Regeling van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant van 2 juli 2024, houdende regels voor uniforme subsidiebegrippen, kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies, regels met betrekking tot de accountantscontrole en de controleverklaring en regels omtrent begrotingssubsidies (Regeling algemene subsidienormen Noord-Brabant)

§ 1 Uniforme subsidiebegrippen, kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze paragraaf en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Asv: Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder c, van de Asv;

begrotingssubsidie naar aard projectsubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder d, van de Asv;

incidentele subsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder e, van de Asv;

subsidieregeling: subsidieregeling als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de Asv;

projectsubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, van de Asv.

Artikel 1.2 Te hanteren subsidiebegrippen

De subsidieaanvrager hanteert bij het indienen van zijn subsidieaanvraag de volgende subsidiebegrippen:

• a.

  cofinanciering: financiële bijdrage van een overheid of een andere derde aan het te subsidiëren project;

• b.

  deelnemer: deelnemer aan een samenwerkingsverband;

• c.

  derde: een ander dan de subsidieaanvrager of een deelnemer, niet zijnde een juridisch of financieel met de subsidieaanvrager verbonden zusteronderneming, dochteronderneming, moederonderneming of vergelijkbare onderneming;

• d.

  gemachtigde: derde die door de subsidieaanvrager gemachtigd is om namens hem subsidie aan te vragen, blijkend uit een bij de subsidieaanvraag te overleggen schriftelijke machtiging;

• e.

  penvoerder: degene die door de subsidieaanvragers die samenwerken in een samenwerkingsverband als gemachtigde in het samenwerkingsverband is aangewezen en die zelf ook subsidieaanvrager is;

• f.

  samenwerkingsovereenkomst: schriftelijke door alle deelnemers binnen een samenwerkingsverband ondertekende overeenkomst die ziet op het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd en waarin de taken, verantwoordelijkheden en financiële bijdragen van elke deelnemer aan het project zijn vastgelegd, alsmede de machtiging met betrekking tot het penvoerderschap;

• g.

  samenwerkingsverband: natuurlijke personen of rechtspersonen die juridisch en financieel onafhankelijk zijn van elkaar en die ten behoeve van de subsidieaanvraag samenwerken, blijkend uit een bij de subsidieaanvraag te overleggen samenwerkingsovereenkomst;

• h.

  sponsor: derde die in geld of in natura bijdraagt aan het te subsidiëren project, maar die niet actief deelneemt aan de uitvoering of het eventuele samenwerkingsverband van de subsidieaanvrager en waarmee de afspraken worden vastgelegd in een aparte sponsorovereenkomst;

• i.

  subsidieaanvrager: degene die de subsidie aanvraagt of namens wie de subsidie wordt aangevraagd en die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten en de daaraan verbonden verplichtingen;

• j.

  subsidieperiode: de tijdsduur, opgenomen in de verleningsbeschikking, waarbinnen de subsidieontvanger gerechtigd is om de subsidiabele activiteiten uit te voeren.

Artikel 1.3 Te hanteren kostenbegrippen

De subsidieaanvrager hanteert bij het berekenen van de subsidiabele kosten, genoemd in de desbetreffende subsidieregeling en bij het indienen van begrotingssubsidies of incidentele subsidies de volgende kostenbegrippen:

• a.

  aantal direct productieve uren per jaar: aantal uren per dag, vermenigvuldigd met het aantal werkbare dagen in een kalenderjaar minus:

  • 1°.

    wettelijk verlof en verlof conform de collectieve arbeidsovereenkomst of individuele arbeidsovereenkomst;

  • 2°.

    een percentage voor ziekteverzuim;

  • 3°.

    een percentage voor indirect productieve tijd op basis van ervaringsgegevens;

• b.

  afschrijvingskosten: kosten die de economische waardevermindering weergeven van een investering tegen historische kostprijs gedurende de economische levensduur;

• c.

  arbeids- en personeelsuren: uren van personeel van de subsidieaanvrager dat al dan niet in loondienst is, niet zijnde kosten derden;

• d.

  bijdrage in natura: uren, zaken of diensten die aantoonbaar om niet zijn ingebracht door een derde;

• e.

  directe kosten: kosten die rechtstreeks, meetbaar en traceerbaar aan de kostendrager kunnen worden toegerekend;

• f.

  economische levensduur: periode waarna de investering economisch verouderd is;

• g.

  eigen bijdrage: bijdrage van de subsidieaanvrager of een deelnemer met betrekking tot het aangevraagde te subsidiëren project of activiteiten;

• h.

  emolumenten: werkgerelateerde beloningen die buiten het normale loon vallen;

• i.

  indirect productieve tijd: tijd die wordt besteed aan zaken als werkbesprekingen, personeelsaangelegenheden en studieverlof;

• j.

  indirecte kosten: kosten die niet rechtstreeks aan de kostendrager kunnen worden toegerekend;

• k.

  integrale kosten: totaal van de directe kosten en de indirecte kosten die de subsidieaanvrager maakt voor een gesubsidieerde activiteit;

• l.

  kostendrager: specifiek product, project, dienst of activiteit, waaraan de kosten worden toegerekend, waarmee de prijs per eenheid kan worden bepaald;

• m.

  kosten derden: kosten die op factuur aantoonbaar en aan derden verschuldigd zijn en die direct voor de subsidiabele activiteit worden gemaakt;

• n.

  kostenplaats: specifieke locatie, afdeling of eenheid binnen een organisatie, waar kosten worden gemaakt;

• o.

  kostensoort: categorie of classificatie van kosten, die wordt gebruikt om de verschillende kosten in een organisatie te indentificeren en te groeperen;

• p.

  kostenverdeelstaat: overzicht waarin op schematische en transparante wijze directe en indirecte kosten worden toegerekend aan kostendragers;

• q.

  loonkosten: optelsom van de bruto loonkosten, niet winst afhankelijke emolumenten, dan wel extra verdiensten naast het loon, werkgeverslasten, kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden en, indien van toepassing, een evenredig deel van de begrote kosten voor een eventuele wachtgelduitkering na ontslag, voor personeel dat werkzaamheden verricht ten behoeve van subsidiabele activiteiten;

• r.

  out-of-pocket kosten: geringe kosten waarvan de bedragen niet afzonderlijk gespecificeerd hoeven te worden;

• s.

  subsidiabele kosten: kosten die in een subsidieregeling als subsidiabel zijn aangemerkt of kosten die bij het verlenen en vaststellen van begrotingssubsidies of incidentele subsidies door Gedeputeerde Staten als subsidiabel worden aangemerkt;

• t.

  uurtarief: tarief per uur voor arbeids- en personeelsuren, niet bevattend debetrente, boetes, provisies, financiële sancties, winstopslagen, gerechtskosten, voorzieningen voor mogelijke toekomstige verliezen of lasten, wisselverliezen, terugvorderbare indirecte belastingen, schulden of onvoorziene kosten;

• u.

  vrijwilliger: natuurlijk persoon die:

  • 1°.

    werkzaamheden verricht voor organisaties die niet onderworpen zijn aan vennootschapsbelasting of daarvan zijn vrijgesteld, sportverenigingen, sportstichtingen of Algemeen Nut Beogende Instellingen;

  • 2°.

    niet in dienst is bij de organisatie, vereniging, stichting of instelling, bedoeld onder 1°; en

  • 3°.

    de werkzaamheden niet voor zijn beroep verricht;

• v.

  vrijwilligersvergoeding: vergoeding die zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de werkzaamheden.

Artikel 1.6 Uurtarief op basis van kostendrager met opslag

Bij de berekeningswijze op basis van kosten per kostendrager:

• a.

  rekent de subsidieaanvrager kosten van arbeidsuren en personeelsuren via een kostendrager toe aan een subsidiabele activiteit;

• b.

  hanteert de subsidieaanvrager op de kosten, bedoeld onder a, het maximale opslagpercentage voor indirecte kosten, vastgesteld in de desbetreffende subsidieregeling.

Artikel 1.7 Uurtarief op basis van forfaitair vastgesteld uurtarief

Bij de berekeningswijze op basis van een forfaitair vastgesteld uurtarief hanteert de subsidieaanvrager het maximale uurtarief, vastgesteld in de desbetreffende subsidieregeling.

Artikel 1.9 Berekeningswijze vrijwilligersvergoeding

De kosten van vergoedingen voor vrijwilligers zijn subsidiabel:

• a.

  indien deze aantoonbaar aan de vrijwilliger ter beschikking zijn gesteld;

• b.

  indien in de financiële administratie het aantal gewerkte uren met bijhorende vergoeding per vrijwilliger is vastgelegd; en

• c.

  tot een maximum van het bedrag per uur, per maand en per jaar, vastgesteld door de Belastingdienst voor het desbetreffende kalenderjaar.

§ 2 Accountantscontrole en controleverklaring

Artikel 2.1 Begripsbepalingen

In deze paragraaf en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

accountant: accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

accountantscontrole: controle als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

Asv : Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Awb : Algemene wet bestuursrecht;

BW: Burgerlijk Wetboek;

controleverklaring: verklaring als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

exploitatiesubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

financieel projectverslag: verslag als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

financieel verslag: verslag als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants;

omvangsbasis : totaal aan lasten in de verantwoording;

projectsubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

rechtmatigheid: naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, volgend uit het van toepassing zijnde normenkader.

Artikel 2.3 Controleverklaring

De door de subsidieontvanger overgelegde controleverklaring, bedoeld in artikel 2.2 eerste lid voldoet aan de volgende vereisten:

• a.

  uit de controleverklaring blijkt:

  • 1°.

    of de in de financiële verantwoording opgenomen bedragen getrouw zijn weergegeven; en

  • 2°.

    of de baten en lasten in overeenstemming zijn met de financiële aspecten van de wet- en regelgeving, bedoeld in artikel 2.2, tweede lid, onder b, voor zover dit in redelijkheid te toetsen is door de accountant;

• b.

  de controleverklaring verschaft een redelijke mate van zekerheid over het object van de controle;

• c.

  de controleverklaring is opgesteld conform:

  • 1°.

    model 10.2a van de NBA, Controleverklaring in de publieke en semipublieke sector bij een jaarrekening zonder consolidatie, met een oordeel over financiële rechtmatigheid door de accountant, met daarin een aparte passage voor het oordeel over de rechtmatigheid, indien het een exploitatiesubsidie betreft;

  • 2°.

    model 10.3 van de NBA, Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke en semipublieke sector, indien het een projectsubsidie betreft;

• d.

  de controleverklaring bevat een toelichtende paragraaf, indien:

  • 1°.

    door de accountant specifieke bevindingen zijn gedaan; en

  • 2°.

    de bevindingen, bedoeld onder 1°, naar het oordeel van de accountant van belang kunnen zijn voor Gedeputeerde Staten.

§ 3 Begrotingssubsidies naar aard exploitatiesubsidies

Artikel 3.1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

Asv : Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Awb : Algemene wet bestuursrecht;

begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie: subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder c, van de Asv;

bestemmingsreserve: reserve in de zin van artikel 4:71, eerste lid onder g, van de Awb, waaraan het bestuur van een subsidieontvanger een beperktere bestedingsmogelijkheid heeft gegeven dan gezien de doelstelling van de subsidieontvanger zou zijn toegestaan;

egalisatiereserve: egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72, eerste lid, van de Awb;

financieel verslag: verslag als bedoeld in artikel 1 van de Asv;

jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 1 van de Asv.

Artikel 3.2 Vereisten subsidieaanvraag

Onverminderd artikel 12 van de Asv, voldoet een subsidieaanvrager van een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie aan de volgende vereisten:

• a.

  de subsidieaanvraag bevat een activiteitenplan waarin in ieder geval is opgenomen:

  • 1°.

    een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd;

  • 2°.

    de daarmee nagestreefde doelstellingen;

  • 3°.

    per activiteit de daarvoor benodigde personele en materiële middelen; en

  • 4°.

    een sluitende en realistische begroting;

• b.

  de begroting, bedoeld in onderdeel a, onder 4, bevat:

  • 1°.

    een overzicht van de voor het kalenderjaar geraamde baten en lasten van de subsidieaanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd;

  • 2°.

    een vergelijking met de begroting van het lopende kalenderjaar en de gerealiseerde baten en lasten van het jaar voorafgaand aan het lopende kalenderjaar, tenzij voor de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft nog niet eerder subsidie werd verstrekt.

• c.

  de begrotingsposten worden ieder afzonderlijk van een toelichting voorzien;

• d.

  indien de subsidieaanvrager voor dezelfde begrote lasten tevens subsidie heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen, doet hij daarvan mededeling in de subsidieaanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die subsidieaanvraag of de subsidieaanvragen;

• e.

  indien in het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar geen begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie werd aangevraagd, gaat de subsidieaanvraag van een privaatrechtelijke rechtspersoon vergezeld van:

  • 1°.

    een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon of van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd; en

  • 2°.

    de laatst opgemaakte jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop of, indien deze bescheiden ontbreken, een verslag over de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag;

• f.

  de in onderdeel e, onder 2°, bedoelde bescheiden dan wel het verslag over de financiële positie zijn voorzien van een van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek afkomstige verklaring omtrent de getrouwheid onderscheidenlijk een mededeling, inhoudende dat van onjuistheden niet is gebleken;

• g.

  Gedeputeerde Staten kunnen ontheffing verlenen van het bepaalde onder f, indien de subsidieontvanger hiertoe een gemotiveerd en schriftelijk verzoek indient bij Gedeputeerde Staten.

Artikel 3.3. Verlening

Gedeputeerde Staten verlenen een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie voor een kalenderjaar.

Artikel 3.4 Verplichtingen melding

Onverminderd artikel 17 van de Asv doet de subsidieontvanger onverwijld melding bij Gedeputeerd Staten van:

• a.

  het oprichten van dan wel deelnemen in een rechtspersoon;

• b.

  het wijzigen van de statuten;

• c.

  het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen, indien zij mede zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor mede worden bekostigd uit de subsidiegelden;

• d.

  het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie;

• e.

  het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening;

• f.

  het aangaan van overeenkomsten waarbij de subsidieontvanger zich verbindt tot zekerheidsstelling met inbegrip van zekerheidsstelling voor schulden van derden of waarbij hij zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt;

• g.

  het vormen van fondsen;

• h.

  het vormen van reserves;

• i.

  het ontbinden van de rechtspersoon;

• j.

  het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surséance van betaling.

Artikel 3.8 Verplichtingen bij vaststelling

Onverminderd de artikelen 16 tot en met 22 van de Asv heeft de subsidieontvanger aan wie een begrotingssubsidie naar aard exploitatiesubsidie wordt verleend de volgende verplichtingen:

• a.

  Gedeputeerde Staten vermelden in de beschikking tot subsidieverlening welke gegevens voor de vaststelling van de subsidie , door de subsidieontvanger worden verstrekt, alsmede op welk tijdstip of welke termijn;

• b.

  hij voert een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en de ontvangsten kunnen worden nagegaan;

• c.

  hij bewaart de administratie, bedoeld onder c, alsmede de daartoe behorende bescheiden gedurende zeven kalenderjaren na afronding van de activiteiten;

• d.

  het activiteitenverslag omschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend en bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen.

§ 4 Slotbepalingen

Artikel 4.1 Intrekking

De volgende regelingen worden ingetrokken:

• a.

  Regeling uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies Noord-Brabant 2017;

• b.

  Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant 2020;

• c.

  Beleidsregel begrotingssubsidies Noord-Brabant 2020.

Artikel 4.2 Evaluatie

Gedeputeerde Staten zenden in 2028 aan Provinciale Staten een verslag over de effecten en doeltreffendheid van deze regeling in de praktijk.

Artikel 4.3 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 4.4 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling algemene subsidienormen Noord-Brabant.