Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Olst-Wijhe 2024

1. Er is een presidium.

2. Het presidium bestaat uit één lid per fractie en een voorzitter. De griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig.

3. De burgemeester is voorzitter van het presidium.

4. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.

5. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie.

6. De bijeenkomsten van het presidium en de verslagen daarvan zijn niet openbaar.

7. De voorzitter bepaalt de plaats van vergadering. Deze kan zowel fysiek als hybride dan wel volledig digitaal zijn.

1. Er is een agendacommissie die bestaat uit vier raadsleden. De raadsleden worden door middel van loting aangewezen: alle raadsleden kunnen zich aanmelden voor zitting in de agendacommissie. Op basis van loting wordt bepaald wie worden benoemd. De griffier voert de loting uit. Mochten zich meerdere gegadigden vanuit één fractie melden, dan wordt eerst, eveneens via loting, bepaald wie namens de fractie meedoet aan de uiteindelijke loting voor de agendacommissie.

2. De voorzitter van de raad is voorzitter van de agendacommissie.

3. De griffier voorziet in de secretaris van de agendacommissie.

4. De agendacommissie heeft de volgende taken:

• a.

  voorbereiding van de concept-agenda’s van de gemeenteraad binnen de BOB-structuur.

• b.

  het vaststellen van de vergadercyclus van de raad, de beeld- en oordeelsvormende raadsbijeenkomsten en de overige beeldvormende overleggen;

• c.

  als een fractie of een individueel raadslid iets wil agenderen, moet dat de steun hebben van drie andere raadsleden om door de agendacommissie in behandeling genomen te worden. De agendacommissie bespreekt in overleg met de indieners de concrete agendering. Een raadslid kan in de besluitvormende raadsvergadering melding maken van zijn of haar wens tot agenderen.

• d.

  het vaststellen van de datum van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de gemeentewet;

• e.

  het beheren van de toezeggingenlijst voor zover het bijeenkomsten van de raad betreft;

• f.

  het bewaken van de langere termijnplanning.

5. De voorzitter bepaalt de plaats van vergadering. Deze kan zowel fysiek als hybride dan wel volledig digitaal zijn.

6. Vergaderingen van de agendacommissie zijn openbaar tenzij de commissie het nodig acht in beslotenheid te vergaderen.

7. De agendacommissie vergadert in de regel eens per twee weken.

1. De Auditcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 raadsleden of burgerleden, vertegenwoordigd door verschillende fracties, die door de raad worden benoemd;

2. De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het raadslidmaatschap of vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of burgerlid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad;

3. De Auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan;

4. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid bedoelde minimum is gekomen voorziet de Raad onverwijld in de ontstane vacature;

5. De griffie draagt zorg voor bemensing van het secretariaat van de Auditcommissie;

6. De leden van de Auditcommissie kunnen gebruik maken van scholingsfaciliteiten die zijn toegespitst op de taken van de Auditcommissie;

7. De Auditcommissie is bevoegd om leden van het college, de gemeentelijke rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

8. De Auditcommissie is belast met:

• a.

  de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag;

• b.

  het namens de raad verstrekken van aanvullende controle opdrachten e.d. aan de accountant;

• c.

  het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol;

• d.

  periodiek overleg met de accountant;

• e.

  evalueren van het functioneren van de accountant;

• f.

  het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages (de boardletter) en andere verslagen van de accountant;

• g.

  de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de P&C-cyclus;

• h.

  het bepalen van een standpunt over verslagen van periodieke (doelmatigheids-) onderzoeken van het college en follow-up door het college (art 213a);

• i.

  de afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.

9. de werkwijze van de Auditcommissie:

• a.

  de commissie vergadert zo vaak als zij dit nodig acht;

• b.

  de vergaderingen zijn besloten;

• c.

  de voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van heldere besluitvorming;

• d.

  van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt, dat wordt vastgesteld door de commissie. Het vastgestelde verslag is openbaar en wordt ter kennis gebracht aan de raad en het college;

• e.

  de commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere externe adviseurs en informeert desgewenst de raad tussentijds.

1. Er is een seniorenconvent.

2. Het seniorenconvent bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. De griffier is in elke vergadering van het seniorenconvent aanwezig.

3. Het seniorenconvent kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.

4. Elke fractievoorzitter wijst een lid van de raad aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het seniorenconvent vervangt.

5. In het seniorenconvent kunnen vertrouwelijke mededelingen worden gedaan, c.q. zaken worden besproken die (nog) niet in de openbaarheid kunnen worden gebracht.

6. Het seniorenconvent komt op verzoek van de voorzitter of de leden bij elkaar.

1. De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en van het seniorenconvent. De griffier kan aanwezig zijn in de beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen.

3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen deelnemen.

1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.

2. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuwbenoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuwbenoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.

3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.

4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuwbenoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

1. Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.

2. Deze onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet .

3. De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.

4. De burgemeester kan voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht geven om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad.

1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.

2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.

3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.

1. Iedere fractie tot en met vier zetels in de raad kan maximaal twee personen voordragen voor benoeming tot burgerlid. Fracties met vijf zetels of meer in de raad kunnen maximaal de helft van het aantal zetels gedeeld door twee, naar boven afgerond, voordragen.

2. Op voordracht van de fractie benoemt en ontslaat de raad een burgerlid.

3. Burgerleden dienen tijdens de laatst gehouden verkiezingen voor de leden van de gemeenteraad op de kandidatenlijst van de betrokken partij te hebben gestaan.

4. Het voorkomen op een van de kandidatenlijsten voor de laatst gehouden verkiezingen, zoals gesteld in het voorgaande lid, is niet van toepassing in de twee jaar voorafgaande aan de komende gemeenteraadsverkiezingen.

5. Fracties die zich na de laatste verkiezingen afsplitsen hebben geen recht op burgerleden.

6. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op het burgerlid.

7. Burgerleden krijgen dezelfde informatiepositie als raadsleden. Burgerleden kunnen net als raadsleden gebruik maken van ambtelijke bijstand zoals is bedoeld in de Verordening van de raad van de gemeente Olst-Wijhe houdende bepalingen over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

8. Alvorens het burgerlid de functie aanvaardt, legt het burgerlid ten overstaan van de voorzitter van de raad in een raadsvergadering de eed of de belofte af overeenkomstig artikel 14 van de gemeentewet.

9. Een burgerlid wordt geacht zich te gedragen overeenkomstig het genoemde in de gedragscode voor de raad.

10. Voor zover van toepassing gelden de bepalingen in dit reglement voor raadsleden evenzeer voor burgerleden.

[Artikel 10 lid 1 bevat een kennelijke verschrijving, hier wordt bedoeld: 1. Iedere fractie tot en met vier zetels in de raad kan maximaal twee personen voordragen voor benoeming tot burgerlid. Fracties met vijf zetels of meer in de raad kunnen maximaal de helft van het aantal zetels, naar boven afgerond, voordragen.]

1. De raadsbijeenkomsten in de beeldvormende en oordeelsvormende fase worden voorgezeten door een raadslid.

2. De raad wijst uit zijn midden een raadslid aan als voorzitter.

1. Doel van de beeldvormende raadsbijeenkomst is inzicht te verkrijgen in het onderwerp van het raadsvoorstel door middel van informatie-uitwisseling.

2. Aan de beeldvormende raadsbijeenkomst kan namens iedere fractie worden deelgenomen door maximaal het aantal raadszetels waarover de fractie beschikt (raadsleden en/of burgerleden). Afhankelijk van de werkvorm kan de agendacommissie adviseren een maximaal aantal raads- en burgerleden te laten deelnemen.

Daarnaast kunnen bij het onderwerp betrokken belanghebbenden, deskundigen, ambtenaren, collegeleden of derden worden uitgenodigd. De agendacommissie bepaalt dit op basis van een door de betrokken ambtenaar ingevuld formulier voor aanvraag beeldvormend overleg gemeenteraad.

3. Er bestaat de mogelijkheid tot meespreken door burgers.

4. Aan het eind van de bespreking bepalen de (burger) raadsleden de wijze waarop het onderwerp een vervolg krijgt.

1. Doel van de oordeelvormende bijeenkomst is zich een mening te vormen over het raadsvoorstel door middel van het uitwisselen van standpunten en debat.

2. Aan de oordeelsvormende bijeenkomst kan namens iedere fractie worden deelgenomen door maximaal het aantal raadszetels waarover de fractie beschikt (raadsleden en/of burgerleden).

3. De portefeuillehouder is namens het college aanwezig en kan desgevraagd reageren op de beraadslagingen.

4. Aan het eind van de bespreking van een voorstel bepalen de deelnemers of het voorstel kan worden doorgeleid naar de besluitvormende fase.

1. Burgers hebben tijdens de oordeelsvormende bijeenkomst spreekrecht.

2. Degene, die van het spreekrecht of meespreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk op de dag van de bijeenkomst vóór 12:00 uur bij de griffie(r).

3. Er kan worden ingesproken over onderwerpen die op de agenda staan en over niet geagendeerde onderwerpen.

4. De voorzitter van de bijeenkomst geeft insprekers het woord op volgorde van aanmelding. Van die volgorde kan worden afgeweken, indien dit in het belang is van de orde van de bijeenkomst. Ook kan de voorzitter bepalen dat het inspreken plaats vindt bij het desbetreffend agendapunt.

5. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter van de bijeenkomst verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  agendapunten die eerder in een beeldvormende of oordeelsvormende bijeenkomst aan de orde zijn geweest;

• b.

  een beschikking van een bestuursorgaan waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of open gestaan heeft of waartegen zienswijzen ingediend zijn of konden worden;

• c.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• d.

  onderwerpen waartegen een klacht ex. artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

1. Op initiatief van college, raad of tenminste vier raadsleden, kunnen beeldvormende overleggen belegd worden over uiteenlopende onderwerpen waaraan geen raadsvoorstel ten grondslag ligt.

2. De initiatiefnemer vult een formulier voor aanvraag beeldvormend overleg gemeenteraad in dat op de agenda van de agendacommissie wordt geplaatst. De agendacommissie plant het overleg in overleg met de initiatiefnemer in.

3. De beeldvormende overleggen zijn openbaar tenzij er een (wettelijke) reden is dit niet te doen.

1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

2. Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben.

3. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de beraadslagingen daarover door de raad zijn afgerond.

1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.

4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de beraadslagingen daarover door de raad zijn afgerond.

1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college.

2. Het college kan binnen vier weken nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen.

3. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Als de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.

1. Een collegevoorstel aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad.

2. Als de raad van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.

2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.

3. Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.

4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier, waarbij wordt aangegeven of er een voorkeur voor schriftelijke of mondelinge beantwoording bestaat.

2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

3. Schriftelijke beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen tien dagen nadat de vragen zijn ingediend.

4. Vragen die ten minste 96 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend worden mondeling beantwoord in de eerstvolgende raadsvergadering, tenzij het college of de burgemeester de griffier gemotiveerd in kennis stelt dat dit onmogelijk is, waarbij tevens aangegeven wordt binnen welke termijn beantwoording zal plaatsvinden.

5. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffier aan de raadsleden toegezonden.

6. De vragensteller kan bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door het college of de burgemeester gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

1. Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de gemeentewet schriftelijk in bij de griffier.

2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

3. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen 10 dagen nadat het verzoek is ingediend.

1. In elke besluitvormende vergadering van de raad is er bij het agendapunt Vragenronde een gelegenheid voor raadsleden om vragen te stellen. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het agendapunt vragen van raadsleden eindigt.

2. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin onderwerpen tijdens de vragenronde aan de orde worden gesteld.

3. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige raadsleden.

4. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.

5. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

6. Vervolgens kan de voorzitter aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

7. Tijdens de vragenronde kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

1. Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie.

2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Olst-Wijhe 2024.