Reglement van Orde voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Twente

1. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering;

• b.

  het handhaven van de orde;

• c.

  het erop toezien dat dit reglement wordt nageleefd;

• d.

  wat de wet, de regeling of dit reglement hem/haar verder opdraagt.

2. De voorzitter verleent het woord, formuleert de door de vergadering te nemen besluiten en deelt de uitslag van de stemmingen mede.

3. Bij verhindering of afwezigheid van de voorzitter wordt hij/zij vervangen door zijn/haar plaatsvervanger.

1. De secretaris is bij elke vergading van het dagelijks bestuur aanwezig.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij/zij vervangen door zijn/haar plaatsvervanger of, bij diens ontstentenis, door een door het dagelijks bestuur daartoe aangewezen medewerker van de Omgevingsdienst Twente.

3. De secretaris kan, indien hij/zij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslaging deelnemen.

4. De secretaris kan zich in de vergadering doen vergezellen van (een) ambtelijk adviseur(s).

1. De vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn niet openbaar en vinden fysiek of digitaal plaats. In het geval van fysieke vergaderingen wordt gebruik gemaakt van het kantoor van de Omgevingsdienst Twente of het kantoor van één van de andere leden. De voorzitter is bevoegd om een andere vergaderlocatie te bepalen.

2. De secretaris stelt voor aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen. Dit schema wordt tijdig ter kennis gebracht van de leden.

3. Het dagelijks bestuur vergadert tenminste vier keer per jaar en verder zo dikwijls als nodig. Daarnaast vergadert het dagelijks bestuur als de voorzitter dit nodig acht of indien tenminste één lid van het dagelijks bestuur daarom schriftelijk, met opgaaf van redenen, verzoekt.

1. De voorzitter stelt in overleg met de secretaris voor elke vergadering agendapunten en de volgorde van behandeling van de agendapunten op.

2. De leden kunnen tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering bij de secretaris agendapunten inbrengen onder vermelding van de voor te stellen wijze van afdoening en onder bijvoeging van de ter zake dienende stukken.

3. Als regel wordt de agenda één week voor de dag van de vergadering toegezonden aan de leden van het dagelijks bestuur.

4. De te behandelen voorstellen en andere daarvoor in aanmerking komende stukken worden tegelijk met de agenda toegezonden.

5. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het tweede lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgaaf van reden(en) van urgentie uiterlijk 24 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de voorzitter.

6. Bij aanvang van de vergadering stelt het dagelijks bestuur de agenda vast. Op voorstel van een lid, de voorzitter of de secretaris kan het dagelijks bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

7. In geval van spoed kan de voorzitter of een lid schriftelijk een vergadering bijeenroepen op een termijn korter dan twee weken.

8. Als de voorzitter binnen zeven dagen na een hem door één van de leden schriftelijk en onder opgave van de te behandelen onderwerpen gedaan verzoek geen gehoor heeft gegeven, hebben de betrokken leden de bevoegdheid een vergadering van het dagelijks bestuur uit te schrijven.

1. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen geeft daarvan zo mogelijk voor de vergadering kennis aan de voorzitter.

2. Ook wanneer het lid later ter vergadering komt of voortijdig dient te vertrekken, geeft hij/zij hiervan voortijdig kennis aan de voorzitter.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

2. Als vijftien minuten na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, doet de voorzitter mededeling dat de vergadering niet wordt gehouden. De voorzitter kan een nieuwe vergadering beleggen, welke binnen twee weken dient plaats te vinden.

1. Besluiten kunnen alleen worden genomen over onderwerpen die zijn geagendeerd.

2. Het dagelijks bestuur kan bepalen dat anderen dan in de vergadering aanwezige leden of de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging ten aanzien van een agendapunt dat aan de orde is.

3. Het dagelijks bestuur is bevoegd beslissingen te nemen over onderwerpen die niet zijn geagendeerd, indien ten minste de helft van het aantal tot stemmen bevoegde leden aanwezig is. Het dagelijks bestuur kan op voorstel van de voorzitter of één van de leden, afzonderlijk besluiten over één of meer onderdelen van een voorstel.

4. Het dagelijks bestuur kan, op voorstel van de voorzitter, of één van de leden, besluiten de beraadslaging voor een door hem/haar te bepalen tijd te schorsen om de leden de gelegenheid te geven voor nader beraad.

5. Als de Omgevingsdienst Twente een tegenstrijdig belang heeft met een lid, dan wel indien een aangelegenheid een lid rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij/zij als vertegenwoordiger betrokken is, neemt het lid niet deel aan de beraadslaging en/of besluitvorming.

1. Na de beraadslaging wordt over een voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt, een besluit genomen.

2. Indien geen van de leden bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

3. Indien een lid bij het nemen van een beslissing om een stemming vraagt, dan wordt mondeling gestemd tenzij het vijfde lid wordt toegepast.

4. Een lid kan aantekening in de notulen vragen dat hij geacht wil worden te hebben tegengestemd.

5. Indien een lid dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, schorsing of ontslag van personeelsleden zo nodig gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

6. Een ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming, of over de inhoud van een genomen besluit, voor zover is gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel, is beslissend. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of, als de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, of een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door de nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

1. De vergaderingen van het dagelijks bestuur worden achter gesloten deuren gehouden.

2. Het dagelijks bestuur kan op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan hen worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het dagelijks bestuur haar opheft.

3. Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid kan de geheimhouding worden opgelegd door het dagelijks bestuur en de voorzitter, ieder ten aanzien van stukken die zij aan het algemeen bestuur of aan de leden van het algemeen bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

4. De krachtens het derde lid aan het algemeen bestuur opgelegde verplichting tot geheimhouding vervalt, indien de oplegging niet door het algemeen bestuur in de eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd.

5. De krachtens het derde lid aan leden van het algemeen bestuur opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt door hen in acht genomen totdat het dagelijks bestuur het opheft, dan wel, indien het onderwerp waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan het algemeen bestuur is voorgelegd, totdat het algemeen bestuur het opheft.