Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) van de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 2024

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

- administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

- overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de veiligheidsregio, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

- rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Paragraaf 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling vast met het vaststellen van de begroting.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a.

  van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

• b.

  in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 1.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

• 2.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 75.000,-- afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt aan de deelnemende raden een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van minimaal € 250.000,-- opgenomen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur is bevoegd om deze post aan te wenden voor uitgaven die door het dagelijks bestuur als onvoorzienbaar, onvermijdbaar of onuitstelbaar zijn aangemerkt.

• 4.

  Wanneer het dagelijks bestuur van de in het derde lid vermelde bevoegdheid gebruik heeft gemaakt, legt het dagelijks bestuur daarover achteraf verantwoording af in de tussentijdse rapportage of in de jaarstukken.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  De investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd per categorie waaronder in ieder geval materieel, huisvesting, inventaris, communicatiemiddelen, ICT.

• 3.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

• 4.

  In afwijking van lid 3 mag het dagelijks bestuur nader te bepalen investeringsuitgaven doen tot een totaalbedrag van € 250.000,-- mits passend binnen het beleid en binnen de gemeentelijke bijdragen (budgettair neutraal), waarbij het dagelijks bestuur in de tussentijdse rapportages en de jaarrekening het algemeen bestuur inzicht geeft in de bestedingen en de dekking van de kapitaallasten.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

Het dagelijks bestuur legt aan het algemeen bestuur periodiek ter besluitvorming een tussentijdse rapportage voor over de afwijkingen op programma’s en investeringen per categorie uit de begroting.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2.

  Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om middelen over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

• 3.

  In de jaarstukken worden incidentele lasten en baten boven de € 75.000,-- apart gespecificeerd per programma.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur wordt door het dagelijks bestuur geïnformeerd in de paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In het normenkader dat jaarlijks wordt vastgesteld staat het te hanteren percentage in betreffende jaar. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde individuele afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 10% van de verantwoordingsgrens nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk in december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante wet- en (interne) regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium bepaalt onder welke voorwaarden overschrijdingen van de lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatiekosten en investeringskredieten onrechtmatig zijn.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van de door het algemeen bestuur bij het vaststellen van de begroting vastgestelde categorieën.

• 4.

  Uitgangspunt is dat een overschrijding van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als rechtmatig aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einderegeling;

• b.

  De overschrijding is gemeld in een tussentijdse rapportage;

• c.

  Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van onvoorzienbare verplichte uitgaven;

• d.

  Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat;

• e.

  Begrotingsoverschrijdingen, waarover het dagelijks bestuur reeds expliciet verantwoording heeft afgelegd.

• 5.

  Als onderdeel van de toelichting op de specificatie per programma in de jaarrekening worden de onderschrijdingen van lasten en/of lagere of hogere baten gemeld aan het algemeen bestuur. Onderschrijdingen van investeringskredieten worden gemeld aan het algemeen bestuur als onderdeel van het overzicht af te sluiten en over te hevelen kredieten in de jaarrekening. Het melden in de jaarrekening aan het algemeen bestuur is tijdig en onderschrijdingen van lasten, baten of investeringskredieten en overschrijdingen van baten worden hierdoor als rechtmatig aangemerkt.

Paragraaf 4. Financieel beleid

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Duurzame goederen met een stuksprijs hoger dan € 15.000,-- (inclusief BTW) worden geactiveerd. Duurzame goederen met een stuksprijs lager dan € 15.000,-- kunnen worden geactiveerd als deze samenhangen met een groter geheel c.q. aantallen.

• 2.

  Rente wordt niet gerekend tot de vervaardigingsprijs.

• 3.

  Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden in mindering gebracht op het te activeren bedrag.

• 4.

  Met het afschrijven wordt begonnen in het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed is gekomen of is verworven en in gebruik genomen.

• 5.

  Er wordt lineair afgeschreven tenzij het algemeen bestuur bij individuele investeringen anders bepaald.

• 6.

  De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de investering.

• 7.

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden in principe geactiveerd.

• 8.

  Ongeacht de afschrijvingsmethode wordt bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag geen rekening gehouden met restwaarde.

• 9.

  Het dagelijks bestuur is bevoegd om nadere regels vast te stellen met betrekking tot afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijnen.

• 10.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden kan een voorziening wegens oninbaarheid worden gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats.

• 2.

  In de kadernota geeft het dagelijks bestuur het algemeen bestuur aan hoe wordt omgegaan met reserves en voorzieningen. Hierbij wordt ingegaan op:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen, en

• c.

  bij welke specifiek benoemde taken het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

  • 1.

    Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  het bestedingsplan van de reserve

• c.

  de voeding van de reserve;

• d.

  de maximale hoogte van de reserve;

• e.

  de maximale looptijd.

Artikel 14. Kostprijsberekening rechten

• 1.

  Voor het bepalen van de kostprijs van rechten waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening kunnen naast de directe kosten tevens indirecte kosten toegerekend worden.

• 2.

  De directe kosten worden rechtstreeks toegerekend aan het taakveld. Tot de directe kosten worden gerekend:

• a.

  De afschrijvings- en rentelasten van de in gebruik zijnde activa;

• b.

  Overige directe exploitatielasten.

3. Tot de indirecte kosten kunnen worden gerekend de kosten van andere taakvelden die toerekenbaar zijn aan de kostprijs als bedoeld in het eerste lid, waaronder overhead, de kosten toerekenbare kosten voor heffing, inning en kwijtschelding.

Artikel 15. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de Veiligheidsregio aan overheidsbedrijven en derden waarbij de Veiligheidsregio in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de veiligheidsregio aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 4.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de veiligheidsregio aan overheidsbedrijven en derden gaat het dagelijks bestuur uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 5.

  Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 6.

  Besluiten van het algemeen bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 16. Vaststelling hoogte rechten en prijzen

Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de tarieven vast.

Artikel 17. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar wordt ten minste een prijsopgave bij de Bank Nederlandse Gemeenten gevraagd en zo mogelijk nog meerdere prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b.

  er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

2. Het dagelijks bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste lid en legt deze regels vast in een besluit treasurystatuut. Hierin worden tevens taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en bijbehorende informatievoorziening geregeld.

Artikel 18. Rente

• 1.

  Percentages voor toerekening van rentelasten worden jaarlijks vastgesteld met de begroting. Deze percentages worden te allen tijde berekend conform geldende wet- en regelgeving.

• 2.

  Bij het bepalen van het percentage voor de omslagrente wordt geen rekening gehouden met een rentevergoeding over de reserves en voorzieningen (bespaarde rente).

• 3.

  Aan investeringen wordt rente toegerekend op basis van het renteomslagpercentage tenzij er andere besluitvorming heeft plaatsgevonden.

• 4.

  Op begrotingsbasis wordt rekening gehouden met een half jaar rentelasten in het eerste jaar van de investering.

• 5.

  Op rekeningbasis wordt rente toegerekend over het werkelijk geïnvesteerde bedrag.

Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 19. Paragrafen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur conform het Besluit Begroting en Verantwoording de verplichte onderdelen van de paragrafen op.

Artikel 20. Paragraaf bedrijfsvoering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit Begroting en verantwoording in ieder geval op:

• 1.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 8 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• 2.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• 3.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• 4.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 21. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Veiligheidsregio als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van de veiligheidsregio en een eenduidig toewijzing van taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 23. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 20, lid 1. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de veiligheidsregio met dien verstande dat de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd, bedrijfsmiddelen per categorie eens in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Paragraaf 7. Slotbepalingen

Artikel 24. Nadere regels

Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen ter uitvoering van deze verordening.

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

• 2.

  De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 2023 wordt ingetrokken.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 2024.