Treasurystatuut GGD Brabant-Zuidoost 2023

Geldend van 01-01-2023 t/m heden

Intitulé

Treasurystatuut GGD Brabant-Zuidoost 2023

Hoofdstuk 1 Inleiding

In dit treasurystatuut wordt de treasuryfunctie van de GGD Brabant Zuidoost beschreven. In de vorige versie is het statuut verder vereenvoudigd; uitgebreide en formele bepalingen die in de praktijk nooit van toepassing bleken zijn verwijderd en vervangen door een algemene bepaling dat in voorkomende uitzonderingsgevallen het bestuur (anders) kan besluiten. Dit verhoogt de lees- en toepasbaarheid van het statuut.

In deze actualisatie zijn, naast een kleine toevoeging bij artikel 2 lid 7, uitsluitend wijzigingen als gevolg van recente organisatieveranderingen bij de GGD aangebracht.

Dit statuut omvat zowel de korte termijn geldstromen (tot en met één jaar) als de (middel)lange termijn geldstromen (vanaf één jaar).

Aandacht wordt besteed aan de volgende onderdelen:

  • 1. doelstelling en richtlijnen;

  • 2. verantwoordelijkheden, taken, bevoegdheden en informatievoorziening;

  • 3. administratieve organisatie en interne controle;

Tevens is een begrippenkader toegevoegd.

Minimaal elke 4 jaar zal het treasurystatuut ter actualisatie worden beoordeeld en aan het Algemeen Bestuur worden aangeboden.

Hoofdstuk 2 Begrippenkader

BBV Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Deposito Geldbedrag dat aan een bank wordt toevertrouwd voor een bepaalde periode tegen een bepaalde rentevergoeding. Gedurende de afgesproken periode dat het geld bij de bank staat, kan niet vrij over dat geld worden beschikt;

Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

Directie De Directeur Publieke Gezondheid (DPG) en/of directeur

Drempelbedrag Dit is het bedrag wat maximaal aan het einde van de dag op de rekeningcourant mag staan buiten de schatkist. Het drempelbedrag wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam;

Financiële instelling Een onderneming die in een lidstaat het bedrijf van kredietinstelling mag uitoefenen, beleggingsdiensten mag verlenen, beleggingsinstellingen mag beheren, rechten van deelneming in een beleggingsmaatschappij mag aanbieden, of het bedrijf van verzekeraar mag uitoefenen;

Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet begrenst de omvang van de korte financiering (korter dan een jaar) tot een percentage van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar;

Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

Kredietfaciliteit Een overeenkomst tussen de bank en haar cliënt, waarbij de bank de cliënt toestaat tot een bepaald bedrag gelden op te nemen (‘rood staan’) of andere faciliteiten (zoals garanties) te genieten.

Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

Liquiditeitsbehoefte De behoefte aan geldmiddelen;

Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

Manager Manager Publieke Gezondheid, Manager Ambulancezorg, Manager Ondersteunende teams.

Publieke taak Decentrale overheden kunnen uitsluitend leningen aangaan, middelen uitzetten en garanties verlenen voor de uitoefening van de publieke taak. Bankactiviteiten, zoals het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen, worden hiertoe niet gerekend en zijn verboden. Het Algemeen Bestuur bepaalt, binnen de normen van de Wet Fido, wat onder de publieke taak verstaan wordt.

Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de organisatie door rentewijzigingen;

Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de organisatie dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

Ruddo Uitvoeringsregeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden, in het kader van de Wet Fido;

Schatkistbankieren Het, door decentrale overheden, aanhouden van overtollige middelen in de schatkist bij het ministerie van financiën (wijziging van de Wet financiering decentrale overheden door de invoering van verplicht schatkistbankieren);

Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, bedrijfsfinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer;

Wet Fido De Wet financiering decentrale overheden.

WGR Wet Gemeenschappelijke Regelingen

Hoofdstuk 3 Doelstelling en richtlijnen

Artikel 1 Doelstelling

De doelstelling van de treasuryfunctie:

  • 1. Door het verzekeren van duurzame toegang tot de geld- en kapitaalmarkt, er voor zorgen dat er voldoende liquide middelen beschikbaar zijn om de taken uit te oefenen;

  • 2. Het beperken van financiële risico’s, door het beheersen van renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

  • 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

  • 5. Het genereren van informatie ter ondersteuning van het te voeren treasury-beleid.

Artikel 2 Richtlijnen algemeen

  • 1. Wettelijke bepalingen zoals opgenomen in de Wet Fido, Ruddo, WGR, BBV en eventueel andere, ook nog vast te stellen, relevante regelgeving worden altijd in acht genomen.

  • 2. Aantrekken van financiële middelen geschiedt in principe alleen ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak; uitzonderingen daarop zijn alleen mogelijk na goedkeuring door het Algemeen Bestuur

  • 3. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren;

  • 4. Aantrekken en uitzetten van financiële middelen buiten schatkistbankieren geschiedt in principe alleen bij de huisbankier en in euro’s.

  • 5. Van de bepaling onder d kan worden afgeweken als marktomstandigheden aanleiding geven tot het aantrekken of uitzetten bij een andere financiële instelling, maar dan uitsluitend met instemming van het Dagelijks Bestuur.

  • 6. Het Algemeen Bestuur wijst de huisbankier aan.

  • 7. De directeur rapporteert 3 à 4 keer per jaar aan het Dagelijks Bestuur over de uitvoering van het treasury-beleid, tenzij het Algemeen Bestuur anders besluit.

 

Artikel 3 Richtlijnen voor het aantrekken langlopende financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van een jaar en langer, gelden aanvullend op artikel 2 de volgende richtlijnen:

  • 1. De omvang, de rente typische looptijd en het renteniveau van nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de meerjarige-liquiditeitenplanning en de actuele rentevisie;

  • 2. Renterisico’s op de vaste schuld bedragen maximaal de renterisiconorm, conform Wet Fido;

Artikel 4 Richtlijnen voor het aantrekken kortlopende financiering

Voor het aantrekken van kortlopende financieringen met een looptijd tot één jaar gelden aanvullend op artikel 2 de volgende richtlijnen:

  • 1. De omvang, de rente typische looptijd en het renteniveau van nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de meerjarige-liquiditeitenplanning en de actuele rentevisie;

  • 2. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en rekening-courant krediet.

  • 3. Bij het aantrekken van kortlopende middelen wordt de kasgeldlimiet conform de Wet FIDO niet overschreden;

Artikel 5 Richtlijnen voor het uitzetten van financiële middelen

Voor het uitzetten van financiële middelen, gelden de volgende richtlijnen:

  • 1. Overtollige financiële middelen worden aangehouden in ’s rijksschatkist, conform de Wet FIDO.

  • 2. Uitgezonderd van de verplichting om overtollige middelen in ’s Rijks schatkist aan te houden zijn de middelen tot het drempelbedrag, conform de Wet FIDO.

  • 3. De organisatie verstrekt in principe geen leningen of garanties aan derden. Uitzonderingen daarop alleen na goedkeuring van het Algemeen Bestuur;

  • 4. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie en interne controle

Artikel 6 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasury-activiteiten zijn op eenduidige wijze vastgelegd in dit treasurystatuut. Ten aanzien van de bevoegdheden geldt bovendien dat functiescheiding wordt toegepast met als nadere voorwaarden:

  • 1. Iedere transactie wordt minimaal door twee functionarissen geautoriseerd;

  • 2. De uitvoering, registratie en controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

  • 3. Verdere delegatie en mandaat worden schriftelijk en geautoriseerd vastgelegd.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de organisatie staan in onderstaande tabel weergegeven:

Functie

Verantwoordelijkheden

Algemeen Bestuur

Het vaststellen van het treasury-beleid en -richtlijnen, middels vaststelling van het treasurystatuut.

Het vaststellen van de treasury-paragraaf in de begroting en de jaarrekening.

Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurystatuut.

Het uitvoeren van niet overgedragen treasury-activiteiten.

Dagelijks Bestuur

Het uitvoeren van het treasury-beleid (formele verantwoordelijkheid).

Het rapporteren aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van het treasury-beleid, middels de begroting en jaarrekening.

Directeur

Verantwoordelijk voor de organisatorische uitvoering van het treasury-beleid.

Het 3 à 4 keer per jaar rapporteren en verantwoording afleggen aan het Dagelijks Bestuur

Het uitvoeren van de aan hem opgedragen en gemandateerde treasury-activiteiten.

Managers

Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie over toekomstige uitgaven en ontvangsten van het eigen team;

Het fiatteren van uitgaven en inkomsten, ten laste c.q. ten gunste van de budgetten waarvan zij als budgethouder zijn aangewezen.

Manager F&C

Het uitvoeren van de aan hem opgedragen en gemandateerde activiteiten met betrekking tot detreasuryfunctie, m.n.:

Het doen van beleidsvoorstellen op treasury gebied.

Het opstellen van een rentevisie.

Het zorgdragen voor het integrale geldstromenbeheer.

Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasury-transacties;

Het beheer van debiteuren en crediteuren.

Het onderhouden van contacten met banken en overige financiële instellingen.

Het zorgdragen voor de wettelijke informatievoorziening aan derden, toezichthouders en CBS.

Het afleggen van verantwoording aan de Directeur over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

De uitvoering van een of meer hiervoor genoemde activiteiten kan worden gemandateerd aan een daarvoor aan te wijzen medewerker van het team Financiën.

externe accountant

Het in het kader van zijn reguliere controle taak rapporteren en adviseren omtrent feitelijke naleving van het treasurystatuut.

Artikel 8 Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasury-activiteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering:

Uitvoering (voorbereiden)

Autorisatie (handtekening)

Het afsluiten van deposito’s

Manager F&C*

Directie

Aantrekken van middelen met een looptijd tot 1 jaar

Manager F&C*

Directie

Het aantrekken van leningen met een looptijd van 1 jaar of langer

Manager F&C

Dagelijks Bestuur

Het geven van betalingsopdrachten

Medewerker financiën belast met treasury-activiteiten

Twee van: de directie en/of door de directie gemandateerde functionaris.

Bankrekeningen openen

Manager F&C*

Dagelijks Bestuur

Bankcondities en tarieven afspreken

Manager F&C*

Directie

Het afsluiten van kredietfaciliteiten

Manager F&C*

Directie

* Manager F&C is bevoegd een medewerker van het team financiën te mandateren voor het uitvoeren van de treasury-activiteiten.

Artikel 9 Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasury-activiteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie

Frequentie

Informatieverstrekker

Informatie-ontvanger

Liquiditeitenplanning komende 4 jaren, via 1etreasury-rapportage van het jaar;

Jaarlijks

Directie (advies van en opgesteld door Manager F&C *)

Dagelijks Bestuur

Voortgang treasury-beheer incl. liquiditeitenplanning lopend jaar, via treasuryrapportage;

3 à 4 keer/jaar

Directie (advies van en opgesteld door Manager F&C *)

Dagelijks Bestuur

Verantwoording treasury-beheer via treasury-paragraaf in jaarrekening en begroting;

Jaarlijks

Dagelijks Bestuur (via directie, advies van en opgesteld door Manager F&C *)

Algemeen Bestuur

Wettelijke informatie aan derden, toezichthouders en CBS zoals genoemd in wet Fido;

Wettelijke termijnen

Manager F&C *

Derden

Informatie over toekomstige uitgaven en inkomsten.

4-maandelijks

Managers

Directie, via team financiën

* Manager F&C is bevoegd een medewerker van het team financiën te mandateren voor het verstrekken van de informatie.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 10 Hardheidsclausule

In gevallen waarin dit statuut niet voorziet is het Dagelijks Bestuur gemandateerd beslissingen te nemen, welke met motivatie aan het Algemeen Bestuur ter kennis zullen worden gebracht.

Artikel 11 Inwerkingtreding, geldingsduur en citeertitel

  • 1. Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2023 en vervangt de versie zoals vastgesteld per december 2017.

  • 2. Dit statuut zal minimaal elke vier jaren worden geactualiseerd.

  • 3. Dit statuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut GGD Brabant-Zuidoost 2023.

Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 14 december 2022

Mevr. C. Dortmans Mevr V. Zeeman

Voorzitter Secretaris

Ondertekening