Organisatiebesluit gemeente Harlingen 2023

1. De ambtelijke organisatie van de gemeente Harlingen heeft tot doel het gemeentebestuur en zijn organen bij het uitoefenen van hun taken te ondersteunen en zorg te dragen voor een adequate dienstverlening aan de samenleving.

1. De ambtelijke organisatie van de gemeente Harlingen is ingedeeld in organisatorische eenheden.

2. De vaste organisatorische eenheden binnen de ambtelijke organisatie worden aangeduid met de benaming “team”.

3. De ambtelijke organisatie kent staffuncties.

4. De algemeen directeur stelt namens het college van burgemeester en wethouders de vaste organisatorische eenheden en de staffuncties vast.

5. De algemeen directeur kan namens het college van burgemeester en wethouders besluiten tot het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen organisatorische eenheden, programma of projectgroep genaamd, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. De leiding van zo’n verband wordt door de directeur opgedragen aan een programmamanager of projectleider.

1. De namen en taken van de in artikel 3 genoemde organisatorische eenheden worden namens het college van burgemeester en wethouders vastgesteld door de algemeen directeur.

1. Met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders berust de leiding van de ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur

2. De staffuncties vallen, ieder voor zich, rechtstreeks onder de leiding van de algemeen directeur.

3. Indien de algemeen directeur heeft besloten tot onderverdeling in teams, berust de dagelijkse leiding van een team bij een teamleider.

4. De leiding van de ambtelijke organisatie vindt plaats volgens het beginsel van integraal management, waarbij verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd.

5. In een afzonderlijk vast te stellen ‘Algemene Bevoegdhedenbesluit’ kan het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester de directeur mandaat verlenen met betrekking tot het namens hen uitoefenen van bevoegdheden.

1. In Harlingen zijn de rollen van algemeen directeur en gemeentesecretaris, met behoud van de verschillende rollen, in één functie samengevoegd.

2. De algemeen directeur is als hoofd van de ambtelijke organisatie verantwoordelijk voor:

• a.

  het integraal management van de ambtelijke organisatie;

• b.

  het opzetten en in stand houden van een systeem van planning en control op het gebied van beleid, middelen, juridische zaken, privacy en gegevensbescherming;

• c.

  het opzetten en in stand houden van een systeem van kwaliteitszorg;

• d.

  strategische beleidsontwikkeling in samenspraak met het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;

• e.

  een juiste, volledige, tijdige, rechtmatige en integrale advisering en ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;

• f.

  het goed functioneren van het Strategisch Overleg;

• g.

  het goed functioneren van het Leidinggevenden Overleg;

• h.

  verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen.

3. De gemeentesecretaris is de strategisch adviseur van het college van burgemeester en wethouders.

4. De gemeentesecretaris zorgt er voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders tijdig kunnen beschikken over de informatie die zij nodig hebben voor een goede ambtsuitoefening.

5. De algemeen directeur bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

6. De algemeen directeur kan een of meer aan hem gemandateerde bevoegdheden ondermandateren aan de adjunct directeur, een teamleider of andere functionaris.

1. De algemeen directeur kan besluiten tot het aanstellen van een adjunct directeur.

2. Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur voert de adjunct directeur de taken uit binnen de kaders als beschreven in het functieprofiel en is daarbij verantwoordelijk voor:

• a.

  integraal leiding geven aan een door de directeur gedelegeerd deel van de organisatie;

• b.

  mede advisering op strategische en integrale vraagstukken;

• c.

  afstemming met de algemeen directeur over organisatieontwikkeling en meerjarenbeleid van de organisatie;

• d.

  de aanpak en het resultaat van toegewezen projecten en programma’s op het terrein van de interne organisatie;

• e.

  het uitzetten van tactische en operationele doelen bij de teamleiders.

1. De algemeen directeur kan besluiten tot het instellen van een LGO.

2. Het LGO bestaat uit de algemeen directeur, de adjunct directeur, de teamleiders, de organisatieadviseur HR en de concerncontroller.

3. Het voorzitterschap van het LGO rouleert onder de teamleiders.

4. Het LGO fungeert als orgaan voor afstemming en beraad, met nadruk op tactische en operationele aangelegenheden, en adviseert de algemeen directeur.

5. De voorzitter kan tijdelijke of vaste medewerkers aanwijzen, die het overleg geheel of gedeeltelijk bijwonen.

1. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de teamleider verantwoordelijk voor:

• a.

  de integrale leiding binnen het team;

• b.

  de aanpak en het resultaat van het team;

• c.

  leiding geven aan de medewerkers binnen het team;

• d.

  het faciliteren van de medewerkers binnen het team;

• e.

  het plannen van werkzaamheden binnen het team en het bewaken van deze planning;

• f.

  het goed functioneren en het welbevinden van de medewerkers binnen zijn/haar team;

• g.

  producten die juist, volledig, tijdig en rechtmatig worden opgeleverd;

• h.

  een bijdrage aan de organisatieontwikkeling;

• i.

  een bijdrage aan het functioneren van de organisatie als geheel;

• j.

  verantwoordelijkheden binnen het team zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen;

• k.

  voorzitterschap van het portefeuillehouder overleg;

• l.

  advisering (eerste aanspreekpunt) van de portefeuillehouder;

• m.

  het zo snel als mogelijk informeren van de portefeuillehouder over zaken die anders gaan, of mogelijk anders gaan, dan is afgesproken.

2. De teamleider zorgt voor regelmatig werkoverleg met de medewerkers van het team.

3. De teamleider kan een of meer aan hem gemandateerde bevoegdheden ondermandateren aan een specifiek aan te wijzen functie of medewerker.

1. De algemeen directeur kan besluiten tot het instellen van een strategisch overleg.

2. Het strategisch overleg bestaat uit de algemeen directeur, de adjunct directeur, de bestuursadviseur, de opgavemanagers, en de concerncontroller.

3. De algemeen directeur is voorzitter van het strategisch overleg.

4. Het strategisch overleg fungeert als orgaan voor afstemming en beraad over strategie en adviseert de algemeen directeur.

5. Het strategisch overleg komt ééns in de twee weken bijeen, tenzij de algemeen directeur anders bepaalt.

6. De bestuursadviseur draagt, in overleg met de algemeen directeur, zorg voor de agenda en zorgt er voor dat deze met de bijbehorende stukken tijdig wordt toegezonden aan de leden van het strategisch overleg.

7. De algemeen directeur kan vaste en/of tijdelijke adviseurs aanwijzen, die het overleg geheel of gedeeltelijk bijwonen.

1. De bestuursadviseur is een staffunctionaris.

2. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de bestuursadviseur verantwoordelijk voor:

• a.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren van de algemeen directeur en het college over strategische, maatschappelijke en/of organisatievraagstukken en processen;

• b.

  het schakelen met samenwerkingsverbanden en het adviseren van de algemeen directeur en het college hierover;

• c.

  het strategische en tactisch meedenken over visie en ambities;

• d.

  het bevorderen van de samenhang in de ontwikkeling en uitvoering van beleid en processen;

• e.

  het leiden van projecten, het begeleiden van processen en het adviseren bij maatschappelijke- of organisatievraagstukken.

3. De bestuursadviseur rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur. Indien de bestuursadviseur inzake de inhoud van een rapportage verschilt van inzicht met de algemeen directeur en beiden na onderling overleg niet tot overeenstemming kunnen komen, is de bestuursadviseur bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren.

1. De organisatieadviseur HR is een staffunctionaris.

2. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de organistie adviseur HR verantwoordelijk voor:

• a.

  het sturen, initiëren en stimuleren van, en het gevraagd en ongevraagd adviseren over, de verdere ontwikkeling van strategisch personeelsbeleid;

• b.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren over organisatieontwikkeling;

• c.

  het leiden van projecten, het begeleiden van processen en het adviseren bij organisatievraagstukken.

3. De organisatieadviseur HR rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

1. De opgavemanager is een staffunctionaris.

2. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de opgavemanager verantwoordelijk voor:

• a.

  de aanpak en het resultaat van toegewezen grote projecten en programma’s;

• b.

  fungeren als eerste aanspreekpunt van portefeuillehouders voor grote projecten en programma’s;

• c.

  de inhoudelijke aansturing van programmamanagers en projectleiders;

• d.

  het goed functioneren van zijn/haar project of programma en voor het goed functioneren en welbevinden van medewerkers binnen dat project of programma;

• e.

  het leggen en onderhouden van contacten met externe partijen die een rol spelen bij de opgave;

• f.

  het bewaken van beschikbare middelen, prioritering en inzet van personele capaciteit mbt de grote projecten en programma’s;

• g.

  verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen.

3. De opgavemanager rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

1. De concerncontroller is een staffunctionaris.

2. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de concerncontroller verantwoordelijk voor:

• a.

  het sturen, initiëren en stimuleren van, en het gevraagd en ongevraagd adviseren over, de verdere ontwikkeling van een systeem van planning en control;

• b.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren over de sturing en coördinatie bij het opstellen, bewaken en verantwoorden van gemeentelijke beleidsplannen, werkplannen en budgetten en de beoordeling/analyse van resultaten;

• c.

  het toezicht op en de advisering over de totstandkoming van periodieke rapportages en analyses, de coördinatie van budgetterings- en planningscycli;

• d.

  de optimalisering van de administratieve organisatie en de informatievoorziening;

• e.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren over investeringsprojecten;

• f.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren over risicomanagement;

• g.

  het uitvoeren van bedrijfseconomische onderzoeken;

• h.

  het sturen, initiëren en stimuleren van en het gevraagd en ongevraagd adviseren over het opzetten en uitvoeren van het beschrijven van processen en interne controle

• i.

  het (laten) uitvoeren van interne audits.

3. De concerncontroller rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur. Indien de concerncontroller inzake de inhoud van een rapportage verschilt van inzicht met de algemeen directeur en beiden na onderling overleg niet tot overeenstemming kunnen komen, is de concerncontroller bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren.

1. De functionaris gegevensbescherming is een staffunctionaris.

2. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de functionaris gegevensbescherming verantwoordelijk voor:

• a.

  het sturen, initiëren en stimuleren van en het adviseren over de verdere strategische ontwikkeling van gegevensbescherming;

• b.

  het informeren en adviseren van de verwerkingsverantwoordelijke en zijn/haar medewerkers over hun verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving;

• c.

  het toezien op de naleving van gegevensbescherming;

• c.

  samenwerken met het contactpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens;

• e.

  optreden als contactpunt voor gegevensbescherming.

3. De functionaris gegevensbescherming rapporteert aan de algemeen directeur én rechtstreeks aan het college.

1. De CISO is een staffunctionaris.

2. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de CISO verantwoordelijk voor:

• a.

  het opstellen, bijstellen, vernieuwen en herzien van het strategisch informatiebeveiligingsbeleid;

• b.

  het ondersteunen en adviseren van het management op het gebied van informatiebeveiliging;

• c.

  het vertalen van het strategisch informatiebeveiligingsbeleid naar plannen, doelen, verantwoordelijkheden en evaluatiemomenten;

• d.

  het coördineren van de planning en controlecyclus van alle informatiebeveiligingssystemen;

• e.

  het optreden als vraagbaak over informatiebeveiliging.

3. De CISO rapporteert aan de algemeen directeur én rechtstreeks aan het college.

1. Een medewerker maakt deel uit van een team en/of een project en/of een programma. Deelname aan een project of programma is leidend boven functioneren in de lijn;

2. Een medewerker krijgt van zijn/haar teamleider, projectleider of programmaleider taken en verantwoordelijkheden toegewezen en legt daar verantwoording over af aan de betreffende teamleider, projectleider of programmaleider.

3. Een medewerker informeert de teamleider, projectleider of programmaleider zo snel als mogelijk over zaken die anders gaan, of mogelijk anders gaan, dan is afgesproken.

4. Een medewerker is een onafhankelijk adviseur en uitvoerder en bewaker van zijn/haar eigen portefeuille.

5. Een medewerker draagt er zorg voor dat zijn/haar werkzaamheden worden overgedragen bij afwezigheid.

1. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de project- of programmaleider verantwoordelijk voor:

• a.

  de integrale leiding binnen het project of programma;

• b.

  het goed functioneren van zijn/haar project of programma;

• c.

  het goed functioneren en welbevinden van medewerkers binnen zijn/haar project of programma;

• d.

  de aanpak en het resultaat van toegewezen projecten en programma’s;

• e.

  afstemming met de rest van de organisatie;

• f.

  de kwaliteit van de opgaven van het project of programma;

• g.

  een bijdrage aan de organisatieontwikkeling;

• h.

  verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen.

2. De project- of programmaleider zorgt voor regelmatig werkoverleg met de medewerkers van het project of programma.

3. De project- of programmaleider legt verantwoording af aan de opdrachtgever over zijn/haar werkzaamheden die hij in het kader van het project of programma uitvoert.

1. De algemeen directeur, de concerncontroller en de functionaris gegevensbescherming worden aangenomen door burgemeester en wethouders, waarbij de benoeming van de concerncontroller en functionaris gegevensbescherming geschiedt op voordracht van de directeur.

2. De adjunct directeur, de opgavemanagers en de teamleiders worden namens het college van burgemeester en wethouders aangenomen door de algemeen directeur.

3. De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid als gemeentesecretaris vervangen door een door het college van burgemeester en wethouders benoemde locosecretaris(sen).

4. De algemeen directeur wordt bij afwezigheid als algemeen directeur vervangen door de adjunct directeur.

5. De adjunct directeur wordt bij afwezigheid vervangen door de algemeen directeur of een door de algemeen directeur aan te wijzen ambtenaar.

6. De bestuursadviseur wordt bij afwezigheid vervangen door een door de algemeen directeur aan te wijzen plaatsvervanger

7. De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen door een door de algemeen directeur aan te wijzen plaatsvervanger.

8. De functionaris gegevensbescherming wordt bij afwezigheid vervangen door een door de algemeen directeur aan te wijzen plaatsvervanger.

9. Een teamleider wordt bij afwezigheid vervangen door een door hemzelf geregelde andere teamleider.

1. De teamleider is verantwoordelijk voor integrale advisering aan het college van burgemeester en wethouders;

2. De steller van een advies weegt in zijn/haar advies alle factoren af, baseert daarop zijn/haar integrale, vakkundige advies en is daarmee verantwoordelijk voor de inhoud van het advies;

3. Wanneer de portefeuillehouder zich niet kan vinden in het advies van de steller, dan wordt dit door de steller in het advies opgenomen, met een motivatie van het waarom.

4. Wanneer één of meer disciplines zich niet kunnen vinden in het advies van de steller, dan wordt dit door de steller in het advies opgenomen, met een motivatie van het waarom.

1. De algemeen directeur legt periodiek verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders door middel van het uitbrengen van rapportages.

2. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen voor de inrichting van de in het eerste lid genoemde rapportages.

3. Een teamleider legt periodiek verantwoording af aan de directie over de door hem uitgevoerde integrale leiding.

1. Dit besluit treedt in werking op 1 februari 2023.

2. De Organisatieverordening gemeente Harlingen 2016, zoals vastgesteld door het college op 15 maart 2106, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt

3. Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Harlingen 2023”.