Toetsingskader Evenementenvergunningen Hengelo

Geldend van 25-07-2024 t/m heden

Intitulé

Toetsingskader Evenementenvergunningen Hengelo

Het college respectievelijk de burgemeester van de gemeente Hengelo hebben, gelet op het bepaalde in titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 35 van de Alcoholwet en de artikelen 1:4, 1:8 en 2:24 tot en met 2:26 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), besloten:

Vast te stellen het ‘Toetsingskader Evenementenvergunningen Hengelo’:

Artikel 1 Begripsbepalingen

APV: Algemene plaatselijke verordening die geldig is binnen de gemeente Hengelo;

Besluit bgbop: Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen;

Bouwsel: Bijeenkomsttent, tribune, podium of elke andere constructie die naar een plaats is gebracht of ter plaatse is geconstrueerd om daar kortstondig te functioneren;

Richtlijn CoBc: de landelijke richtlijn Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning;

A-categorie evenementen: Een evenement waarvoor het verbod geldt van artikel 2:25 lid 1 APV en dat conform de risicoscan in bijlage 1 bij deze beleidsregels is geclassificeerd als een laag risico-evenement met aanduiding categorie A;

B-categorie evenementen: Een evenement waarvoor het verbod geldt van artikel 2:25 lid 1 APV dat conform de risicoscan in bijlage 1 bij deze beleidsregels is geclassificeerd als een gemiddeld risico-evenement met aanduiding categorie B;

C-categorie evenementen: Een evenement waarvoor het verbod geldt van artikel 2:25 lid 1 APV dat conform de risicoscan in bijlage 1 bij deze beleidsregels is geclassificeerd als een hoog risico-evenement met aanduiding categorie C;

Evenemententerrein: plaats waarop een evenement wordt gehouden;

Binnenstad brede evenementen: Een evenement bestaande uit meerdere activiteiten die plaatsvindt in meer dan twee straten/pleinen in de binnenring (gebied begrensd door de Marskant – Spoorstraat – Industrieplein – Parallelweg LS - Veloursstraat - Wolter ten Catestraat – Drienerstraat – Enschedesestraat – Wemenstraat – Oldenzaalsestraat – Deldenerstraat)

Artikel 2 Toepassingsbereik

Dit toetsingskader geeft nader invulling aan de artikelen 1:4, 1:8 en 2:24 tot en met 2:26 van de APV.

Artikel 3 Toetsingskader vergunningen

Een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst op een aantal aspecten om na te gaan of de vergunning kan worden verleend en om bij verlening van de vergunning tot de juiste voorschriften bij de vergunning te komen.

Hierbij wordt gehandeld conform de toetsingscriteria op grond van artikel 1:8 APV. In de vergunning kunnen afhankelijk van de locatie en het evenement nadere voorschriften worden gesteld op grond van artikel 1:4 APV lid 1.

De burgemeester neemt bij de beoordeling van een aanvraag om vergunning onder meer de volgende belangen in aanmerking:

  • a.

    De mate waarin door het evenement beslag wordt gelegd op de ruimte, de tijd en de hulpdiensten;

  • b.

    Het aantal bezoekers dat wordt verwacht;

  • c.

    Of de aard van het evenement zich verdraagt met het karakter of de bestemming van de gevraagde locatie;

  • d.

    Of er gevaar bestaat voor de openbare orde, gezondheid of veiligheid, waaronder de brandveiligheid en het belang van het voorkomen van wanordelijkheden;

  • e.

    Of er gevaar bestaat voor belemmeringen van het verkeer;

  • f.

    Of er gevaar bestaat voor een onevenredige belasting van het woon- of leefklimaat in de omgeving van het evenement;

  • g.

    Of er gevaar bestaat voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk aanzien van de stad, beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorzieningen voor het openbaar nut;

  • h.

    Of de organisator voldoende waarborgen biedt voor een goed verloop van het evenement;

  • i.

    Of de organisator voldoende waarborgen biedt om de schade aan het milieu te voorkomen dan wel zoveel mogelijk te beperken.

De burgemeester kan de vergunning weigeren ter bescherming van de hiervoor genoemde belangen, dan wel aan de vergunning voorschriften en beperkingen verbinden met het oog op de bedoelde belangen.

Artikel 4 Risicoclassificatie evenementen

Evenementen waarvoor het verbod geldt van artikel 2:25 lid 1 APV worden geclassificeerd met behulp van de risicoscan van bijlage 1 bij dit toetsingskader.

Artikel 5 Aanvraagformulier

De burgemeester stelt, gelet op artikel 2:25 lid 4 APV, het formulier uit bijlage 2 bij dit toetsingskader vast als aanvraagformulier voor vergunningplichtige evenementen.

Artikel 6 Indieningsvereisten

De volgende indieningsvereisten zijn van toepassing op alle vergunningplichtige categorieën evenementen:

  • a.

    Volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier;

  • b.

    Situatietekening op schaal met daarop:

    • 1.

      alle te plaatsen bouwsels;

    • 2.

      een maat-of schaalaanduiding, die de bouwsels, groter dan 25m2, op die plaats bevat;

    • 3.

      begrenzing evenemententerrein;

    • 4.

      legenda waarin de getekende bouwsels worden omschreven;

    • 5.

      noordpijl;

    • 6.

      straatnamen;

    • 7.

      schaalaanduiding.

  • c.

    Bij evenementen waarbij ten minste één bouwsel wordt geplaatst met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijkertijd, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:

    • 1.

      brand- en rookwerende scheidingsconstructies;

    • 2.

      vluchtroutes;

    • 3.

      draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16 van het Besluit bgbop;

    • 4.

      nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;

    • 5.

      vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15 van het Besluit bgbop;

    • 6.

      noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3 van het Besluit bgbop;

    • 7.

      brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20 van het besluit bgbop, en brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24 van het besluit bgbop.

  • d.

    Foto en/of informatiemateriaal van de diverse objecten;

  • e.

    In geval van complexe bouwsels een productattest van de standaard en/of meermalig te plaatsen bouwsels. Statische berekeningen, waarin ten minste opgenomen zijn en die ten minste voldoen aan:

    • 1.

      berekeningen van de constructie van de te plaatsen bouwsels;

    • 2.

      de constructieschematisering, -geometrie, materiaaleigenschappen, profielafmetingen en de eigenschappen van de ondersteuningen moeten in de berekening zijn weergegeven en gemotiveerd;

    • 3.

      belastingen en belastingcombinaties moeten volledig uitgewerkt worden gepresenteerd;

    • 4.

      de toegepaste waarde voor de windsnelheid dient expliciet vermeld te zijn;

    • 5.

      de maatgevende berekeningsresultaten moeten duidelijk worden gepresenteerd;

    • 6.

      bij vervolgberekeningen of wijzigingen moet herkenbaar naar eerdere resultaten worden verwezen;

    • 7.

      computerberekeningen moeten minimaal voldoen aan het bovenstaande; verder

    • 8.

      moeten in- en uitvoer duidelijk worden gepresenteerd;

    • 9.

      EEM-berekeningen moeten voldoen aan de voorwaarden, zoals opgenomen in het document “Uitwerking indieningsvereisten EEM-berekeningen” (april 2011);

    • 10.

      de constructieve berekeningen moeten een volledige verantwoording geven van de te maken constructies.

  • f.

    In geval van complexe bouwsels een verantwoording van de brandveiligheidsaspecten van constructieve onderdelen, conform het besluit bgbop en de richtlijn CoBc;

  • g.

    Routekaart ingeval van wedstrijden en/of optochten met daarop aangegeven de tijdstippen waarop de deelnemers bepaalde punten op de route passeren;

  • h.

    een Veiligheidsplan evenementen waarin de risico’s en maatregelen zijn beschreven;

  • i.

    Bij afwijken van regels uit het besluit bgbop: beschrijving van welk onderdeel afgeweken wordt en hoe de veiligheid op gelijkwaardige wijze blijft gewaarborgd;

  • j.

    Verkeersplan: uitwerken van de impact van het evenement op de verkeersveiligheid en verkeersdoorstroming zoals weergegeven in bijlage 3;

  • k.

    Afspraken met vervoersmaatschappij wanneer het evenement impact heeft op de dienstregeling.

Artikel 7 Beperkingen ten aanzien van evenementen

  • a. Er zijn geen evenementen toegestaan tijdens de Dodenherdenking op 4 mei tussen 19.00 uur en 21.00 uur m.u.v. herdenkingsdiensten;

  • b. Tijdens de warenmarkt op woensdag en zaterdag zijn op het marktplein en in de aanloopstraten geen evenementen toegestaan, nadat overleg is gevoerd met de marktbond i.vm. het verplaatsen van de warenmarkt;

  • c. Het is verboden om bouwsels te verankeren in de grond door gebruik van bijvoorbeeld grondankers.

Artikel 8 Evenementencriteria Brinkplein

Indien men voornemens is om een evenement (deel van een evenement) op het dek van de parkeergarage onder het Brinkplein te organiseren, dient er door de aanvrager een rekentechnische onderbouwing ingediend te worden waarmee wordt aangegeven dat de optredende belastingen ten gevolge van het evenement lager zijn dan de toelaatbare belasting (max. 10 kN/m²). Tenzij evident is dat een berekening niet noodzakelijk is.

Artikel 9 Constructief toetsingskader

Voor de constructieve veiligheid van bouwsels geldt de richtlijn CoBc.

Artikel 10 Toetsingskader zorgverlening

Voor de zorgverlening tijdens evenementen geldt de Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ).

Artikel 11 Evenementenkalender

In de APV is in artikel 2:25C opgenomen dat jaarlijks een evenementenkalender wordt vastgesteld waar organisatoren van tevoren evenementen voor kunnen aanmelden. De aanmeldingen worden beoordeeld op basis van het afwegingskader zoals opgenomen in bijlage 4. Na vaststelling is voor de evenementen op de kalender de openbare ruimte gereserveerd op de datum en locatie die staat vermeld in de evenementenkalender een evenement te organiseren. De definitieve toestemming wordt geregeld door het verlenen van een evenementenvergunning.

Artikel 12 Art. 35 ontheffing tijdens evenementen

Tijdens binnenstad brede evenementen worden op het evenemententerrein artikel 35 ontheffingen van de Alcoholwet enkel verleend aan de houder van de evenementenvergunning of met toestemming van de houder van de evenementenvergunning.

Artikel 13 Gebruik van glas

Tenzij de burgemeester in de evenementenvergunning expliciet het gebruik van glas toestaat, is het gebruik van glas voor het schenken en consumeren van drinken tijdens evenementen op het evenemententerrein niet toegestaan.

Artikel 14 Confetti en (wens)ballonen verbod

Tijdens evenementen is, met het oog op natuur en milieu, het gebruik van confetti en (wens)ballonen verboden.

Artikel 15 Citeertitel

Dit toetsingskader wordt aangehaald als “Toetsingskader Evenementenvergunningen Hengelo”.

De Beleidsregels Evenementen Hengelo 2019, zoals vastgesteld bij besluit van 17 december 2019, worden ingetrokken op het moment dat het Toetsingskader Evenementenvergunningen Hengelo in werking treedt.

Ondertekening

Bijlage 1 – Risicoscan

Tel onderstaande punten bij elkaar op:

  • •

    A-categorie evenement: minder dan 20 punten

  • •

    B-categorie evenement: tussen de 20 en 29 punten

  • •

    C-categorie evenement: 30 punten of meer

Publieksprofiel

Leeftijd

0 – 12 jaar (zonder aanwezigheid ouders)

3
 

0 – 12 jaar (met aanwezigheid ouders)

1
 

13 – 17 jaar

4
 

18 – 30 jaar

5
 

30 – 64 jaar

2
 

>65 jaar

3
 

Alle leeftijden

2
 

Gebruik alcohol/drugs

Alcohol

2
 

Alcohol en drugs

3
 

Geen

0
 

Aanwezigheid publiek

Als toeschouwer

1
 

Als toeschouwer en deelnemer

2
 

Aantal bezoekers & deelnemers gelijktijdig aanwezig

0 – 5.000

1
 

5.001 – 10.000

2
 

10.001 – 15.000

3
 

15.001 – 20.000

4
 

20.001 – 30.000

5
 

30.001 – 50.000

6
 

>50.000

10
 

Aanwezigheid specifieke groepen

Minder zelfredzamen (bijv. minder validen)

3
 

Politiek sensitieve personen (bijv. Geert Wilders)

4
 

Gewelds sensitieve groepen (bijv. hooligans, OMG)

5
 

Leden Koninklijk Huis (Z.K.H./H.K.H.)

4
 

Geen

0

Ruimtelijk profiel

Evenementlocatie(s)

1 locatie

1
 

Route (looproute/fietsroute)

2
 

2 of meer locaties

3
 

Verblijfplaats publiek

Binnenlocatie

2
 

Buitenlocatie

1
 

Binnen- en buitenlocatie

3
 

Binnenlocatie met tent

2
 

Tijdelijk onderkomen (tent etc.)

3
 

Buitenlocatie met aanwezigheid tent

4
 

Toegankelijkheid van aan- en afvoerwegen voor hulpverleningsdiensten

Goed (3 of meer beschikbare wegen)

0
 

Matig (2 beschikbare wegen)

2
 

Slecht (1 weg, afsluiting hoofdweg)

4
 

Type ondergrond

Harde ondergrond: steen, asfalt etc.

1
 

Zachte ondergrond: zand, grasland etc.

2
 

Water

3
 

Gemeentegrens overschrijdend

Ja

1
 

Nee

0
 

Is het evenement van invloed op de bereikbaarheid van de omgeving

Ja

2
 

Nee

0

Activiteitenprofiel

Soort evenement

Muziek evenement, popconcert

3
 

Muziek evenement, house/dance

5
 

Muziek evenement, “piratenfestijn”

5
 

Muziek evenement, overig

2
 

Sportwedstrijd

2
 

Wandelmars

3
 

Beurs

1
 

Markt/braderie

1
 

Dierenmarkt/-show

2
 

Optocht

2
 

Vliegshows (conform wet Luchtvaart)

5
 

Auto- en motorsportevenementen

5
 

Kermis

2
 

Volksfeest (met meerdere vergunningen)

2
 

Tentfeest

3
 

Weekdag evenement

Maandag t/m donderdag

0
 

Vrijdag t/m zondag (incl. feestdagen)

1
 

Bij daglicht

Ja

0
 

Nee

2
 

Deels bij daglicht, deels in het donker

1
 

Duur evenement

<5 uur, overdag

1
 

<5 uur, avond/nacht

3
 

>5 uur, overdag

2
 

>5 uur, avond/nacht

4
 

Meerdere aaneengesloten dagen

Ja

1
 

Nee

0
 

Gebruik vuurwerk/special effects

Vuurwerk

2
 

Special effects

2
 

Vuurwerk + special effects

2
 

Geen

0

Bijlage 2 – Aanvraagformulier

Het onderstaande aanvraagformulier kan digitaal ingevuld worden via de pagina over de evenementenvergunning op www.hengelo.nl

Stap 1 - Contactgegevens

Voorletter(s):

Tussenvoegsel(s):

Achternaam:

Telefoonnummer:

E-mailadres:

Bent u gemachtigd om een evenementenvergunning aan te vragen: nee/ja

Stap 2 - Gegevens evenement

Locatie evenement:

Datum evenement:

Leeftijd:

Gebruik alcohol/drugs:

Aanwezigheid publiek:

Aantal bezoekers en deelnemers gelijktijdig aanwezig:

Aanwezigheid specifieke doelgroepen:

Verblijfplaats publiek:

Toegankelijkheid voor aan-en afvoerwegen hulpdiensten

Type ondergrond:

Gemeentegrens overschrijdend: nee/ja

Is het evenement van invloed op de bereikbaarheid van de omgeving: nee/ja

Soort evenement:

Weekdagevenement: maandag t/m donderdag of vrijdag t/m zondag (inclusief feestdagen)

Bij daglicht: ja/nee/deels bij daglicht, deels in het donker

Duur evenement:

Meerdere aaneengesloten dagen: nee/ja

Gebruik vuurwerk/special effects:

Stap 3 - Constructieve- en brandveiligheid

Plaatst u tijdens het evenement bouwsels groter dan 25m2 of hoger dan 1 meter: nee/ja

Gaat u een evenement organiseren in een bestaand bouwwerk: nee/ja

Stap 4 - Verkeersveiligheid

Worden er verkeersregelaars ingezet: nee/ja

Worden er straten/parkeerterreinen afgesloten: nee/ja

Biedt u parkeergelegenheid: nee/ja

Stap 5 - Ontheffingen

Gaat u tijdens het evenement tegen betaling alcoholhoudende drank schenken buiten een horeca inrichting met een alcoholwetvergunning? Dan hebt u hiervoor een zogenaamde artikel 35 Alcoholwet ontheffing nodig.

Wilt u een artikel 35 ontheffing aanvragen: nee/ja

U hebt een vergunning nodig als het gaat om een gewoon kampeerterrein of een natuurkampeerterrein. Een kampeerterrein is een terrein dat bestemd is voor het plaatsen van kampeermiddelen (zoals een tent of caravan) voor recreatief nachtverblijf.

Wilt u een kampeerontheffing aanvragen: nee/ja

In het Omgevingsplan van de gemeente Hengelo staan geluidregels waaraan een evenement moet voldoen.

Wilt u tijdens het evenement versterkte muziek ten gehore brengen: nee/ja

Vindt het evenement plaats binnen een horecaverblijf (incl. terras): nee/ja

Het is verboden om op zondag gerucht (muziek en geluid) voort te brengen en voor 13:00 uur openbare vermakelijkheden (evenementen) te houden. De burgemeester kan van deze verboden een ontheffing verlenen. Wanneer een van de onderstaande vragen met “Ja” wordt beantwoord dan wordt deze aanvraag aangemerkt als een verzoek om ontheffing te verlenen van de Zondagswet.

Vind het evenement plaats op een zondag: nee/ja

Vind het evenement plaats voor 13:00 uur: nee/ja

Stap 6 – Akkoord

Datum:

Gaat u akkoord met de ingevulde gegevens: [ ]

Bijlage 3 – Verkeersplan

  • 1.

    Verkeersmaatregelen : gaat u tijdens uw evenement wegen afsluiten, Verkeersregelaars plaatsen of heeft uw evenement een hoog bezoekersaantal? Dan zult u een verkeersplan en verkeerstekening bij moeten sluiten. Hieronder is onder het kopje verkeersplan en verkeerstekening vermeld wat er in deze documenten moet staan.

  • 2.

    Routekaart : gaat u een evenement organiseren waarbij de deelnemers een route over de weg moeten volgen? Dan moet u een routekaart bij sluiten met daarop aangegeven de tijdstippen waarop de deelnemers bepaalde punten op de route passeren.

Verkeersplan en verkeerstekening

Evenementen kunnen door hun omvang en inhoud veel invloed hebben op het verkeer. Daarom moet bij evenementen een verkeersplan worden opgesteld, met daarbij ook een verkeerstekening. Dit heeft tot doel om de bezoekers/deelnemersstromen te regelen en de overlast voor bedrijven, bewoners en de overige weggebruikers zo veel mogelijk te beperken.

De volgende onderdelen moeten worden ingeleverd bij het afsluiten van wegen en parkeervoorzieningen i.v.m. een evenement:

  • A.

    Verkeersplan

  • B.

    Verkeerstekening

Ad A. in het verkeersplan dienen de volgende aspecten te worden uitgewerkt/beschreven:

  • 1.

    Bezoekers/deelnemers evenement

    • -

      Geef aan op welke wijze bezoekers/deelnemers naar het evenement komen (auto, fiets, openbaar vervoer, te voet). Maak hiervan ook een verdeling in percentages;

    • -

      Geef aan of het gebruik van bepaalde vervoersmiddelen wordt gestimuleerd en op welke wijze;

    • -

      Geef de aan- en afvoerroutes aan voor bezoekers/deelnemers/organisatie (bevoorrading). Wenselijk is om voertuigen van fietsers en voetgangers te scheiden zodat menging van deze verkeersstromen voorkomen wordt.

  • 2.

    Afsluitingen en omleiding

    • -

      Geef aan of er gebruik gemaakt gaat worden van de rijbaan en/of parkeerruimte;

    • -

      Geef aan welke weg(en) en/of parkeerruimte moeten worden afgesloten voor verkeer en op welke data en tijdstippen (houd rekening met op- en afbouwen);

    • -

      Geef aan hoe de omleidingsroute voor het (doorgaand) verkeer loopt (indien wegen worden afgesloten).

  • 3.

    Overige verkeersmaatregelen

    • -

      Geef aan op welke wegen overige verkeersmaatregelen dienen te worden getroffen, denk aan:

      • •

        Parkeer- en stopverbod;

      • •

        Eénrichtingsverkeer;

      • •

        Snelheidsbeperking;

      • •

        Bewegwijzering.

    • -

      Geef aan of en op welke wegen de inzet van Verkeersregelaars noodzakelijk is (inclusief data en tijden). De organisatie dient zorg te dragen voor voldoende Verkeersregelaars. De politie bepaald uiteindelijk in overleg de plaatsen en het aantal Verkeersregelaars. Verkeersregelaars dienen, voordat zij kunnen worden aangesteld door de wegbeheerder, een instructie te volgen. De organisatie dient zorg te dragen dat hun Verkeersregelaars de instructie hebben gevolgd. De organisatie dient zorg te dragen dat de juiste wettelijk verplichte kleding voor Verkeersregelaars gedragen wordt. De organisatie dient alle Verkeersregelaars te verzekeren tegen risicoaansprakelijkheid. Meer informatie is te vinden op: https://www.verkeersregelaarsexamen.nl

  • 4.

    Parkeren

    • -

      Geef aan welke parkeergelegenheden voor auto’s beschikbaar zijn en hoeveel;

    • -

      Geef de locaties en aantallen aan van de fietsparkeergelegenheden.

  • 5.

    Calamiteitenroutes en bereikbaarheid hulpdiensten

    • -

      Geef aan wat de calamiteitenroutes zijn van de brandweer, ambulance en politie.

      Gedurende uw evenement dient u bij straatafsluitingen steeds een vrije doorgang te garanderen, vrij van obstakels over een breedte van 3,5 meter

  • 6.

    Verkeersvoorlichting

    • -

      Geef aan hoe deelnemers, bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht worden over stremmingen, parkeerfaciliteiten en andere verkeersmaatregelen (bijvoorbeeld met vooraankondigingsborden);

    • -

      Geef aan welke informatie wordt gecommuniceerd en van welke communicatiemiddelen gebruik wordt gemaakt.

  • 7.

    Plaatsen/verwijderen borden

    • 1.

      Wanneer worden de borden geplaatst en verwijderd?

    • 2.

      Wie gaat de borden plaatsen?

    • 3.

      Worden er ook borden geplaatst langs een provinciale weg of Rijksweg? Wanneer dit het geval is, is er ontheffing aangevraagd bij de provincie en/of Rijkswaterstaat?

    • 4.

      Zijn er ook afzettingen van provinciale wegen of Rijkswegen nodig? Heeft de provincie/Rijkswaterstaat toestemming verleend? Voor diverse verkeersborden en afsluitingen moeten verkeersbesluiten genomen worden, dus de verkeersplannen dienen op tijd ingeleverd te worden om aan de termijnen te voldoen.

Bijlage 4 – Afwegingskader evenementen

Artikel 2:25C Evenementenkalender:

  • 1.

    De burgemeester stelt jaarlijks vóór 1 december een evenementenkalender vast voor het volgende kalenderjaar.

  • 2.

    Degene die voornemens is een evenement te organiseren kan de burgemeester jaarlijks vóór 1 november verzoeken een evenement te plaatsen op de evenementenkalender van het volgende jaar. Een dergelijk verzoek is geen aanvraag om vergunning als bedoeld in deze verordening.

Toelichting:

De Evenementenkalender draagt bij aan een goede programmering van verschillende evenementen (zowel “binnen” als “buiten” evenementen). Deze programmering is om een aantal redenen van essentieel belang: het voorkomen van wildgroei van evenementen in kwantitatieve zin, het waarborgen van een goede kwaliteit en het spreiden van evenementen over het gehele jaar (of voor buitenevenementen “het seizoen” dat over het algemeen loopt van april tot en met oktober). Wanneer een organisator tijdig zijn voornemens voor het houden van een evenement in het komende jaar bekend maakt, dan kan zijn plan bij de vaststelling van de evenementenkalender meegewogen worden. Dat een evenement vermeld wordt op de kalender is geen definitieve toestemming. Het betekent alleen dat er geen andere (grote) evenementen gepland zijn in die periode en op die locatie. Ook voor evenementen die op de evenementenkalender staan, geldt dat twaalf weken voor aanvang van het evenement een vergunning aangevraagd moet worden bij de gemeente.

Samenloop evenementen

Als bij het opstellen van de evenementenkalender blijkt dat verschillende evenementen op dezelfde datum of locatie gepland zijn, dan krijgt slechts één van de evenementen een vergunning. Welke? Eerst brengen we de organisatoren met elkaar in contact om de plannen onderling af te stemmen of een vorm van samenwerking te vinden. Lukt dat niet, dan maakt de gemeente een keuze op basis van de onderstaande kaders.

Te veel evenementen

Daarnaast is het aantal toegestane evenementen per locatie per jaar op sommige plekken beperkt. Dit geldt zeker voor het PB Plantsoen. Zijn meer evenementen gemeld dan zijn toegestaan op een locatie? Eerst brengen we de organisatoren met elkaar in contact om de plannen onderling af te stemmen of een vorm van samenwerking te vinden. Lukt dat niet, dan maakt de gemeente een keuze op basis van de onderstaande kaders.

Bijdrage evenement

We baseren ons op onze visie en de vraag wat een evenement bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen van de omgevingsvisie(s). Dit doen we in samenspraak met Hengelo Promotie.

Collectief gaat voor individueel

Een evenement aangevraagd door en voor meerdere deelnemers gaat voor een aanvraag gedaan door een individu.

Ervaringen uit het verleden

Het gaat hier om ervaringen met door de aanvragers georganiseerde evenementen. Hoe is in het verleden het traject van vergunningverlening verlopen, hoe zijn de evenementen verlopen, hoe zijn de evenementen geëvalueerd, zijn er – en zo ja hoeveel – overtredingen geconstateerd, zijn klachten uit de omgeving ontvangen, etc. Het betreft hier ervaringen tot een periode van maximaal 3 jaar.

Vaststelling evenementenkalender

Begin november worden de binnengekomen meldingen beoordeeld en op de kalender geplaatst. Wanneer sprake is van een samenloop van evenementen en/of teveel evenement op een locatie dan wordt, wanneer onderling overleg geen oplossing biedt, op basis van de criteria: bijdrage evenement, collectief voor individueel en ervaringen uit het verleden beoordeeld welk evenement op de evenementenkalender wordt geplaatst. Dit doen we samen met Hengelo Promotie. De vastgestelde evenementenkalender wordt gepubliceerd op www.hengelo.nl en via Hengelo Promotie bekend gemaakt. Met organisatoren wiens evenement geen plek krijgt op de evenementenkalender wordt hierover contact opgenomen.