;

• g. Secretaris: de ambtelijk secretaris van het Algemeen en Dagelijks bestuur van de GR Peelgemeenten;

• h. Voorzitter: de voorzitter van het Algemeen en Dagelijks bestuur van de GR Peelgemeenten.

Artikel 2. De voorzitter

• 1. De voorzitter is belast met:

• a. het leiden van de vergadering;

• b. het handhaven van de orde;

• c. het in acht nemen en doen naleven van het reglement van orde;

• d. hetgeen de wet, de regeling of dit reglement hem verder opdraagt.

• 2. De voorzitter verleent het woord, formuleert de conclusies waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mee.

Artikel 3. De secretaris

• 1. De functie van secretaris wordt vervuld door de algemeen directeur. De secretaris is in elke vergadering van het Dagelijks bestuur aanwezig. De secretaris laat zich, indien gewenst, ondersteunen door een ambtenaar van de GR Peelgemeenten.

• 2. De secretaris draagt zorg voor een vlot verloop van de vergadering van het Dagelijks bestuur.

• 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen – in deze volgorde – door de manager opgavegericht en programmatisch werken, manager bedrijfsvoering & advies of de manager dienstverlening en excellent werkgeverschap.

• 4. Indien het functioneren van de secretaris het onderwerp is van de beraadslagingen, kan het Dagelijks bestuur de secretaris verzoeken de vergadering te verlaten en treedt in dat geval diens plaatsvervanger op.

Artikel 4. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het Dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het Dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een lid van het Dagelijks bestuur.

• 3. Een lid van het Dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of secretaris.

Artikel 5. Vergadering en vergaderstukken

• 1. Het Dagelijks bestuur vergadert minimaal zesmaal per jaar en verder zo dikwijls de voorzitter of het Dagelijks bestuur het nodig acht, of wanneer tenminste twee leden van het Dagelijks Bestuur, onder opgave van redenen, dit schriftelijk verzoeken. In dit laatste geval vindt de vergadering, indien mogelijk, binnen twee weken plaats.

• 2. De digitale agenda met bespreekpunten inclusief de volledige verzameling vergaderingstukken, wordt doorgaans vijf werkdagen van tevoren beschikbaar gesteld voor alle leden van het Dagelijks bestuur.

• 3. Onderwerpen waarover tijdige agendering niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 8 uur vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

• 4. Met toestemming van de voorzitter wordt de genoemde termijn in lid 3 bekort tot de vergadering zelf.

Artikel 6. Vergader- en besluitquorum

• 1. In de vergadering van het Dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

• 3. Indien het quorum er niet is én een besluit van het Dagelijks bestuur wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een lid, dan wel zijn de aanwezige leden van het Dagelijks bestuur, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.

• 4. De voorzitter verleent hierbij, conform artikel 33d van de wet gemeenschappelijke regelingen, het desbetreffende lid of leden van het Dagelijks bestuur volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

• 5. In de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks bestuur wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan.

Artikel 7. Besluitvorming en besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst(en) van de vergadering van het Dagelijks bestuur.

• 2. De besluitenlijst(en) bevat(ten) ten minste:

• a. De namen van de aanwezige en afwezige leden;

• b. De namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging (niet zijnde ambtenaren/deskundigen die om advies/toelichting in de vergadering zijn gevraagd);

• c. Een formulering van de genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het Dagelijks bestuur daarom vraagt.

• 4. Indien een lid van het Dagelijks bestuur hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt dat hij heeft tegengestemd.

• 5. Indien de secretaris hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt van zijn afwijkend advies.

• 6. De besluitenlijst(en) wordt/worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• a. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbaarmaking van de besluitenlijst(en) op de gebruikelijke wijze.

• b. Van het behandelde waaromtrent geheimhouding is opgelegd, wordt een afzonderlijk verslag en/of besluitenlijst gemaakt. De secretaris ziet toe op een adequate archivering hiervan.

Artikel 8. Parafenbesluiten

• 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de vergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop door geen van de leden van het Dagelijks bestuur is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en dat door ieder lid van het Dagelijks bestuur voor akkoord is geparafeerd.

• 2. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het Dagelijks bestuur het besluit voor akkoord heeft geparafeerd.

• 3. De parafenbesluiten worden in de eerstvolgende vergadering opgenomen in de besluitenlijst en toegezonden op de wijze zoals omschreven onder artikel 4.

Artikel 9. Deelneming derden aan de vergadering

• 1. Een lid van het Dagelijks bestuur kan in overleg met de secretaris en/of voorzitter besluiten (een) ambtelijk medewerker(s) of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn/hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

• 2. Op degene(n) die op grond van dit artikel is/zijn toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het Dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het Dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 wordt toegepast.

• 3. Indien een lid van het Dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

• 4. Indien bij een stemming de stemmen staken wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 11. Openbare vergadering

• 1. De vergaderingen van het Dagelijks bestuur vinden met gesloten deuren plaats.

• 2. Het Dagelijks bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking een dag na bekendmaking in het publicatieblad van de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks bestuur Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten van 22 augustus 2024.

Dagelijks bestuur,