Instructie griffier gemeente Castricum 2024

1. Conform artikel 107 van de Gemeentewet wijst de raad de griffier aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van griffier geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar;

2. De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier;

3. De werkgeverscommissie dient voor de aanwijzing van de griffier een aanbeveling in bij de raad.

1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is het ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie;

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

1. De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde organen bij de uitoefening van hun taak terzijde;

2. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en aan door de raad ingestelde organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en afwikkeling van de vergaderingen;

3. De griffier medeondertekent de van de raad uitgaande stukken;

4. De griffier ondersteunt de (plaatsvervangend) voorzitter van de raad, de voorzitters van commissievergaderingen en de voorzitters van de door de raad ingestelde organen bij de uitoefening van hun taken en de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van deze vergaderingen;

5. De griffier is verantwoordelijk voor de voorbereiding van het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad;

6. De griffier is, met inachtneming van het tweede lid van artikel 3, aanwezig bij de raadsvergaderingen, commissievergaderingen, raadsinformatiebijeenkomsten en vergaderingen van door de raad ingestelde organen zoals beschreven in het geldende Reglement van Orde van de gemeenteraad van Castricum.

1. De griffier vormt de verbinding tussen de raad(sleden) en de griffie, het college en de burgemeester, de gemeentesecretaris en de werknemers van de Werkorganisatie BUCH;

2. De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de Werkorganisatie BUCH en inwoners van de gemeente;

3. De griffier draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen raad enerzijds en de Werkorganisatie BUCH anderzijds en coördineert daartoe informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad in overleg met de gemeentesecretaris;

4. Voor het voldoen aan verzoeken om feitelijke informatie of voor gespecialiseerde assistentie kan de griffier via de gemeentesecretaris en de algemeen directeur van de Werkorganisatie BUCH een beroep doen op de werknemers van de Werkorganisatie BUCH. De afspraken hieromtrent zijn vastgelegd in de geldende verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Castricum.

1. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van vergaderingen en de overige werkzaamheden van de raad (raads- en commissievergaderingen, raadsinformatieavonden enz);

2. De griffier adviseert het presidium bij het bewaken van de termijnagenda mede in relatie tot door de raad gestelde prioriteiten;

3. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen voor de raad.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen;

2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad;

3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester;

4. De griffier draagt zorg voor de totstandkoming van de termijnagenda van de raad en bewaakt het vullen daarvan door het college;

5. De griffier bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de beantwoording van vragen van de raad.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie;

2. De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie;

3. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie;

4. De griffier geeft functioneel leiding aan werknemers van de Werkorganisatie BUCH die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand;

5. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren;

6. De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie;

7. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.

1. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris;

2. De griffier en de gemeentesecretaris hebben periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college;

3. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de BUCH-gemeenten (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) en verdeelt met hen onderling de taken die in BUCH-verband worden uitgevoerd;

4. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de Regio Alkmaar en verdeelt met hen onderling de taken die in regio-verband worden uitgevoerd;

5. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de griffiers uit de griffierskring Noord-Holland (regio’s Alkmaar, Kop van Noord-Holland en West-Friesland);

6. De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening;

7. De griffier voert periodiek overleg met de (voorzitter van de) rekenkamer;

8. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties;

9. De griffier zet zich in om de positie van de raad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van raadscommunicatie;

2. De griffier bewaakt de publicatie van raadsbesluiten en de agenda’s en videoverslagen van vergaderingen van de raad en van door de raad ingestelde organen;

3. De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder;

4. De griffier verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor.

1. De griffier is, voor zover niet anders bepaald in de geldende verordening en samenwerkingsovereenkomst gezamenlijke Rekenkamer BUCH, aanspreekpunt voor en draagt zo nodig zorg voor ondersteuning van de Rekenkamer BUCH, die de raad heeft ingesteld op grond van artikel 81a van de Gemeentewet;

2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet;

3. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de referendumcommissie, die de raad heeft ingesteld op grond van artikel 149 van de Gemeentewet;

4. De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

1. De griffier is de secretaris van de vertrouwenscommissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie;

2. De raad kan bepalen dat de plaatsvervangend griffier als plaatsvervangend secretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd;

3. De griffier draag in samenspraak met de voorzitter van de vertrouwenscommissie zorg voor een zorgvuldig verloop van klankbordgesprekken met en (her)benoemingsprocedures van de burgemeester.

1. De griffier volgt de ontwikkelingen in het openbaar bestuur en adviseert de raad over de toepassing daarvan;

2. De griffier actualiseert hiertoe in ieder geval periodiek de verordeningen en beleidskaders van de raad;

3. De griffier draagt zorg voor voldoende opleiding en bijscholing voor de op de griffie werkzame ambtenaren teneinde de ontwikkelingen in het openbaar bestuur goed te kunnen volgen en daarover te kunnen adviseren.