Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR723306
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR723306/1
Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2023
Geldend van 30-07-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2023
Intitulé
Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2023Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 22 mei 2024 en gelet op:
- •
Artikel 7 Archiefwet 1995;
- •
Artikel 6 Archiefbesluit 1995;
- •
Artikel 26b van de Archiefregeling.
Besluit vast te stellen het volgende:
Artikel 1
De gemeente Bloemendaal gaat met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023 over tot routinematige vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd. Het betreffen archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken waarvoor de gemeente Bloemendaal verantwoordelijk is.
Artikel 2
De routinematige vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het ‘Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2023’.
Artikel 3
Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023.
Artikel 4
Dit besluit kan worden aangehaald als: ‘Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2023’.
Ondertekening
Plaats: Overveen
Datum: 16 juli 2024
De gemeentesecretaris/directeur,
P.G.A. Dubbe
De burgemeester (wnd.),
A. Broekers-Knol
Toelichting
De gemeente Bloemendaal neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Door het opheffen van de hybride situatie kan de organisatie volledig digitaal werken. Volledig digitaal werken sluit daarbij aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger digitaal te laten plaatsvinden.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Bloemendaal. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het ‘Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2023’.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De uitvoering van de in artikel 1 genoemde vernietiging vindt periodiek plaats met inachtneming van een termijn van 12 weken vanaf de datum van ontvangst of opmaak.
Het scannen van de papieren archiefbescheiden en de opslag van de digitale reproducties moeten op hoogwaardig niveau worden uitgevoerd. De gemeente Bloemendaal heeft hiervoor een reeks kwaliteitswaarborgen ingesteld die zijn beschreven in het ‘Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2023’ en zijn belegd bij het onderdeel Informatie- en Archiefbeheer.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl