Beleidsregel Meerjarige subsidies gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024

Paragraaf 1 Inleiding

Deze beleidsregel meerjarige subsidies gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024 geeft nadere regels voor het verlenen van meerjarige subsidies, zoals opgenomen in de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024. Hiermee wordt invulling gegeven aan het wanneer, hoe en onder welke voorwaarden het instrument van meerjarige subsidiëring kan worden ingezet.

Waarom meerjarige subsidies?

Subsidie wordt ingezet als een instrument om beleidsdoelen van de gemeente te realiseren. Voor zowel de gemeente, als organisaties kan het meerwaarde hebben om subsidie toe te kennen voor meerdere jaren. De meeste doelen vragen namelijk inzet over een langere periode voor een optimaal resultaat, hierbij past meerjarig subsidiëren. Redenen om meerjarige subsidie in te zetten zijn:

• •

  Verlagen (administratieve) lastendruk: verlaging van (administratieve) lastendruk voor zowel subsidieaanvrager als de gemeente.

• •

  Langetermijn impact: ruimte om te werken aan doelstellingen op langere termijn, het opstellen van activiteitenplannen voor meerdere jaren en het mogelijk maken van investeringen met een langere doorlooptijd dan één jaar;

• •

  Rust en continuïteit: rust en continuïteit aan organisaties waarbij ruimte ontstaat om te werken aan de effectiviteit van activiteiten.

Paragraaf 2 Wanneer meerjarige subsidies?

2.1 Voorwaarden en afwegingscriteria

Om voor meerjarige subsidie in aanmerking te komen, gelden de volgende voorwaarden:

• •

  De subsidieaanvrager vraagt maximaal € 10.000,00 subsidie per jaar aan;

• •

  Subsidieaanvrager heeft afgelopen twee jaar voor dezelfde activiteiten subsidie aangevraagd;

• •

  Het gaat om jaarlijks terugkerende activiteiten;

• •

  Het gaat om activiteiten waarbij de verwachting is dat deze op middellange termijn ook plaats zullen vinden;

• •

  De subsidie wordt niet berekend op basis van een ledenaantal;

• •

  De subsidie wordt voor maximaal vier achtereenvolgende jaren aangevraagd.

• •

  Daarnaast gelden alle algemene eisen en voorwaarden voor het aanvragen van een subsidie zoals vastgelegd in de Asv 2024.

Bij de beoordeling van het al dan niet meerjarig toekennen van de subsidie worden de volgende criteria meegewogen:

• •

  Er is zicht op voldoende subsidiebudget bij de gemeente voor de hele subsidieperiode. Meerjarig subsidiëren leidt tot duidelijke vermindering van de (administratieve) last voor de aanvrager.

• •

  De activiteiten en/of het programma van de subsidieaanvrager zijn gericht op het realiseren van lange termijn doelstellingen die niet binnen één jaar kunnen worden behaald.

• •

  Meerjarige subsidie helpt om de impact en de duurzaamheid van activiteiten te vergroten.

• •

  De meerjarige subsidie en de daaraan gekoppelde activiteiten dragen bij aan stabiel gemeentelijk beleid met doelen en beoogde resultaten die langer dan één jaar beslaan.

• •

  De activiteiten kunnen door meerjarige subsidiëring efficiënter of effectiever worden uitgevoerd.

• •

  Er is sprake van een basisvoorziening op het betreffende beleidsterrein dat vraagt om subsidiëring over langere termijn.

• •

  Het is noodzakelijk of wenselijk dat aansluiting wordt gezocht met meerjarige financiering vanuit derden, zoals het Rijk of de provincie.

Contra-indicaties:

• •

  Er zijn (externe) factoren waar subsidieontvanger of de gemeente mee te maken heeft waardoor meerjarige subsidieverlening niet wenselijk is. Denk hierbij aan op handen zijnde bezuinigingen, decentralisaties, fusies of beleidswijzigingen.

• •

  Er is (nog) onvoldoende vertrouwen in (het management of bestuur van) de subsidie ontvangende organisatie, bijvoorbeeld omdat er veel wisselingen zijn in het bestuur of als vacatures langdurig niet worden opgevuld, subsidieprestaties worden niet nagekomen, afspraken worden niet goed nageleefd.

• •

  Er is sprake van een nieuwe subsidierelatie.

• •

  De kwaliteit van de geleverde prestaties heeft (nog) niet het gewenste niveau.

Paragraaf 3 Uitvoering

3.1 Aanvraag en eisen aan de aanvrager

De basis voor meerjarige subsidieverlening is de Awb en de eisen en voorwaarden zoals opgenomen in de Algemene subsidieverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024. Aanvragers vragen de subsidie voor meerdere jaren in één keer aan en kunnen voor maximaal vier jaar subsidie aanvragen. Daarbij wordt een meerjarig activiteitenplan aangeleverd met een bijbehorende meerjarenbegroting.

Het proces verloopt na de aanvraag in principe vergelijkbaar met eenjarige aanvragen. Na beoordeling van de subsidieaanvraag, ontvangt de aanvrager een beschikking van de gemeente, waarin de verplichtingen, eventuele voorwaarden en informatie over de subsidie zijn vastgelegd. Het gaat dan om onder meer:

• •

  de subsidiabele prestaties/activiteiten, die met de subsidie tot stand komen/worden uitgevoerd;

• •

  de termijn waar binnen de activiteiten plaats vinden;

• •

  de eisen voor tussentijdse verantwoording;

• •

  de eisen voor de eindverantwoording;

• •

  begrotingsvoorbehoud (zie ook de toelichting in paragraaf 4 ‘Begrotingsvoorbehoud’).

3.2 Tussentijdse verantwoording en monitoring

Bij meerjarige subsidies van een bedrag groter dan € 5.000,00 per jaar, geldt een verplichting om tussentijds te verantwoorden. Hierbij rapporteert de subsidieontvanger éénmaal per jaar, voor 1 mei van het daaropvolgende jaar, over de voortgang van de activiteiten en de bijbehorende uitgaven en geeft een vooruitblik voor het volgende jaar. Als de organisatie wettelijk verplicht is een jaarrekening op te stellen, moet deze ook aangeleverd worden. Bij de verantwoording geeft de subsidieontvanger aan in hoeverre er sprake is van afwijkingen op de oorspronkelijke (financiële) planning en wat de oorzaak hiervan is.

De precieze invulling van de monitoring kan per subsidie verschillen, maar bevat in ieder geval een jaarlijks rapportagemoment zoals hiervoor beschreven. Daarnaast is het mogelijk om in de verleningsbeschikking een verzoek om tussentijdse rapportages op te nemen.

Los hiervan heeft de subsidieontvanger te allen tijde de plicht om het college zo spoedig mogelijk schriftelijk te informeren zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet of niet geheel zullen worden verricht, of dat hij niet of niet geheel zal voldoen aan de geldende verplichtingen (zie ook art. 12 lid 1 en 2 Algemene Subsidieverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024).

3.3 Eindverantwoording en vaststelling van de subsidie

De gehele subsidie (over de gehele subsidieperiode) wordt in één keer vastgesteld. Meerjarige subsidies met een subsidiebedrag van € 5.000,00 of lager worden gelijktijdig met de subsidieverlening vastgesteld, conform de Asv.

Meerjarige subsidies met een subsidiebedrag van meer dan € 5.000,00 per jaar worden vastgesteld na afloop van het meerjarige subsidietijdvak. De subsidieontvanger stuurt uiterlijk voor 1 mei van het jaar volgend op het einde van de subsidieperiode de verantwoordingsstukken. Het proces tot vaststelling van meerjarige subsidies loopt vervolgens op dezelfde wijze als bij subsidies van één kalenderjaar of korter. De gemeente toetst of aan alle beschikkingsvereisten is voldaan en de subsidies besteed zijn conform het vooraf ingediende activiteitenplan en de -begroting. Hierbij worden afwijkingen van het activiteitenplan en/of de begroting gerapporteerd. Hier worden ook de tussentijdse afspraken bij betrokken. Wanneer subsidie niet is uitgegeven, of wanneer de activiteiten niet zijn uitgevoerd conform de verleningsbeschikking, kan de subsidie lager worden vastgesteld.

3.4 Tussentijdse beëindiging of wijziging

Wanneer de gemeente een meerjarige subsidieaanvraag honoreert, kan de subsidie tussentijds of na afloop van de subsidietermijn worden beëindigd of herzien wanneer het functioneren of gewijzigde beleidsinzichten daartoe aanleiding geven. Tussentijdse wijziging is mogelijk op grond van artikel 4:48 en artikel 4:50 van de Awb. Er moet dan bijvoorbeeld sprake zijn van omstandigheden zoals genoemd in de hiervoor genoemde artikelen over wijziging en intrekking van de subsidie of een zodanig beleidswijziging dat deze zich tegen (ongewijzigde) voortzetting van de subsidie verzetten.

Uit artikel 4:50 van de Awb volgt ook dat tussentijdse wijziging of beëindiging voor het bestuursorgaan de plicht met zich brengt een redelijke termijn in acht te nemen, als ook de verplichting om eventuele frictiekosten te vergoeden. Onder omstandigheden kan een kortere termijn aanvaardbaar zijn.

Paragraaf 4 Begrotingsvoorbehoud

Het verstrekken van meerjarige subsidies heeft gevolgen voor meerdere begrotingsjaren en raakt de vrij besteedbare ruimte van de gemeenteraad. Meerjarige subsidies worden daarom toegekend onder begrotingsvoorbehoud. Dit betekent dat de gemeente zich verbindt aan het verstrekken van de subsidie gedurende meerdere jaren, maar met de voorwaarde dat de beschikbaarheid van de benodigde middelen jaarlijks opnieuw wordt beoordeeld binnen de begrotingscyclus. Dit voorbehoud regelt dat een reeds verleende subsidie ingetrokken of gewijzigd kan worden, indien de definitieve begroting onvoldoende ruimte biedt om de subsidieverlening na te kunnen komen. Als er een beroep wordt gedaan op het begrotingsvoorbehoud, moet de gemeente motiveren waarom gewijzigde omstandigheden of gewijzigde inzichten ervoor zorgen dat de subsidie niet kan worden doorgezet. De gemeente kan binnen vier weken na vaststelling of goedkeuring van de begroting een beroep doen op het begrotingsvoorbehoud, daarna niet meer.

Ook in het huidige systeem van jaarlijkse subsidietoekenning kan de gemeente subsidies niet zonder meer stop zetten in het geval de ontvanger al meer dan drie jaar subsidie ontvangen heeft. Ook dit besluit moet voldoende onderbouwd en gemotiveerd worden door de gemeente en moet tijdig worden gecommuniceerd met de subsidieontvanger, zodat deze de tijd heeft om het op een andere manier op te vangen.

Paragraaf 5 Evaluatie

Omdat er sprake is van een nieuwe wijze van subsidieverlening, wordt er in eerste instantie alleen de relatief kleinere subsidies (tot maximaal € 10.000,00 per jaar) meerjarig verleend. Zo kan in deze ontwikkelingsfase er zowel door ons als door de subsidieontvanger ervaring worden opgedaan met meerjarige subsidies. Eind 2027/begin 2028 wordt deze werkwijze geëvalueerd. Daarna kan overgegaan worden tot uitbreiding van meerjarige subsidieverlening en/of, indien nodig, tot het aanpassen van de beleidsregel.