Regeling Subsidie Evenementen 2025-2027 Tilburg

Artikel 5. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

• 1. De subsidie heeft uitsluitend betrekking op de kosten die resteren na aftrek van bijdragen van derden en die naar het oordeel van het college noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten als bedoeld in artikel 3.

• 2. In aanmerking voor subsidie komen de kosten die redelijkerwijs gemaakt moeten worden voor de uitvoering van activiteiten zoals bedoeld in artikel 3 en de kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van activiteiten zoals bedoeld in artikel 3.

Artikel 6. Niet voor subsidie in aanmerking komen de kosten voor:

• 1. Bonussen en afkoopsommen/transitievergoedingen.

• 2. Activiteiten met een politiek of godsdienstig karakter.

• 3. Activiteiten tijdens de Tilburgse Kermis.

• 4. Kosten voor het opstellen van de subsidieaanvraag.

• 5. Kosten die worden gemaakt voordat de aanvraag is ontvangen.

• 6. Kosten van gerechtelijke procedures, boetes en sancties.

Artikel 8. Subsidievorm en de looptijd van de subsidie

• 1. Het college verstrekt op grond van de deelregeling subsidie voor kleinschalige evenementen een subsidie.

• 2. Het college verstrekt op grond van de deelregeling subsidie voor stadsbrede evenementen een subsidie.

• 3. Het college verstrekt op grond van de deelregeling meerjarige subsidie voor evenementen een meerjarige subsidie voor de duur van 4 jaar. Onder voorbehoud van het vaststellen van de programmabegroting door de gemeenteraad.

• 4. Het college verstrekt op grond van de deelregeling subsidie voor studentenevenementen een subsidie.

Artikel 9. Subsidieplafond

• 1. Het college stelt per kalenderjaar de subsidieplafonds voor de verschillende deelregelingen vast. Zodra de plafonds door het college zijn vastgesteld worden deze bekendgemaakt.

• 2. Het subsidieplafond voor de deelregeling subsidie voor kleinschalige evenementen is voor kalenderjaar 2025 in totaal € 219.000,- (per editie € 109.500,-). Onder voorbehoud van het vaststellen van de programmabegroting door de gemeenteraad.

• 3. Het subsidieplafond voor de deelregeling subsidie voor stadsbrede evenementen is in kalenderjaar 2025 € 452.000,-. Onder voorbehoud van het vaststellen van de programmabegroting door de gemeenteraad.

• 4. Het subsidieplafond voor de deelregeling subsidie voor studentenevenementen is in kalenderjaar 2025 € 61.000,-. Onder voorbehoud van het vaststellen van de programmabegroting door de gemeenteraad.

Artikel 14. Verantwoording en subsidievaststelling

• 1. De manier waarop uw instelling verantwoording af moet leggen over de ontvangen subsidie is afhankelijk van het totaal van de aan uw instelling in één kalenderjaar verleende subsidies.

• 2. Indien uw organisatie meerdere subsidies ontvangt, verantwoordt u alle subsidies van de gemeente Tilburg in één jaardocument, tenzij in de beschikking anders is aangegeven.

• 3. Subsidies tot en met € 9.000 worden direct vastgesteld bij verlening. U dient te melden via het verantwoordingsformulier wanneer uw evenement heeft plaatsgevonden. Mocht uw evenement niet doorgaan kan de subsidie worden teruggevorderd.

• 4. Voor subsidies vanaf € 9.000 die horen bij de deelregeling voor stadsbrede evenementen en/of studentenevenementen geldt dat u een inhoudelijke verantwoording aflegt door het invullen van het verantwoordingsformat op de website van de gemeente Tilburg. Dit verantwoordingsformat komt in plaats van de inhoudelijke rapportage zoals vermeld in de artikelen 16 t/m 20 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Tilburg (ASVT). U beantwoordt daarin de volgende vragen:

  • a)

    Beschrijf in het kort de uitgevoerde activiteiten van uw evenement en de behaalde resultaten.

  • b)

    Beschrijf de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van het oorspronkelijk plan, zoals beschreven in uw subsidieaanvraag.

  • c)

    Beschrijf de belangrijkste successen en aandachtspunten voor een eventueel vervolg van uw evenement.

  • d)

    Welke media heeft u gebruikt voor uw publiciteitscampagne en wat was uw doelstelling van de publiciteitscampagne?

  • e)

    Heeft u de doelstelling van de publiciteitscampagne behaald?

• 5. Een aanvullend inhoudelijk verslag (zoals uw eigen jaarverslag) kan (als u dat wilt) als bijlage worden toegevoegd voor een meer volledig beeld. Het inhoudelijk verslag vervangt niet de vragen die u in het verantwoordingsformulier moet beantwoorden.

• 6. Voor subsidies vanaf € 30.000 moet u een financieel verslag indienen. U hanteert in het financieel verslag dezelfde indeling als in de destijds ingediende begroting. Naast de realisatiecijfers zet u de begrotingscijfers en de eventueel af te rekenen subsidiebedragen. De gemeente kan u vragen extra financiële informatie te verstrekken.

• 7. Het financieel verslag dient voorzien te zijn van een controleverklaring van de accountant indien het totaal aan te verantwoorden subsidies van de gemeente Tilburg meer dan € 125.000 bedraagt. Daarbij geldt dat de volgende inhoudelijke prestaties ook onder de accountantscontrole vallen.

• 8. Wij wijzen u erop dat u tijdig de juiste verantwoording dient in te dienen. Bij het uitblijven van de verantwoording kan uw subsidie lager worden vastgesteld waarbij teveel betaalde subsidie zal worden teruggevorderd. U dient de verantwoording uiterlijk 13 weken na uw evenement bij ons in te dienen. U mag van deze termijn afwijken als u voor uw verantwoording bij andere subsidievertrekkers andere termijnen moet hanteren.

Artikel 15. Bevoorschotting en betaling in gedeelten

• 1. Subsidies tot maximaal € 9.000 worden betaald in één termijn.

• 2. Subsidies vanaf € 9.000 worden in 2 termijnen bevoorschot onder de volgende voorwaarden:

  • a)

    Het eerste voorschot van 80% van het toegekende subsidiebedrag wordt uiterlijk één maand voor aanvang van het evenement aan u betaald onder de voorwaarde dat u (indien van toepassing) een volledige aanvraag voor een evenementenvergunning bij ons heeft ingediend.

  • b)

    Het resterende bedrag zal aan u worden uitbetaald nadat de subsidie definitief is vastgesteld.

Artikel 16. Specificatie activiteiten kleinschalige evenementen

Subsidie wordt uitsluitend verstrekt voor kleinschalige evenementen die:

• 1. plaatsvinden in de gemeente Tilburg;

• 2. openbaar toegankelijk zijn;

• 3. gratis toegankelijk zijn;

• 4. bijdragen aan een inclusieve en duurzame stad waarin alle activiteiten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht opleidingsniveau, achtergrond, leeftijd, geloofsuiting, geaardheid of eventuele beperking;

• 5. zijn afgestemd met de wijkregisseur van de gemeente Tilburg (een bewijs hiervan is als bijlage aan de aanvraag toegevoegd);

• 6. zijn afgestemd met een sociale of culturele instelling in Tilburg, een onderwijsinstelling of met een ondernemersvereniging (een bewijs hiervan is als bijlage aan de aanvraag toegevoegd);

• 7. plaatsvinden binnen 12 maanden nadat de aanvraag is ingediend.

Artikel 17 .Vereisten subsidieaanvraag subsidie voor kleinschalige evenementen

• 1. Subsidieaanvragen worden ingediend twee maal per jaar vanaf 1 oktober en vanaf 1 maart (totdat het subsidieplafond bereikt is) via het daarvoor vastgestelde aanvraagformulier.

• 2. De subsidieaanvraag dient volledig te zijn ingediend. Alle benodigde bijlagen dienen volledig te zijn ingevuld en/of toegevoegd. Onvolledige aanvragen worden in behandeling genomen nadat deze volledig zijn gemaakt.

• 3. Het maximaal aan te vragen bedrag is € 7.500,-.

• 4. De aanvraag voor subsidie omvat:

  • a.

    een volledig ingevuld aanvraagformulier (te vinden op www.tilburg.nl/inwoners/subsidies/) met voldoende informatie over op welke wijze wordt voldaan aan de criteria (artikel 16);

  • b.

    een begroting waaruit blijkt wat de kosten van het evenement zijn en hoe dat deze gedekt worden;

  • c.

    een bankbewijs: om te controleren dat uw opgegeven banknummer juist is moet u een kopie bankafschrift of foto bankpas meesturen;

  • d.

    een bewijs KVK: vraagt u subsidie aan vanuit uw stichting, vereniging of B.V. dan dient u een uittreksel (print screen) KVK mee te sturen.

  • e.

    een bewijs afstemming wijkregisseur: u stuurt een kopie van de e-mail waaruit uw afstemming blijkt mee met de aanvraag;

  • f.

    een bewijs samenwerking met sociale of culturele instelling in Tilburg, een onderwijsinstelling of met een ondernemersvereniging: u stuurt een kopie van de e-mail waaruit uw samenwerking blijkt mee met de aanvraag.

• 5. De bijlagen kunnen worden ge-upload bij het webformulier. U mag de bijlagen ook per mail nasturen naar evenementensubsidie@tilburg.nl, doch uiterlijk 24 uur nadat uw webformulier is verstuurd. Later gemailde bijlagen worden als niet verzonden beschouwd. Uw aanvraag moet dan opnieuw ingediend worden.

Artikel 18. Wijze van verdeling subsidie voor kleinschalige evenementen

• 1. De aanvragen worden in volgorde van binnenkomst gecontroleerd op volledigheid (artikel 17.4) en of ze voldoen aan de criteria (artikel 16).

• 2. Is een aanvraag onvolledig of sluit de aanvraag onvoldoende aan op de criteria dan wordt de aanvrager in kennis gesteld en kan de aanvraag worden aangevuld.

• 3. Is een aanvraag volledig en voldoet aan de criteria uit artikel 16 dan wordt de subsidie direct verleend en vastgesteld.

• 4. Nadat het subsidieplafond is bereikt worden er geen aanvragen meer in behandeling genomen.

Artikel 20 . Vereisten subsidieaanvraag subsidie voor stadsbrede evenementen

• 1. Subsidieaanvragen worden ingediend tussen 1 augustus en 1 september in het kalenderjaar voorgaand aan het kalenderjaar waarop de subsidie betrekking heeft, via het daarvoor vastgestelde aanvraagformulier.

• 2. Het minimaal aan te vragen subsidiebedrag is € 7.500,-.

• 3. De subsidieaanvraag dient volledig te zijn ingediend. Alle benodigde bijlagen dienen volledig te zijn ingevuld en/of toegevoegd. Onvolledige aanvragen kunnen door het college buiten behandeling worden gelaten.

• 4. Er geldt een cofinancieringsverplichting van 30%. Dit betekent dat minimaal 30% van de kosten van het evenement uit andere bronnen dan de aangevraagde subsidie wordt betaald.

• 5. De aanvraag voor subsidie omvat:

  • a.

    een volledig ingevuld aanvraagformulier (te vinden op www.tilburg.nl/inwoners/subsidies/) met voldoende informatie over op welke wijze wordt voldaan aan de beoordelingscriteria (artikel 21 sub 2);

  • b.

    een uitgewerkte begroting, waarin de kosten en opbrengsten op een transparante wijze worden weergegeven en voldoende worden onderbouwd, met inachtneming van wat gesteld is in artikel 5 en 6. Zie voor een handreiking voor het uitwerken van de begroting de website van de gemeente Tilburg. Begrotingen waarbij het eigen vermogen en/of de actuele liquiditeit niet is ingevuld, worden niet in behandeling genomen;

  • c.

    indien van toepassing geeft u een toelichting op afwijkingen tussen de begroting en de meest recente realisatiecijfers;

  • d.

    een Bankbewijs: om te controleren dat uw opgegeven banknummer juist is moet u een kopie bankafschrift of foto bankpas meesturen);

  • e.

    een KVK bewijs: vraagt u subsidie aan vanuit uw stichting, vereniging of B.V. dan dient u een uittreksel KVK mee te sturen);

  • f.

    optioneel is een projectplan waarin het evenement wordt gepresenteerd.

Artikel 21. Wijze van verdeling subsidie voor stadsbrede evenementen

• 1. De verdeling van de subsidie vindt plaats via een tendersysteem, waarbij het college van burgemeester en wethouders punten toekent aan de aanvragen op basis van de subsidiecriteria.

• 2. Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende aspecten.

  • -

    De mate waarin het evenement bijdraagt aan de volgende ambities:

    • a)

      Bruisende stad: draagt bij aan een gevarieerd aanbod, is een aanvulling op het portfolio (doelgroep, locatie, tijdstip, originaliteit);

    • b)

      Sociale cohesie: betrekken van Tilburgse partners (onderwijs, ondernemers, sociale of culturele instellingen) aangeven welke partners hebben toegezegd. Veel Tilburgse bezoekers;

    • c)

      Economie: een ondernemersvereniging of het Binnenstadmanagement is betrokken en positief;

    • d)

      Imago Tilburg: sociaal x experimenteel = creatie (Marketing Tilburg beoordeelt dit onderdeel), is origineel (niet veel gelijksoortige evenementen en geen gelijksoortig evenement in de regio);

    • e)

      Positieve (inter-)nationale media-aandacht voor Tilburg: blijkt uit media-aandacht (bijlagen) of bij een ‘nieuw evenement’ heeft de potentie (toelichten waarom, bijv. heeft een groot bereik (fysiek, media, livestream) en veel bezoekers van buiten Tilburg;

    • f)

      Draagt bij aan talentontwikkeling: biedt een podium voor aanstormend talent (als hoofddoel van het evenement) of georganiseerd door aanstormend talent (op cultureel, sport of wetenschappelijk vlak);

  • -

    De mate waarin het evenement scoort op:

    • i.

      kwaliteit programmering;

    • ii.

      prijs/kwaliteit verhouding;

    • iii.

      verhouding tussen gemeentelijke subsidie en overige inkomstenbronnen;

    • iv.

      bereikbaar voor alle Tilburgers (inclusief);

    • v.

      bedient een doelgroep die nog weinig wordt bediend met het bestaande aanbod;

    • vi.

      is gratis;

    • vii.

      is duurzaam;

    • viii.

      er is regionale/landelijke subsidie toegekend (reeds toegezegd);

    • ix.

      vindt tegelijkertijd plaats op meerdere locaties in de stad.

• 3. De hoogst gerangschikte aanvraag komt het eerst in aanmerking voor subsidie.

• 4. Subsidie wordt toegekend aan opeenvolgende gerangschikte aanvragen, tot het subsidieplafond wordt bereikt.

• 5. Bij gelijke beoordeling weegt de beoordeling op a) Bruisende stad het zwaarst, daarna volgt b) Sociale Cohesie, dan c) Economie, dan d) Imago Tilburg, dan e) Positieve (inter-)nationale media-aandacht voor Tilburg en dan f) Draagt bij aan talentontwikkeling.

• 6. Een projectplan mag aan de aanvraag worden toegevoegd maar vervangt niet de antwoorden uit het aanvraagformulier in de bepaling van de ranking.

Artikel 24. Wijze van verdeling subsidie voor studentenevenementen

• 1. De verdeling van de subsidie vindt plaats via een tendersysteem, waarbij het college van burgemeester en wethouders punten toekent aan de aanvragen op basis van de subsidiecriteria.

• 2. Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende aspecten.

  • a.

    De mate waarin het evenement voldoet aan de criteria:

    • a.

      het evenement positioneert Tilburg als studentenstad;

    • b.

      het evenement overstijgt het eigen verenigingsbelang en de eigen verenigingsinteresse;

    • c.

      het evenement bereikt een breder publiek dan enkel leden van de vereniging (vakcongressen, studiedagen en -reizen, e.d. komen om die reden niet in aanmerking);

    • d.

      In het marketingplan staan de DNA waarden van Tilburg centraal en wordt landelijke aandacht beoogd.

    • e.

      het evenement streeft aantoonbaar duurzaamheid na;

    • f.

      er is een gedegen overdracht naar een volgende organisatie van het evenement met o.a. overdrachtsdocumenten;

    • g.

      er is een goede verhouding tussen de gemeentelijke subsidie en andere inkomstenbronnen.

• 3. De hoogst gerangschikte aanvraag komt het eerst in aanmerking voor subsidie.

• 4. Subsidie wordt toegekend aan opeenvolgende gerangschikte aanvragen, tot het subsidieplafond wordt bereikt.

• 5. Bij gelijke beoordeling weegt de beoordeling op a) Positionering als Studentenstad het zwaarst.

• 6. Een projectplan mag aan de aanvraag worden toegevoegd maar vervangt niet de antwoorden uit het aanvraagformulier in de bepaling van de ranking.

Artikel 25. Slotbepalingen

• 1. Dit is een regeling zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid van de Algemene subsidieverordening gemeente Tilburg. De bepalingen van deze verordening zijn van toepassing voor zover daarvan in deze regeling niet wordt afgeweken. Dit betekent ook dat de verantwoordingsartikelen van de ASVT onverkort van toepassing zijn.

• 2. Deze subsidieregeling treedt in werking 1 dag na publicatie.

• 3. Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Regeling Evenementensubsidie 2024-2027 Tilburg