Archiefverordening 2023

Artikel 2

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid dat is afgestemd op de domeinen informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens en zo nodig daartoe maatregelen te treffen om het informatiebeheer - en informatieobjecten van de Gemeenschappelijke Regeling (zie art.1) te waarborgen op basis van de wet.

Artikel 3

De landelijke Archiefregeling verplicht in artikel 16 overheden om ervoor zorg te dragen dat het beheer van de informatieobjecten voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem

Artikel 4

Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen: de archiefbewaarplaats van de Gemeente Ede.

Artikel 5

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle informatieobjecten en documentaire verzamelingen binnen de Gemeenschappelijke Regeling, ongeacht hun vorm.

Artikel 6

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de informatieobjecten zijn verbonden.

Artikel 7

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatieobjecten geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden tenminste in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatieobjecten voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 8

Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de informatieobjecten van de Gemeenschappelijke Regeling die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 9

Het Dagelijks Bestuur doet tenminste eenmaal in de twee jaar aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van de wet. Zij delen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 10

Het Dagelijks Bestuur wijst de gemeentearchivaris van Ede aan als regioarchivaris.

Artikel 11

De (regio)archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 12

De (regio)archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 13

• 1.

  De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatieobjecten alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatieobjecten zijn opgenomen.

• 2.

  De (regio)archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de informatieobjecten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 14

De (regio)archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder(s), alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Artikel 16

Deze verordening wordt aangehaald als de Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley 2023.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking.