Beheerregeling informatiebeheer gemeente Heerde 2024

1. Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden.

2. Het Strategisch Informatie Overleg vindt plaats op H2O-niveau. Dat wil zeggen: in samenwerking met de gemeenten Hattem en Oldebroek.

3. In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd met een vanuit een evenredige representatie vanuit de H2O-gemeenten.

1. Het College van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor het archief- en informatiebeheer voor zover deze niet is overgebracht naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De Directeur Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

3. De domeinmanager van het organisatieonderdeel draagt er zorg voor, dat de onder zijn/haar beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, of worden gebracht, en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

4. De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

• a.

  de organisatie van het informatiebeheer

• b.

  de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen 1

• c.

  het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen

• d.

  procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd

• e.

  het aanwijzen van een archiefruimte

• f.

  het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd

• g.

  het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

5. De domeinmanager van het organisatieonderdeel zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

2. Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en centraal wordt bewaard of in de daarvoor aangewezen taakapplicaties.

3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

• o

  informatiearchitectuur;

• o

  informatiebeveiliging en -geheimhouding;

• o

  duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

4. Voor de beveiliging van informatie treft de gemeentesecretaris/domeinmanager Dienstverlening en Informatiebeheer adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

1. De manager van het organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het vastleggen van de bewaartermijnen van de informatie overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. De manager van het organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het (laten) opstellen en vaststellen van een vernietigingslijst voordat tot vernietiging van informatie wordt overgegaan. De lijst van te vernietigen informatie wordt opgemaakt met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

3. De lijst van te vernietigen informatie moet worden goedgekeurd door de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

1. Indien de zorgdrager op grond van artikel 12 van de Archiefwet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats, dan wordt daarover overleg gevoerd met de archivaris.

2. Bij overbrenging van documenten c.q. informatie als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

1. Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium laten selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats in Epe die zich bevindt aan de Sint Martinusplein 16, 8161 ED Epe

2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat bevinden.

3. De archiefbewaarplaats kan worden gebruikt voor het uitplaatsen van archief, wanneer de gemeente niet beschikt over archiefruimten die voldoen aan de Archiefwet.

1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De Streekarchivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

3. Indien er kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden gerekend aan de verzoeker, dan wordt deze hiervan op de hoogte gesteld, voordat bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen.