Controleprotocol ICT NML 2023

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole dient het bestuur een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit vindt in dit controleprotocol plaats.

De Gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML). heeft aan het accountantskantoor Crowe Foederer Audit & Assurance B.V. de opdracht verleend om de accountantscontrole 2023 tot en met 2025 als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet uit te voeren. Object van controle is de jaarrekening en daarmee of het financieel beheer over het jaar getrouw is uitgevoerd. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole dient het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML vast te stellen wat de reikwijdte van de controle is.

Het Controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is dit het geval, omdat het wetsvoorstel voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording definitief afgerond is. Met ingang van 2023 wordt deze verantwoordelijkheid gedragen door het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML, doordat het bestuur een verantwoording van rechtmatigheid moet opnemen in de jaarrekening in plaats van de accountant. In het kader van deze rechtmatigheidsverantwoording is door het bestuur een separaat controleprotocol rechtmatigheid opgesteld. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af bij de jaarrekening als geheel met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording. Jaarlijks stelt het bestuur het normenkader voor de accountantscontrole vast. Leidend in dit controleprotocol zijn de opgenomen adviezen van de commissie BBV. Object van controle is de jaarrekening van het boekjaar 2023.

1.1. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML.

Het bestuur dient via het vaststellen van dit controleprotocol te (her)bevestigen:

• •

  de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole.

Wettelijk kader:

De Gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de het bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag (verslag van bevindingen). De wet- en regelgeving waarop de accountant zijn verklaring en bevindingen baseert, moet door het bestuur in een normenkader inzichtelijk worden gemaakt. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Met dit Controleprotocol stelt het bestuur het kader vast dat voortvloeit uit de wet- en regelgeving die van toepassing is voor het verslagjaar 2023 voor de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML.

1.2. Procedure

Dit controleprotocol is in opdracht van het Bestuur opgesteld en is afgestemd met de controlerend accountant.

Een accountant die een controle overeenkomstig de controlestandaarden uitvoert, heeft als doelstelling een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten die het gevolg zijn van fraude of fouten. Op grond van Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten dient de accountant in de dienstverlening ten aanzien van de cliënten waar de accountant assuranceopdrachten verricht onafhankelijk te zijn.

De accountant dient voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ten behoeve van het oordeel ten aanzien van de getrouwheid.

3.1. Algemene uitgangspunten voor de controle

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is omschreven, zal de controle van de jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over:

• •

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• •

  de getrouwheid van de door het bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;

• •

  het in overeenstemming zijn van de door het bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten);

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe (en rechtmatige) verantwoording mogelijk maken;

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), alsmede de voor de accountants geldende controle- en overige standaarden, bepalend zijn voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) evenals de voor accountants geldende controle- en overige standaarden bepalend voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden. Zwaarwegende adviezen zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid d.d. 31 oktober 2018 en gedaan door de Commissie BBV zijn hierbij mede bepalend.

3.2. Te hanteren goedkeuringstoleranties en rapporteringstollerantie

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling.

4.1. Algemeen

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle als een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt.

4.2. Interim controle

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht, de managementletter.

4.3. Accountantsverslag

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een accountantsverslag (verslag van bevindingen) uitgebracht aan het bestuur. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen.

Het accountantsverslag wordt toegelicht in de bestuursvergadering.

4.4. Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor het bestuur, zodat deze de opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Bijlagen:

• 1.

  Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de controle bij gemeenschappelijke regelingen

• 2.

  Communicatie en periodiek overleg

• 3.

  Rapportagemomenten