REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN VAN HET ALGEMEEN BESTUUR VAN AVRES

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. De wet: De Wet gemeenschappelijke regeling;

b. De regeling: De Gemeenschappelijke regeling Avres;

c. De voorzitter: De voorzitter van de gemeenschappelijke regeling Avres;

d. Het algemeen bestuur: Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Avres;

e. Het dagelijks bestuur: Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Avres;

f. De secretaris: De directeur van de gemeenschappelijke regeling Avres;

g. De organisatie: Het openbaar lichaam, bedoeld in artikel 2 van de regeling.

Artikel 2 Grondslag

Dit reglement is opgesteld op grond van artikel 10, eerste lid, van de regeling.

Artikel 3 Voorzitter

De voorzitter leidt de vergadering en doet verder alles wat de wet of dit reglement hem opdraagt.

Artikel 4 Secretaris

1. De functie van secretaris wordt vervuld door de directeur. Hij/zij is in elke vergadering van het algemeen bestuur aanwezig.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij/zij vervangen door een door het dagelijks bestuur daartoe aangewezen plaatsvervanger.

3. De secretaris kan, indien hij/zij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen. Tevens kan de voorzitter, ter ondersteuning van de secretaris, andere medewerkers van de regeling, of daaraan gelieerde rechtspersonen, uitnodigen aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 5 Leden

1. Op grond van de regeling hebben de leden zitting in het algemeen bestuur krachtens aanwijzing door de raden van de deelnemende gemeenten.

2. De raden wijzen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid aan, dat het lid bij verhindering of ontstentenis kan vervangen.

Artikel 6 Plaatsvervangende leden

1. Indien een lid verhinderd is een vergadering van het algemeen bestuur bij te wonen, geeft het hiervan zo spoedig mogelijk kennis aan het aangewezen plaatsvervangend lid. Daarbij stelt hij/zij de vergaderstukken ter hand van dit plaatsvervangend lid.

2. Op het plaatsvervangend lid is voor wat betreft het deelnemen aan een vergadering van het algemeen bestuur, dit reglement van toepassing.

Artikel 7 Datum; tijd en plaats van vergaderen

1. Het dagelijks bestuur stelt vóór aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen van het algemeen bestuur. Dit schema wordt tijdig ter kennis gebracht van de leden en plaatsvervangende leden.

2. Het algemeen bestuur vergadert tenminste twee keer per jaar en verder zo dikwijls als het daartoe heeft besloten. Voorts vergadert het algemeen bestuur indien de voorzitter, of het dagelijks bestuur het nodig oordeelt, of indien tenminste het aantal leden van het algemeen bestuur, zoals bepaald in artikel 10, lid 4 van de regeling, zulks verzoekt (onder schriftelijke opgave van redenen). In dit laatste geval vindt de vergadering binnen twee weken plaats.

Artikel 8 Oproep; agenda; openbare kennisgeving

1. De voorzitter roept namens het dagelijks bestuur de leden schriftelijk tot de vergadering op. De voorzitter kan deze oproep uit doen laten gaan door een medewerker in dienst van de gmeenschappelijke regeling of van daaraan gelieerde rechtspersonen. De voorzitter doet dit - spoedeisende vergaderingen uitgezonderd - tenminste zeven dagen vóór de vergadering, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van vergadering, met bijvoeging van agenda met bijbehorende stukken.

2. Tegelijkertijd met de oproep brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen - met uitzondering van de in artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd), bedoelde stukken - worden tegelijkertijd met de oproep en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.

3. De voorzitter kan besluiten de vergadering via een digitaal kanaal te laten plaatsvinden. Hij draagt er in dat geval zorg voor dat de leden, alsmede belangstellenden tijdig over een digitale vergaderlink kunnen beschikken.

Artikel 9 Ter inzage leggen van stukken

1. De stukken, welke dienen ter toelichting van voorstellen aan het algemeen bestuur, worden zeven dagen vóór de vergadering van het algemeen bestuur voor een ieder ter inzage gelegd.

2. Indien ná dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

3. De stukken worden ter inzage gelegd via de website van Avres: www.Avres.nl.

Artikel 10 Presentielijst

De secretaris draagt zorg voor aantekening van de aanwezige en afwezige leden, alsmede van de belangstellenden die de vergadering bijwonen. In het verslag van de vergadering wordt het overzicht van de aantekening opgenomen.

Artikel 11 Opening vergadering; quorum

1. De voorzitter opent de vergadering niet voordat het aantal leden, als bedoeld in artikel 13, lid 4 van de regeling, aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, dag en uur van de volgende vergadering tegen een tijdstip overeenkomstig het bepaalde in artikel 13, lid 5 van de regeling.

3. Beraadslaging en besluitvorming in de vergadering als bedoeld in het tweede lid, vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 13, lid 6 van de regeling

Artikel 12 Notulen

1. De ontwerp-notulen van de voorgaande vergadering worden aan de leden uiterlijk zeven dagen voorafgaande aan de volgende vergadering toegezonden

2. Bij het begin van de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3. De leden hebben het recht, een voorstel tot verandering aan het algemeen bestuur te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is.

4. De notulen moeten inhouden:

o a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren;

o b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

o c. een zakelijke samenvatting van het besprokene;

o d. de voorstellen van orde; en

o e. de genomen besluiten;

5. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de secretaris.

Artikel 13 Ingekomen stukken; mededelingen

Bij het algemeen bestuur ingekomen stukken, respectievelijk schriftelijke mededelingen die het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur wenst te doen, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst en stukken worden aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden.

Artikel 14 Beraadslaging

1. De voorzitter kan voorstellen over één of meer onderdelen van een voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan het algemeen bestuur besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het dagelijks bestuur of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

3. Niet-leden van het algemeen bestuur kunnen op uitnodiging van de voorzitter in de vergadering aanwezig zijn en aan de beraadslaging deelnemen.

Artikel 15 Besluiten

Besluitvorming binnen het algemeen bestuur vindt plaats op grond van het bepaalde in artikel 13 van de regeling.

Artikel 16 Voorstellen van orde

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist het algemeen bestuur terstond.

Artikel 17 Inlichtingen

1. Ieder lid van het algemeen bestuur kan de voorzitter, het dagelijks bestuur, of leden daarvan afzonderlijk, verzoeken om alle informatie welke nodig is voor een juiste beoordeling van het gevoerde, danwel te voeren beleid of de uitvoering van het beleid.

2. De leden van het dagelijks bestuur geven desgevraagd tezamen, danwel afzonderlijk, aan het algemeen bestuur alle gevraagde informatie.

Artikel 18 Algemeen

1. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar.

2. De deuren worden gesloten, wanneer tenminste het aantal leden van het algemeen bestuur, zoals bepaald in artikel 10, lid 4 van de regeling daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Artikel 22 en 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn daarbij van toepassing.

4. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen uit dit reglement van toepassing welke gelden voor een openbare vergadering.

5. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur over de geheimhouding van de inhoud van stukken is het bepaalde in artikel 23 lid 1 tot en met 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing.

6. In een besloten vergadering van het algemeen bestuur worden geen besluiten genomen over:

a. de vaststelling en wijziging van de begroting;

b. de vaststelling van de rekening;

c. een voorstel tot het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling;

d. de vaststelling van het liquidatieplan;

e. het verlenen van ontslag aan een lid van het dagelijks bestuur; en

g. de oprichting van of deelname in stichtingen, maatschappen, vennootschappen en coöperaties

en verenigingen, dan wel de ontbinding daarvan of beëindiging van deelneming daaraan

Artikel 19 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist het algemeen bestuur of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Het algemeen bestuur kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 20 Opheffing geheimhouding

Indien het algemeen bestuur op grond van het gestelde in artikel 23 lid 1 tot en met 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 55, tweede lid en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet, voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering daarmee overleg gevoerd.

Artikel 21 Toehoorders en pers

1. De toehoorders en pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 22 Maatregelen van orde

1. De voorzitter zorgt voor handhaving van de orde in de vergadering overeenkomstig het bepaalde in de regeling.

2. Indien hij dit nodig oordeelt, kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune.

Artikel 23 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het re-glement, beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 24 Inwerkingtreding

1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking.

2. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde algemeen bestuur Avres 2024.