Nadere regel evenementen gemeente Utrecht

Ondertekening

Informatieve toelichting bij Nadere regel evenementen gemeente Utrecht

Algemeen

Evenementen horen bij Utrecht. Ze dragen bij aan een levendige en leefbare stad. De gemeenteraad Utrecht heeft de uitgangspunten die daarbij horen op 6 juni 2024 vastgesteld met de Beleidsnota Locatiebeleid evenementen.

Deze Nadere regel evenementen gemeente Utrecht (hierna: nadere regel) is een uitwerking van het raadsbesluit locatiebeleid evenementen. Bij besluitvorming maakte deze nadere regel als concept deel uit van het besluitvormingsproces en is de gemeenteraad hierop geconsulteerd.

Deze nadere regel is primair gericht op buitenevenementen en de spreiding van buitenevenementen, geluid bij buitenevenementen en een eerlijke verdeling van ruimte voor evenementen. Uitsluitend voor de verdeling (hoofdstuk 3) van ruimte voor evenementen is deze regeling ook van toepassing op binnenevenementen.

Op basis van onderzoek, participatie en ervaring bij vergunningverlening, toezicht, handhaving en beheer zijn regels opgesteld, waarnaast in de beleidsnota een aantal uitgangspunten zijn opgenomen. Deze zijn in de nadere regel uitgewerkt.

De onderverdeling van de nadere regel bestaat uit 3 inhoudelijke hoofdstukken. Hoofdstuk 2 gaat in op geluid, hoofdstuk 3 op het proces van de reserveringskalender evenementen (hierna: reserveringskalender) en het aanmelden van een evenement voor de reserveringskalender en hoofdstuk 4 op de locatieprofielen. De toelichting op deze hoofdstukken maakt onderdeel uit van deze algemene toelichting. Daarna volgt een artikelsgewijze toelichting.

Algemene toelichting hoofdstuk 2 Geluidsnormen en tijden versterkt geluid buitenevenementen

Evenementen kunnen geluidsoverlast met zich meebrengen, helemaal als het muziekevenementen zijn. Daarom geldt voor evenementen een maximaal geluidsniveau in dB(A) en dB(C) om overlast voor de omgeving te beperken en ervoor te zorgen dat die overlast niet onduldbaar wordt voor de directe omgeving van het evenement. Voor muziekevenementen geldt standaard een hogere maximale geluidsnorm dan voor evenementen die het ten gehore brengen van muziek niet als hoofdactiviteit hebben. De grootte van het evenement is hierbij niet bepalend, het gaat om de activiteit. Dit om onnodige belasting van de omgeving te voorkomen.

In hoofdstuk 4 locatieprofielen worden voor 10 locaties aanvullende kaders gesteld voor het aantal evenementendagen met versterkt geluid. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen categorieën van een evenement en het maximale geluidsniveau dat daarbij is toegestaan. Voor andere locaties gelden de maximale geluidsniveaus, inclusief de mogelijkheden om hiervan af te wijken, uit artikel 2 en 8.

Voor de locatieprofielen is voor het onderwerp versterkt geluid een advies opgesteld door Peutz, d.d. 12 januari 2024. Daaruit komt naar voren dat ondervonden hinder niet alleen wordt veroorzaakt door het geluidniveau van een evenement. Ook de duur van een evenement, het aantal evenementen per jaar, de periode tussen evenementen, waarborging dat aan de geluidsnormen wordt voldaan en informatieverschaffing over het evenement hebben invloed op de manier waarop een evenement (en de hinder daarvan) wordt ervaren door de omgeving. Veel van deze zaken worden al uitgevoerd door de evenementenorganisatie en/of de gemeente.

Dit onderzoek heeft ertoe geleid dat in de locatieprofielen geluidsnormen aan categorieën van evenementen zijn gekoppeld. We hebben ervoor gekozen om een iets andere invulling te hanteren van de categorieën, met de daaraan gekoppelde geluidsniveaus, dan in het advies. Zo is er voor minder evenementendagen versterkt geluid toegestaan. Daarnaast is de geluidsnorm voor stads- en volksfeesten niet automatisch onbegrensd op meer dan 80 dB(A) gesteld, maar wordt per activiteit beoordeeld of dit noodzakelijk is. Bovendien is een afwijking in ieder geval begrensd tot 90 dB(A) en 105 dB(C).

Ook zijn niet alle geluidnormen overgenomen en is voor muziekevenementen aangesloten bij de al geruime tijd in Utrecht gehanteerde geluidsnorm van 80 dB(A) en 95 dB(C). De basis van deze geluidsnorm is de Beleidsregel geluidsnormen bij buitenevenementen, die met de vaststelling van de nadere regel is ingetrokken. Voor de locatieprofielen in hoofdstuk 4 is op basis van het adviesrapport gekomen tot bij een maximaal aantal evenementdagen op een locatie per categorie, zodat onduldbare overlast wordt voorkomen, zie ook hoofdstuk 4.

Algemene toelichting hoofdstuk 3 Reserveringskalender evenementen

Degene die voornemens is een evenement te organiseren, kan de burgemeester jaarlijks verzoeken een evenement te plaatsen op de reserveringskalender van het volgende jaar. De reserveringskalender draagt bij aan een goede spreiding van verschillende evenementen (zowel “binnen” als “buiten” evenementen). Deze programmering is om een aantal redenen van essentieel belang: het voorkomen van wildgroei van evenementen in kwantitatieve zin, het waarborgen van een goede kwaliteit en het spreiden van evenementen in de stad en over het gehele jaar of voor buitenevenementen “het seizoen” dat over het algemeen loopt van medio april tot en met oktober.

In eerste instantie worden verzoeken voor een aanmelding beoordeeld op basis van de geschiktheid van de locatie (aard en omvang van evenement). In hoofdstuk 4 is voor tien locaties uitgewerkt wat er maximaal toegestaan is en met name hoe vaak en welke rustperiode wordt gehanteerd. Ook kan door of namens de burgemeester op voorhand worden aangegeven dat een evenement niet op de reserveringskalender wordt geplaatst.

Als er geen strijd is met een andere aanmelding voor de reserveringskalender, het locatieprofiel en openbare orde, wordt het evenement op de concept-reserveringskalender evenementen geplaatst. Strijd met een andere aanmelding kan voorkomen indien er meer aanmeldingen voor dezelfde datum en locatie (of binnen een voor die locatie geldende rustperiode) zijn of indien wel wordt voldaan aan de rustperiode maar er toch te veel evenementen van een bepaalde categorie worden aangemeld.

Als er meer aanmeldingen worden gedaan dan dat er plek is, vindt toekenning van een plek op de reserveringskalender plaats door de burgemeester, nadat zij advies heeft gekregen van de commissie toetsing op kwalitatieve criteria evenementen (hierna: commissie). Deze commissie bestaat uit experts op het gebied van de criteria die staan in artikel 7.

Het resultaat van de beschreven procedure is een reserveringskalender evenementen die als advies wordt voorgelegd aan de burgemeester, bevoegd bestuursorgaan inzake evenementen en voor het vaststellen van de reserveringskalender. Op de concept-reserveringskalender worden ook de aangemelde binnenevenementen vermeld. De burgemeester zal in principe het advies van de commissie volgen tenzij er redenen zijn, uit openbare orde en veiligheid, om af te wijken van dit advies.

Algemene toelichting hoofdstuk 4 Locatieprofielen

Het doel van een locatieprofiel is het bieden van duidelijke kaders voor evenementen zodat organisatoren, bewoners en bezoekers weten waar ze aan toe zijn. Dit wordt bereikt door voor 10 belangrijke locaties voor evenementen uit te werken wat de grenzen zijn ten aanzien van aantal, omvang en muziekgeluid bij evenementen. Tevens worden er rustperiodes tussen grote(re) evenementen bepaald.

Het is voor zowel organisatoren, bewoners, bezoekers als de gemeente Utrecht wenselijk hierbij zo eenduidig mogelijk te werk te gaan. Dit draagt bij aan duidelijkheid, en uitlegbaarheid van de locatieprofielen. Daarnaast is dit wenselijk zodat een waterbed effect wordt voorkomen op locaties waarvoor geen locatieprofiel is opgesteld.

De locatieprofielen zijn opgesteld op basis van de draagkracht, de locatie, de omgeving en de balans van leefbaarheid en levendigheid in de omgeving en de stad. Dit draagt ook bij aan de ruimtelijke afweging voor locaties waar het omgevingsplan (nog) geen kaders bevat voor evenementen.

De locatieprofielen zijn opgesteld op basis van onderzoek, participatie en ervaring. Het uitgangspunt daarbij is dat voor vergelijkbare locaties vergelijkbare kaders gelden waardoor evenementen zo goed mogelijk spreiden over de stad. Daarbij is een onderscheid gemaakt op basis van plek in de stad, omvang van een locatie en type ondergrond. Zo geldt bijvoorbeeld voor verharde locaties binnen de singels zoveel mogelijk een vergelijkbaar profiel. Dat geldt ook voor de locaties buiten de singel, in wijken of aan de randen van de stad. Ook locaties die geschikt zijn voor grote en zeer grote evenementen hebben vergelijkbare kaders. Dit draagt tevens bij aan de uitlegbaarheid van de locatieprofielen.

De kaders van een locatieprofiel zijn van kracht op de locatie. Daarmee gelden ze niet voor de overige locaties in de stad. Ze kunnen daarnaast van belang zijn voor de directe en aansluitende omgeving daarvan. De locatieprofielen zijn niet van toepassing op evenementen die voldoen aan de eisen zoals in de APV gesteld onder het artikel 5:32 Kennisgeving straat- en buurtfeesten.

Artikel 1 Definities

Onderdeel d

Evenementendag: een evenement duurt vaak niet de hele dag (24 uur), maar een deel daarvan. Dit wordt gezien als een evenementendag. Evenementen mogen in bepaalde situaties doorgaan tot 01.00 uur op de volgende kalenderdag, vandaar dat dit in de definitie is opgenomen. Hiermee wordt voortgeborduurd op de tijdsblokken in de ‘oude’ Beleidsregel geluidsnormen bij buitenevenementen waarin het mogelijk was om tot 01.00 uur een (muziek)evenement te organiseren. Een evenement dat bijvoorbeeld start om 17.00 uur op 1 maart en eindigt op 2 maart om 01:00 uur telt als 1 evenementendag.

Onderdeel e

Huldiging: een huldiging ziet op een bijzondere prestatie, vaak is dit voor een sportgebeurtenis, zoals het winnen van een EK of WK. Meestal is de huldiging vlak van tevoren bekend, waardoor de burgemeester eventueel gebruik zal maken van de bevoegdheid om ruimte te maken voor de huldiging. Hier mee wijkt de burgemeester mogelijk af van de reserveringskalender evenementen of de locatieprofielen met de voorwaarden voor bijvoorbeeld rustdagen tussen evenementen.

Onderdeel f

Maximaal aantal bezoekers: Per locatie is een maximaal aantal bezoekers gelijktijdig aanwezig berekend. Dit is een theoretisch maximum waarbij geen rekening is gehouden met de tijdelijke inrichting van het terrein (zoals podia en verkooppunten) en opstal op de locatie (zoals bomen, straatmeubilair, etc.). Dit betekent dat er minder bezoekers op een terrein aanwezig kunnen zijn naarmate in het kader van evenementen voertuigen of objecten worden geplaatst zoals foodtrucks of (grote) podia. Het daadwerkelijke toegestane aantal bezoekers wordt vastgelegd in de evenementenvergunning.

Onderdeel g

Muziekevenement: dit zijn evenementen waar de hoofdactiviteit is muziek ten gehore brengen. Het evenement is er (in communicatie) op gericht dat bezoekers komen voor de muziek en om publiek zoveel mogelijk toe te laten om te luisteren naar de muziek of daarop te dansen. Hier is de inrichting van zowel het programma als de locatie op gericht. Hoe meer nevenactiviteiten naast de muziek, hoe eerder sprake is van een evenement dat niet gezien kan worden als een muziekevenement. Zo zijn evenementen die muziek ten gehore brengen voor de sfeer, bijvoorbeeld optredens bij een foodtruckfestival of een festival waar eten en drinken voorop staat, geen muziekevenement. Een evenement waar de inrichting grotendeels ziet op andere activiteiten is per definitie geen muziekevenement. Bij muziekevenementen zal muziek voorop staan en zal het grootste gedeelte van het terrein ingericht zijn om het bezoekers mogelijk te maken om te genieten van de muziek. Dit kan bijvoorbeeld door een groot publieksvak voor een podium of een tent die volledig is ingericht om muziek te beluisteren en de daarbij behorende voorzieningen op het gebied van sanitair, eten en drinken. Door dit onderscheid te maken, blijft er voldoende (geluids)ruimte voor evenementen die vanwege de beleving afhankelijk zijn van een hoger maximaal geluidsniveau.

Onderdeel h

Onverharde ondergrond: in parken liggen niet alleen grasvelden en grasweides, maar ook aangelegde paden, wegen en andere verhardingen. Als alleen hiervan gebruik wordt gemaakt bij een evenement dan wordt dit evenement gezien als een evenement op verharde ondergrond en niet op onverharde ondergrond. Een sportevenement in een park waarbij alleen op de paden in het park wordt gelopen en de start- en finishlocatie ook op een verharde ondergrond zijn, geldt bijvoorbeeld als een evenement op verharde ondergrond.

Onderdeel k

Verharde ondergrond: naast de ondergronden met een verharding valt hier ook het type ondergrond onder dat specifiek geschikt is gemaakt voor evenementen in maanden waarop veel neerslag te verwachten is zonder dat er schade ontstaat aan de bodem. Bijvoorbeeld een halfverharding van grind. Een evenement dat (deels) gebruik maakt van onverharde ondergrond geldt als een evenement op onverharde ondergrond.

Onderdeel l

Versterkt geluid: dit is (muziek)geluid dat met elektronische middelen ten gehore wordt gebracht. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een optreden van een band of DJ bij een muziekevenement of om een omroepspeaker bij een sportevenement.

Artikel 2 Geluidsnormen buitenevenementen

Eerste lid

Voor een muziekevenement geldt een maximaal geluidsniveau van 80 dB(A) en 95 dB(C). Deze geluidsnorm wordt gemeten aan de dichtstbijzijnde geluidsgevoelige gevel(s) rondom de locatie. Vaak gaat het dan om woningen. Afhankelijk van de inrichting van een evenement en het aantal podia, bij muziekevenementen zijn dat er vaak meerdere waardoor meerdere meetpunten worden aangehouden. Om die reden wordt gesproken over gevel(s). Daarnaast kan de gemeente bij muziekevenementen extra meetpunten opleggen ter bescherming van het woon- en leefklimaat. In een geluidsplan komen deze meetpunten vaak al naar voren, omdat het evenement wordt ingericht aan de hand van dit geluidsplan. Dit kan onderdeel zijn van de aanvraag zodat de gemeente bij het proces van vergunningverlening al kan meekijken of het evenement zich aan de maximale geluidsniveaus kan houden of dat hier extra maatregelen voor nodig zijn.

Vanwege een spreiding van evenementen en balans van leefbaarheid en levendigheid in de stad is ervoor gekozen om na 23.00 uur minder geluidsruimte te bieden aan evenementen met de hoogste geluidsnorm. Dit sluit aan bij het uitgangspunt dat de meeste mensen rond die tijd naar bed gaan en dat daarom een beperking van luidruchtige evenementen na deze tijd redelijk is ter bescherming van het woon- en leefklimaat.

Evenementen met (muziek)geluid mogen wel plaatsvinden tot 01.00 uur, maar dan met een lager geluidsniveau vanaf 23.00 uur. De enige uitzondering hierop is de viering van Koningsdag in de binnenstad van Utrecht. De vrijmarkt start traditioneel gezien om 18.00 uur op de dag voor Koningsdag en duurt 24 uur. Festiviteiten starten ook om 18.00 uur en duren tot 01.00 uur. Zie ook lid 6 en artikel 3, lid 2.

Tweede lid

Naast muziekevenementen zijn er veel andere soorten evenementen die versterkt geluid ten gehore brengen en muziek niet als hoofdactiviteit hebben (zie toelichting definitie). Muziek brengt in dat geval sfeer op het evenement, maar het is niet de hoofdreden dat bezoekers naar het evenement komen. Ook zijn er theatervoorstellingen met versterkt geluid of een omroepinstallatie bij een sportevenement. Bij dit soort evenementen geldt een lagere geluidsnorm dan bij muziekevenementen, omdat overlast voor de omgeving te beperken. Hier is een maximaal geluidsniveau aan gekoppeld van 70 dB(A) en 85 dB(C).

Derde lid

Voor het goede verloop van een evenement kan het nodig zijn dat ook niet muziekevenementen meer dan 70 dB(A) en 85dB(C) nodig hebben. Bijvoorbeeld voor een omroepinstallatie bij een sportevenement op een doorgaande weg met woningen nabij, bij een culturele voorstelling op een pleintje of bij een foodtruck evenement met een muzikale programmering. De beoordeling wordt gemaakt op basis van de vergunningaanvraag. Hier wordt terughoudend mee omgegaan.

Organisatoren van niet muziekevenementen op locaties met een begrenzing van het aantal evenementendagen met versterkt geluid, op basis van hoofdstuk 4 of het (tijdelijke deel van het) omgevingsplan, dienen te kunnen motiveren waarom een geluidsnorm van 70 dB(A) en 85 dB(C) onvoldoende is. Bij een passende onderbouwing kan van lid 2 worden afgeweken. Op basis van de op de reserveringskalender gestelde categorie wordt het evenement beoordeeld. Een niet muziekevenement met een hoge geluidsnorm telt om die reden mee in de hoogste categorie en gaat ten koste van dagen in deze categorie.

Vierde lid

Er zijn evenementen waarbij versterkt (muziek)geluid gebruikt wordt als ondersteuning. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een bijeenkomst waar gesproken wordt met een microfoon of een dansvoorstelling met versterkt (muziek)geluid. Deze evenementen zijn vaak kortdurend of het onderdeel met het versterkt (muziek) geluid is kortdurend. Als dit versterkt (muziek)geluid korter dan 120 minuten per evenementendag duurt, mag gedurende die periode een hoger maximaal geluidsniveau worden aangehouden van 10 dB(A) en 10 dB(C) bovenop de geldende geluidsnorm uit lid 2.

Vijfde lid

Bij geluidsmetingen wordt voor de beoordelingsduur een Leq (equivalent of gemiddeld geluidsniveau) aangehouden van 3 minuten. Dit zorgt ervoor dat rekening gehouden kan worden met de variabele aard van de geluidbron en een geluidstechnicus voldoende tijd heeft om bij te sturen zonder dat forse ingrepen nodig zijn op de geluidemissie om binnen de grenswaarden te blijven. Het laat enige dynamiek toe, maar geen excessen.

Bij evenementen met drie of meer podia wordt een Leq van 5 minuten aangehouden, omdat het bij dit soort evenementen lastiger is om te bepalen welk podium bijdraagt aan een mogelijke overschrijding van de geluidsnormen. Anders gezegd, het duurt wat langer om te bepalen welk podium dominant is in het geluidsniveau. Door 5 minuten aan te houden heeft de geluidstechnicus van het evenement meer ruimte om bij te sturen, bijvoorbeeld bij de wisseling van artiesten of bij veranderende weersomstandigheden.

Voor het uitvoeren van de geluidmetingen wordt zoveel mogelijk de aansluiting gezocht bij het reken- en meetvoorschrift uit Bijlage IV van de aanvullingsregeling geluid ( Omgevingsregeling - BWBR0045528). Hierbij wordt een aantal afwijkingen in acht genomen voor de beoordeling van evenementengeluid. Bij het vaststellen van de hierboven genoemde Leq wordt geen rekening gehouden met een meteocorrectie-term, vanwege de korte duur van een evenement. Tevens wordt geen bedrijfsduurcorrectieterm toegepast, en geen toeslag voor muziekgeluid toegepast. Deze voorstellen nemen wij over van het adviesrapport actualisatie evenementenbeleid van Peutz.

Zesde lid

Voor de viering van koningsnacht en Koningsdag geldt in de binnenstad van Utrecht voor muziekevenementen een hogere geluidsnorm van 90 dB(A) en 105 dB(C), in afwijking van de geluidsnorm die ‘standaard’ geldt voor muziekevenementen op grond van lid 1. De reden hiervoor is dat de viering van koningsnacht en Koningsdag bijzondere evenementen zijn waar op veel plekken in de binnenstad meerdere muziekevenementen plaatsvinden, al dan niet binnen elkaars invloedssfeer, waardoor het objectief meten van geluidniveaus ondoenlijk, zo niet onmogelijk, is. Voor andere stads- en volksfeesten geldt in principe het geluidsniveau van lid 1 en 2. Bij uitzondering kan vergunning worden verleend voor een hogere geluidsnorm van 90 dB(A) en 105 dB(C) als uit een geluidsplan, opgesteld door een deskundig geluidsbureau, blijkt dat het evenement zonder deze hogere norm niet door kan gaan of zeer ernstig belemmerd wordt in de uitvoering. In beginsel ligt een andere indeling of een geluidssysteem volgens de laatste stand van de techniek meer voor de hand om toe te passen dan een hogere geluidsnorm, dit moet dus als laatste mogelijkheid gezien worden.

Artikel 3 Tijden versterkt geluid buitenevenementen

Eerste lid

Per buitenevenement mag maximaal 12 uur per evenementendag versterkt (muziek)geluid ten gehore worden gebracht. Dit geldt voor alle soorten evenementen. Deze indeling sluit voor wat betreft de duur aan bij de tijdsblokken die tot dusver al werden gehanteerd op grond van de Beleidsregel geluidsnormen bij buitenevenementen, maar biedt meer flexibiliteit - vooral voor niet muziekevenementen - in de ochtend om versterkt (muziek)geluid ten gehore te brengen. De maximale duur van geluidhinder is gelijk gebleven aan de tijdsblokken. Een beperking op 09.00 uur is de Zondagswet die onverkort geldt naast deze regel, waardoor er normaal gesproken voor 13.00 uur op zondag geen versterkt (muziek)geluid te gehore mag worden gebracht.

Tweede lid

De burgemeester kan een vergunning verlenen waarbij tot 01.00 uur versterkt (muziek) geluid ten gehore mag worden gebracht. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met lid 1 en artikel 2, lid 1. In artikel 2, lid 1, is bepaald dat een muziekevenement - dat veelal de hoogste geluidnorm gebruikt - stopt om 23.00 uur voor wat betreft het hoogste geluidsniveau en eventueel door kan gaan tot 01.00 uur met een lager geluidsniveau. Dit is mogelijk voor de vrijdag op de zaterdag, de zaterdag op de zondag en de dag voorafgaand aan een nationale feestdag. Daarnaast gelden de voorwaarden voor de maximale aaneengesloten tijdsblokken uit lid 1.

Artikel 4 Aanmelden reserveringskalender evenementen

Eerste lid

De mogelijkheid voor organistoren om zich aan te melden voor de reserveringskalender is van 1 augustus tot en met 31 augustus. Aanmeldingen die op of na 1 september binnenkomen, worden niet meer in behandeling genomen voor een plek op de reserveringskalender. Deze organisatoren kunnen eventueel later wel een aanvraag om een evenementenvergunning indienen voor een plek of locatie, waarbij organisatoren die op de reserveringskalender evenementen staan dan voorgaan gelet op artikel 5:37, lid 3, onderdeel d van de APV.

Tweede lid

In de bekendmaking wordt aangegeven welke data en tijdstippen gereserveerd zijn voor specifieke evenementen. Allereerst gaat het om stads- en volksfeesten zoals opgenomen in het locatiebeleid evenementen. De gemeenteraad heeft in het locatiebeleid aangegeven voor welke evenementen er altijd een plek zou moeten zijn in de gemeente Utrecht. Daarnaast kan de burgemeester op grond van 5:36, lid 5, van de APV locaties en data reserveren vanuit het oogpunt van openbare orde (waaronder noodzaak van langdurige zorgvuldige voorbereiding), bijvoorbeeld als de gemeente Utrecht weer een etappe van een grote wielerronde organiseert. Door het vroegtijdig bekendmaken van deze locaties, data en tijdstippen wordt voorkomen dat onnodig knelpunten ontstaan met aanmeldingen voor andere evenementen. De aanwijzing kan ook negatief zijn. Bijvoorbeeld als er geen grote evenementen plaats kunnen vinden omdat de hulpdiensten elders moeten worden ingezet, bijvoorbeeld voor een internationale conferentie met wereldleiders.

Met het aanwijzen van de datum en locatie voor bepaalde activiteiten is overigens niet altijd bepaald wie het evenement zal organiseren. De organisator (of de gemeente) dient nog steeds een aanmelding te doen voor de reserveringskalender. Wanneer bekend is dat een bepaalde locatie niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege groot onderhoud, dan wordt dit ook vermeld in de bekendmaking.

Derde lid

Met deze bepaling wordt beoogd dat organisatoren niet meerdere aanmeldingen voor één evenement indienen, bijvoorbeeld om zekerheidshalve een tweede locatie of datum achter de hand te hebben. Dit voorkomt ongewenste vervuiling van de reserveringskalender waardoor de spreiding van evenementen wordt belemmerd.

Eenzelfde evenement in een reeks evenementen of een evenement op meerdere locaties wordt niet gezien als hetzelfde evenement. Deze evenementen moeten wel per evenement en locatie worden aangemeld. Een meerdaags evenement op één locatie past wel binnen één aanmelding.

Een locatie uitsluitend gebruiken voor het plaatsen van (promotie / reclame) uitingen zonder publieksfunctie of activiteiten, voldoet niet aan de definitie van evenementen. Hiervoor is een vergunning ingebruikname openbare grond (IOG) nodig en kan geen aanmelding op de reserveringskalender worden gedaan.

Vierde lid

Voor een aanmelding moet het vastgestelde formulier gebruikt worden, dat volledig is ingevuld. Een aanmelding die op andere wijze wordt ingediend wordt niet in behandeling genomen en kan daarom geen plek krijgen op de reserveringskalender. De aanmelding kan alleen digitaal worden ingediend.

Artikel 5 Indieningsvereisten voor aanmeldingen reserveringskalender evenementen

Aanhef en onderdeel a

Voor de aanmelding dient gebruik gemaakt te worden van het vastgestelde aanmeldformulier waardoor wordt gezorgd dat de aanmelding goed te beoordelen is en goed te vergelijken is met andere aanmeldingen.

Wanneer een aanmelding onvolledig wordt ingediend of dat het verkeerde formulier is gebruikt, dan kan de aanmelding tot en met 31 augustus worden aangevuld. Na die datum is dat niet meer mogelijk.

In het bestuursrecht geldt de algemene regel dat een aanvrager de mogelijkheid krijgt om gebreken in zijn aanvraag te herstellen. Omdat het hier gaat om een procedure waarbij concurrerende evenementen met elkaar vergeleken moeten kunnen worden, moet er sprake zijn van een einddatum, waarna de aanmelding niet meer kan worden gedaan. Daarnaast is het noodzakelijk om na de sluitingsdatum een snel proces te kunnen doorlopen om uiteindelijk voor 1 december de definitieve reserveringskalender te kunnen vaststellen. Beide aspecten dragen niet bij aan de mogelijkheid om na 1 september nog aanmeldingen aan te vullen.

Artikel 6 Beoordeling aanmelding voor de reserveringskalender evenementen

De burgemeester kan op grond van de in artikel 6 genoemde punten besluiten om een aanmelding niet op de reserveringskalender te zetten. Dit zijn in principe dus de weigeringsgronden voor de reserveringskalender. Het is een ‘kan-bepaling’, de burgemeester hoeft hier geen gebruik van te maken, omdat er redenen kunnen zijn om af te wijken.

Aanhef en on derdeel a

Hiermee wordt aangesloten bij de weigeringsgronden voor het verlenen van een evenementenvergunning. Wanneer er aanleiding is om een evenementenvergunning te weigeren dan is het logischerwijs ook niet wenselijk om dit evenement onnodig een plek op de reserveringskalender evenementenkalender bezet te laten houden. Dus indien de burgemeester op grond van de aanmeldingen al gemotiveerd kan aangeven dat voor het betreffende evenement of aan betreffende organisator geen evenementenvergunning zal worden verleend, dan is dit ook een reden om de aanmelding niet op de kalender op te nemen.

Aanhef en onderdeel b

Een reden voor weigering van een aanmelding kan zijn dat die wordt gedaan voor een locatie die hier niet geschikt voor is. Bijvoorbeeld een aanmelding voor een evenement van 7000 bezoekers, terwijl er volgens het locatieprofiel maximaal 4000 bezoekers passend zijn.

Aanhef en onderdeel c

In het geval het evenement wel kan passen op de reserveringskalender, maar er meerdere evenementen op hetzelfde moment zijn of in elkaars rust- of op- en afbouwperiode plaatsvinden, dan wordt de aanmelding niet meteen gezien als in strijd met het locatieprofiel. In dat geval moet namelijk een vergelijkende toets uitwijzen welk evenement op de reserveringskalender kan worden geplaatst.

Aanhef en onderdeel d

De burgemeester zal een evenement niet op de kalender (kunnen) plaatsen als er te veel evenementen zijn aangemeld voor een bepaalde locatie of tijd of binnen de rusttijden. Deze beoordeling zal grotendeels gebaseerd worden op het advies van de commissie die hiervoor een vergelijkende toets uitvoert.

Aanhef en onderdeel e

Niet alle locaties in de gemeente Utrecht zijn in eigendom van de gemeente. Dat geldt voor sommige buitenlocaties en ook de meeste locaties voor binnenevenementen. Om mogelijke vervuiling van de reserveringskalender te voorkomen is het van belang dat de eigenaren van de locatie geen bezwaar hebben op een aanmelding van een organisator op de reserveringskalender. Als een (terrein)eigenaar of beheerder geen toestemming geeft dan kan de burgemeester besluiten om een evenementen niet op de reserveringkalender te plaatsen.

Aanhef en onderdeel f

Het beleidsuitgangspunt is dat evenementen verspreid over de stad en gedurende het jaar plaatsvinden ten behoeve van een goede balans van leefbaarheid en levendigheid. Voor de tien locaties met een profiel is daarom een rustperiode tussen grote(re) evenementen ingebouwd en is een maximale duur van op- en afbouw vastgesteld. De burgemeester kan bij vaststelling van de reserveringskalender rekening houden met de vereiste op- en afbouwtijd en rusttijden. Met name voor onverharde locaties is het nodig om de evenementen met lange op- en afbouwtijd en een geldende rusttijd goed over het evenementenseizoen te spreiden. Dit kan ertoe leiden dat kleinere evenementen dan niet in die periode kunnen plaatsvinden. Voor deze kleinere evenementen is er meer ruimte in de stad. Grote evenementen hebben deze flexibiliteit veel minder.

Artikel 7 Verdelingsprocedure aanmelding reserveringskalender evenementen

Eerste lid

Alleen complete aanmeldingen worden in behandeling genomen. Een aanmelding is compleet als het aanmeldformulier volledig is ingevuld. In het geval het evenement wel kan passen maar er zijn meerdere evenementen op hetzelfde moment of in elkaars rust- of op- en afbouwperiode dan wordt de melding niet meteen gekwalificeerd als strijdig met het locatieprofiel. In dat geval moet een vergelijkende toets uitwijzen welk evenement op de kalender wordt geplaatst.

Vierde lid

Het uitgangspunt van het beleid is dat evenementen in de gemeente Utrecht kunnen plaatsvinden, met een betere spreiding over de locaties. Het is daarom passend dat, conform de werkwijze in de afgelopen jaren, getracht wordt om in overleg te gaan met aanmelders die mogelijk conflicterende aanmeldingen hebben gedaan, met als doel dat beide evenementen een geschikte plek op de kalender hebben. Het is daarbij niet de bedoeling dat er mededelingen worden gedaan over de “conflicterende” evenementen om het proces zuiver te houden. Een uitzondering hierop geldt wanneer beide aanmelders expliciet toestemming geven voor het delen van deze gegevens met de organisator van de conflicterende aanmelding.

Zevende lid

De beoordelingscriteria zijn rechtstreeks gebaseerd op het gemeentelijk Locatiebeleid. In dat beleid is bepaald dat er evenwicht moet worden gezocht tussen levendigheid en leefbaarheid. Daarnaast is bepaald dat er in het geval er keuzes moeten gemaakt tussen evenementen getoetst moet worden op de in dit artikel van de nadere regel opgenomen criteria.

Zevende lid, onderdeel a , b en c

De beoordeling vindt plaats op basis van de aanmelding en de daarbij aangeleverde informatie voor de kwalitatieve beoordeling. De adviescommissie beoordeelt de aanmelding per criterium. Per criterium wordt één score gegeven waarbij de verschillende componenten (sub-criteria) en de samenhang daartussen tot één score op het criterium leiden.

Criteria worden beoordeeld van onvoldoende tot goed. In het artikel staan de bijbehorende scores.

De uitwerking wordt gekwalificeerd als onvoldoende als de commissie vaststelt dat de organisator geen, een niet uitgewerkte, onvolledige of onduidelijke toelichting op dit criterium heeft aangeleverd. De uitwerking wordt gekwalificeerd als matig/zwak als de commissie vaststelt dat de aanmelding geen duidelijk overzicht van maatregelen bevat of geen beeld gevormd kan worden welke concrete bijdrage wordt geleverd aan de doelstelling. De uitwerking wordt gekwalificeerd als voldoende als de commissie vaststelt dat de organisator een duidelijke beschrijving geeft op het criterium, en dat kan worden vastgesteld dat een bijdrage wordt geleverd aan de doelstelling. De uitwerking wordt gekwalificeerd als goedals de commissie vaststelt dat de organisator een duidelijke eigen visie en beschrijving geeft op het criterium, en dat kan worden vastgesteld dat een grote en concrete bijdrage wordt geleverd aan de doelstelling.

• I.

  De mate waarin het evenement van waarde is voor omgeving en de stad.

• Het belangrijkste criterium is dat evenementen waarde toevoegen aan de directe omgeving (wijk of buurt) en stad. Bij de beoordeling van dit criterium wordt beoordeeld welke toegevoegde waarde of betekenis het evenement heeft voor de locatie waar dat evenement plaatsvindt, de wijk of de stad en bestaat uit twee delen.

  Primair gaat het hierbij om de (positieve) effecten voor, tijdens en na het evenement, bijvoorbeeld door het betrekken van bewoners, het betrekken van lokale ondernemers, instellingen of bedrijven. De waarde kan zowel economisch zijn als sociaal-maatschappelijk.

• Ten tweede telt de binding die een evenement heeft met juist deze locatie, de omgeving, de buurt of de stad. Het gaat hierbij om de mate waarin het evenement is verbonden met de identiteit van de plek, een datum of locatie; of richt het zich op de bewoners en/of partners van een specifieke buurt, wijk of stad en moet daarom juist op deze plek plaatsvinden. De score is een weging van de 2 onderdelen.

• II.

  D e mate waarin het evenement bijdraagt aan een pluriform aanbod voor een breed publiek

• Het is waardevol voor Utrecht dat er voor eenieder in de stad een passend evenementen aanbod is. Bij de beoordeling van dit criterium wordt gekeken in hoeverre het evenement bijdraagt aan een gevarieerd evenementenaanbod voor verschillende groepen mensen.

• De beoordeling bestaat uit twee samenhangende aspecten; primair is de doelgroep van het evenement en secundair is het type evenement. De beleidsdoelstelling is om ruimte te geven aan evenementen die doelgroepen bereiken waarvoor geen of weinig aanbod is. Dit betekent dat wanneer er gelijksoortig aanbod is op een specifieke locatie of in het jaar, de voorkeur uitgaat naar ander of nieuw aanbod dat deze doelgroepen bereikt.

Pluriformiteit (type evenement) kan zowel per locatie als voor de hele stad worden beoordeeld. Dit wordt gerelateerd aan de omvang van het evenement, bij kleine evenementen wordt gekeken naar een pluriform aanbod in de wijk en bij grote evenementen naar het stads brede aanbod. De culturele sector in Utrecht maakt gebruik van het Culturele Doelgroepenmodel om inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van verschillende groepen Utrechters. Informatie uit dit model kan worden toegepast bij de beoordeling van dit criterium.

De score is een weging van de 2 aspecten.

• III.

  De mate van toegankelijkheid en inclusiviteit

• Utrecht wil een meer inclusieve en toegankelijke stad zijn, waarin alle inwoners kunnen meedoen. Bij de beoordeling van dit criterium wordt gekeken naar twee aspecten.

Ten eerste hoe een evenement bijdraagt aan een inclusief evenementenaanbod in de stad Utrecht. Inclusiviteit betekent dat iedereen zich welkom voelt, wat leidt tot een zo optimaal mogelijke representatie van achtergronden en perspectieven van de breedte van de Utrechtse bevolking in deelname aan evenementen. Dit houdt in dat organisatoren er alles aan doen zodat iedereen zich welkom voelt om het evenement te bezoeken, ongeacht leeftijd, sekse, gender, seksuele oriëntatie, beperking, religie, afkomst, identiteit, neurodiversiteit, sociaaleconomische status, opleiding of taalniveau. Dit betekent niet dat elk evenement alles voor iedereen moet doen, er kunnen keuzes worden gemaakt. Het gaat om de extra inspanning tot inclusiviteit binnen de doelgroep waar het evenement zich op richt.

Toegankelijkheid is het tweede aspect en gaat over het letterlijk en figuurlijk wegnemen van drempels. De beoordeling gaat over de mate waarin er maatregelen genomen worden voor personen met een beperking bij de inrichting van een locatie of de communicatie over een evenement. Of worden financiële drempels weggenomen door het bieden van gratis toegang of een aangepaste toegangsprijs.

De score is een weging van de 2 aspecten.

• IV.

  De mate van duurzaamheid van het evenement

Bij de beoordeling van dit criterium wordt gekeken hoe een evenement bijdraagt aan een duurzame, eerlijke, toekomstbestendige en gezonde stad. Evenementenorganisatoren kunnen hieraan bijdragen door de ecologische voetafdruk van het te organiseren evenement te verkleinen oftewel de uitstoot van CO2 te verminderen.

Om dit te realiseren moet de organisator concrete maatregelen nemen, die aantoonbaar leiden tot verandering. Aanvragen worden beoordeeld op vijf onderwerpen: 1. Circulair materiaalgebruik; 2. Verminderen van afval en/of stimuleren van hergebruik; 3. Energie en water; 4. Mobiliteit van bezoekers en deelnemers en 5. Aanbod van duurzaam geproduceerd en aangeboden eten en drinken.

De score is een weging van de 5 aspecten.

Achtste lid

Naar aanleiding van besluitvorming van de gemeenteraad wordt bij aanmeldingen die strijdig met elkaar zijn eerst nagegaan of een evenement voldoet aan het criterium “waarde voor de stad of omgeving”. Als het evenement voldoet (een voldoende of goed scoort) dan gaat het voor op evenementen die geen onvoldoende, zwak/matig scoren op dit criterium. Als er dan nog een keuze te maken is tussen evenementen (die beiden wel of beiden niet voldoen aan bovenstaand criterium) dan wordt deze keuze gemaakt op basis van de score op de criteria II t/m IV. Indien er dan nog steeds een gelijke score is dan wordt allereerst nagegaan of de score op het eerste criterium voor één van die evenementen hoger is (bijvoorbeeld goed ten opzichte van voldoende). Wanneer de score op basis van lid 7 en 8 nog steeds gelijk is dan geeft de commissie dit aan in het advies aan de burgemeester. Er wordt dan dus geen aanvullende eis gesteld waarbij één criterium de doorslag geeft om subjectiviteit te voorkomen.

Negende lid

Als dit nodig is dan zal onder verantwoordelijkheid van de burgemeester ambtelijk een loting plaatsvinden waarvan op ambtseed een proces verbaal wordt opgemaakt. Na de loting staat de volgorde vast die de burgemeester betrekt bij het besluit tot vaststelling van de reserveringskalender.

Tiende lid

Na het doorlopen proces kan de burgemeester de reserveringskalender evenementen vaststellen:

• •

  De aanmeldingen die gelet op artikel 6 niet op de reserveringskalender zullen worden geplaatst;

• •

  Het advies van de adviescommissie kwalitatieve criteria over de evenementen die waren aangemeld voor dezelfde locatie op het zelfde tijdstip of in een geldende rusttijd uit een locatieprofiel;

• •

  Eventueel een loting;

• •

  Advies op basis van openbare orde en veiligheid.

Het kan zijn dat de volgorde van het advies van de commissie niet gevolgd kan worden vanwege regels in de locatieprofielen. Bijvoorbeeld als het als tweede scorende evenement aangemeld is binnen de rustperiode van het best scorende evenement. In dat geval zal het als tweede scorende evenement niet op de reserveringskalender worden geplaatst.

Twaalfde lid

Als een organisator van een evenement dat op de reserveringskalender staat heeft laten weten dat hij geen evenementenvergunning aan zal vragen, dan kan het toch mogelijk zijn om een ander evenement te vergunnen voor de datum en locatie die eerst gereserveerd was.

Artikel 8 Algemene regels voor locatieprofielen

Eerste lid

Bij de beoordeling van een aanmelding voor de reserveringskalender of vergunningaanvraag zal deze worden beoordeeld op basis van de hoogste categorie ten aanzien van omvang of geluid. Dit betekent dat een evenement dat groot in aantal bezoekers is maar zonder versterkt geluid, in de categorie groot valt. Tevens betekent dit dat een klein evenement in omvang met “groot” muziekgeluid in de categorie groot valt.

Tweede lid

Indien bij het aanmelden van de reserveringskalender blijkt dat er minder evenementen worden aangemeld, dan maximaal toegestaan in een bepaalde categorie, dan kan deze ruimte worden ingezet om evenementen uit een lagere categorie ruimte te bieden. Bijvoorbeeld, op een locatie waar zes evenementendagen in categorie 5 en zes evenementendagen in de categorie 3 mogelijk zijn ontvangt de gemeente vier aanmeldingen voor categorie 5 en acht voor categorie 3. In dat geval kunnen alle aanmeldingen worden toegevoegd aan de reserveringskalender.

Derde lid

Voor de 9 locaties in gemeentelijk beheer en eigendom (locatie Strijkviertel is niet in gemeentelijk beheer en eigendom) zijn kaders opgesteld om de toegankelijkheid en ondergrond van het gebied te waarborgen. De maatregelen hebben betrekking op: op- en afbouw, belasting van bodem en afsluiting van het gebied.

Het is van belang dat het reguliere gebruik van een locatie niet onnodig wordt belemmerd door evenementen. Om die reden wordt de duur van de op- en afbouw begrensd in dagen en mag een locatie in totaal niet langer dan 14 dagen worden afgesloten. Voor onverharde ondergrond geldt tevens een termijn van 14 dagen dat een object geplaatst mag worden.

De maximale duur voor het afsluiten van een gebied heeft betrekking op het beperken van het reguliere gebruik van een locatie ten behoeve van het opbouwen, houden en afbouwen van een evenement. Een locatie kan wel langer in gebruik zijn indien een locatie niet wordt afgesloten. De argumentatie voor een maximale duur heeft te maken met verschillende factoren. Het gaat om onder meer de spreiding, het beperken van overlast en het creëren van een balans van levendigheid en leefbaarheid en het laten herstellen van ondergronden. Uit onderzoek naar bodem door Cobra is gebleken dat er schade kan ontstaan na 14 dagen aaneensluitend druk op een ondergrond. Daarom is er, op- en afbouw meegerekend, gekozen voor een maximale duur van 14 aaneengesloten dagen.

Een locatie is in gebruik voor op- en afbouw indien hier werkzaamheden plaatsvinden om het evenement voor te bereiden waardoor het reguliere gebruik van een locatie significante hinder ondervindt. Bijvoorbeeld: het plaatsen van een enkel object aan de randen van een locatie, zodat dit de volgende dag kan worden opgebouwd of opgehaald wordt niet verstaan onder “in gebruik zijn voor op- en afbouw”. Een afgesloten terrein dat wordt schoongemaakt wordt wel gerekend als in gebruik zijn voor op- en afbouw.

Vierde en vijfde lid

Evenementen die hieronder vallen gaan niet ten koste van evenementendagen in een hogere categorie. Duurt de geluidsbelasting van het evenement langer dan 120 minuten dan telt dit evenement mee als een volledige evenementendag bij een locatieprofiel en geldt voor het gehele evenement de geluidsnorm zoals bepaald in de Nadere rege evenementen. Los daarvan is het aantal bezoekers leidend voor de indeling van de categorie. Er wordt dan geen uitzondering gemaakt.

Zesde lid

De afweging voor een goede verdeling van evenementen over het jaar kan worden gedaan bij het vaststellen van de reserveringskalender evenementen en op basis van vergunningaanvragen.

De bescherming een locatie is een reden om af te wijken van de bepalingen in hoofdstuk 4, dit is het geval indien een locatie of omgeving er baat bij heeft dat een locatie langer wordt afgesloten of er meer tijd nodig is voor op- en afbouw. Dit is een uitzonderingsbevoegdheid waar zeer terughoudend mee wordt omgegaan en slechts bedoeld is voor omstandigheden die ten tijde van het opstellen van de reserveringskalender niet waren te voorzien. Voorbeelden hiervan zijn slecht weer, schade aan de locatie waardoor er aanvullende maatregelen moeten worden genomen, demonstraties, het behoud van flora en fauna of dierenwelzijn.

Ook bij evenementen, data en locaties die in de bekendmaking, op basis van artikel 4, lid 2, zijn opgenomen, stads- en volksfeesten en (onvoorziene) gebeurtenissen zoals huldigingen en (nieuwe) herdenkingen kan bij het vaststellen van de reserveringskalender en vergunningverlening worden afgeweken van hoofdstuk 4.

Artikel 9 tot en met 17 Locatieprofielen

De 10 locaties waarvoor een locatieprofiel is opgesteld zijn op 24 maart 2023 vastgesteld door B&W van de gemeente Utrecht en gekozen op basis van de participatiebijeenkomsten in 2018 en 2019, de inspraak op de concept-locatieprofielen in 2020, de aantallen en omvang van evenementen op deze locaties, ecologische en archeologische waarde en de ervaringen bij vergunningverlening, toezicht en handhaving. Dit laat onder andere zien dat op deze locaties de behoefte aan kaders het meest urgent is voor omgeving en organisatoren.

Domplein, Griftpark en Stadhuisplein zijn drie locaties waar verhoudingsgewijs het aantal evenementen in combinatie met het reguliere gebruik van de locatie, aandacht vraagt voor de balans van leefbaarheid en levendigheid. Ook kan met de locatieprofielen invulling gegeven worden aan de Omgevingsvisie Binnenstad 2040 door evenementen beter te spreiden. Op het Domplein kan middels de werkwijze reserveringskalender evenementen rekening gehouden worden met de ambities uit het, niet vastgestelde, gebiedsprofiel.

Julianapark, Lucasbolwerk, Park Lepelenburg en Wilhelminapark, vier locaties, gemeentelijke- / rijksmonumenten met veel groen en een belangrijke ontmoetingsfunctie voor de buurt. Daarbij worden deze locaties gekenmerkt door een intensief recreatief gebruik waaronder een aantal (grote) evenementen. Op deze locaties dienen de locatieprofielen bij te dragen aan het behoud van de verschillende kwaliteiten van een plek. Voor het Lucasbolwerk is ook gekozen vanwege de samenhang met de impact van de Nobelstraat op de leefomgeving waarbij verbinding wordt gelegd met de gemeentelijke aanpak Nobelstraat.

Park Transwijk en Recreatieterrein Strijkviertel, twee locaties waar (zeer) grote evenementen kunnen plaatsvinden. Met de locatieprofielen wordt hier ruimte aan geboden en de totale impact van evenementen op de omgeving begrenst. Op deze locaties is de afgelopen jaren het aantal evenementen toegenomen, als gevolg van nieuwe beperkingen op andere locaties in de stad. Een locatieprofiel hier stelt kaders en geeft duidelijkheid aan omwonenden van deze locatie die, met de nieuwe woningen in de Merwede Kanaalzone en de woonwijk Rijnvliet, ook een steeds prominentere recreatieve functie zal krijgen.

Maximapark (activiteitenveld); locatie in (een gebied in) ontwikkeling waar de afgelopen jaren zowel woningen als evenementen zijn toegevoegd maar waar ook de levendigheid verder versterkt kan worden door het faciliteren van passende evenementen.

Winter en rustperiode

De rustperiode tussen evenementen is vastgesteld op basis van ervaring en onderzoek. Dit is uitsluitend voor evenementen met meer dan 1000 bezoekers. Geluidsonderzoek adviseert een rustperiode van 10 dagen na de dag met evenementengeluid. Om te voorkomen dat de rustperiode een onevenredige impact heeft op de mogelijkheid om een evenement op weekenddagen te organiseren, en te voorkomen dat er ieder weekend een evenement is, is de rustperiode tussen evenementen, op verharde locaties, 12 dagen.

De rustperiode op onverharde locaties is vastgesteld op basis van onderzoek naar bodem en flora en fauna. Voor de belasting van die locaties wordt bij grote evenementen met meer dan 1000 bezoekers bij deze evenementen een rustperiode gehanteerd die start nadat de afbouwwerkzaamheden voor een evenement zijn geëindigd. Hierbij wordt op basis van besluitvorming in de gemeenteraad op 6 juni 2024 onderscheid gemaakt waarbij de rustperiode tussen 15 april en 15 juli (het broedseizoen) 21 dagen is en gedurende de rest van het jaar 18 dagen.

De reden dat er bij verharde en onverharde locaties een verschil is in het meerekenen van de op- en afbouw tijd, heeft met het verschil in ondergrond te maken. Voor onverharde locaties geldt dat er sneller verdichting of schade kan ontstaan naarmate daar langer wordt gewerkt op en rondom een evenement. Voor verharde locaties is dat niet of nauwelijks het geval. Hierom is er voor gekozen de op- en afbouw voor een evenement op onverharde locaties mee te wegen bij het stellen van extra voorwaarden in het locatieprofiel. Wanneer er voor een evenement in een park alleen gebruik gemaakt wordt van het verharde deel van de evenementenlocatie, gelden de regels voor verharde ondergrond.

Ten behoeve van een goede spreiding van evenementen over het jaar zijn, vooruitlopend op de in het locatiebeleid evenementen aangekondigde winterstop, op onverharde locaties (die in gemeentelijk eigendom zijn) twee evenementendagen (met meer dan 1.000 bezoekers) in de winterperiode toegestaan. Dit aantal wordt berekend per kalenderjaar en start daarom op 1 januari en loopt tot 31 maart waarna deze weer begint op 1 november tot en met 31 december. Voor de verharde locaties en Strijkviertel geldt deze begrenzing van het aantal evenementen in de winterperiode niet.

Gehouden dieren

Op verschillende locaties waar evenementen plaatsvinden is ook plaats voor gehouden dieren. Zo is in het Griftpark en park Transwijk een kinderboerderij en heeft het Julianapark een dierenweide. Op deze locaties worden de standaard regels van de locaties voor het gebruik hiervan in relatie tot dieren gehanteerd. Naar de effecten van muziek evenementen op gehouden dieren wordt onderzoek gedaan. Zo nodig worden aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek regels gesteld voor het gebruik van deze locaties.

Monumenten en historisch karakter

Met het opstellen van de locatieprofielen is onderzocht of locaties met een monumentaal karakter geschikt zijn voor evenementen. Op basis van de uitkomsten daarvan zijn de locatieprofielen opgesteld. Om het monumentale en historische karakter van de locatie te beschermen kunnen in de vergunningvoorschriften, op basis van de vergunningaanvraag, voorwaarden aan het organiseren van een evenement worden gesteld ter bescherming van het historische karakter van een locatie en de omgeving hiervan.

Stadsevenementen

Locaties kunnen onderdeel zijn van (de ruimte voor) (zeer) grote stadsevenementen als deze evenementen op meerdere locaties worden georganiseerd, bijvoorbeeld tijdens Koningsdag of een internationaal wielerevenement.

Als een evenement op meerdere locaties tegelijkertijd plaatsvindt, geldt dat per locatie de omvang en impact van het evenement wordt bepaald. Het evenement telt per locatie mee en wordt meegeteld in de locatietabellen. De aanmelding voor de reserveringskalender worden in samenhang met elkaar beoordeeld.

Doorstroomevenementen kunnen evenementen zijn met een grote impact op de dagelijkse gang van zaken in de stad, vooral als langdurig delen van de stad worden afgezet. Voor de systematiek van de locatieprofielen geldt dat alleen de start- en finishlocatie meetelt. Het feit dat een doorstroomevenement een ander evenemententerrein passeert op de route betekent niet dat hier ook een evenement “plaatsvindt”. Het gaat in dat geval dan slecht om een kortstondige afsluiting (niet langer dan 120 minuten) en het passeren van een evenemententerrein. De route en de mate waarin deze afgesloten wordt voor overig verkeer, is wel heel bepalend voor de mogelijkheid om op die datum eventueel ook andere evenementen te kunnen organiseren.

Kleine evenementen

Aan evenementen zonder versterkt geluid en waar tegelijkertijd minder dan 500 bezoekers aanwezig zijn stellen de locatieprofielen geen eisen. Ten aanzien van de duur van deze evenementen geldt dat een tijdelijk bouwwerk maximaal 30 dagen mag staan.

Artikel 18 Locatieprofiel Strijkviertel

Voor het gebruik van het recreatieterrein Strijkviertel dienen afspraken te worden gemaakt met de terreineigenaar. Voorwaarden die zijn opgenomen over de (duur en omvang van) op- en afbouw van het evenement maken onderdeel uit van deze toestemming, naast het maximale aantal bezoekers, de duur in evenementendagen en de maximale geluidsbelasting. Omdat de eigenaar een eigen afweging maakt over het beheer, herstel van eventuele schade en de mate waarin het gebied toegankelijk is voor de omgeving zijn hierover geen voorwaarden opgenomen. Wel geldt er een rustperiode tussen de evenementen.

Het maximaal aantal bezoekers bij zeer grote evenementen is gebaseerd op bezoekers op het land (en niet het water). Het aanbrengen van voorzieningen op het water kan in overleg met de terreineigenaar en kan invloed hebben op een groter aantal maximaal toegestane bezoekers.

Ter voorkoming van een cumulatie van evenementen zijn op deze locaties evenementen, die op andere locaties in de categorie 3, 4 en 5 vallen, samengevoegd in categorie 4. Gelet op de omvang van het recreatieterrein Strijkviertel zijn binnen deze categorie tussen de 1.000 en 10.000 bezoekers mogelijk.

Artikel 19 Hardheidsclausule

Deze hardheidsclausule geldt naast de algemene afwijkingsbevoegdheid van de burgemeester uit artikel 8.

Het kan voorkomen dat bij de toepassing van deze nader regel een situatie ontstaat waarbij de uitkomst zo onredelijk is dat de regel buiten toepassing moet blijven om het evenement door te laten gaan en/of de situatie mogelijk te maken. Hier wordt niet lichtvaardig mee omgegaan. Het gaat om schrijnende gevallen.

Artikel 20 Intrekking

In deze nadere regel is het onderwerp opgenomen. Om die reden wordt de beleidsregel over geluid bij buitenevenementen ingetrokken.

Artikel 21 Overgangsbepalingen

Aanvragen voor evenementen in 2024 worden afgehandeld volgens de regels die gelden op het moment voor vaststelling van de nadere regel. Dit betekent dat evenementen in 2024 nog niet aan de nieuwe regels hoeven te voldoen. Dit geldt bijvoorbeeld voor aantallen evenementendagen in de locatieprofielen, de verdelingssystematiek van de reserveringskalender evenementen en regels over geluidsnormen. De regels gelden direct na inwerkingtreding van de nadere regel maar dan voor evenementen in 2025 en daaropvolgende jaren.

Bijlage1

Onderstaande afbeeldingen geven de locatie van het locatieprofiel en de directe omgeving aan. Op de website van de gemeente Utrecht (Buitenlocaties | gemeente Utrecht) staan de plattegronden van de locaties inclusief actuele informatie over onder andere inrichting, gebruik, flora en fauna. In de evenementenvergunning worden de regels gesteld over de locatieafbakening per evenement.

Legenda: De in onderstaande afbeelding weergegeven lijn met stip betreft het gedeelte op basis waarvan de maximale bezoekerscapaciteit is gebaseerd en is het gebied waar de meeste evenementen op de locatie plaatsvinden. De buitenste lijn op afbeeldingen voorzien van een * geeft de grens van het totale park aan. De invloed van een evenement kan deze grens overschrijden. Om die reden worden evenementen die in de directe omgeving van het locatieprofiel liggen (naast de buitenste lijn) tot het locatieprofiel gerekend.

Locatie Domplein(Artikel 9)

LocatieStadhuisplein(Artikel 10)

LocatiePark Lepelenburg*(Artikel 11)

Locatie Lucasbolwerk*(Artikel 12)

LocatieGriftpark activiteitenveld (Artikel 13)

LocatieWilhelminapark* (Artikel 14)

LocatieJulianapark* (Artikel 15)

Locatie Maximapark activiteitenveld (Artikel 16)

LocatiePark Transwijk* (Artikel 17)

LocatieRecreatieterrein Strijkviertel* (Artikel 18)