Beleidsregel vergunningenstrategie Omgevingswet gemeente Utrecht

Artikel 1 Inhoud en opzet omgevingsoverleggen

Onder de Omgevingswet zijn de behandeltermijnen van een aanvraag gewijzigd ten opzichte van de Wabo. Omdat een aanzienlijk deel van de aanvragen onder de Wabo een binnen- of buitenplanse uitzonderingsprocedure betroffen, zijn maatregelen genomen om de aanvragen de juiste toetsing te kunnen geven binnen de wettelijke termijnen. Het behandelen van een aanvraag waarvoor een ruimtelijke afweging gemaakt moet worden, gaat niet binnen 8 plus eventueel 6 weken zonder de behandeling ervan ten koste te laten gaan van de inhoudelijke kwaliteit en/of de dienstverlening richting initiatiefnemer of de omgeving waarin het initiatief zich bevindt. Om de inhoudelijke kwaliteit te waarborgen en de dienstverlening in ieder geval te handhaven en waar mogelijk te vergroten is daarom gekozen voor de inzet van het instrument van omgevingsoverleg. Van iedere aanvraag omgevingsvergunning wordt op de screeningstafel beoordeeld volgens welk proces deze behandeld moet worden.

De screeningstafel wordt bemand door het screeningsteam. Dagelijks worden initiatieven (stadsbreed) toegewezen aan het passende proces. Het resultaat is duidelijkheid over welk omgevingsoverleg de aanvraag doorloopt: eenvoudig, midden of complex.

De beoordeling van het initiatief gebeurt met kwalitatieve criteria. Het gebruik van kwantitatieve criteria (bijvoorbeeld >10 woningen) is niet goed toepasbaar. De kwalitatieve criteria zijn één of meer van de volgende criteria:

• •

  Strijdigheid met beleid en/of omgevingsplan (functiewijziging, toevoegen nieuwe woningen, toevoegen horeca).

• •

  Bestuurlijke en/of maatschappelijke gevoeligheid (tegenstrijdig beleid, participatie, reacties uit de omgeving)

• •

  Gebiedskenmerken (draagvlak in de buurt, woonvisie, omgevingsvisie, directe omgevingsfactoren);

• •

  De mate waarin aanvullende gemeentelijke ambities gerealiseerd kunnen worden

Alhoewel er dus richtlijnen bestaan voor wat voor type initiatief op welke omgevingstafel behandeld wordt, kan de screeningstafel oordelen dat de individuele kenmerken van een aanvraag behandeling op een complexere of minder complexe tafel vereisen. Indien ruggespraak nodig is, is een interne escalatieroute ingeregeld.

Het omgevingsoverleg eenvoudig en midden heeft als doel om de initiatiefnemer met behulp van integraal ingerichte gesprekken duidelijkheid te geven over de ruimtelijke en technische randvoorwaarden van een initiatief. Na afronding van het omgevingsoverleg is het plan in veel gevallen getoetst aan alle elementen die ook tijdens een aanvraag omgevingsvergunning getoetst worden. Als een aanvraag opvolgend aan de afronding van het omgevingsoverleg wordt ingediend, kan deze na de definitieve beoordeling van de ingediende documentatie, direct verleend worden. Daarmee blijven we binnen de termijnen van de Omgevingswet.

Het omgevingsoverleg eenvoudig of midden bestaat uit een aantal onderdelen, namelijk:

(De procesplaat van het omgevingsoverleg is te vinden als bijlage 5 bij dit document)

Bovenstaande verdeling van de onderwerpen is een richting die wordt meegegeven aan de deelnemers. In de praktijk blijkt vaak dat de onderwerpen schuiven en dat het dus ook goed kan zijn dat omgevingstafels 1 en 2 gaan over de wenselijkheid en dat binnen 3 en 4 de haalbaarheid vervlochten met de technische uitwerking wordt behandeld.

Voorafgaand aan de behandeling van het omgevingsoverleg, wordt bepaald welke procedure voor een initiatief doorlopen moet worden. Daarbij gelden de volgende kaders:

• •

  Locatie;

• •

  Bestuurlijke of politieke betrokkenheid;

• •

  Aanwezigheid eenduidig beleid;

• •

  Maatschappelijke gevoeligheid;

• •

  Beleidsambities die in het initiatief meegenomen moeten worden;

• •

  Of uitgebreide onderhandeling nodig is in contractvorming.

Voorbeelden van categorisering:

Het omgevingsoverleg complex is een combinatie van het Utrechtse Planproces (UPP) en delen 3 en 4 van het omgevingsoverleg midden. In een door de projectleider samengesteld integraal projectteam, waar de casemanager deel van uit maakt, vindt zowel afstemming plaats over de privaatrechtelijke kanten van een initiatief als over de publiekrechtelijke toetsingen. Door de technische toetsing en de voorbereiding op de behandeling van de aanvraag omgevingsvergunning toe te voegen aan het projectteam, voorkomen we dat er;

• 1.

  Een stapeling van voorwaarden en daarmee samenhangende onderzoeken en aanpassingen uitgevoerd moeten worden;

• 2.

  Tijdens het proces voor het verlenen van de omgevingsvergunningen nieuwe zaken naar boven komen waar eerder in het proces gemakkelijker een aanpassing voor doorgevoerd had kunnen worden. Dit voorkomt tegenvallers in doorlooptijd en financiering.

Zodra de aanvraag omgevingsvergunning wordt ingediend, gaat de verantwoordelijkheid over het vergunningverleningsproces naar de casemanager. De projectleider blijft verantwoordelijk over het totale proces tot en met de overdracht in de beheerfase.

Artikel 2 Niveau toetsing in relatie tot de omgevingsoverleggen

Tijdens het omgevingsoverleg midden worden de initiatieven in de haalbaarheidsfase ook aan het Besluit Bouwwerken Leefomgeving (Bbl) getoetst, waarbij rekening wordt gehouden met de onderverdeling van de initiatieven volgens de toetsmatrix (visueel, snel, representatief en integraal, zie bijlage 3). Daarentegen worden initiatieven in omgevingsoverleg eenvoudig, op enkele uitzonderingen na, op visueel en snel niveau getoetst . In het omgevingsoverleg eenvoudig wordt namelijk alleen aandacht besteed aan het toetsen van het ruimtelijke aspect in de vorm van een wenselijkheidstoets. De inhoudelijke toetsing vindt plaats tijdens de vergunningsaanvraag. Een voorbeeld hiervan is de toetsing van een dakkapel of dakopbouw. (zie ook tabel categorieën omgevingsoverleggen).

Artikel 3 Werkwijze interne en externe adviseurs

In bijlage 1 staat het afwegingskader weergegeven van de casemanager. Afhankelijk van de inhoud van de aangevraagde initiatieven, wordt advies ingewonnen bij betrokken afdelingen van de gemeente en/of bij externe ketenpartners. Zo wordt voor de adviezen die betrekking hebben op de omgevingskwaliteit advies gevraagd aan de interne commissie omgevingskwaliteit van gemeente Utrecht en voor adviezen in het kader van brandveiligheid de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Met alle adviseurs zijn samenwerkingsafspraken gemaakt. Daarin is voor alle externe ketenpartners in de regio de systematiek van de eenvoudige, midden en complexe omgevingsoverleggen als kapstok gebruikt. De werkafspraken die zijn gemaakt gelden dan ook voor de hele regio, maar zijn wel afgestemd op de werkomstandigheden van iedere gemeente. De basis voor deze afspraken is vastgelegd in het door iedere ketenpartner in regio Utrecht ondertekende intentiedocument. Hieraan gekoppeld zijn de werkafspraken over de geïmplementeerde processen (inclusief werkprocessen die overeenkomen met de werkafspraken die binnen deze gemeente worden gehanteerd) en speciaal de afspraken over de wijze van adviseren per aandachtspunt van elke ketenpartner. Deze samenwerkingsafspraken worden regionaal periodiek geëvalueerd.

Met de interne ketenpartners is onder de Wabo een productendiensten catalogus (PDC) opgesteld, waarin alle werkafspraken per product zijn opgenomen. In de PDC staat opgenomen wat de verschillende adviezen/producten zijn die tijdens het proces van vergunningverlening worden gevraagd/geleverd, welke inhoud hieraan wordt gegeven en welke termijnen hiervoor gelden. Ook is ruimte gemaakt voor kengetallen. Binnen de gemeente is het tijdschrijven en dus ook de urenverantwoording opgesteld aan de hand van de producten die worden geleverd. De inhoud van de werkafspraken in de PDC wordt nog nagelopen en waar nodig in overeenstemming met de werkprocessen onder de Omgevingswet gebracht. Voor de omgevingsoverleggen zijn al aanvullende afspraken gemaakt. In bijlage 4 is een uitsnede van de afspraken weergegeven. Bij het opstellen van deze afspraken is, overeenkomstig de afspraken die in de regio met de externe ketenpartners gemaakt zijn, uitgegaan van de onderverdeling in eenvoudig en midden en de producten die hiervoor worden opgevraagd.

De procesplaat voor het proces vergunningverlening is te vinden als Bijlage 6 bij dit document.

Artikel 4 Betrokkenheid Raad Bindend Advies

Onder de Wabo had de Raad middels het afgeven van een Verklaring van geen bedenkingen de mogelijkheid om zich uit te spreken over een initiatief met meer dan gemiddelde impact op de stad. Onder de Omgevingswet bestaat die mogelijkheid voor het instellen van het afgeven van een Bindend Advies. Door de Utrechtse gemeenteraad is ervoor gekozen om hier invulling aan te geven. Om het bindend advies tijdig binnen de gestelde termijnen afgegeven te krijgen, is een samenwerking ingericht tussen een vertegenwoordiging van de Raad en het team vergunningen gebouwde omgeving. De lijst met bindend advies is zo opgesteld dat aanvragen van heel grote initiatieven nooit zonder een informatiemoment aan of adviesmoment van de Raad kunnen worden doorlopen. Deze is toegevoegd aan dit stuk als bijlage 2.

Artikel 5 Speciale toetsing omgevingsvergunningen: Besluit Bouwwerken Leefomgeving (Bbl)

Door de komst van de Omgevingswet vervangt het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) het Bouwbesluit.

In dit besluit wordt bepaald wanneer een technische activiteit (lees technische vergunning) benodigd is en aan welke technische eisen een bouwwerk moet voldoen. Eveneens wordt geregeld wanneer de technische activiteit valt onder de Wet kwaliteitsborging (Wkb). Onder deze heeft wet worden bepaalde bouwwerkzaamheden niet meer gecontroleerd door de gemeente maar door een kwaliteitsborger. Dit vindt zowel preventief (vergunningverlening) als repressief (tijdens de uitvoering) plaats.

Daar waar de gemeente nog wel de technische activiteiten moet controleren, wordt er gebruik gemaakt van de superlijst (bijlage 3). In deze lijst zijn de technische eisen, zoals vernoemd in het Bbl, weergegeven. Een mogelijkheid om af te wijken van de voorwaarden uit het Bbl is een verzoek om een gelijkwaardige oplossing toe te mogen passen. Dit kunnen gelijkwaardige oplossingen zijn die te maken hebben met de technische installaties, de afmetingen van de ruimtes en het ontwerp en plaatsing van de verschillende inrichtingsvereisten (zoals de plaats van postkasten en brievenbussen). Een vraag voor de toepassing van een gelijkwaardige oplossing wordt tegelijkertijd met de aanvraag omgevingsvergunning ingediend. Voorstellen die geen afbreuk doen aan de veiligheid of aan de gebruikskwaliteit worden (mits het ondergeschikte wijzigingen zijn) ambtelijk afgehandeld. Vragen met een grotere impact doordat hier precedentwerking door optreedt worden ter goedkeuring voor gelegd aan de verantwoordelijke portefeuillehouder.

Niet alle onderwerpen uit de Bbl worden op hetzelfde niveau getoetst. We maken ten eerste onderscheid om aanvragers niet onnodig te vermoeien met extra uitwerkingen van tekeningen en onderzoeksrapporten. Ten tweede is voor het volledig toetsen van elke aanvraag aan het Bbl de personele bezetting niet beschikbaar. Een vergroting van de personele bezetting voor dit doel zal vervolgens ook weer terug te vinden zijn in de leges die voor iedere aanvraag gerekend moeten worden.

Bij het maken van onderscheid tussen de onderwerpen die getoetst worden en het niveau waarop dit gebeurt, wordt primair gekeken naar het bewaken van de veiligheid en de uitgangspunten uit de Ruimtelijke strategie Utrecht 2040. De behandelaar van de aanvraag toetst het plan aan de hand van de betreffende lijst. Afgelopen jaar is deze lijst beleidsneutraal omgezet van de Bouwbesluiteisen naar de eisen van het Besluit bouwwerken leefomgeving.

De lijst verdeelt de bouwactiviteiten in vier functies: Wonen, publiek, bedrijf en overig. Per categorie is er een driedeling gemaakt op basis van de bouwkosten: <€100.000, bouwkosten tussen de €100.000 en €1.000.000 en bouwkosten hoger dan €1.000.000. De combinatie van de functie en de bouwsom bepaald de diepgang van de toetsing per technische eis, in bijlage 3 is dit weergegeven. Hier wordt ook aan de hand van twee voorbeelden uitgelegd hoe de toetsing aan de hand van de lijst plaats vindt.

De komende periode willen we de lijst gaan omzetten naar de gevolgklassen. Dit houdt in dat niet de combinatie bouwkosten en functie de diepgang van de toetsing bepaalt, maar dat dit voortvloeit uit de gevolgklasse. Hierdoor is er een betere aansluiting met het Bbl.

Uit het voorgaande is te herleiden dat de gemeente niet alles meer controleert. Aangezien een kwaliteitsborger alleen toetst op de technische en niet de esthetische eisen controleren bouwinspecteurs waar nodig de esthetische eisen.

Artikel 6 Speciale toetsing omgevingsvergunningen: huisvestingsverordening

De Huisvestingsverordening van de gemeente Utrecht bevat regels met betrekking tot de verdeling en wijziging van woonruimte. Deze regels betreffen onder andere het gebruik van woningen door toeristen, het omzetten van woningen naar studentenwoningen, het onttrekken van woningen aan de woningvoorraad, en het splitsen van woningen in meerdere appartementen. Bepaalde regels uit deze verordening kunnen worden opgenomen in het nieuwe deel van het omgevingsplan.

De beslissing of de regels in de huisvestingsverordening blijven of worden opgenomen in het omgevingsplan, hangt af van de aard en het doel van de regel. Regels die bedoeld zijn om schaarste aan betaalbare woonruimte op de woningmarkt te reguleren, worden niet opgenomen in het omgevingsplan, omdat dit al wordt behandeld in de Huisvestingswet. Regels die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving kunnen wel worden opgenomen in het omgevingsplan. Hierbij valt te denken aan regels die gericht zijn op het behoud van de leefbaarheid van de omgeving, zoals het instellen van een verbod op het splitsen van woningen of het verhuren van kamers. Het doel van deze regels moet dan zijn om functies evenwichtig toe te wijzen aan locaties, zoals vermeld in artikel 4.2, eerste lid, van de Omgevingswet.

De regels van de gemeente Utrecht met betrekking tot het omzetten van een woning in kamerverhuur en het bouwkundig splitsen van een woning in meerdere appartementen worden zowel in omgevingsplanregels als in de Huisvestingsverordening behandeld. Deze regels stellen dat dergelijke aanvragen pas kunnen worden goedgekeurd na het uitvoeren van een leefbaarheidstoets met een positieve uitkomst. Voor het uitvoeren van de leefbaarheidstoets is een ambtelijk overleg ingesteld. Dit overleg bestaat uit verschillende ambtenaren, waaronder degene die de aanvraag behandelt, een voorzitter, een juridisch adviseur en een ambtenaar van de afdeling Wonen.

Voor het behandelen van een aanvraag in het kader van de Huisvestingsverordening is een specifieke procedure opgesteld om ervoor te zorgen dat aanvragen zorgvuldig worden afgehandeld, met aandacht voor juridische toetsing en mogelijkheden voor belanghebbenden om hun zienswijze kenbaar te maken. Alle aanvragen en besluiten worden gepubliceerd, waarbij omwonenden de mogelijkheid hebben om hun reacties kenbaar te maken of tegen een vergunning bezwaar aan te tekenen.

Artikel 7 Speciale toetsing omgevingsvergunningen: samenwerking RUD

De Omgevingswet vraagt om een nadere overdracht van de basistaken milieu naar de Omgevingsdienst. Gemeente Utrecht werkt daarvoor samen met de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD). Op dit moment is een aantal basistaken overgedragen aan de RUD welke zijn vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Bij de uitvoering ervan wordt gewerkt volgens de Uniforme Uitvoerings-en Handhavingsstrategie.

Artikel 8 Afhandeling meldingen

Voor verschillende zaken is het indienen van een melding verplicht. Het overgrote deel van de meldingen die ingediend kunnen worden in het DSO zijn milieu gerelateerd en worden afgehandeld door de RUD. Deze worden afgehandeld volgens de afspraken in de Utrechtse handhavingsstrategie of de Uniforme Uitvoerings-en Handhavingsstrategie, afhankelijk of sprake is van een thuistaak of basistaak. De technische meldingen worden afgehandeld door de toezichthouders binnen VTH. Binnen dit team worden ook de meldingen in het kader van de Wkb behandeld.