Afschrijvingsbeleid en waardering vaste activa Regio Foodvalley 2023

Artikel 1.1 Inleiding

Voor u ligt de nota ‘Afschrijvingsbeleid en waardering activa’. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is de wettelijke basis voor o.a. onze begrotings- en verantwoordingsdocumenten. In onze Financiële Beheersverordening is dit verder uitgewerkt, waarbij voor verdere verfijning verwezen wordt naar onderliggende nota’s. Voor de wijze waarop vaste activa moet worden gewaardeerd en afgeschreven, wordt daarbij verwezen naar de nu voorliggende beleidsnota ‘Afschrijvingsbeleid en waardering activa 2023’.

Wettelijke bepalingen met betrekking tot waardering en afschrijving van vaste activa zijn opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), zie bijlage 2. Kenmerkend voor het BBV is de eigenheid van gemeenten, waardoor er wezenlijke verschillen zijn met boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek, waarin de regelgeving voor de jaarrekening van rechtspersonen is voorgeschreven. Deze eigen­heid komt onder meer tot uitdrukking op het gebied van de waardering en behandeling van vaste activa.

Daarnaast zijn de richtlijnen van de Commissie BBV aan gemeenten een belangrijk instrument van de Commissie om in navolging van BBV-artikel 75 lid 2 een eenduidige toepassing van het BBV te bevorderen. De richtlijnen van de commissie zijn onderverdeeld naar stellige uitspraken en aanbevelingen. Met 'stellige uitspraken' geeft de Commissie BBV een interpretatie van de regelgeving die leidend is. De Commissie BBV stelt, indien een gemeente een afwijkende interpretatie kiest ten aanzien van de 'stellige uitspraken', dat dit expliciet gemotiveerd en kenbaar gemaakt moet worden bij de begroting en jaarstukken. Regio Foodvalley volgt de richtlijnen van het BBV voor gemeenten.

De notitie Materiële vaste activa 2020 is de meest recente notitie die de Commissie BBV heeft uitgebracht en invloed heeft op deze nota. De stellige uitspraken uit deze notitie zijn opgenomen in bijlage 3. Regio Foodvalley wijkt niet af van deze stellige uitspraken.

Binnen de hierboven beschreven kaders heeft Regio Foodvalley de ruimte om het eigen beleid vorm te geven voor de wijze van autoriseren, waarderen, activeren en afschrijven van investeringen. Dit eigen beleid wordt vastgelegd in deze nota. Waar Regio Foodvalley binnen de kaders van het BBV keuzes kunnen maken, worden deze expliciet benoemd als beleidslijn. De geformuleerde beleidslijnen vormen het eigen beleid van de Regio. Daarnaast zijn uitvoeringslijnen geformuleerd waarin beschreven wordt op welke wijze de regels die al vastliggen in het BBV worden gewaarborgd.

Een eenmaal gekozen benadering (bestendige gedragslijn) mag niet zonder meer gewijzigd worden. Wijzigingen in de bepalingen uit deze nota gelden niet met terugwerkende kracht: aan in het verleden wel of niet geactiveerde uitgaven wordt niets veranderd en gewijzigde afschrijvingstermijnen gelden alleen voor nieuwe investeringen. Tot slot gelden de gewijzigde activeringsgrenzen voor nieuwe kredietaanvragen

De nota is opgebouwd uit een toelichting op de verschillende soorten vaste activa (hoofdstuk 2), waarna vervolgens de waarderingsgrondslagen (hoofdstuk 3) en de afschrijvingsmethoden (hoofdstuk 4) zijn uitgewerkt. Ter afsluiting wordt ingegaan op de voorwaarden voor investeringskredieten (hoofdstuk 5), waaronder het wettelijk mandaat en wettelijke procesvoering.

Artikel 1.2 Beleids- en uitvoeringslijnen Regio Foodvalley

In deze nota zijn onder verschillende hoofstukken beleids- en uitvoeringslijnen opgenomen die aanvullend op de wettelijke voorschriften in acht moeten worden genomen. Het Dagelijks Bestuur dient conform deze lijnen het activerings- en afschrijvingsbeleid uit te voeren. Ten behoeve van de overzichtelijkheid wordt hieronder een samenvatting van de beleids- en uitvoeringslijnen gegeven.

Artikel 2.1 Bepalingen met betrekking tot activa

Van een investering in vaste activa is sprake als het gaat om het doen van uitgaven aan een object, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt en waarover de Regio de beschikkingsmacht heeft.

Investeringen worden als bezittingen op de balans opgenomen en de kosten van de investering worden gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur van het object ten laste van de exploitatie gebracht. Als gevolg van investeringen ontstaat er een bezit, een zogenaamd vast actief.

In sommige gevallen is het moeilijk een onderscheid te maken tussen investeringen en grote uitgaven die niet kunnen worden geactiveerd. De Commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat kosten voor (klein en groot) onderhoud niet levensduur ­verlengend zijn. Deze kosten mogen dus niet geactiveerd worden.

Onderhoud en vervangingsinvestering of levensduur verlengende investering lopen qua terminologie nogal eens door elkaar. Het onderscheid dat het BBV tussen beiden maakt is dat 'levensduur verlengende investeringen leiden tot een substantiële levensduurverlenging van betreffend actief. Bijvoorbeeld, het renoveren (= vernieuwen naar de huidige maatstaven en normen) van een gebouw. Het gaat hier dus niet om (groot)onderhoud. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.'

Artikel 2.2 Soorten vaste activa

Vaste activa wordt onderverdeeld in drie categorieën. Onder vaste activa wordt volgens het BBV, artikel 33 afzonderlijk opgenomen:

• 1.

  immateriële vaste activa;

• 2.

  materiële vaste activa;

• 3.

  financiële vaste activa.

Artikel 2.2.1 Immateriële vaste actica

Dit zijn activa waar geen fysieke bezittingen tegenover staan. Het gaat om kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio, onderzoeks- en ontwikkelingskosten en bijdragen aan investeringen derden.

Geldleningen, agio en disagio

Het (dis)agio, genoemd in artikel 34 lid a BBV, is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio mogen, maar hoeven niet geactiveerd te worden. In het verleden is gebleken dat deze kosten gering zijn waardoor voorgesteld wordt deze kosten niet te activeren.

Beleidslijn 1

De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd.

Onderzoek en ontwikkeling

De kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd. De voorwaarden voor het activeren van deze kosten zijn nader omschreven in artikel 60 BBV. De voorwaarden bepalen dat deze kosten alleen geactiveerd mogen worden, als de plannen over het actief waarvoor de kosten worden gemaakt al redelijk omlijnd zijn, technisch uitvoerbaar zijn en de kosten zijn in te schatten. Ook moet het voornemen bestaan het actief te gebruiken of te verkopen.

Indien het onderzoek niet leidt tot een actief moeten de kosten alsnog direct ten laste van de exploitatie worden genomen. Voorbereidingskosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging van het actief kunnen worden toegerekend, moeten worden gezien als een component van de vervaardigingsprijs en dienen geactiveerd te worden onder de materiële vaste activa. Tot kosten van onderzoek en ontwikkeling behoren niet de onderzoekskosten van bestemmingsplannen. Deze zijn hiervan expliciet door het ministerie uitgezonderd.

Met het activeren van voorbereidings- en onderzoekskosten ontstaat een risico dat zij op een later moment, als blijkt dat de kosten niet leiden tot een investering, inééns ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht. Dit kan bijvoorbeeld drie jaar na de feitelijke voorbereiding zijn, terwijl dan in de begroting geen rekening is gehouden met deze last. Vanuit beheersing van de begroting kiest Regio Foodvalley ervoor om de voorbereidingskosten direct ten laste van de exploitatie te brengen wanneer zij worden gemaakt. Dan kan immers vooraf in de begroting rekening worden gehouden met de kosten.

Beleidslijn 2

De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden niet geactiveerd.

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Bijdragen aan activa in eigendom van derden, kunnen als immateriële vaste activa worden geactiveerd, indien voldaan wordt aan een aantal voorwaarden (artikel 61 BBV).

• 1.

  Kern is dat het bij de bijdrage gaat om een investering die bijdraagt aan de publieke taak en

• 2.

  Bepalend voor opname van bijdragen aan activa van derden onder de immateriële vaste activa, is het ontbreken van het economisch eigendom bij Regio Foodvalley. Indien het economisch eigendom wel bij de gemeente berust, dan behoort de investering niet tot de immateriële maar tot de materiële vaste activa.

Artikel 2.2.2 Materiële vaste activa

Dit zijn activa die niet bij Regio Foodvalley voorkomen. Voor de volledigheid hebben we ze hier wel opgenomen. Het betreft o.a. aan­leg en reconstructie van wegen en openbaar groen en aankoop, bouw en verbouwing van gebouwen, waaronder accommodaties op het gebied van onderwijs, sport, cultuur en recreatie.

Artikel 59 BBV geeft aan dat alle investeringen worden geactiveerd met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde. Onder de materiële vaste activa worden conform artikel 35 BBV afzonderlijk opgenomen:

Investeringen met een economisch nut;

Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Investeringen met een economisch nut

Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er is een markt voor), en/of indien ze kunnen bijdragen aan het verkrijgen van middelen. Bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges, prijzen of huren. Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. Dat een gemeente ervoor kiest geen of geen kostendekkend tarief te heffen, is niet relevant voor de vraag of een actief economisch nut heeft.

Een vergelijkbare redenering geldt voor de verhandelbaarheid. Het gaat om de mogelijkheid de activa te verkopen, niet om de vraag of de gemeente het actief ook daadwerkelijk wil of kan verkopen. Dit betekent onder andere dat alle gebouwen een economisch nut hebben, er is immers een markt voor gebouwen.

Software en licenties op software voor onbepaalde duur worden als materieel vast actief met economische nut beschouwd, omdat het nut zich over meerdere jaren uitstrekt (stellige uitspraak uit de notitie Materiële vaste activa 2020).

Investeringen met een economisch nut waarvoor heffing kan worden geheven

Voor een aantal investeringen met economisch nut kan een heffing worden geheven ter bestrijding van de kosten. Deze investeringen hebben een afzonderlijke rubriek binnen de materiële vaste activa.

Onder deze rubriek vallen onder meer investeringen ten behoeve van de riolering, het ophalen van huisvuil (afvalstoffen) en die van de inrichting van de gemeentelijke begraafplaats(en). Ter bestrijding van deze kosten kan een heffing worden geheven in de vorm van rioolheffing, afvalstoffenheffing of begraafrechten.

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Onder investeringen in de openbare ruimte met een (meerjarig) maatschappelijk nut, worden verstaan investeringen die geen middelen genereren en (vooralsnog) niet verhandelbaar zijn, maar wel duidelijk een publieke taak vervullen. Voorbeelden hiervan zijn: de aanleg/ inrichting van wegen, pleinen, waterwegen, civiele kunstwerken en groen.

Artikel 2.2.3 Financiële vaste activa

Financiële vaste activa vertegenwoordigen een financiële waarde of bezit. Te denken valt hierbij aan leningen en deelnemingen in de vorm van aandelen. Artikel 36 BBV geeft een limitatieve opsomming van wat wordt verstaan onder financiële vaste activa.

Artikel 3.1 Beginselen ten aanzien van activeren

Uit oogpunt van het in de hand houden van de administratieve lasten is het van belang dat Regio Foodvalley op grond van artikel 212 van de Gemeentewet in de financiële verordening aangeeft welke ondergrens gehanteerd wordt voor het activeren van investeringen. Bij het vaststellen van de ondergrens is rekening gehouden met de grootte van de Regio.

Beleidslijn 3

Investeringen, afzonderlijk of samengesteld, moeten boven € 25.000 geactiveerd worden tenzij het Algemeen Bestuur anders besluit. Onder samengesteld vallen investeringen die een gelijksoortige functie dienen zoals computers en meubilair. Gronden zijn uitgezonderd, deze moeten vanaf een verkrijgingsprijs van € 10.000 geactiveerd worden.

Bij het activeren van materieel vast actief kan gekozen worden voor de componentenbenadering. De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden afgeschreven op basis van de individuele waardevermindering van die delen. Per deel kan de technische of economische levensduur namelijk verschillen. Deze benadering vloeit voort uit het BBV en zorgt ervoor dat de kosten van investeringen beter worden toegerekend aan de verwachte toekomstige gebruiksduur van de activa componenten.

Beleidslijn 4

Bij activeren wordt de componentenbenadering toegepast, dat wil zeggen dat een investering kan bestaan uit meerdere onderdelen die afzon­derlijk geactiveerd worden en verschillende afschrijvingstermijnen hebben. De verplichte activeringsgrens van boven de € 25.000 geldt wanneer het totaal van alle componenten van het krediet boven dit grensbedrag komt. 

Artikel 3.2 Waardering tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs

Bij de waardering en waarderingsgrondslagen (artikelen 63, 64 en 65 BBV) gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten, teneinde een beeld te krijgen van de vermogenspositie van Regio Foodvalley.

Aangeschafte vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs, die de inkoopprijs en bijkomende kosten omvat, exclusief BTW voor zover de BTW niet kostprijsverhogend is.

Vervaardigde vaste activa worden gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, waarin, naast de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de rechtstreeks aan de vervaardiging toe te rekenen kosten, ook opgenomen mogen worden een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend (bijvoorbeeld rente tijdens de bouw), artikel 63 BBV. De interne uren, overhead en rentelasten mogen dus in de vervaardigingsprijs worden meegenomen.

Beleidslijn 5

De interne uren en overhead worden in de vervaardigingsprijs meegenomen. De werkelijke interne uren inclusief opslag overhead worden rechtstreeks aan de investering toegerekend (op basis van een voorcalculatorisch tarief). Rente over het tijdvak van de vervaardiging van een actief wordt niet gerekend tot de vervaardigingsprijs en dus niet geactiveerd. Deze rente wordt rechtstreeks ten laste van de exploitatie van het desbetreffende product gebracht.

Daarnaast gelden in het kort de volgende regels bij het waarderen van vaste activa:

• 1.

  Het toerekeningsbeginsel moet in acht worden genomen (matchingsprincipe);

• 2.

  Beschikkingen over reserves ter vermindering van de investering zijn niet toegestaan. Reserves mogen wel gebruikt worden ter dekking van kapitaallasten;

• 3.

  Bijdragen van derden moeten in mindering worden gebracht op het investeringsbedrag;

• 4.

  Bijdragen uit een voorziening op basis van artikel 44, lid 1d BBV (dat wil zeggen in de heffing begrepen ‘gespaarde’ bijdragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen) moeten direct in mindering worden gebracht op de investering (zie paragraaf 3.4);

• 5.

  Bij de waardering van de vaste activa wordt rekening gehouden met waarde­vermindering, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is (zie paragraaf 3.5).

Het BBV geeft nog een aantal van belang zijnde beginselen. Zo is er sprake van het beginsel van de bestendige gedragslijn. Dit betekent dat alleen wegens gegronde redenen waardering op andere gronden mag geschieden, dan die welke in voorgaande jaren zijn toegepast. Met betrekking tot de activa geldt dit bijvoorbeeld voor de grondslagen van afschrijving.

Artikel 3.3 Waardering activa met economisch nut en maatschappelijk nut

Alle investeringen met een meerjarig economisch nut en maatschappelijk nut moeten voor het bedrag van de investering worden geactiveerd. Een uitzondering vormen kunstvoor­werpen met cultuurhistorische waarde, die niet mogen worden geactiveerd, artikel 59 BBV.

Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden in mindering worden gebracht op de investering op de balans, artikel 62 lid 2 BBV.

Beschikkingen over reserves ter vermindering van de aanschafwaarde van een investering zijn niet toegestaan. Een reserve kan, conform notitie Materiële vaste activa 2020, wel gebruikt worden ter dekking van kapitaallasten in de exploitatie. Door het activeren van de gehele investering op de balans, houdt het Algemeen Bestuur langer zicht op de eigen vermogens­positie.

Artikel 3.4 Waardering activa met economisch nut en heffing

Investeringen met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven, moeten ook worden geactiveerd. Dit komt bij Regio Foodvalley niet voor.

Artikel 3.5 Waardeverminderingen van activa

In de loop der tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde ervan op de balans. Herwaardering van activa (naar een hogere waarde) is conform de BBV niet toegestaan. Afwaardering van activa wordt in de meeste gevallen eveneens niet toegestaan, waardering geschiedt immers tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Onder bepaalde voorwaarden zijn bijzondere waardeverminderingen wel vereist (artikel 65 BBV).

In dit artikel lid 1 is bepaald dat naar verwachting duurzame waarde­verminderingen onaf­hankelijk van het rekeningresultaat in aanmerking moeten worden genomen. Dit is mede ingegeven vanuit het voorzichtigheids­principe.

Functie van vastgoed

Vastgoed wordt onderscheiden in vastgoed met een maatschappelijke functie en met een bedrijfseconomische functie. Deze begrippen verschillen van de eerder besproken definities van maatschappelijk nut en economisch nut.

Vastgoed met een maatschappelijke functie heeft betrekking op een gemeentehuis, of op gebouwen en terreinen met een functie op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, welzijn of maatschappelijke opvang en/of zorg. Kenmerk van het vastgoed met een maatschappelijke functie, is dat bij negatieve exploitatiesaldi er feitelijk sprake is van het duurzaam verstrekken van subsidie. Indien de bestuurlijke intentie bestaat om vastgoed met een maatschappe­lijke functie duurzaam te exploiteren, is een afwaardering van vastgoed niet toegestaan.

Indien de bestuurlijke intentie bestaat om vastgoed met een maatschappelijke functie te verkopen, of de bestemming ervan te wijzigen naar vastgoed met een bedrijfseconomische functie dan moet, indien er sprake is van een naar verwachting duurzaam lagere marktwaarde ten opzichte van de boekwaarde, een duurzame waardevermindering worden verantwoord.

Vastgoed met een bedrijfseconomische functie kenmerkt zich door de bestuurlijke intentie om bewust winst en/of waardestijgingen te realiseren. In deze situatie worden panden aangehouden en verhuurd, staan in de verkoop, maar hebben in ieder geval geen maatschappelijke functie. Voor vastgoed met een economische functie is afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven.

Om te toetsen indien aanwijzingen zijn voor duurzame waardevermindering worden in Regio Foodvalley( indien van toepassing) jaarlijks de volgende indicatoren gemeten:

• 1.

  aanwijzingen van economische veroudering of beschadiging van het actief;

• 2.

  in het gebruik van het actief hebben zich belangrijke wijzigingen met nadelig effect voorgedaan of deze zullen zich in de nabije toekomst voordoen;

• 3.

  aanwijzingen dat de economische prestaties van het actief beduidend minder zijn of zullen zijn dan verwacht;

• 4.

  in de marktomstandigheden of omgevingsfactoren hebben zich belangrijke wijzigingen met een nadelig effect voor het actief voorgedaan of deze zullen zich in de nabije toekomst voordoen.

Uitvoeringslijn 1

Elk jaar wordt aan de hand van een viertal indicatoren gemeten of sprake is van duurzame waardevermindering. In het geval dat dit een aanwijzing geeft dat sprake kan zijn van duurzame waardevermindering, dan wordt deze getoetst door middel van taxatie.

Om vast te stellen of een duurzame waardevermindering moet worden toegepast, moet de directe opbrengstwaarde van het vastgoed worden bepaald, middels een onafhankelijke taxatie.

In het geval van een duurzame waardevermindering wordt de waarde van het desbetreffende vastgoed in de activa-administratie in overeenstemming gebracht met de directe opbrengstwaarde (taxatiewaarde). Dit kan via een tijdelijke voorziening waardevermindering, zodat waardeherstel mogelijk blijft. Wanneer de duurzame waardevermindering definitief genomen is, dan is er bij een eventueel later waardeherstel geen mogelijkheid meer om de boekwaarde te vermeerderen. Op deze nieuwe waarde wordt gedurende de resterende gebruiksduur afgeschreven. De indirecte opbrengstwaarde speelt bij de beoordeling geen directe rol. Wel kan deze worden gebruikt ter toetsing van de directe opbrengstwaarde.

Voorraden en deelnemingen

Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd, indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, artikel 65 lid 2 BBV. Het toetsen van de waarde van deelnemingen gebeurt op basis van de jaarstukken van de deelneming, of informatie van derden.

Buitengebruikstelling van een vast actief

Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

In geval van buitengebruikstelling zonder restwaarde wordt het actief geheel afgewaardeerd. Bij gedeeltelijke buitengebruikstelling vindt afwaardering evenredig plaats. De waardevermindering wordt door middel van extra afschrijving tot uitdrukking gebracht.

Uitvoeringslijn 2

Het Dagelijks Bestuur toetst minimaal elke 4 jaar het bestaan van alle vaste activa en rapporteert hierover aan de auditcommissie.

Bij vervanging van een niet afgeschreven investering, wordt de restant boek­waarde afgeboekt op het moment van vervanging. Een eventuele desinvesteringsopbrengst mag niet direct met de boekwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend. 

Artikel 4.1 Afschrijvingen

Afschrijven is het tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een vast actief, volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Omdat in het stelsel van baten en lasten het nut van het vast actief zich uitstrekt over meerdere jaren, worden de lasten van het gebruik eveneens gedurende meerdere jaren ten laste van de exploitatie gebracht. Dit refereert naar het matchingsprincipe en gebeurt in de vorm van afschrijvingslasten.

Belangrijke uitgangspunten bij afschrijven zijn volgens artikel 64 BBV:

• 1.

  De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

• 2.

  Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen, dan die in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans opgenomen.

De verwachte toekomstige gebruiksduur van een actief wordt op het moment van investeren bepaald, op grond van de geschatte technische of economische levens­duur. De technische levensduur duidt op de periode van technische bruikbaarheid, de economische levensduur geeft een indicatie van de (vaak kortere) periode van economisch rendabel gebruik. Alleen op slijtende activa, activa met een beperkte gebruiksduur, wordt afgeschreven. Op grond, geen slijtend actief, wordt niet afgeschreven.

Beleidslijn 6

De verwachte toekomstige gebruiksduur van materiële vaste activa is ingeschat in een afschrijvingstermijn. De afschrijvingstermijnen zoals beschreven in bijlage 1 behorende bij deze nota worden gehanteerd tenzij het Algemeen Bestuur gemotiveerd expliciet besluit tot een andere termijn.

Naast de wettelijke voorschriften voor afschrijven kan het Algemeen Bestuur een aantal keuzes maken bij het vaststellen van hun afschrijvingsbeleid. De afschrijvingsmethoden (annuïtair en/ of lineair) komen in de volgende twee paragrafen aanbod. Daarnaast zijn beleidskeuzes gemaakt ten aanzien van restwaarden en het aanvangsmoment van de kapitaallasten.

Restwaarde

Uit hoofde van het voorzichtigheidsprincipe en het feit dat een goede prognose van de restwaarde moeilijk te maken is, wordt niet gerekend met restwaarden. Activa, met uitzondering van grond, worden afgeschreven tot nul (nihil).

Beleidslijn 7

Bij het activeren en afschrijven wordt geen rekening gehouden met een restwaarde aan het einde van de verwachte levensduur.

Kapitaallasten

Naast afschrijving wordt rente berekend over het geïnvesteerde vermogen. Gezamenlijk zijn rente en afschrijving de kapitaallasten van het actief.

Beleidslijn 8

De kapitaallasten van vaste activa vangen aan met ingang van het begrotingsjaar volgend op het jaar waarin de het gereed is gekomen of is verworven.

Indien investeringen niet conform begroting gereed zijn gemeld vanwege opgelopen vertraging of onderschrijding van het krediet zullen begrote kapitaallasten vrijvallen. Normaliter komen deze kapitaallasten ten gunste van de algemene middelen zodat het Algemeen Bestuur zijn bevoegdheid behoudt op welke wijze het geld wordt besteed.

Beleidslijn 9

Vrijval/ tekort kapitaallasten komt in de eerste plaats ten gunste/ten laste van de algemene middelen. Dit wordt als voordeel/nadeel gemeld bij de jaarrekening.

Artikel 4.2 Afschrijvingsmethoden

Bij de overheid worden een aantal afschrijvingsmethoden toegepast:

Lineair afschrijven

Elk jaar wordt een gelijk bedrag afgeschreven, een vast percentage van het investeringsbedrag. Een gangbare redeneertrant is dat de boekwaarde op deze wijze gelijkmatig afneemt als gevolg van het gebruik. De totale kapitaallasten (afschrijving en rente) van de betreffende investering dalen. Door jaarlijks aflopende rentelasten, ontstaat er budget om stijgende onderhoudslasten bij ouder wordende activa op te vangen.

Annuïtair afschrijven

Bij deze methode is er sprake van een jaarlijks gelijk bedrag voor rente en afschrijving. De rentelast is gedurende een langere periode de grootste component van de kapitaallasten en daalt in de loop van de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het in de kapitaallast begrepen deel voor afschrijving meer dan evenredig stijgt.

Artikel 4.3 Afschrijvingsmethoden Regio Foodvalley

Regio Foodvalley hanteert de annuïtaire methode en de lineaire methode van afschrijven voor verschillende activagroepen.

De lineaire afschrijvingsmethode wordt toegepast bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

• 1.

  Redenen hiertoe zijn: het uitgangspunt dat de slijtage van de activa gelijkmatig over de verwachte gebruiksduur is verdeeld. Daarnaast is er de eenvoud van toepassen.

De lineaire afschrijvingsmethode wordt eveneens toegepast bij investeringen met economisch nut waarvoor een heffing kan worden geheven (investeringen in verband met riolering, afvalstoffen en begraven).

• 1.

  Door de mogelijkheid tot het opnemen van een heffing voor toekomstige vervanging en het invoeren van een vervangingsvoorziening is egalisatie van de kapitaallasten middels annuïtair afschrijven niet (meer) noodzakelijk.

De annuïtaire afschrijvingsmethode wordt toegepast bij materiële vaste activa met een economisch nut (met uitzondering van gronden en terreinen, waarop niet wordt afgeschreven).

• 1.

  Annuïtair afschrijven gaat uit van optimale egalisatie van kapitaallasten over de verwachte toekomstige gebruiksduur. Dit is met name van belang voor materiële vaste activa die middelen kunnen genereren of door­berekend worden aan burgers of derden in de vorm van een stabiel opbrengsten­niveau (bijvoorbeeld huur of gebruiksvergoeding), of onderhevig zijn aan een vast budget ten behoeve van bedrijfsmiddelen of een vast subsidiebedrag ten behoeve van de maatschappelijke functies.

• 2.

  Een ander motief is door bij de wijze van afschrijven nadrukkelijker het verband te leggen met de wijze waarop een actief slijt en/of wat betreft intensiteit wordt gebruikt. Als slijtage en/of gebruiksintensiteit in de loop der tijd toenemen, dan rechtvaardigt dat een progressieve afschrijving.

Het Algemeen bestuur wil de kosten van bedrijfsmiddelen over de jaren heen zo stabiel mogelijk te houden. Bedrijfsmiddelen hebben betrekking op meerdere activagroepen: vervoermiddelen, machines, apparaten en installaties en overige materiële vaste activa. Vanwege de gewenste kostenstabiliteit wordt voor bedrijfsmiddelen gekozen voor annuïtair afschrijven. Dit legt een constant beslag op de beschikbare middelen.

In de afschrijvingstabel (zie bijlage 1) staat per activagroep beschreven welke afschrijvingsmethode en -termijnen worden gehanteerd. Afwijking van de gehanteerde termijnen kan alleen indien het Algemeen Bestuur hier expliciet toe besluit.

Artikel 5.1 Aanvraag van investeringskredieten

De bevoegdheid tot het autoriseren van investeringskredieten berust bij het Algemeen Bestuur . Het Algemeen Bestuur heeft immers het budgetrecht. De volgende procedures worden nageleefd bij het aanvragen en beheren van investeringskredieten:

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt een investeringskrediet beschikbaar voor een concreet uitgewerkte investering en geeft daarbij de dekking aan. De uit te voeren werkzaamhe­den en volledige kostenraming zijn in een raadsvoorstel benoemd.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur oormerkt een investeringskrediet als voor de investering nog geen uitwerking en kostenraming beschikbaar is en reserveert in het kader van de integrale afweging al wel de financiële middelen. Bijvoorbeeld voor de hoofd­wegenstructuur. Uitwerkingsvoorstellen inclusief liquiditeiten- en capaciteitenplanning dienen dan alsnog aan het Algemeen Bestuur te worden voorgelegd.

• 3.

  Bij de aanvraag van een investeringskrediet dient een fasering aangegeven te worden, waarbij in geval van fasering over meerdere jaren het investeringsbedrag opgesplitst wordt in deelkredieten. Tevens moet bij de raming rekening worden gehouden met rentekosten over de uitgaven onderhanden werk (OHW), indien het krediet langer dan één jaar loopt.

• 4.

  Voor investeringen in bedrijfsmiddelen geldt een uitzondering op bovenstaande werkwijze. Voor deze investeringskredieten geldt dat ze conform mandaatregeling beschikbaar worden gesteld ten behoeve van de uitvoering. Dit gebeurt alleen wanneer dekking voor de kapitaallasten aanwezig is. Het is niet mogelijk dat een krediet wordt toegekend zonder dat dekking aanwezig is. De bedrijfsvoering stelt actuele vervangings- en investeringsplannen op die als kader gelden voor investeringen. Tot slot geldt dat kredieten pas beschikbaar gesteld worden wanneer planvorming inclusief financiële onderbouwing is opgesteld.

Beleidslijn 10

Investeringskredieten worden door het Algemeen Bestuur beschikbaar gesteld met uitzondering van investeringen in bedrijfsmiddelen. Voor deze kredieten geldt dat ze conform mandaatregeling beschikbaar worden gesteld ten behoeve van de uitvoering. Dit is alleen mogelijk wanneer dekking voor de kapitaallasten aanwezig is.

Artikel 5.2 Proces van investeringskredieten

Bij de kadernota maakt het Algemeen Bestuur een integrale afweging van voorstellen voor investeringen, tegen de middelen die u hiervoor beschikbaar wil en kan stellen.

De (financiële effecten van de) gehonoreerde investeringen worden vervolgens in de programmabegroting opgenomen. Hierbij valt te denken aan de kapitaal­lasten, maar ook aan de onderhoudslasten en overige exploitatiekosten bij ingebruikname van het betreffende actief.

• -

  De gehono­reerde investeringen worden conform Bestuursbesluit (onderdeel toekenning kredieten) opgenomen in de begroting en de projecten starten in het aangegeven jaar.

• -

  Ook bij investeringen die tussentijds aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd, ontstaat na goedkeuring de afspraak om deze te verwezenlijken in de daarbij aangegeven jaren.

• -

  Iedere investeringsaanvraag gaat vergezeld met een uitwerkingsvoorstel inclusief een liquiditeiten- en capaciteiten­planning die aangeeft in welk jaar of welke jaren de uitgaven zijn gepland en in welk jaar de ingebruikstelling plaatsvindt.

Het verschuiven van investeringskredieten in omvang, type uitgave of tijd, is niet mogelijk. Met het Algemeen Bestuur is immers de afspraak gemaakt over de inzet van bepaalde middelen, voor een vastgesteld doel en binnen een afgesproken termijn. Bovendien is aangegeven middels welke producten de doelen worden bereikt, wat die producten omvatten en wat ze mogen kosten (inhoudelijk en financieel kader).

• -

  Over kleine overschrijdingen van investeringskredieten wordt bij de jaarrekening aan het Algemeen Bestuur verantwoording afgelegd via staat van restantkredieten en verlengingen van looptijden worden vooraf in de actualisatie van de begroting aangevraagd.

• -

  Overgebleven middelen vloeien terug in de algemene middelen.

• -

  Voor het schuiven in tijd geldt voor vervangings­investeringen een uitzonde­ring. Mits vooraf gemeld aan het Algemeen Bestuur en voorzien van onderbouwing, is schuiven toegestaan. De begroting dient daartoe wel te worden aangepast en vraagt derhalve een bestuursbesluit.

• -

  Kredieten blijven vanaf het startjaar voor maximaal 2 jaar beschikbaar tenzij anders door het Algemeen Bestuur besloten. Verlenging kan uitsluitend onder de voorwaarde dat het Algemeen Bestuur op basis van een nadere onderbouwing van nog uit te voeren investeringen hiertoe besluit.