Reglement van orde van B&W

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één van de wethouders.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.

Artikel 2 Vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel op dinsdag van 09.00 uur tot uiterlijk 12.00 uur en voorts zo vaak de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.

• 2.

  Indien de voorzitter een vergadering nodig acht roept hij deze, onder opgave van redenen aan de collegeleden, bijeen.

• 3.

  Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten verzoeken zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

• 4.

  De vergaderingen worden als regel gehouden in het gemeentehuis en vinden met gesloten deuren plaats.

• 5.

  Het college kan van het vierde lid afwijken indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

• 6.

  De secretaris neemt deel aan de beraadslagingen.

• 7.

  Het college kan besluiten dat anderen dan de leden en de secretaris deelnemen aan de beraadslaging.

• 8.

  Op degene, die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 9.

  Het college kan een niet-lid, dat daartoe de wens te kennen heeft gegeven of door het college is uitgenodigd, in de gelegenheid stellen zijn opvattingen over een aangelegenheid in een collegevergadering kenbaar te maken.

• 10.

  Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

• 11.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 3 Agenda en vergaderstukken

• 1.

  Voor elke vergadering wordt een agenda samengesteld, die in de regel uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering voor de leden van het college digitaal beschikbaar en toegankelijk is, vergezeld van de daarbij behorende stukken.

• 2.

  De stukken voor de vergadering worden uiterlijk de woensdag daaraan voorafgaand, voor 12.00 uur, aangeboden aan de secretaris. Bij uitzondering is indiening van stukken voor de vergadering na dit tijdstip mogelijk, dat ter beoordeling van de secretaris.

• 3.

  Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, en waarbij, vanwege een klaarblijkelijke urgentie, uitstel onwenselijk is, kunnen tot 12.00 uur de dag vóór de vergadering - onder opgaaf van redenen - worden aangemeld bij de secretaris.

• 4.

  De voorzitter bepaalt, in overleg met de secretaris, welke stukken op de agenda worden geplaatst.

• 5.

  De agenda bestaat uit openbare agendapunten en niet-openbare agendapunten.

• 6.

  Stukken met een vertrouwelijk of geheim karakter - ter beoordeling van de secretaris - worden op de niet-openbare agenda geplaatst.

Artikel 4 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de collegeleden bij het nemen van een besluit stemming vraagt, of indien bij een geagendeerd ambtelijk advies door geen van de collegeleden voorafgaand aan de vergadering de duiding ‘nader bespreken’ is aangegeven, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

Artikel 5 Besluiten in een collegevergadering

• 1.

  Een besluit komt, met inachtneming van artikel 4, tot stand in een collegevergadering, waarvoor worden geagendeerd de ambtelijke adviezen (collegevoorstellen) die door één of meer collegeleden voorafgaand aan de vergadering voor ‘nader bespreken’ zijn geparafeerd of waarvoor de secretaris bespreking adviseert.

• 2.

  De secretaris draagt zorg voor de formulering van de door het college genomen besluiten, in de vorm van een besluitenlijst. De secretaris kan zich daarvoor laten bijstaan.

• 3.

  Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Besluiten met een vertrouwelijk karakter en stukken waarop geheimhouding is opgelegd staan per definitie op de niet-openbare besluitenlijst.

• 4.

  De openbare besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen, die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een vermelding van de zaken die relevant zijn voor de besluitvorming;

  • d.

    een formulering van de door het college genomen besluiten;

  • e.

    een formulering van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.

• 5.

  Stemverhoudingen en minderheidsstandpunten worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 6.

  De openbare besluitenlijst worden op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

• 7.

  De besluitenlijst(en) wordt (worden) in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 8.

  De secretaris zorgt dat een niet-openbaar besluit voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, na een verzoek van de griffier om inzage door een van de leden van de raad, bij de griffier ter inzage ligt.

• 9.

  De besluitenlijsten ten aanzien van stukken met een vertrouwelijk karakter en geheime stukken worden niet verspreid.

Artikel 6 Besluit buiten de collegevergadering: ‘parafenbesluiten’

• 1.

  Een parafenbesluit is een besluit dat - vanwege een spoedeisend karakter - buiten de collegevergadering tot stand komt op basis van een ambtelijk advies (een collegevoorstel). Collegeleden bevestigen via digitale post of via een toepassing voor onmiddellijke berichtgeving conform voorstel wordt ‘geparafeerd’ en waarbij aan het quorum is voldaan.

• 2.

  Het in lid 1 bedoelde parafenbesluit, wordt in het eerstvolgende collegevergadering formeel bevestigd.

• 3.

  Het parafenbesluit is, overeenkomstig het gestelde in artikel 5, onderdeel van de besluitenlijst van de in lid 2 bedoelde vergadering.

Artikel 7 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.

Artikel 8 Citeertitel en Inwerkingtreding

• 1.

  Het reglement wordt aangehaald als ‘reglement van orde college van B&W van Westerveld 2024’.

• 2.

  Het reglement treedt in werking op 1 augustus 2024, onder gelijktijdige intrekking van ‘Het reglement van orde van het college van Westerveld’ van 8 oktober 2007.