Inkoopbeleid Regio Foodvalley

Artikel 1 Inleiding

In dit inkoopbeleid worden op basis van het gemeentebeleid de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop bij Regio Foodvalley plaatsvindt, beschreven.

Als overheidsorganisatie is Regio Foodvalley verplicht in te kopen met gebruikmaking van de aanbestedingsregels. Hierbij speelt enerzijds het kader van de Europese wet- en regelgeving een rol en anderzijds het kader dat Regio Foodvalley zelf vastlegt in haar inkoopbeleid.

Met ingang van 1 juli 2016 is de Aanbestedingswet 2012 gewijzigd doordat nieuwe Europese richtlijnen zijn doorgevoerd. De relevante uitwerking van de Europese richtlijnen is in dit inkoopbeleid opgenomen. De maatregelen in de herziene aanbestedingsrichtlijnen sluiten aan bij de ambities om de toegang van leveranciers tot overheidsopdrachten te verbeteren, de lasten te verminderen en meer ruimte te bieden voor het realiseren van strategische doelstellingen bij opdrachten. Als gevolg van de herziene aanbestedingsrichtlijnen krijgt de gemeente als aanbestedende dienst meer flexibiliteit bij de toepassing van aanbestedingsprocedures. Hierdoor kan zij vraag en aanbod beter op elkaar laten aansluiten en zodoende de opdracht effectiever en efficiënter in de markt zetten.

Artikel 1.1. Missie en visie

De missie van inkoop van Regio Foodvalley is ‘professioneel inkopen’.

De daaraan gekoppelde visie is ‘maximale maatschappelijke waarde realiseren door duurzaam,sociaal en innovatief inkopen.’

Artikel 1.2. Doelstellingen

Regio Foodvalley streeft met haar professionele inkoopfunctie een aantal doelstellingen na die in het teken staan van goed bestuur samen met zorg en kansen voor inwoners en milieu. Het is aan de organisatie als geheel deze doelstellingen in plannen van aanpak, bestekken en ontwikkelingen op te nemen; inkoop ondersteunt hier in.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Regio Foodvalley ondersteunt bij haar inkopen het streven naar duurzame ontwikkeling. Hieronder wordt de ontwikkeling verstaan die aansluit op de behoeften van het heden zonder het vermogen van de toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen. Een verdergaande ontwikkeling in dit kader is die van circulaire economie waarbij geborgd wordt dat een product aan het einde van haar levensduur in een nieuwe cyclus wordt ingezet.

Innovatieve ideeën die bijdragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen worden in beginsel positief ontvangen.

Lokaal en regionaal ondernemerschap

Regio Foodvalley stimuleert lokaal en regionaal ondernemerschap. Dit gebeurt door bijeenkomsten, adviezen, informatieverstrekking en door gebruik te maken van de mogelijkheden die bij verschillende aanbestedingsprocedures worden gegeven.

Rechtmatig en doelmatig inkopen

Gemeenschapsgelden worden op controleerbare en verantwoorde wijze aangewend en besteed. Regio Foodvalley leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt Regio Foodvalley efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen van de gemeentelijke middelen staat centraal. Regio Foodvalley houdt daarbij in het oog dat voldoende toegang bestaat met gelijke kansen voor leveranciers tot gemeentelijke opdrachten.

Integer, betrouwbaar, zakelijk en professioneel opdrachtgeven

Professionele inkoop is het op zakelijke, integere en ethisch verantwoorde wijze en door de juiste mensen laten uitvoeren van alle activiteiten die nodig zijn om leveringen, diensten en werken van de gewenste kwaliteit, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de beste prijs/risico/kosten-verhouding te verkrijgen en wel op zodanige wijze, dat telkens een bewuste keuze wordt gemaakt op welk niveau en met welke inkoopstrategie wordt ingekocht.

Regio Foodvalley spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan leveranciers voor zover deze nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

Inkopen tegen de meest optimale integrale kwaliteit-prijs verhouding

Bij het inkopen betrekt Regio Foodvalley ook interne en externe kosten, uitgegaan wordt van totale levenscycluskosten. De kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt de meest belangrijke rol. Van belang zijn ook duurzaamheid, verantwoord maatschappelijk ondernemen en de lokale en regionale werkgelegenheid, mensen met een afstand tot werk inbegrepen.

Een continue positieve bijdrage leveren aan het totale prestatieniveau van Regio Foodvalley

Inkoop is ondersteunend aan een optimale bedrijfsvoering en draagt direct en voortdurend bij aan het bedrijfsresultaat. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij afgeleid van de organisatorische doelstellingen.

Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente als voor de leveranciers

Zowel Regio Foodvalley als leveranciers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Regio Foodvalley verlicht deze lasten door proportionele eisen, voorwaarden en criteria te stellen en een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Regio Foodvalley voert hiertoe de Europese aanbestedingen digitaal uit (verplicht met ingang van 1 juli 2017) en daarnaast zo veel mogelijk ook de nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Aanbestedingsstukken worden kosteloos ter beschikking gesteld. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is verplicht.

Borging van het inkoopbeleid

Regio Foodvalley volgt het inkoopbeleid van de gemeente Ede en daarom zal het inkoopbeleid van Regio Foodvalley worden aangepast wanneer de gemeente Ede haar inkoopbeleid aanpast. Uitgangspunt is dat de regelgeving op het gebied van inkoop inzichtelijk is en geactualiseerd en vastgesteld wordt. Tussentijdse aanpassingen zijn mogelijk door veranderde regelgeving en bijstelling van de visie en het beleid.

Artikel 2 Juridische aspecten

Regio Foodvalley leeft de wet- en regelgeving na zodat zij rechtmatig handelt. Rechtmatig handelen is allereerst vanuit ethisch oogpunt gewenst. Daarnaast is het één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een positieve accountantsverklaring en het reduceert het risico op schadeclaims. Het wettelijk kader waarbinnen wordt ingekocht, draagt hieraan bij.

Artikel 2.1. Wettelijk kader

Met betrekking tot het Inkoopbeleid heeft met name de regelgeving omtrent overheidsinkopen de aandacht. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving wordt hier vermeld.

Europese regelgeving

De huidige Europese richtlijnen zijn 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

Richtlijn 2014/24/EU is de zogenaamde ‘klassieke sectoren richtlijn’ en omvat regels ten aanzien

van werken, leveringen en diensten; deze vervangt richtlijn 2004/18/EG.

Richtlijn 2004/25/EU, de zogenaamde nutssectoren richtlijn, omvat regels op het gebied van de sectoren water, post en energie; deze vervangt richtlijn 2004/17/EG.

Richtlijn 2014/23/EU betreft het plaatsen van concessieovereenkomsten. Daarnaast is Richtlijn 2007/66/EG van toepassing welke de rechtsbescherming van deelnemende inschrijvers naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure regelt.

De Europese regelgeving sluit aan bij het internationale verdrag Government Procurement Agreement binnen de World Trade Organisation.

Nederlandse wetgeving

In Nederland zijn de richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU, 2014/25/EU en 2007/66/EG geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012.

Daarnaast bestaat flankerend beleid in de vorm van de Gids Proportionaliteit, Richtsnoeren leveringen en diensten en het Aanbestedingsreglement Werken 2012.

Algemeen zijn van toepassing het Burgerlijk Wetboek met het wettelijke kader voor overeenkomsten; de Gemeentewet met het wettelijke kader voor gemeenten; de wet Bibob die de integriteit van leveranciers bevordert en de Algemene wet bestuursrecht waarin algemene beginselen van behoorlijk bestuur zijn opgenomen.

Artikel 2.2. Transparantie, objectiviteit, non-discrematie en proportionaliteit

Regio Foodvalley neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar en dus controleerbaar te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het onderwerp van de opdracht. Regio Foodvalley past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van Regio Foodvalley.

Daarnaast neemt Regio Foodvalley de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel, in acht.

Artikel 2.3. Inkoopvoorwaarden

Regio Foodvalley streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt er aan bij dat leveranciers weten waar zij aan toe zijn en landelijk gezien niet met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

Artikel 2.4. Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van Regio Foodvalley. Regio Foodvalley wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Artikel 2.5. Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Algemeen Bestuur en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Artikel 2.6. Toepassing inkoopbeleid

Regio Foodvalley heeft een aantal maatschappelijke doelen voor ogen waarbij haar diverse instrumenten ter beschikking staan deze te bereiken. Vooraf wordt afgewogen welk instrument of welke mix van instrumenten zal worden gebruikt. Wanneer inkoop als instrument wordt ingezet, wordt uitgegaan van het Inkoopbeleid.

Artikel 3 Economische aspecten

Economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de gemeente de markt benadert en met de economische criteria die worden gehanteerd in het selectieproces.

Artikel 3.1. Leveranciers

Kansen

Regio Foodvalley hanteert de beginselen transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Lokale en regionale economie

Regio Foodvalley wil de lokale en regionale economie stimuleren. Regio Foodvalley moedigt lokale en regionale bedrijven aan zich naar organisatie toe actief te profileren, innovatieve voorstellen voor te leggen en te zoeken naar alternatieve vormen van samenwerking bij inschrijvingen voor aanbestedingen.

Artikel 3.2. Marktbenadering

Wordt besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is de vraag hoe Regio Foodvalley het beste resultaat kan halen uit de markt. Het uitgangspunt van Regio Foodvalley is om maximaal gebruik te maken van de marktwerking. De keuze van de aanbestedingsprocedure die Regio Foodvalley maakt, heeft invloed op de mate van concurrentie die daarmee wordt bewerkstelligd. Het vaststellen van de te hanteren aanbestedingsprocedure is onderdeel van het vaststellen van de juiste inkoopstrategie. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden binnen de regelgeving zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Drempelbedragen en waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012.

De te hanteren inkoopprocedure is afhankelijk van de omvang van het contract (de contractwaarde). De raming van de contractwaarde is de totale waarde van een opdracht inclusief jaarlijkse kosten, eenmalige kosten en optionele kosten (zoals toekomstige uitbreidingen). Is de looptijd van de opdracht voor onbepaalde tijd of langer dan 48 maanden, dan dient de waarde over 48 maanden te worden geraamd. Voor raamovereenkomsten dient geraamd te worden over een periode van 48 maanden.

Regio Foodvalley houdt er bij het bepalen van de juiste marktbenadering rekening mee dat opdrachten niet onnodig samengevoegd worden. Het opknippen van opdrachten is verplicht, tenzij gemotiveerd kan worden dat dit niet passend is.

Bij deze afweging wordt conform de Gids Proportionaliteit acht geslagen op:

• 1.

  de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;

• 2.

  de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de leverancier;

• 3.

  de mate van samenhang van de opdrachten.

*) Bedragen zijn de geldende grensbedragen (EU-drempel) t/m 31-12-2023. Wanneer deze EU-drempel wordt aangepast, dienen deze nieuwe bedragen te worden aangehouden.

Uiteindelijk wordt per aanbesteding meestal één van de bovenstaande aanbestedingsprocedures geselecteerd waarbij Regio Foodvalley verplicht is te motiveren waarom zij voor een bepaalde procedure kiest en welke leveranciers toegelaten worden.

1. Enkelvoudig onderhands: Regio Foodvalley kiest zelf een potentiële leverancier uit. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate toegepast;

2. Meervoudig onderhands: Regio Foodvalley kiest minimaal drie potentiële leveranciers uit die een offerte uitbrengen. Hier is sprake van beperkte concurrentie;

3. Nationaal aanbesteden: Regio Foodvalley publiceert de opdracht via TenderNed. Iedere leverancier in Nederland mag een aanbieding doen: er is vrije concurrentie tussen alle nationale leveranciers;

4.a. Europees aanbesteden van werken, leveringen en diensten anders dan sociale en andere specifieke diensten: de gemeente plaatst op Europees niveau via TenderNed een aankondiging voor een opdracht. De Opdracht is toegankelijk voor alle leveranciers dus is er vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers;

4.b. Europees aanbesteden van sociale en andere specifieke diensten.

Deze diensten kennen een hogere Europese drempelwaarde dan die voor de aanbesteding van andere diensten. Bij deze diensten kan gemotiveerd voor een procedure worden gekozen.

De specifieke diensten zijn vermeld in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24. Naast de reeds genoemde procedures kan in dit geval voor ‘bestuurlijk inkopen’ of varianten daarop, zoals Open House, worden gekozen. Bij bestuurlijk inkopen worden door middel van overleg langdurige, flexibele overeenkomsten met leveranciers afgesloten waarbij een sterke wederzijdse afhankelijkheid geldt tussen Regio Foodvalley en aanbieders. Bij een Open House aanpak stelt Regio Foodvalley marktconforme voorwaarden op en elke aanbieder die tegen deze voorwaarden kan leveren, kan aansluiten.

Regio Foodvalley kondigt de opdracht aan bij een waarde boven het Europese drempelbedrag en publiceert de gunning.

Naast de genoemde procedures worden ook nog onderscheiden de mededingingsprocedure met onderhandeling, de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging, de versnelde procedure, de concurrentiegerichte dialoog, de prijsvraag, de concessieovereenkomst, de elektronische veiling, het innovatiepartnerschap en het dynamisch aankoopsysteem.

Inkoop adviseert per inkooptraject over de geschiktheid van deze procedures.

Indien een Europese aanbesteding niet verplicht is, is op deze aanbesteding het Inkoopbeleid van Regio Foodvalley van kracht.

Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingen

Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet 2012 zijn gedefinieerd.

Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel mag alleen na akkoord van het Algemeen Bestuur op een door de betrokken budgethouder ondertekend verzoek tot afwijken van het inkoopbeleid. Dit verzoek dient goed gemotiveerd te zijn.

Raming en budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Regio Foodvalley wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Mededinging en commerciële belangen

Regio Foodvalley bevordert eerlijke mededinging. De betrokken leveranciers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non- discriminerend te handelen, bevordert Regio Foodvalley een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking, ook op de lange termijn. Regio Foodvalley wenst geen leveranciers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Artikel 3.3 Geschikheidseisen, selectie- en gunningscriteria

Geschiktheidseisen

Met geschiktheidseisen toetst Regio Foodvalley of een leverancier geschikt is om de opdracht uit te voeren. Het gaat om maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een leverancier zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In de Aanbestedingswet 2012 staan de criteria vermeld die worden toegepast bij Europese aanbestedingsprocedures. Bij de nationaal openbare en onderhandse aanbestedingen wordt de lijn van de Aanbestedingswet 2012 gevolgd.

Voor alle aanbestedingen hanteert Regio Foodvalley zoveel mogelijk standaard geschiktheidseisen waarbij rekening wordt gehouden met de maatschappelijke en economische doelstellingen van Regio Foodvalley.

Selectiecriteria

Op de geschiktheidseisen kunnen voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria worden geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoopbeleid. Deze criteria worden gebruikt om het aantal geschikte leveranciers, die dus voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen, te beperken tot een vooraf bepaald aantal.

Gunningcriteria

Regio Foodvalley streeft naar het genereren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde met de tot haar beschikking staande publieke middelen. Het uitgangspunt voor het bepalen van de gunningcriteria is het realiseren van de laagste integrale kosten, gegeven het minimale benodigde kwaliteitsniveau. Integraal wil zeggen dat alle gewenste onderdelen - zoals die op het vlak van circulair inkopen/duurzaamheid, food en sociaal ondernemen/inclusie - in de prijs worden verdisconteerd of samen met de prijs voor een afgewogen uitkomst zorgen. Dit kan betekenen dat de aanbieder met enkel de laagste prijs de opdracht niet krijgt gegund. Op basis van de regelgeving is het standaard gunningcriterium de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Afwijkende gunningcriteria kunnen zijn de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit, zoals levenscycluskosten, of de laagste prijs. In deze beide gevallen dient de toepassing van het gunningcriterium gemotiveerd te worden.

Bij het opstellen van de selectiecriteria en gunningcriteria in het aanbestedingsproces waakt Regio Foodvalley er voor deze criteria onnodig zwaar en hoog vast te stellen. De criteria worden objectief opgesteld en tegelijkertijd met de offerteaanvraag gepubliceerd. De weging van de gunningcriteria wordt zorgvuldig bepaald in overeenstemming met de Gids Proportionaliteit.

Artikel 3.4. Klachtenmeldpunt bij aanbestedingen

Indien een partij een klacht heeft over de wijze waarop Regio Foodvalley haar opdrachten in de markt zet, kan zij deze klacht melden bij het secretariaat via secretariaat@regiofoodvalley.nl. Het gaat om een informele procedure voor klachten van inschrijvers over aanbestedingsprocedures waarbij geen sprake is van een opschortende werking ten aanzien van de aanbestedingsprocedure. Doel hierbij is:

• 1.

  het in een vroegtijdig stadium in behandeling nemen van klachten en vragen, die waar nodig/mogelijk tot aanpassingen in de procedure kunnen leiden;

• 2.

  de naleving van het motiverings- en transparantiebeginsel ter voorkoming van verdere klachten/onduidelijkheden.