Controleverordening GR Nieuw Reijerwaard 2024

Dit is een toekomstige tekst! Geldend vanaf 18-07-2024 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024

Intitulé

Controleverordening GR Nieuw Reijerwaard 2024

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Nieuw Reijerwaard,

  • -

    gelet op artikel 213 van de Gemeentewet,

  • -

    gelet op artikel 29 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling GR Nieuw Reijerwaard,

Besluit:

  • -

    De controleverordening GR Nieuw Reijerwaard 2024 vast te stellen.

HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN

Artikel 1 Begrippenkader

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Accountant:

    een door het Algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet, in samenhang met artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • b.

    Accountantscontrole:

    controle door de accountant van de jaarrekening, bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, in samenhang met artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • c.

    Jaarrekening:

    Jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling Nieuw Reijerwaard als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, in samenhang met artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • d.

    Managementletter:

    Verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

  • e.

    Rechtmatigheidsverantwoording:

    de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

De definities zoals vastgelegd in artikel 1 van de Financiële verordening GR Nieuw Reijerwaard, zijn van overeenkomstige toepassing op de onderhavige controleverordening, tenzij hiervan in deze verordening uitdrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid tot een eenmalige verlenging van 1 jaar.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen wordt opgenomen dat de accountant ervaring moet hebben met soortgelijke organisaties voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole.

  • 4. De goedkeuringstoleranties met betrekking tot fouten en onzekerheden zijn de percentages die zijn vastgelegd in artikel 2, lid 1 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. De goedkeuringstolerantie is 1% en de onzekerheidstolerantie is 3%.

  • 5. De rapporteringstolerantie bedraagt 5% van de goedkeuringstolerantie.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur

  • 1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening tijdig samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur, zodanig dat vaststelling door het Algemeen Bestuur voor 15 juli van elk jaar volgend op het verantwoordingsjaar kan plaatsvinden.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van materiële invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

  • 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

  • 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de gemeenschappelijke regeling en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van het normenkader en de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, de directie en de administrateur.

Artikel 5 Toegang tot informatie door accountant

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot het kantoor, het terrein en de informatiedragers van de GR Nieuw Reijerwaard.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle betrokkenen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verzoeken, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de betrokken functionarissen hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle functionarissen van de GR Nieuw Reijerwaard zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer, en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1. Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de GR Nieuw Reijerwaard is.

Artikel 7 Rapportering door accountant

  • 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de jaarrekening met in begrip van de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

  • 2. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd, met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

  • 3. De accountant kan voorafgaand aan de vergadering van het Algemeen Bestuur waarin de jaarstukken worden vastgesteld, het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het Algemeen Bestuur ingestelde vertegenwoordiger van) het Algemeen Bestuur bespreken.

Artikel 8 Intrekking oude regeling

De controleverordening Nieuw Reijerwaard 2019 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening GR Nieuw Reijerwaard 2024.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 15 april 2024,

De secretaris,

Mw. I. Dogru MSc.

De voorzitter,

Dhr. L.P. van der Linden MSc.

TOELICHTING OP DE CONTROLEVERORDENING GR NIEUW REIJERWAARD

Inleiding

Ingevolge artikel 29 lid 2 van de GR Nieuw Reijerwaard stelt het Algemeen Bestuur een verordening vast voor de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden. De wettelijke basis daartoe ligt in artikel 213 Gemeentewet.

Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur

Vanaf boekjaar 2023 neemt het Dagelijks Bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeenschappelijke regeling rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van het Algemeen Bestuur op dit vlak te versterken.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit betreft het begrippenkader voor deze verordening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het Dagelijks Bestuur verantwoording afleggen aan het Algemeen Bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het Algemeen Bestuur moet de jaarrekening door een bevoegde accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het Algemeen Bestuur.

Artikel 2 van de Verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van de GR Nieuw Reijerwaard. Het eerste lid legt de periode vast van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening en regelt de eventuele verlenging van het contract. Na de periode van drie jaar kan voor een verlenging van een jaar worden besloten. Daarna dient te worden gevolgd de reguliere procedure zoals bedoeld in het tweede lid.

Het tweede lid regelt dat het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur wijst de accountant aan (artikel 213, lid 2 Gemeentewet) en is tevens betrokken bij de besluitvorming van de accountant. Voor de accountantscontrole geldt het ‘Besluit accountantscontrole decentrale overheden’, dat krachtens artikel 213, lid 6 Gemeentewet door de minister is vastgesteld.

In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan de bevoegdheid van het Algemeen Bestuur, om voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast te stellen. In het programma van eisen wordt vastgelegd dat de accountant ervaring moet hebben met soortgelijke organisaties voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole.

Het ‘Besluit accountantscontrole decentrale overheden’ bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages:

Strekking accountantsverklaring:

Goedkeuringstolerant ie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de

controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.

Artikel 3. Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur

Artikel 3 van de Verordening regelt de verplichtingen van het Dagelijks Bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende stukken. Het tweede lid draagt aan het Dagelijks Bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Ingevolge het derde lid verplicht het Dagelijks Bestuur zich een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het Dagelijks Bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het Dagelijks Bestuur een dergelijke verklaring verstrekt.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het Dagelijks Bestuur voorgesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan het Algemeen Bestuur. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 34, vierde lid Wet gemeenschappelijke regelingen). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door het Algemeen Bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Ingevolge artikel 197, lid 2 Gemeentewet dient het Dagelijks Bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het Algemeen Bestuur de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen te overleggen. Hiermee is rekening gehouden.

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het Dagelijks Bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het Algemeen Bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling door het Algemeen Bestuur uit.

In lid 6 en 7 is opgenomen dat de accountant tijdens zijn controlewerkzaamheden zoveel als mogelijk gebruik maakt van de controlewerkzaamheden van de interne controlefunctie van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 van de Verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het Dagelijks Bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend bij de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het Dagelijks Bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de vertegenwoordigers van de GR Nieuw Reijerwaard. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de Verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met inachtneming van de afspraken met het Algemeen Bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het Dagelijks Bestuur de zorgplicht op om ervoor te zorgen dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de GR Nieuw Reijerwaard en de medewerkers van de GR Nieuw Reijerwaard volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de GR Nieuw Reijerwaard, die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur. Ook kan het Dagelijks Bestuur besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het eerste lid van artikel 6 van de Verordening regelt hoe het Dagelijks Bestuur moet omgaan met de uitbesteding van werkzaamheden aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het Algemeen Bestuur in het geding komen.

Het tweede lid bepaalt dat het Dagelijks Bestuur voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de Regeling Nieuw Reijerwaard de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het Dagelijks Bestuur dit voornemen heeft, dient het Algemeen Bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.

Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Aanvullend daarop kan het Algemeen Bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3 van deze Verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het Algemeen Bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt dat het Dagelijks Bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het Algemeen Bestuur. Dit opdat het Dagelijks Bestuur (in overleg met het Algemeen Bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt dat de directie, secretaris en de administrateur een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan de genoemde functionarissen meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de GR Nieuw Reijerwaard kunnen worden opgelost. De directie en de administrateur kunnen op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het derde lid opgenomen een procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring worden voorafgaand aan verzending aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het Dagelijks Bestuur. Het geeft het Dagelijks Bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept) verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur mondeling toelicht.

Artikel 8 intrekking oude regeling en artikel 9 citeertitel

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Dit wordt geregeld in artikel 8.

In artikel 9 is geregeld dat deze verordening in de plaats treedt van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet op 4 november 2019 vastgestelde controleverordening. Deze Verordening moet binnen twee weken na vaststelling door het Algemeen Bestuur naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).