Nota reserves en voorzieningen GGD Brabant-Zuidoost 2023

Binnen de kaderstellende en controlerende taak van het Algemeen Bestuur (AB) is het van belang dat er goed zicht bestaat op de financiële positie van de organisatie. Dit zicht moet niet beperkt blijven tot de jaarlijkse baten en lasten in de exploitatiebegroting, maar is tevens van toepassing op de reserves, voorzieningen en het weerstandsvermogen. Reserves en voorzieningen maken een integraal onderdeel uit van de financiële positie van de organisatie.

Het regelgevend kader over de reserves en voorzieningen ligt vast in wettelijke voorschriften. Dit houdt in dat het niet nodig is deze voorschriften op te nemen in deze nota.

Het algemene uitgangspunt is terughoudendheid bij het instellen van reserves en voorzieningen, zowel qua aantal als omvang,

Het beperken van de reserves en voorzieningen bevordert de inzichtelijkheid in de financiële positie van de organisatie. Als het gaat om het realiseren van een bepaald beleidsdoel, loopt dit zoveel mogelijk via de exploitatie. Daar vindt ook de integrale afweging plaats. Voorkomen moet worden dat de aanwezigheid van veel bestemmingsreserves leidt tot uitholling van het bestuurlijk afwegingsproces. Aan de andere kant kan instelling van reserves ook voorkomen dat voor incidentele meerjarige projecten extra geld moet worden gevraagd bij de gemeenten en dat grote fluctuaties in de exploitatie optreden.

In dit document worden de volgende beleidsregels beschreven met betrekking tot de reserves en voorzieningen:

• • Kaders en doelstellingen

• • Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen

• • Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen

• • Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen

2.1 Kaders

Voor de reserves en voorzieningen zijn de volgende kaders van belang:

• 1. De Financiële verordening GGD Brabant-Zuidoost 2023

• 2. De regelgeving op basis van het Besluit Begrotingen Verantwoording (BBV);

• 3. De ‘stellige uitspraken’ van de commissie BBV, die onder andere is ingesteld ter bewaking van de nieuwe regelgeving. De standpunten van de commissie uit Vraag en Antwoord BBV worden gelijk gesteld aan de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) en zijn dus maatgevend en bindend.

2.2 Doelstellingen

Dit spelregelkader formuleert de volgende doelstellingen en beleidsregels die het Dagelijks Bestuur (DB) de komende jaren wil realiseren:

• 1. Voldoen aan wet en regelgeving (BBV evenals de Financiële verordening)

• 2. Heldere en eenduidige beleidsregels over reserves en voorzieningen

• 3. Er worden geen nieuwe reserves of voorzieningen ingesteld, tenzij de noodzaak hiervan wordt aangetoond.

3.1 Instellen van reserves en voorzieningen

Om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is, moeten goede gronden aanwezig zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden. Aan de andere kant moet er natuurlijk ook voor worden gewaakt dat de begrotingspositie van de organisatie, door financiële risico’s waarvoor geen buffer is gevormd, kan worden aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet daarom worden afgestemd op het doel dat er mee gediend moet worden c.q. op de omvang van de risico’s dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.

Om het budgetrecht van het AB op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen zal het instellen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk AB-besluit (apart beslispunt) dienen plaats te vinden. In dit besluit zal expliciet het volgende moeten worden aangegeven:

• 1. de omschrijving van het doel waarvoor de reserve of voorziening moet worden gevormd;

• 2. de vermelding van het motief voor instelling;

• 3. de minimale omvang (bij reserves in verband met risico’s) en/of maximale omvang;

• 4. de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarige (onderhoud)planning;

• 5. de dekking van de stortingen;

• 6. de looptijd.

Uitzondering op bovenstaande is als er op de balansdatum verplichtingen of verliezen bekend zijn die redelijkerwijs zijn in te schatten of als middelen van derden (niet zijnde subsidies met een specifiek doel van Europese of Nederlandse overheidslichamen) nog niet volledig besteed zijn. Indien hiervoor op grond van het BBV een voorziening gevormd moet worden dan is geen specifiek AB-besluit nodig. Wel spreekt het voor zich dat het AB hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte wordt gebracht.

4.1.1. Criteria voor mutatie van reserves

Alle stortingen in en onttrekkingen aan reserves vereisen goedkeuring van het AB. Het rechtstreeks verantwoorden van uitgaven op reserves is niet toegestaan. Deze uitgaven behoren als last op het betreffende programma(deel) te worden verantwoord. Hiertegenover staat dan een onttrekking aan de reserve. Uitzondering hierop betreft de resultaatbestemming uit het vorige boekjaar. Conform de uitspraak van de commissie BBV worden deze mutaties wel rechtstreeks op de betreffende reserves verantwoord.

Het goedkeuren van mutaties op reserves door het AB gebeurt op de volgende wijze:

• 1. Bij de resultaatbestemming van de jaarrekening. Er wordt dan expliciet een voorstel voorgelegd om het resultaat te storten in een bepaalde reserve c.q. een bedrag te onttrekken aan de reserve.

• 2. Bij de vaststelling van de begroting. Bij de begroting is opgenomen dat een bepaald bedrag gestort wordt in of onttrokken wordt aan een bepaalde reserve. Indien er sprake is van een onttrekking aan een reserve dan is ook duidelijk welke lasten hiermee afgedekt worden.

• 3. Bij de vaststelling van de bestuursrapportage. Het AB verleent in de vorm van een begrotingswijziging goedkeuring aan de mutaties in de rapportageperiode.

• 4. Bij afzonderlijk besluit. In een afzonderlijk AB-besluit is besloten tot een storting in of onttrekking aan een bepaalde reserve. Duidelijk in het besluit is opgenomen voor welk doel de storting plaatsvindt en welke lasten afgedekt worden met de onttrekking.

• 5. Egalisatie van het totaal van baten en lasten. Bij de vorming van een egalisatiereserve is door het AB besloten dat het saldo van de baten en lasten van een specifiek onderdeel geëgaliseerd wordt via een bepaalde reserve.

In specifieke gevallen kan het AB aan het DB de bevoegdheid delegeren om de hoogte van bepaalde bestemmingsreserves per balansdatum in overeenstemming te brengen met de onderliggende verplichtingen.

4.1.2. Criteria voor mutatie van voorzieningen

Voor toevoegingen aan en onttrekkingen uit voorzieningen gelden de volgende spelregels:

• 1. Een toevoeging aan of onttrekking uit een bestaande voorziening wordt geraamd in begroting

• 2. Een onttrekking aan de voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. Een aanwending is dus geen last die via de exploitatie loopt, een begrotingswijziging is om deze reden dan ook niet nodig.

• 3. Indien een voorziening, die gevormd is ter gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. voorziening voor groot onderhoud) hoger of lager is dan benodigd voor de achterliggende verplichtingen dan dient een vrijval of een storting in de voorziening plaats te vinden. Hiervoor is geen AB-besluit nodig.

4.2.1. Muteren op reserves

Het muteren op de reserves vindt op de volgende wijze plaats:

• 1. Een storting in of onttrekking aan een egalisatiereserve vindt altijd plaats conform de gemaakte afspraak met het AB.

• 2. Stortingen in overige reserves vinden plaats conform raming in de begroting, tenzij het AB anders besluit.

• 3. Onttrekkingen uit overige reserves vinden plaats conform de werkelijke bestedingen tot maximaal het bedrag van de raming in de begroting, tenzij het AB anders besluit.

4.2.2. Muteren op voorzieningen

Het muteren op voorzieningen vindt op de volgende wijze plaats:

• 1. Een storting in een voorziening vindt in principe plaats conform raming in begroting, tenzij bij het vormen van de voorziening anders is beschreven.

• 2. Indien na toetsing van alle op de voorziening drukkende verplichtingen blijkt dat de hoogte van deze te laag of te hoog is, zal moeten worden bijgestort ten laste van, of valt een deel vrij ten gunste van de exploitatie.

• 3. Een onttrekkingen uit de voorziening vindt plaats conform de werkelijke besteding.