Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR723950
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR723950/1
Beheerregeling informatiebeheer Gemeenschappelijk regeling Werkvoorzieningschap Aanvullende Arbeid Venlo e.o. 2023
Geldend van 27-08-2024 t/m heden
Intitulé
Beheerregeling informatiebeheer Gemeenschappelijk regeling Werkvoorzieningschap Aanvullende Arbeid Venlo e.o. 2023Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling WAA Venlo e.o.(het Schap);
Bijeen: in zijn vergadering van 22 november 2023
gelet op Hoofdstuk 9 artikel 40 van de statuten van de Gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningschap Aanvullende Arbeid Venlo e.o.;
besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer Gemeenschappelijk regeling Werkvoorzieningschap Aanvullende Arbeid Venlo e.o. 2023:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
- -
archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
- •
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het Schap ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- •
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
- •
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
- •
4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
- •
- -
archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Venlo;
- -
archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
- -
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- -
beheerder: de algemeen directeur van de WAA Groep nv;
- -
conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
- -
archivaris: de in artikel 32, derde lid van de Archiefwet 1995 bedoelde archivaris, is de archivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur zijnde de archivaris van de gemeente Venlo;
- -
informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
- -
kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
- -
migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
- -
overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
- -
selectielijst: de selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Hierin zijn de bewaartermijnen van archiefbescheiden vastgelegd;
- -
strategisch informatieoverleg (SIO): structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;
- -
vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en
- -
vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
Artikel 2. Reikwijdte
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Hoofdstuk 2. Beheerregeling
Artikel 3. Taken beheerder
-
1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.
-
2. De beheerder draagt zorg voor de inrichting van het informatiebeheer en voor de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen en het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de informatiebeheertaken bij functionarissen.
-
3. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
-
1. Het Strategisch informatieoverleg (SIO) geeft het dagelijks bestuur in ieder geval advies over:
- a.
vervreemding van archiefbescheiden;
- b.
uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;
- a.
-
2. Het Strategisch informatieoverleg kan de beheerder uitnodigen bij het overleg.
-
3. Het SIO geeft de beheerder in ieder geval advies over:
- a.
overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
- b.
vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
- c.
overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
- d.
beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- e.
duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en
- f.
de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.
- a.
Artikel 5. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
-
1. De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundig personeel.
-
2. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
-
3. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden.
-
4. De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
-
5. De archivaris brengt, als onderdeel van het jaarverslag, eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Artikel 6. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
- 1.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;
- 2.
van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;
- 3.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
- 4.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en
- 5.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.
Artikel 7. Mededeling aan de archivaris
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:
- 1.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- 2.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
- 3.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen, conversie, migratie of emulatie van informatie.
Artikel 8. Overbrenging
Indien de beheerder op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 9. Intrekking oud besluit informatiebeheer
Eventueel eerdere regelingen informatiebeheer worden hierbij ingetrokken.
Artikel 10. Inwerkingtreding en Beheerregeling informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling WAA Venlo e.o. 2024
-
1. Deze beheerregeling treedt in werking op 1 januari 2024.
-
2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling WAA Venlo e.o. 2024.
[Artikel 10, lid 2 bevat een kennelijke verschrijving, hier wordt bedoeld: Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling WAA Venlo e.o. 2023.]
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van 22 november 2023 van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling WAA Venlo e.o..
De secretaris,
M. van den Broek
de voorzitter,
E. Boom
Toelichting
Algemeen
De archiefwet 1995 bepaalt dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de statuten van de Gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningschap Aanvullende Arbeid Venlo e.o.. Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikel 40 van deze statuten.
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan).
Artikel 2. Reikwijdte
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Taken beheerder
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor het beheer van archiefbescheiden in de organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de archivaris.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en archivaris
Het Strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat het dagelijks bestuur, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd is tot vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet.
Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeft het dagelijks bestuur in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht.
Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
Het SIO kan de verantwoordelijke beheerder betrekken bij de advisering.
De advisering over archiefwettelijke taken die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de archivaris.
Artikel 5 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
Dit artikel beschrijft de taken en bevoegdheden van de archivaris.
Artikel 6. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.
Artikel 7. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de (gemeente)archivaris, of als deze niet is benoemd (automatisch) de (gemeente)secretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan het dagelijks bestuur (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl