Financiële Verordening bedrijfvoeringsorganisatie Plassenschap Loosdrecht e.o. 2024

1. Het bestuur stelt voor een periode van vier jaar de programma-indeling voor de begroting vast.

2. Het bestuur stelt de programma-indeling vast op basis van de aan de programma’s toegewezen taakvelden.

3. Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen zij in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen, in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt, in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

3. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

4. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000 afzonderlijk gespecificeerd.

5. In de jaarrekening worden afwijkingen per programma, ten opzichte van de begroting, groter dan € 10.000 toegelicht.

1. Conform artikel 17 lid 1 van de gemeenschappelijke regeling stelt het bestuur een ontwerp vierjarig financieel perspectief vast, waarin de hoofdlijnen van het financiële beleid en de hoogte van de financiële bijdrage van de deelnemers voor de komende 4 jaar uitgewerkt worden.

Dit financieel perspectief vormt na vaststelling het richtinggevend kader voor het opstellen van de begrotingen in de betreffende jaren en wordt als kadernota opgenomen in de begroting (artikel 17 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling).

2. Het bestuur stelt jaarlijks een meerjareninvesteringsplan vast als onderdeel bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

3. In de begroting wordt een post onvoorzien van 0,1% van de lasten opgenomen.

1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het bestuur wordt tijdig geïnformeerd als wordt verwacht dat de lasten van een programma worden overschreden, de baten van een programma worden onderschreden of wanneer de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden. Het bestuur krijgt een voorstel voor wijziging van de programma’s of een voorstel voor wijziging van het krediet, bij behandeling van de halfjaarrapportage (art. 6A) of indien later aan de orde, in de eerste bestuursvergadering volgend op de hiervoor genoemde informatieverstrekking.

4. De in lid 3 genoemde voorstellen voor begrotingswijzigingen worden na behandeling door het bestuur vastgesteld.

5. Het bestuur stelt een voorstel voor een nieuwe investering, waarvan het bijbehorende investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, vóórafgaand aan het aangaan van verplichtingen vast.

1. Jaarlijks wordt, per 30 juni, een halfjaarrapportage opgesteld, waarin het bestuur wordt geïnformeerd over de financiële realisatie van de begroting van het Plassenschap Loosdrecht e.o. over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar.

2. De verantwoording in de halfjaarrapportage vindt plaats op het niveau van de programma’s.

3. In de halfjaarrapportage worden afwijkingen per programma op taakveldniveau, t.o.v. de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten, groter dan € 10.000 toegelicht en kunnen bijstellingen van investeringskredieten worden opgenomen.

4. Bij een verwachte overschrijding van een investeringskrediet met meer dan € 25.000 wordt het bestuur geïnformeerd.

1. Het bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van maximaal 3% van de totale lasten van het Plassenschap Loosdrecht e.o., inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 1% van de totale lasten nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het bestuur stelt jaarlijks uiterlijk op 15 december van het controlejaar een normenkader rechtmatigheid vast. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheerhandelingen kunnen voortvloeien. Het bestuur kan dit normenkader desgewenst nader uitwerken in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheerhandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringskrediet wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van de tussentijdse rapportage.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van het Plassenschap Loosdrecht e.o. bij financiële beheerhandelingen.

2. Het bestuur stelt regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het Plassenschap Loosdrecht e.o..

1. Het bestuur van het Plassenschap Loosdrecht e.o. draagt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie zorg voor het beschikbaar stellen van voldoende financiële middelen om de programma’s binnen de kaders van de begroting uit te kunnen voeren (zie ook art.12a);

2. Het bestuur stelt regels op ter uitvoering van de treasurytaken van het Plassenschap Loosdrecht e.o. en legt deze regels alsmede de regels voor bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Dit treasurystatuut wordt één keer in de vier jaar geactualiseerd en opnieuw vastgesteld.

3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

4. Bij de begroting en de jaarstukken wordt, in aanvulling op de verplichte elementen uit artikel 13 van het BBV, in ieder geval verslag gedaan van:

• a.

  algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de financieringsfunctie;

• b.

  de relatie met de meerjarenraming;

• c.

  rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie;

• d.

  de kasgeldlimiet;

• e.

  de renterisiconorm;

• f.

  de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar.

a. De deelnemers aan Plassenschap Loosdrecht e.o. zullen er steeds zorg voor dragen dat het openbaar lichaam ten allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen;

b. De deelnemers verbinden zich in het geval van opheffing van Plassenschap Loosdrecht e.o. aan de noodzaak om een liquidatieplan op te stellen dat voorziet in de verplichting van de deelnemers alle rechten en verplichtingen van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

1. Het bestuur van het Plassenschap Loosdrecht e.o. heeft navolgende regels opgesteld:

• a.

  Het bestuur van Plassenschap Loosdrecht e.o. zorgt voor een actuele en volledige registratie van alle bezittingen;

• b.

  Investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs lager dan € 5.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd;

• c.

  Vaste activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs minus de bijdragen van derden met een directe relatie tot het actief. Eventuele duurzame waardeverminderingen worden in mindering gebracht op de boekwaarde;

• d.

  Vaste activa worden jaarlijks lineair afgeschreven op basis van de verwachte toekomstige levensduur, rekening houdend met een mogelijke restwaarde;

• e.

  Afschrijving wordt gestart in het jaar volgend op de aanschaf van het actief of het in het jaar volgend op het gereedkomen van het actief of voltooiing van het onderzoek;

• f.

  De afschrijvingstermijnen voor immateriële vaste activa zijn:

  • •

    5 jaar: kosten voor onderzoek direct gelieerd aan het actief en voorwaardelijk voor de vervaardiging van het actief, hardware en softwaretoepassingen en reguliere inventaris;

• g.

  De afschrijvingstermijnen voor materiële vaste activa zijn:

  • •

    3 jaar: investering m.b.t. hardware en randapparatuur;

  • •

    5-40 jaar: investering bouwkundige werken;

  • •

    25-40 jaar: investering beschoeiingen;

  • •

    12-40 jaar: investering bedrijfsgebouwen;

  • •

    5-20 jaar: investering machines, apparaten en installaties;

  • •

    5-30 jaar: investering vervoersmiddelen (auto’s, aanhangers, schepen e.d.);

  • •

    5-20 jaar: investering overige vaste activa.

• (Groot) onderhoud wordt niet geactiveerd indien en voor zover het enkel dient om de beoogde levensduur te bereiken. Levensduurverlengend groot onderhoud wordt geactiveerd voor de duur van de verlenging.

1. Voor de vorderingen op derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op de inbaarheid van de openstaande vorderingen.

2. Het voorstel van de jaarlijkse onttrekking en/of de aanvulling van de voorziening zal aan het bestuur worden voorgelegd. Het voorstel betreft een verslag van de administratie waarover in de jaarstukken verantwoording wordt afgelegd. De rapportage zal, indien van toepassing, uiterlijk 3 maanden na het einde van het verslagjaar aan het bestuur worden voorgelegd ter vaststelling. Als blijkt dat de werkzaamheden van de jaarrekening eerder in het eerste kwartaal volgend op het verslagjaar kunnen worden afgerond, zal het voorstel altijd voorafgaan aan de resultaatbestemming en worden voorgelegd aan het bestuur en worden verwerkt alvorens er een resultaatbestemming kan worden opgesteld.

1. Het bestuur van het Plassenschap Loosdrecht e.o. stelt jaarlijks bij de begroting het overzicht van reserves en voorzieningen vast;

2. Het bestuur heeft de bevoegdheid tot het wijzigen of instellen van een reserve.

Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  het bestedingsplan van de reserve

• c.

  de voeding van de reserve;

• d.

  de maximale hoogte van de reserve, en

• e.

  de maximale looptijd.

3. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

4. In de begroting en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van het Plassenschap Loosdrecht e.o., die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de overheadkosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door het Plassenschap Loosdrecht e.o. verleende diensten.

2. Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen en reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

3. Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, overheadkosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.

4. Overheadkosten worden in de kostprijs van goederen, werken en diensten opgenomen op basis van de omvang van de directe kosten. Hiertoe wordt jaarlijks bij de begroting een vast opslagpercentage berekend door de totale overhead te delen door de totale lasten van de taakvelden exclusief overhead.

5. Bij werkzaamheden, die worden uitgevoerd in opdracht van deelnemers in het kader van de vuilnisophaaldienst in het Plassengebied, worden alle in art. 3 en 4 genoemde kosten doorberekend, met uitzondering van de overheadkosten.

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten het Plassenschap in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt het Plassenschap de geraamde integrale kosten in rekening.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door het Plassenschap aan overheidsbedrijven en derden gaat het bestuur uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

4. Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang neemt het bestuur vooraf een besluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

5. Een besluit met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

1. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken ‘ neemt het bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

2. Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit van het Plassenschap Loosdrecht e.o. wordt beoordeeld of het Plassenschap Loosdrecht e.o. bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen zonder dat de uitgaven aan en de investeringen in noodzakelijke publieke voorzieningen in de knel komen.

1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de voortgang van het geplande onderhoud;

• b.

  de omvang van het (achterstallig) onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, civiele kunstwerken, straatmeubilair, gebouwen en speelvoorzieningen.

2. Het bestuur stelt eens in de vier jaar:

• a.

  beheerplannen onderhoud vast of zoveel eerder als de omstandigheden hier aanleiding toe geven. De beheerplannen geven het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau voor, water, wegen, civiele kunstwerken en openbare verlichting en speelvoorzieningen.

• b.

  tenminste een meerjarig onderhoudsplan vast voor water, wegen, civiele kunstwerken en openbare verlichting en speelvoorzieningen.

• c.

  een beheerplan onderhoud gebouwen vast of zoveel eerder als de omstandigheden hier aanleiding toe geven. Het beheerplan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau voor de gebouwen in eigendom bij het Plassenschap Loosdrecht e.o..

• d.

  een meerjarig onderhoudsplan gebouwen vast.

• e.

  Het bestuur stelt de in a. tot en met d. genoemde nota’s vast, met het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de bijbehorende kosten.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen met betrekking tot het Plassenschap Loosdrecht e.o.;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten en overige balansposten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

1. Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder a van de Provinciewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder b van de Provinciewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Bij afwijkingen rapporteert het bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 22. Het bestuur neemt maatregelen tot herstel van tekortkomingen.

2. Het bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het Plassenschap Loosdrecht e.o. met dien verstande dat de uitstaande de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar.

Bij afwijkingen in de registratie neemt het bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

a. Deze verordening treedt in werking op 11 juli 2024.

b. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Financiële Verordening Bedrijfsvoeringorganisatie Plassenschap Loosdrecht e.o. 2024’.