Nota Reserves en Voorzieningen Regio Foodvalley 2023

Het kader voor reserves en voorzieningen wordt gevormd door artikel 42 tot en met 45 van het BBV. Daarnaast heeft de commissie BBV via notities, stellige uitspraken en richtlijnen het kader verder ingevuld.

In onderstaande tabel is het onderscheid tussen de reserves en de voorzieningen samengevat.

2.1 Reserves

De reserves worden samen met het resultaat na bestemming gerekend tot het eigen vermogen (artikel 42/43 BBV). Er zijn twee soorten reserves:

• 1.

  Algemene reserves. Dit zijn reserves waaraan geen bestemming is gegeven, deze dienen om risico’s in algemene zin op te vangen (bufferfunctie);

• 2.

  Bestemmingsreserves zijn reserves waar het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.

Reserves kennen een aantal functies. De volgende functies zijn te onderscheiden:

• a.

  Bufferfunctie;

• b.

  Inkomensfunctie

• c.

  Financieringsfunctie

• d.

  Bestedingsfunctie

• e.

  Egalisatiefunctie

  Ad. a. De bufferfunctie van reserves

  De reserves vormen een buffer voor het opvangen van onverwachte tegenvallers. De reserves en voorzieningen maken het mogelijk noodzakelijke financiële aanpassingen niet schoksgewijs te laten verlopen. De reserves kunnen een buffer zijn voor de in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen risico’s. Belangrijkste voorbeeld is de algemene reserve.

  Ad. b. De inkomensfunctie van reserves

  Reserves kunnen, wanneer zij in liquide vorm aanwezig zijn, rentedragend worden uitgezet bij een bankinstelling. Hierdoor worden rente inkomsten gegenereerd. Ook kan bij de financiering van kapitaaluitgaven gebruik worden gemaakt van reserves. Hierdoor kan bespaard worden op aan derden te betalen rentekosten. De bespaarde rente kan aan het vermogen worden toegevoegd of als structureel dekkingsmiddelen worden ingezet. Voorbeeld hiervan is de algemene reserve rente.

  Ad.c. De financieringsfunctie van reserves

  Reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen. Reserves waaruit beleidsprioriteiten financieel worden afgedekt, zoals de reserve kapitaallasten

  Ad. d. De bestedingsfunctie van reserves

  Een bestedingsfunctie houdt in een reservering om te zijner tijd de realisering van bepaalde activiteiten mogelijk te maken. Bestemmingsreserves worden gevormd voor door het Algemeen Bestuur bepaalde specifieke bestemmingen en hebben een bestedingsfunctie.

  Ad. e. De egalisatiefunctie van reserves

  Reserves kunnen worden gevormd om tarieven of baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Pieken en dalen in de exploitatie kunnen zodoende worden vermeden. Ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht kunnen door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.

2.2 Voorzieningen

De voorzieningen worden gevormd voor:

• 1.

  verplichtingen en verwachte verliezen

• 2.

  bestaande risico’s

• 3.

  egalisatie van (onderhouds)kosten

• 4.

  bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven.

• 5.

  middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is.

Aan voorzieningen zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• 1.

  Voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume mag geen voorziening worden gevormd.

• 2.

  Toevoeging aan en onttrekking van voorzieningen vindt plaats ten laste of ten gunste van de exploitatie.

• 3.

  Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij de waardering tegen netto contante waarde is of voorzieningen als gevolg van bijdragen van derden dit verplicht stellen.

• 4.

  Inflatiecorrectie is toegestaan.

3.1 instellingscriteria reserves

Bij het instellen van reserves gelden de volgende criteria:

• 1.

  Een bestemmingsreserve wordt ingesteld voor een concreet, in principe binnen een vooraf bepaalde tijd te realiseren, door het Algemeen Bestuur vast te stellen doel.

• 2.

  Het instellen van reserves dient bij Algemeen Bestuursbesluit plaats te vinden.

• 3.

  In het Algemeen Bestuursbesluit zal, voor zover van toepassing, aangegeven moeten worden:

De soort reserves, algemeen, bestemming.

Het doel waarvoor de reserve wordt gevormd.

Het motief voor instelling.

De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang.

De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel).

Noodzakelijkheid rentetoevoeging en de bepaling van de rente.

De start- en eventueel de einddatum van de reserve.

• 4.

  Voor alle bestemmingsreserves wordt een budgethouder aangewezen.

3.2 Mutaties reserves

Toevoegingen

• 1.

  Toevoegingen aan reserves worden door het Algemeen Bestuur goedgekeurd via het vaststellen van de begroting/rekening.

• 2.

  In de rekening worden de toevoegingen aan elk van de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door het Algemeen Bestuur is goedgekeurd. Daarboven is een Algemeen Bestuursbesluit vereist.

• 3.

  Bij bestemmingsreserves ter dekking van kapitaallasten is het rentepercentage van de rentetoevoeging aan de reserve gelijk aan het rentepercentage van de renteomslag.

Onttrekkingen

• 1.

  Onttrekkingen aan reserves vinden plaats na besluit van het Algemeen Bestuur via het vaststellen van de begroting/rekening.

• 2.

  In de rekening worden de onttrekkingen aan elk van de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door het Algemeen Bestuur is goedgekeurd. Daarboven is een Algemeen Bestuursbesluit vereist.

• 3.

  Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat een reserve negatief wordt.

• 4.

  Bijdragen uit reserves aan de exploitatie zijn gelijk aan de bijbehorende werkelijke lasten.

3.3 bevoegdheden Dagelijks Bestuur

In beginsel is het toevoegen en onttrekken een bevoegdheid van het Algemeen Bestuur. Een uitzondering op de regel vormen die reserves waar al met een Algemeen Bestuursbesluit is bepaald dat de saldi, ongeacht hun omvang, altijd ten gunste of ten laste van een specifieke reserve worden gebracht. Belangrijke overweging daarbij is of het resultaat “onlosmakelijk” verbonden is met de betreffende reserve. In die gevallen zou dit namelijk leiden tot een technisch resultaatbestemmingsvoorstel. Door dit vooraf vast te laten stellen door het Algemeen Bestuur, worden dergelijke voorstellen voorkomen. Uiteraard geldt dat ook in het geval van automatische resultaatafwikkeling wel verantwoording plaatsvindt in de jaarrekening, alleen worden technische resultaatbestemmingsvoorstellen voorkomen.

Het betreft de volgende reserves:

• 1.

  Bedrijfsvoeringreserves (personeel, automatisering en huisvesting).

• 2.

  Bedrijfsvoering vormt het domein waarvoor het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk is en met automatische afwikkeling worden technische bestemmingsvoorstellen voorkomen.

• 3.

  Reserves samenhangend met Programma’s. Ongewenste schommelingen in bijdragen die aan gemeenten in rekening worden gebracht kunnen door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.

De uitzondering wordt toegepast, als:

• 1.

  De mutatie past binnen het beleid en de doelstellingen van de betreffende reserve en

• 2.

  De mutatie geen consequenties heeft voor eerder vastgestelde onttrekkingen aan de betreffende reserve in de begroting.

Deze uitzondering is vastgelegd in de hoofdlijnennotitie resultaatbestemming van de commissie BBV.

3.4 Opheffen reserves

Wanneer het doel waarvoor een reserve is gevormd op enig moment vervalt of de eventueel vastgestelde einddatum verstreken is, dan wordt de reserve opgeheven. Het opheffen van een reserve gebeurt door een Algemeen Bestuursbesluit.

3.5 Wijzigingen van doel of bestemming

Als het doel van een reserve in belangrijke mate wijzigt (het nieuwe doel ligt niet in de lijn van het oorspronkelijke doel), dan valt het saldo van de reserve vrij en wordt opgeheven.

3.6 Presentatie

Artikel 54 BBV schrijft voor dat in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke reserve en de mutaties (toevoegingen en onttrekkingen) worden vermeld. Een overzicht per reserve geeft inzicht in:

• 1.

  het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• 2.

  de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar;

• 3.

  de toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;

• 4.

  de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;

• 5.

  het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

4.1 Instellingscriteria voorzieningen

Het BBV schrijft een aantal criteria voor waaraan het vormen van een voorziening moet voldoen:

• 1.

  Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten.

• 2.

  Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten.

• 3.

  Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling (egalisatie) van lasten over een aantal begrotingsjaren.

• 4.

  De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35 1b BBV.

• 5.

  Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

Een voorziening moet de omvang hebben van de desbetreffende verplichting of het geschatte risico. Indien er een kans is dat een risico zich zal voordoen en de omvang van het risico niet goed is in te schatten, dan kan er geen voorziening worden getroffen. Het risico moet dan meegenomen worden in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing (W&R) bij de meerjarenbegroting en de jaarrekening.

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

4.2 Mutaties voorzieningen

Toevoegingen

De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden afgestemd op de door het Algemeen Bestuur bepaalde kaders (bijvoorbeeld IBOR norm). Indien een voorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijk niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. Bij tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld. De mutaties in voorzieningen zijn resultaat bepalend en worden rechtstreeks in de jaarrekening verwerkt. Wordt een voorziening alleen voor prijscompensatie geactualiseerd dan is het gemiddeld inflatiepercentage van toepassing.

Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij:

• 1.

  de voorziening gewaardeerd is tegen netto contante waarde. Rente is gelijk aan de interne rekenrente.

• 2.

  de voorziening is gevormd als gevolg van bijdragen van derden waar rentetoevoeging verplicht is gesteld.

Aanwendingen

Aanwendingen worden rechtstreeks ten laste van een voorziening verantwoord en blijven buiten de exploitatie. Negatieve voorzieningen zijn toegestaan onder de voorwaarde dat een onderliggend plan aantoont dat de voorziening op termijn weer een positief beeld geeft.

Autorisatie van bestedingen vindt plaats door

Vooraf:

• 1.

  Vaststellen van de begroting waarin toevoegingen en aanwendingen worden aangegeven.

• 2.

  Achteraf:

• 3.

  De jaarrekening waarin de aanwendingen worden verantwoord.

4.3 Opheffen voorzieningen

Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.

4.4 Wijzigen van doel of bestemming

Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichte karakter en de strakke kaders. Indien het doel niet meer bestaat of wijzigt wordt de voorziening opgeheven.

4.5 Presentatie

In overeenstemming met artikel 55 BBV dient in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke voorziening en de mutaties (toevoegingen en aanwendingen) te worden vermeld. Een overzicht per voorziening geeft inzicht in:

• 1.

  het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• 2.

  de toevoegingen;

• 3.

  ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen (indien de verplichting kleiner is dan de omvang van de voorziening);

• 4.

  de aanwendingen;

• 5.

  saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

Voor wat betreft de reserves ligt er een nadrukkelijke relatie met het weerstandsvermogen en het risicoprofiel van Regio Foodvalley.

Het weerstandsvermogen is de mate waarin Regio Foodvalley in staat is om financiële tegenvallers op te vangen (wendbaarheid) om haar taken te kunnen continueren en waarin Regio Foodvalley niet op een andere wijze (verzekering/voorziening) kan voorzien. Voor het weerstandsvermogen gaat het om een beoordeling van de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit (aanwezige financiële risico’s in combinatie met de ruimte in de begroting). Voor de hoogte en samenstelling van het weerstandsvermogen zijn geen landelijke normen en richtlijnen vastgesteld. De norm voor het weerstandsvermogen wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

Tot de beschikbare weerstandscapaciteit worden, naast de post onvoorzien, de volgende reserves gerekend:

• 1.

  algemene reserve;

• 2.

  overige algemene reserves;

• 3.

  bedrijfs- en P-reserves;

• 4.

  stille reserves.

Een mutatie in deze reserves leidt dus tot onmiddellijke aanpassing van de beschikbare weerstandscapaciteit en daarmee van de ratio weerstandsvermogen.

De acht gemeenten die gezamenlijk de gemeenschappelijke regeling vormen blijven onverwijld 100% aansprakelijk voor exploitatieverliezen van de gemeenschappelijke regeling. In hun eigen paragraaf verbonden partijen zullen zij dit risico moeten kwantificeren.

In de paragraaf weerstandsvermogen wordt jaarlijks inzicht gegeven in de omvang van de weerstandscapaciteit.

Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de Nota Reserves en Voorzieningen Regio Foodvalley 2023.

Wijziging van de nota

Indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast. Bij het vaststellen van de programmabegroting zal het overzicht van reserves en voorzieningen geactualiseerd worden

Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking vanaf 1 januari 2023.

Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 28 oktober 2022.