Nota Vaste Activabeleid 2024

Voor de financiële stabiliteit van het waterschap is een bestendige en rechtmatige manier van waarderen, activeren en afschrijven van groot belang. Daarom zijn hierover regels opgenomen in het waterschapsbesluit en het besluit beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (BBVW). Hierin staan de wettelijke voorschriften waar een waterschap op het terrein van financiën aan moet voldoen.

Rijnland kan aanvullende regels stellen en doet dit ook, namelijk in de verordening beleids- en verantwoording hoogheemraadschap van Rijnland en in deze nota vaste activabeleid 2024.

In dit document leest u in hoofdstuk 2 wat de regels over waarderen, activeren en afschrijven op landelijk niveau en bij Rijnland zijn. Hoofdstuk 3 beschrijft wat de aanvullende regels over waarderen en activeren in deze nota vaste activabeleid zijn.

De ingangsdatum van de nota is 1 januari 2024.

2.1 Landelijke wetgeving

In het (landelijk geldende) waterschapsbesluit is al veel bepaald over waarderen, activeren en afschrijven (zie bijlage 1).

De regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen vloeit voort uit het waterschapsbesluit en wordt momenteel herzien. Hierin staat met name voorgeschreven op welke manier de informatie over activa opgenomen moet worden in de begroting en jaarrekening.

2.2 Rijnlandse regels

Daarnaast hebben we in onze eigen Verordening beleids- en verantwoording Rijnland onder andere het volgende bepaald (zie ook bijlage 2):

Dijkgraaf & Hoogheemraden doen voorstellen aan de Verenigde Vergadering die gericht zijn op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de waardering en afschrijving van activa, en doet dat in deze nota vaste activabeleid Rijnland.

Het aanvullende beleid dat met deze nota wordt vastgesteld, bepaalt in elk geval dat:

• •

  investeringen met een verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs lager dan € 50.000 worden niet geactiveerd;

• •

  de wijze waarop de bijdragen van eigen personeel in de vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;

• •

  de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend;

• •

  de mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;

• •

  de afbakening tussen investering en onderhoud;

• •

  de afschrijvingsmethode.

De uitgaven voor het afsluiten van geldleningen groter dan € 50.0001 en een looptijd langer dan 1 jaar worden lineair afgeschreven in de jaren van de looptijd van de betreffende geldlening. Uitgaven voor het afsluiten van overige geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

In deze verordening beleids- en verantwoording hoogheemraadschap van Rijnland staat nog een oud drempelbedrag genoemd van € 50.000, in de nota vaste activa is dit inmiddels verhoogd naar € 150.000. Bij de eerstvolgende actualisatie van de verordening beleids- en verantwoording hoogheemraadschap van Rijnland zullen we dit aanpassen.

De overige materiële vaste activa worden lineair afgeschreven op basis van de verwachte gebruiksduur van de betreffende activa.

2.3 Uitgangspunten

Als algemene uitgangspunten hanteren we bij het waarderen en activeren, dat het beleid en de regels eenvoudig hanteerbaar, consequent en uitlegbaar zijn. Verder vinden we een bestendige gedragslijn in de tijd belangrijk.

De verordening beleids- en verantwoording Rijnland geeft aan dat de Dijkgraaf & Hoogheemraden aanvullende regels op moet stellen over waardering en afschrijving van activa. Deze aanvullende Rijnlandse regels zijn:

3.1 Waarderen van activa

3.1.1 Drempelbedrag

Elke uitgave die langer dan één jaar ten dienste van het hoogheemraadschap staat wordt geactiveerd. Er zijn geen landelijke voorschriften omtrent een minimum activeringsbedrag. Uit praktische overwegingen is een drempelbedrag opgenomen. De toelichting op de verslaggevingsregels geeft aan dat indien het bedrag niet te omvangrijk is en hierbij het materialiteitsbeginsel voor balansposten in acht wordt genomen, het instellen van een drempelbedrag een verdedigbare oplossing is. Rijnland hanteert een strengere grens dan bepaald is in de verordening beleids- en verantwoording Rijnland, namelijk een drempelbedrag van € 150.000. Investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs tot € 150.000 worden niet geactiveerd, maar ten laste van de exploitatie gebracht. Voor investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs boven dit bedrag moet krediet worden aangevraagd.

3.1.2 Activeren kosten eigen personeel en personeel van derden

Het principe dat alle uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan (een investering) worden geactiveerd, betekent ook dat bijdragen van het eigen personeel en personeel van derden aan investeringen in beginsel kunnen worden geactiveerd. In het kader van houdbare schuld is het aantal te activeren uren in de laatste jaren afgebouwd. Bij watergebiedsplannen, kadeverbeteringsprojecten en bedrijfsvoeringsprojecten is het activeren van personele lasten al afgeschaft.

Het doel is om het activeren van uren in de nabije toekomst verder af te bouwen en uiteindelijk helemaal af te schaffen. De VV kan voor zeer grote projecten een uitzondering maken.

Als er kosten van de direct aan het project bestede en toe te rekenen uren van personeelsleden worden geactiveerd, dan kan dat mits wordt voldaan aan de volgende criteria:

• •

  Er is een getekend projectcontract aanwezig.

• •

  Het betreft de uren van alleen de IPM-functies (project-, contract-, technisch-, en omgevingsmanager en manager projectbeheersing) en IPM-adviseur, zoals aangegeven in het projectcontract.

• •

  De uren zijn besteed aan het investeringsproject;

• •

  Er is een (voorbereidings-) krediet verleend door de VV;

• •

  Het gaat niet om zuivere onderhoudswerkzaamheden;

• •

  Het project is minimaal in de uitvoeringsfase (voor de PMC-fasering projecten, zie bijlage 3).

Kosten van uren, die op een cluster van projecten worden geactiveerd, worden middels een verdeelsleutel verdeeld over de verschillende projecten binnen het desbetreffende cluster.

Bij projecten waarvoor een subsidie is gegeven, zoals in het kader van het HoogWaterBeschermingsProgramma worden de personele lasten wel geactiveerd.

3.1.3 Onderhoud

Onderhoud is er in principe op gericht een materieel vast actief in goede staat te houden tijdens de levensduur en er voor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. De kosten van dit onderhoud behoren tot de exploitatielasten en worden niet geactiveerd.

Uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden die de oorspronkelijk verwachte gebruiksduur van een object verlengen (’levensduurverlengend onderhoud’) en die boven het drempelbedrag uitkomen, worden wel geactiveerd. Er is sprake van ’levensduurverlengend onderhoud’ wanneer de verwachte gebruiksduur van een actief verlengd wordt met minimaal een jaar. In principe komt het niet vaak voor dat onderhoudsuitgaven de levensduur verlengen, het kan per geval wel verschillen.

3.1.4 Restwaarde

De meeste materiële vaste activa bij waterschappen kennen geen restwaarde. Dat komt enerzijds omdat het onroerende zaken zijn die, nadat ze zijn afgeschreven, worden vervangen of gerenoveerd, zoals gemalen en zuiveringsinstallaties. Anderzijds betreft het zaken die alleen voor het waterschap een waarde vertegenwoordigen.

Als (een deel van het ) actief wel een restwaarde behoudt, dan kan de VV besluiten om tot de restwaarde af te schrijven. Bijvoorbeeld in het kader van een circulair beleid. Hierbij spelen materiaalgebruik en loskoppelbaarheid van onderdelen van een actief een grote rol.

3.1.5 Boekwinst

Versneld of vertraagd afschrijven louter op basis van financiële argumenten is niet toegestaan. Als een investering wordt verkocht en de opbrengstwaarde hoger is dan de boekwaarde, wordt er een boekwinst gegenereerd. Deze boekwinst mag niet in mindering worden gebracht op een (vervangings) investering maar dient als opbrengst in de exploitatie te worden verantwoord.

3.1.6 Grond

Omdat grond in het algemeen zijn waarde behoudt, wordt daarop in principe niet afgeschreven. Ook op grond bij piekbergingen wordt niet afgeschreven. Verworven gronden en terreinen worden ongeacht hun verkrijgingsprijs altijd geactiveerd, dus ook als de verkrijgingsprijs lager is dan het drempelbedrag.

Een uitzondering hierop kan gemaakt worden voor gronden die sterk in waarde verminderen door bijvoorbeeld vervuiling vanwege het gebruik van de grond. Door hier wel op de grond af te schrijven wordt de waardevermindering tot uitdrukking gebracht.

3.1.7 Sloopkosten en saneringskosten

Een gebouw of werk dat op de grond gebouwd is, kan in aanmerking komen voor sloop, renovatie of verbouwing. De kosten van de sloop van een gebouw of werk worden in de regel als eenmalige kosten in de exploitatie genomen. Deze kosten mogen alleen worden geactiveerd als de grond onderdeel wordt van het nieuwe materiele actief of als ze de waarde van de grond daadwerkelijk verhogen. Er is bijvoorbeeld zicht op verkoop van de grond. Dit kan als de verwachte verkoopprijs, de boekwaarde (incl. de sloopkosten) overschrijdt.

Kosten van sanering worden in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. Deze kosten worden gemaakt omdat vanuit wet- en regelgeving sanering/opruimen van vervuiling noodzakelijk is. Er is dan geen keus om het op te ruimen. Investeringen in activa die plaatsvinden om te gaan voldoen aan (toekomstige) milieu- en saneringswet- en regelgeving, moeten wel worden geactiveerd. Dat is immers toekomstgericht en heeft geen betrekking op het opruimen van vervuiling.

3.1.8 Financiële en operationele lease

Objecten die op grond van een financial leasecontract worden geleased, worden als reguliere activa beschouwd en gewaardeerd tegen nominale waarde. Het economisch eigendom kan overgedragen worden op de kredietnemer. Objecten die op grond van een operational leasecontract worden geleased, worden jaarlijks uit de exploitatie gefinancierd. De daarmee verband houdende verplichtingen worden in de toelichting op de balanspost vermeld. Het economisch eigendom blijft bij de kredietverstrekker.

3.1.9 Afsluiten geldleningen

De kosten die gemoeid zijn met het afsluiten van geldleningen (waaronder boetes i.v.m. vervroegde aflossingen) moeten worden afgeschreven op basis van de looptijd van de nieuwe lening. Indien de kosten van de geldlening het drempelbedrag van € 150.000 niet overschrijden, kunnen ze direct ten laste van het resultaat worden gebracht.

3.1.10 Onderzoek en ontwikkeling

Kosten van algemeen onderzoek en ontwikkeling kunnen niet langer worden geactiveerd. Dat betekent dat het toetsen van keringen, strategische waterplannen, algemene proefprojecten en onderzoeken niet meer geactiveerd mogen worden, maar direct in de exploitatie opgenomen dienen te worden opgenomen.

3.2 Afschrijvingsbeleid

Door middel van afschrijvingen wordt aangegeven in welke mate een actief in waarde vermindert als gevolg van het gebruik. Binnen het afschrijvingsbeleid kan onderscheid worden gemaakt in de afschrijvingsmethode en de afschrijvingstermijnen.

3.2.1 Afschrijvingsmethode

Rijnland hanteert de in de waterschapswereld gangbare lineaire methode. Lineaire afschrijving houdt in dat de afschrijving uit een jaarlijks gelijkblijvend bedrag bestaat. Zo bedraagt bijvoorbeeld bij een vast percentage van 10 de afschrijving jaarlijks 1/10 deel van de investering, eventueel verminderd met de restwaarde. Doordat de boekwaarde jaarlijks daalt met de afschrijving, zal ook de rentelast over het vermogensbeslag jaarlijks dalen en daarmee het totaal van de kapitaallasten. Dit betekent wel een zwaardere claim op het budget in de eerste jaren. De lineaire methode wordt veelal toegepast bij activa waarvan in de loop van de jaren de onderhoudskosten stijgen. Tegenover de daling van de kapitaallasten staat in dat geval een stijging van de onderhoudskosten zodat per saldo de totale kosten op jaarbasis gelijk blijven.

3.2.2 Afschrijvingstermijnen

Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. In bijlage 4 zijn de door Rijnland te hanteren afschrijvingstermijnen opgenomen. Deze afschrijvingstermijnen zijn in lijn met de wettelijke voorschriften.

De termijnen voor de materiële vaste activa in deze nota zijn niet verplicht, maar dienen als richtlijn. Alleen voor de immateriële vaste activa zijn nadere regels omtrent de termijnen opgenomen in de voorschriften. Omdat elk waterschap zijn eigen situatie en specifieke gebied heeft, bestaan er verschillen tussen de toegepaste afschrijvingstermijnen. De gekozen afschrijvingstermijnen van Rijnland zijn gebaseerd op de verwachte levensduur van de activa en zijn daarmee gebaseerd op ervaringen uit het verleden.

Bij de kredietaanvraag wordt een afschrijvingstermijn aangegeven die gebaseerd is op de verwachte levensduur. Er kan bij een kredietaanvraag afgeweken worden van deze richtlijnen onder voorwaarde dat een degelijke onderbouwing is opgenomen in de aanvraag. De feitelijke omstandigheden van een investering zijn bepalend. Per investering zal daarom moeten worden gekeken naar de te hanteren afschrijvingstermijn. Conform de voorschriften dient daarbij een bestendige gedragslijn gehanteerd te worden. Indien er meerdere afschrijvingstermijnen vallen binnen één project worden de verschillende afschrijvingstermijnen zo nauwkeurig mogelijk (gewogen) gemiddeld.

3.2.3 Startmoment van afschrijven

De afschrijving start in de maand volgend op de maand van eerste oplevering van het actief. Jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening worden de nagekomen kosten geactiveerd. De afschrijving van de nagekomen kosten start in de eerste maand van het boekjaar waarover de jaarrekening gaat. De einddatum van de afschrijving van de nagekomen kosten is gelijk aan de einddatum van de afschrijving van de kosten van de eerste oplevering van het actief. Indien de nagekomen kosten in een jaar onder een drempelbedrag van € 10.000 blijven, worden deze direct volledig afgeschreven. In de jaarrekening wordt gerapporteerd over alle investeringen die in het betreffende boekjaar zijn afgesloten.

3.2.4 Rentelasten

Het bedrag aan benodigde financieringsmiddelen en de daaruit voortvloeiende rentelasten worden geraamd in de Programmabegroting. Zo kan het voorcalculatorisch rente-omslagpercentage worden berekend. In de jaarrekening wordt gerekend met de werkelijk betaalde rente. Dit nacalculatorische percentage wordt omgeslagen over de boekwaarde van de vaste activa per 1 januari van het betreffende boekjaar en zo aan verschillende activa toegerekend.