Reglement van orde Rekenkamer Waterschap Vechtstromen

1. Vergaderfrequentie

De rekenkamer vergadert zo vaak als zij nodig acht. Vóór het einde van het jaar wordt voor het volgende jaar een lijst van vergaderdata vastgesteld. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven. Ook wordt een extra vergadering uitgeschreven als een meerderheid van de rekenkamerleden daartoe verzoekt.

2. Vergaderstukken

De voorzitter stelt de agenda voorlopig vast. De ambtelijk secretaris zorgt voor verzending van de vergaderstukken. Ten minste voor het weekend voorafgaand aan de vergadering ontvangen de leden de vergaderstukken. Extra vergaderingen in de zin van artikel 1 worden ten minste twee weken tevoren bekend gemaakt. In spoedeisende gevallen kan van de termijnen worden afgeweken.

3. Agenda

De rekenkamerstelt de agenda vast. Op verzoek van een lid kan de rekenkamer een agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van punten wijzigen. Een vast agendapunt is de voortgang van de lopende onderzoeken.

4. Vergoeding leden

De vergoeding voor de leden van de rekenkamer is geregeld in de Verordening rekenkamer Vechtstromen 2024 en wordt op basis van een door de leden van de rekenkamer ondertekende presentielijst toegekend.

5. Quorum

Om bindende besluiten te kunnen nemen dient ten minste de meerderheid van het aantal leden fysiek, online of via het verlenen van een machtiging aanwezig te zijn. Wanneer het vereiste aantal leden niet aanwezig is, kan de voorzitter besluiten nemen op onderwerpen waarvoor een volgende vergadering niet kan worden afgewacht.

6. Vervanging voorzitter

Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door de, door de rekenkamer uit haar midden benoemde, plaatsvervangend voorzitter.

7. Besluiten

De rekenkamer besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd.

8. Verslag, inclusief actie- en besluitenlijst

Van vergaderingen en bijeenkomsten wordt een verslag gemaakt. Na afloop van de vergadering wordt een actielijst gemaakt, die zo spoedig mogelijk wordt verzonden.

9. Stemming

Indien één van de leden daarom vraagt kan een stemming worden gehouden. De stemming kan schriftelijk gebeuren wanneer daartoe verzocht wordt. Stemmen over personen gebeurt altijd schriftelijk.

10. Geheimhouding

Leden en secretaris van de rekenkamer zijn gehouden aan geheimhouding over wat in haar vergaderingen is besproken, tenzij wetgeving of een rechtbank tot openbaarmaking verplicht.

11. Werkwijze en onderzoeksprotocol

Uitgangspunt voor de activiteiten van de rekenkamer vormt het beleid dat door het algemeen bestuur is vastgesteld. Het aandachtsgebied van de rekenkamer betreft alle zaken die uit het oogpunt van een effectief, efficiënt en zuinig beheer en uitvoering van beleid en activiteiten van het waterschap van belang zijn.

Het werkterrein van de rekenkamer strekt zich uit over alle organen, diensten en gesubsidieerde instellingen waarvan de activiteiten geheel of gedeeltelijk door het waterschap worden bekostigd en/of waar het waterschap (mede-)zeggenschap over heeft.

De rekenkamer heeft een onderzoeksprotocol opgesteld waarin haar werkwijze voor de komende jaren wordt vastgelegd. In dit onderzoeksprotocol (zoals bedoeld in artikel 12 van de Verordening) is beschreven hoe de rekenkamer onderzoeken selecteert en vervolgens uitvoert. De nadruk ligt hierbij op die aspecten van de werkwijze die te maken hebben met samenwerking, afstemming en communicatie met andere gremia van het waterschap.

Met het besluit tot het instellen van onderzoek wordt binnen de rekenkamer een contactpersoon aangewezen. De rol van de contactpersoon wordt per onderzoek vastgesteld; het besluit dient in te gaan op zijn rol bij de opdracht bij uitbesteding van onderzoek, het conceptrapport van bevindingen, de conceptconclusies en – aanbevelingen evenals de verdere publicitaire afwerking van een rapport.

12. Onderzoeksplan en Jaarverslag

De rekenkamer stelt jaarlijks voor 1 januari een onderzoeksplan op over het komende jaar. Daarnaast stelt de rekenkamer een jaarverslag op van het afgelopen jaar. Uiterlijk 1 maart wordt het jaarverslag en het onderzoeksplan aangeboden aan het AB.

13. Integriteit en Gedragscode

De gedragscode van het algemeen bestuur (Artikel 5 lid 2) is op de rekenkamer van toepassing,

Een lid van de rekenkamer laat belangen niet verstrengelen en doet direct melding aan de andere leden van de rekenkamer mocht (de schijn van) belangenverstrengeling optreden. Relevante functies en nevenfuncties van de leden worden openbaar gemaakt op de website van het waterschap.

Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid is, kunnen geen opdrachten voor de rekenkamer uitvoeren, tenzij de rekenkamer, met uitsluiting van het in de volzin bedoelde rekenkamer, anders beslist.

In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en geen deel uitmaken van de betreffende beraadslagingen.

14. Openbaar maken van rapporten

Onderzoeksrapporten worden aangeboden aan, en veelal gepresenteerd, in het algemeen bestuur. Deze onderzoeksrapporten (en eventueel persbericht) worden zo snel mogelijk op de website van het Waterschap openbaar gemaakt.

15. Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als 'Reglement van orde Rekenkamer Waterschap Vechtstromen'.

16. Rooster van aftreden

De rekenkamer hanteert een rooster van aftreden. Bij vertrek van één van de leden wordt een profiel opgesteld op basis van benodigde aanvullende competenties en/of expertise (denk aan: politiek bestuurlijk gevoel, inhoudelijk (kennis van water), onderzoeksvaardigheden of financiële kennis)

17. Slotbepaling

Alles wat niet bij dit reglement is bepaald, kan bij meerderheid van stemmen door de rekenkamer worden geregeld.