Verordening Auditcommissie gemeente Bloemendaal 2024

1. Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de Auditcommissie.

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.:

  de commissie: de auditcommissie;

• b.:

  de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• c.:

  de raad: de gemeenteraad

• d.:

  het college: het college van burgemeester en wethouders.

1. De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde taken hoort in ieder het geval het voeren van overleg met de in artikel 2, achtste lid genoemde adviseurs over:

• a.:

  het vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en aanvullende diensten;

• b.:

  De aanwijzing van de accountant;

• c.:

  de beëindiging van de samenwerking met de accountant voor de controle van de jaarrekening en daarmee het intrekken van de aanwijzing van de accountant;

• d.:

  de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening aan de hand van het interne auditplan en het controleprotocol voor de accountantscontrole en met name voor wat betreft:

  • -

    de goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

  • -

    door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;

  • -

    de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting;

  • -

    prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.

  • -

    het normenkader financiële rechtmatigheid en de wijze van agendering van het normenkader in de raad;

  • -

    het rapport van bevindingen van de interim-controle;

  • -

    het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring;

  • -

    de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en of deze overeenkomstig de opdracht hebben plaatsgevonden;

  • -

    de opvolging van de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle;

  • -

    de vaststelling, uitwerking en naleving door het college van de verordeningen in de zin van artikelen 212 van de Gemeentewet inzake uitgangspunten voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie;

  • -

    de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer;

  • -

    andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan hetgeen van dit artikel zijn genoemd.

3. De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen voorstellen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten voor in ieder geval de in het tweede lid van dit artikel onder a tot en met c genoemde onderwerpen.

4. De commissie is tijdens het aanbestedingstraject de beoordelingscommissie die belast is met de selectie van de accountant. Zij laat zich hierbij ondersteunen en adviseren door de raadsadvisering de concerncontroller en desgewenst andere functionarissen.

5. In het kader van de uitoefening van de in dit artikel genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en elders over alle voor haar relevant te achten onderwerpen.

1. De commissie bestaat uit drie raadsleden of duo commissieleden.

2. De benoemde leden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste een lid moeten komen uit een niet in het college vertegenwoordigde partij. Van elke in de raad vertegenwoordigende fractie kan maximaal één raadslid in de commissie worden benoemd.

3. De leden worden door de raad benoemd voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

4. Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of duo commissielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5. De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

6. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

7. De commissie wordt ondersteund door een raadsadviseur, die door de griffier wordt aangewezen.

8. De commissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, de raadsadviseur de wethouder financiën en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle en de accountant. Zij kunnen door de commissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.

1. De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

2. De commissie vergadert zo vaak zij nodig acht volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema.

3. De vergadering van de commissie vindt doorgang indien tenminste twee van de drie leden aanwezig zijn.

4. De voorzitter bepaalt in samenspraak met de leden van de commissie plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

5. De oproep met daarbij de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor aanvang van de vergadering via de website van de gemeente bekendgemaakt.

6. Van iedere vergadering wordt van het besprokene een zakelijke weergave in een verslag opgenomen, waarbij de standpunten van de commissieleden worden vermeld. De raadsadviseur draagt zorg voor agendering van dit concept verslag in de eerstvolgende vergadering van de commissie. Het verslag wordt door de commissie vastgesteld.

7. In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.