Budgethoudersregeling gemeente Laarbeek 2024

1. Deze regeling is afgeleid van de vigerende financiële verordening van de gemeente Laarbeek, hierna genoemd ‘verordening’. Daarmee is de verordening steeds leidend ten opzichte van deze regeling.

2. Deze regeling gaat samen met de vigerende mandaatregeling van de gemeente Laarbeek, met inbegrip van het mandaatregister, hierna genoemd ‘mandaatregeling’.

3. Deze regeling verwijst naar het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Laarbeek, hierna genoemd ‘Inkoopbeleid’.

1. Het managementteam (MT) is namens het bestuursorgaan belast met de gemeentelijke beleidsontwikkeling en integraal verantwoordelijk voor de realisatie van de taakvelden en daarbij behorende doelstellingen van de begroting.

2. De budgetverantwoordelijke is integraal verantwoordelijk voor het toegewezen exploitatiebudget/investeringsbudget.

3. De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen en het beheersen van de risico’s bij de budgetten.

4. De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten.

5. De budgetverantwoordelijke coördineert het budgetbeheer en is eindverantwoordelijk voor de budgetbeheersing van de budgethouder.

6. De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de toegewezen budgetten.

1. Het Management (MT) wijst per budget een budgetverantwoordelijke aan.

2. De budgetverantwoordelijke wijst een toegewezen budget in ondermandaat één of meerdere budgethouders aan. Per budget kan dat er maximaal één zijn.

3. In de financiële administratie wordt vastgelegd voor welke budgetten de budgetverantwoordelijke en budgethouder verantwoordelijk zijn en geautoriseerd om verplichtingen aan te gaan.

1. Bij afwezigheid van de budgethouder wijst de betreffende budgetverantwoordelijke een vervanger aan.

2. Bij afwezigheid van de budgetverantwoordelijke geldt het volgende:

• a.

  In geval budgetverantwoordelijke lid van het MT is, wordt een ander MT lid als vervanger aangewezen

• b.

  In geval budgetverantwoordelijke een coördinator is, wordt een andere coördinator of het betreffende afdelingshoofd als vervanger aangewezen.

3. De budgetverantwoordelijke geeft door wie er vervangt en voor welke periode en zorgt ervoor dat de applicatiebeheerder van de financiële administratie de mutatie digitaal ontvangt.

4. De applicatiebeheerder zorgt dat deze mutatie wordt doorgevoerd en archiveert deze digitale mutaties.

1. De budgetverantwoordelijke en de budgethouder zijn volgens de vigerende mandaatregeling bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven van de aan hen toegewezen budgetten onder de volgende randvoorwaarden:

• a.

  financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgetverantwoordelijke of budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• b.

  Financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden.

• c.

  Financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

  • -

    Kapitaallasten;

  • -

    Stortingen in reserves en voorzieningen

  • -

    Stelposten en onvoorzien

  • -

    Interne doorbelastingen

• d.

  In de mandaatregeling is geregeld tot welk maximumbedrag de budgetverantwoordelijke/budgethouder een verplichting mag aangaan.

• e.

  De budgethouder en/of budgetverantwoordelijke dragen zorg voor de aanbesteding conform het Inkoopbeleid en laat, indien gewenst, zich ondersteunen door de inkoopadviseur.

1. De budgethouder ontvangt de factuur digitaal in zijn workflow.

2. De budgethouder controleert en codeert tijdig de factuur, vult het juiste bedrag in en is verantwoordelijk voor een goede boekingsomschrijving.

3. De budgethouder keurt in de workflow de factuur (digitaal) goed. Door (digitale) goedkeuring van de factuur verklaart de budgethouder dat de op de factuur vermelde prestatie in overeenstemming is met de werkelijk overeengekomen en geleverde prestatie.

4. De budgethouder en budgetverantwoordelijke geven binnen een termijn van vijf werkdagen, doch voor het verstrijken van de betalingstermijn akkoord op betaling van de factuur.

5. Bij bedragen boven de € 25.000 dient de budgethouder de prestatielevering digitaal vast te laten leggen in de administratie tezamen met de factuur. Dit kan door middel van onder andere termijnstaten, contracten, urenregistratie, getekende afleverbonnen, e-mails of agenda’s.

6. De volgende categorieën van kosten worden uitgesloten voor het vastleggen van de verplichting voor prestatielevering (artikel 7 lid 5):

• a.

  Kosten elektriciteit, water en gas;

• b.

  Subsidies uit het subsidieprogramma;

• c.

  Verzekeringen

• d.

  Belastingen en afdrachten pensioenfonds;

• e.

  Internet;

• f.

  Telefoonnota’s;

• g.

  Bijdrage aan verbonden partijen;

• h.

  Aflossingen en renteleningen.

  Het MT kan besluiten hier nog categorieën aan toe te voegen indien nodig.

7. De budgetverantwoordelijke ziet toe op correcte wijze van vastlegging van de prestatielevering en kan steekproefsgewijs bewijslast vragen voor facturen beneden de € 25.000 aan de budgethouder.

8. De budgetverantwoordelijke controleert tijdig de facturen die in zijn/haar workflow staan en door de goedkeuring van de factuur in de workflow stelt de budgetverantwoordelijke de factuur ter betaling beschikbaar aan het team Financiën.

9. In afwijking van het achtste lid gelden de volgende afspraken in geval de budgetverantwoordelijke een coördinator is:

• a.

  In geval van een lichte factuur: door de goedkeuring van de factuur in de workflow stelt de budgetverantwoordelijke de factuur ter betaling beschikbaar aan het team Financiën.

• b.

  In geval van een zware factuur: door het controleren van de factuur en ter goedkeuring door te zetten naar het afdelingshoofd.

10. De budgethouder en budgetverantwoordelijke zijn beide verantwoordelijk voor de juiste en tijdige uitvoering van hun werkzaamheden in het kader van dit artikel.

1. De budgetverantwoordelijke legt integraal verantwoording af over zijn/haar budget(ten) aan het MT en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bijdragen voor de jaarrekening, kadernota, begroting en financiële bijstellingen en/of andere financiële rapportages. Over significante (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en van de realisatie van budgetten wordt het MT direct geïnformeerd.

2. De griffier legt integraal verantwoording af over zijn budgetten aan de raad.

3. De budgethouder legt verantwoording af aan de budgetverantwoordelijke. Over significante (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en van de realisatie van budgetten wordt de budgetverantwoordelijke direct geïnformeerd.

4. Op de inhoud en frequentie van de in dit artikel bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.

1. Onverminderd de gehoudenheid aan overige wettelijke bepalingen neemt de budgetverantwoordelijke en budgethouder bij de uitvoering van deze regeling altijd de bepalingen van de Financiële verordening, de mandaatregeling en het inkoopbeleid in acht alsook de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie en de interne advisering.

2. Bij eventuele strijdigheden prevaleert de financiële verordening.

1. De budgethouder kan tussen de budgetten, waarvoor deze als zodanig is aangewezen en die binnen hetzelfde taakveld blijven, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen met goedkeuring van de budgetverantwoordelijke.

2. De budgetverantwoordelijke kan tussen de budgetten voor verschillende taakvelden en die binnen hetzelfde programma blijven, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen met goedkeuring van het college.

3. De volgende posten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

• a.

  Stelposten en onvoorzien;

• b.

  Rente;

• c.

  Verrekeningen met reserves en voorzieningen;

• d.

  Kapitaallasten;

• e.

  Interne doorbelastingen.

4. Budgetverschuivingen tussen programma’s vereisen een besluit van de raad.

5. Voor afwijkingen in investeringsbudgetten gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld. Grondexploitatie wordt gezien als een investeringsbudget.

• a.

  Meevallers op investeringsbudgetten. Als een investering minder geld nodig heeft dan voorzien was, dan vloeit het exploitatievoordeel, wat voortvloeit uit de lagere kapitaallasten, terug naar het exploitatieresultaat. Meevallers op investeringsbudgetten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers op andere investeringsbudgetten.

• b.

  Tegenvallers op investeringsbudgetten. Investeringsbudgetten mogen niet overschreden worden. Er mag geen compensatie met andere investeringsbudgetten plaats vinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend investeringsbudget te worden aangevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend investeringsbudget zal door de budgetverantwoordelijke dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming van de raad wordt een verhoging van een investeringsbudget door middel van een begrotingswijziging vast gelegd.

1. Het is niet altijd mogelijk om volgens planning binnen een bepaald jaar activiteiten te verrichten waarvoor budget beschikbaar is gesteld. Dit beïnvloedt in positieve zin het rekeningresultaat wanneer het budget komt te vervallen. Het is van belang om in een aantal gevallen de mogelijkheid te hebben om budget van het ene jaar naar het volgende jaar over te hevelen, zodat het opnieuw beschikbare budget alsnog in het volgend jaar kan worden ingezet waarvoor het is bedoeld. Dit kan onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de uitvoeringsregels financiën.

1. Het verantwoordelijke afdelingshoofd voor de financiële administratie(s) draagt er zorg voor dat de budgetverantwoordelijken en de budgethouders beschikken over tijdige en volledige informatie over de budgetten.

2. De budgetverantwoordelijken en budgethouders zijn bevoegd alle gegevens over hun budgetten in de financiële administratie te raadplegen.

1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

1. Deze regeling treedt in werking op de dag na de publicatie door het college van burgemeester en wethouders.

2. Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de ‘Budgetregeling gemeente Laarbeek 2020’ te vervallen.

3. Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Laarbeek 2024”